O que é source to pay (S2P)?

O S2P integra essas atividades de aquisição interconectadas em um processo simplificado, ajudando a garantir que cada estágio seja gerenciado eficientemente e entregue resultados. Unificando essas etapas, o S2P aumenta a transparência e o controle sobre as atividades de aquisição e apoia o gerenciamento mais amplo da cadeia de suprimentos e permite a tomada de decisões baseada em dados.

Uma etapa importante no processo S2P é o sourcing estratégico, que envolve a identificação dos fornecedores certos, a avaliação de seus recursos e a negociação de contratos. Essa etapa é essencial para encontrar fornecedores que se alinhem com as expectativas de qualidade, custo e entrega da organização. Também utiliza frequentemente processos de RFX, como solicitações de propostas (RFPs) para reunir informações e licitações de fornecedores. Após os contratos estarem em vigor, o processo faz a transição para a aquisição, onde os pedidos de compra são emitidos, as mercadorias ou serviços são recebidos e os pagamentos são processados.

O S2P centraliza os dados de aquisição para melhorar a visibilidade e o controle, o que capacita as organizações a tomarem decisões embasadas e a se adaptarem às mudanças do mercado. O processo S2P também pode fortalecer os relacionamentos com fornecedores, promovendo uma comunicação clara e possibilitando avaliações de desempenho. Em última análise, o S2P é uma ferramenta vital para modernizar a estratégia de compras de uma organização e aprimorar a otimizaçãoe a resiliência da cadeia de suprimentos.

A tecnologia desempenha um papel fundamental no S2P moderno, automatizando tarefas repetitivas e apresentando insights em tempo real sobre os gastos e o desempenho dos fornecedores. As soluções avançadas de fonte para pagamento oferecidas pelos principais fornecedores utilizam análise de dados, inteligência artificial (IA) e automação da cadeia de suprimentos para otimizar a seleção de fornecedores, prever a demanda e identificar oportunidades de economia de custos. Integrando as ferramentas de compras aos sistemas financeiros, essas plataformas possibilitam o rastreamento contínuo das despesas, garantem a conformidade com os contratos e melhoram a eficiência operacional.

Às vezes, o S2P é confundido com o procure to pay (P2P). As diferenças entre esses processos estão no escopo dentro do ciclo de aquisição.

O S2P é um processo mais amplo, de ponta a ponta, que começa no sourcing (identificação, avaliação e seleção de fornecedores) e continua até a aquisição, o processamento de faturas e o pagamento. Enfatiza o sourcing estratégico, a seleção de fornecedores e o gerenciamento de contratos, tornando ideal para organizações que procuram otimizar suas iniciativas de compras e relacionamentos com fornecedores. Essencialmente, o S2P integra decisões estratégicas com o lado transacional de compras, visando otimizar a estratégia de compras, obter redução de custos e gerenciar todo o ciclo de vida do fornecedor.

O P2P é um subconjunto do S2P e se concentra exclusivamente nos aspectos operacionais de compras. O objetivo do processo de aquisição para pagamento é gerenciar com eficiência o fluxo de bens ou serviços dos fornecedores e garantir o pagamento pontual. O processo começa com a criação de requisições de compra e pedidos de compra, segue com o recebimento de mercadorias ou serviços e termina com a aprovação e o pagamento da fatura. O P2P é mais transacional e operacional por natureza, concentrado em compras e no gerenciamento de pagamentos com eficiência.

Resumindo, o P2P lida com o lado da transação e do pagamento das compras, enquanto o S2P cobre todo o ciclo de vida da aquisição, inclusive o fornecimento estratégico e gerenciamento de relacionamento. Isso torna o S2P um processo mais abrangente que integra todas as funções de compras para apoiar a estratégia de compras de longo prazo de uma organização.

O processo source to pay consiste em várias etapas interconectadas, cada uma visando agilizar a aquisição e garantir valor ao longo do ciclo de vida da compra. Pode haver pequenas variações na sequência ou ênfase entre organizações ou plataformas. Ainda assim, o framework permanece consistente, com a fonte para o contrato servindo como um componente do processo S2P.

O processo S2P normalmente começa com a análise dos gastos, uma atividade fundamental para conhecer os hábitos de compra de uma organização e promover o gerenciamento eficaz dos gastos. Essa etapa examina questões como: Quem são os fornecedores da organização? Quais bens ou serviços estão sendo comprados? Em que quantidades? Com que preços? Analisando os dados de gastos e comparando com os benchmarks do setor, as equipes de compras podem descobrir padrões, ineficiências e oportunidades para reduzir os custos ou melhorar as condições dos fornecedores. Essa atividade contínua não só informa as decisões estratégicas de sourcing como também ajuda a alinhar os esforços de compras com metas organizacionais mais amplas.

Nesta etapa, as organizações identificam, avaliam e selecionam potenciais fornecedores que podem atender às suas necessidades de forma eficaz. O processo geralmente envolve a emissão de solicitações de propostas (RFPs), a análise de informações e lances de fornecedores e a negociação de termos. O software Advanced S2P ajuda a automatizar essa etapa, apresentando insights baseados em dados e inteligência de mercado para seleção ideal de fornecedores. O fornecimento bem gerenciado é essencial para ajudar a garantir o acesso a fornecedores confiáveis e econômicos

Depois que os fornecedores são selecionados, os contratos são criados, negociados e finalizados. Essa fase define os preços, os termos de entrega, os requisitos de conformidade e as métricas de gerenciamento de desempenho que regem os relacionamentos com os fornecedores. A gestão eficiente de contratos ajuda a garantir proteções legais, reduz riscos e centraliza acordos para fácil acesso e monitoramento, trazendo benefícios a todos os stakeholders relevantes. As ferramentas de automação desempenham um papel fundamental na padronização e simplificação desse processo.

O estágio de aquisição envolve a criação de requisições de compra, a emissão de pedidos de compra (POs) e o gerenciamento da entrega de bens ou serviços. As requisições devem ser aprovadas antes de serem convertidas em pedidos de compra, e os pedidos são rastreados para garantir que estejam alinhados com os termos do contrato. Os sistemas de e-procurement integram-se perfeitamente às soluções de planejamento de recursos empresariais (ERP), simplificando esses processos. Essa integração ajuda a garantir a eficiência e a adesão aos requisitos orçamentários e políticos.

Nesta etapa, as faturas dos fornecedores são recebidas, verificadas e comparadas com os pedidos de compra e recibos por meio de um processo de correspondência tripla. Esse processo garante precisão e evita discrepâncias ou atrasos nos pagamentos. Ferramentas de automação agilizam a validação de faturas, sinalizam discrepâncias para resolução e preparam faturas aprovadas para pagamento. Esta é uma etapa crítica para evitar erros e otimizar os fluxos de trabalho de contas a pagar.

O processamento de pagamento é a etapa final, onde as faturas são pagas de acordo com os termos acordados. Os sistemas S2P modernos integram-se a ferramentas financeiras para ajudar a garantir pagamentos seguros e pontuais e oferecer visibilidade do fluxo de caixa e das despesas. Manter pagamentos rápidos fortalece os relacionamentos com os fornecedores.

As plataformas S2P são soluções digitais abrangentes projetadas para unificar e otimizar cada etapa do ciclo S2P em uma única plataforma, transformando a aquisição em um processo contínuo e baseado em dados. Por exemplo, plataformas como SAP Ariba e Oracle Fusion Cloud Procurement utilizam tecnologias avançadas, incluindo IA, IA generativa, processamento de linguagem natural (PLN) e automação para aumentar a eficiência, a transparência e o controle. 

Os CEOs estão investindo com rapidez na IA generativa para automatizar e simplificar suas cadeias de suprimentos. Em um estudo, 89% dos executivos relatam que os principais investimentos em automação incluirão recursos de IA generativa e 19% afirmam que a IA generativa será extremamente importante para o futuro da automação da cadeia de suprimentos. Quando perguntados onde eles esperam que a IA generativa impacte os processos da cadeia de suprimentos, mais da metade dos entrevistados optou pela disponibilização de autoatendimento aos clientes. Outras áreas de impacto esperadas são a análise e o processamento de pedidos, a previsão de demanda e a análise e otimização de inventário.¹

Alguns exemplos de como a IA e a tecnologia são utilizadas em etapas específicas do processo S2P são:

Análise de gastos: as plataformas modernas de S2P utilizam análise de dados impulsionada por IA para apresentar insights profundos sobre os gastos organizacionais. Essas ferramentas agregam e categorizam dados de gastos em todos os departamentos, identificam padrões e destacam áreas para oportunidades de economia de custos. Os algoritmos de IA podem prever tendências de gastos futuros, ajudando as equipes de compras a tomarem decisões melhores sobre alocações orçamentárias e negociações com fornecedores.

Procura de fornecedores: de todas as atividades de aquisição, a maioria das organizações emprega IA para o sourcing. Em um estudo, 59% dos entrevistados implementaram IA para “disponibilizar governança de sourcing e executar gerenciamento de categorias” ou “desenvolver estratégias de sourcing e gestão de categorias” ou como parte de sua implementação de ponta a ponta nos processos de compras.² A IA e a PLN aprimoram o processo de sourcing, analisando dados de fornecedores, automatizando a pontuação de fornecedores e recomendando fornecedores ideais com base em critérios predefinidos, como preço, qualidade e práticas de risco e sustentabilidade. Os recursos de PLN reduzem o esforço manual, possibilitando que a plataforma examine e interprete a documentação do fornecedor, como certificações ou registros de conformidade.

Gestão de contratos: as ferramentas de gestão de contratos orientadas por IA dentro de plataformas S2P simplificam a criação, a negociação e o monitoramento de contratos. A PLN é utilizada para analisar a linguagem do contrato, sinalizar inconsistências e ajudar a garantir a conformidade com as políticas legais e organizacionais. A automação permite que as empresas acompanhem os marcos dos contratos, gerenciem renovações e reduzam os riscos associados ao não cumprimento ou ao cumprimento de prazos perdidos.

Execução de aquisição: um estudo recente revelou que o uso de IA durante essa fase resultou em um custo anual total 28% menor para realizar processos de aquisição como porcentagem dos gastos.² Plataformas S2P impulsionadas por IA automatizam requisições de compra, pedidos de compra e fluxos de trabalho de aprovação. A IA também está por trás da Robotic Process Automation (RPA), que elimina tarefas repetitivas e demoradas, acelerando o processamento de pedidos e reduzindo erros. Algoritmos inteligentes também ajudam a garantir que as compras estejam alinhadas a contratos negociados e acordos com fornecedores.

Processamento de faturas e pagamentos: as plataformas S2P utilizam IA para combinar automaticamente faturas com ordens de compra e recibos de entrega e sinalizar discrepâncias. Essa automação reduz os tempos de processamento e suporta pagamentos precisos e pontuais. Essas plataformas também ajudam as organizações a manter a conformidade com os requisitos fiscais e regulatórios, otimizando ainda mais as operações financeiras.

Gerenciamento de riscos e conformidade: a IA possibilita o monitoramento constante do desempenho dos fornecedores e dos possíveis riscos. Na verdade, 80% dos executivos esperam que a IA generativa permita um melhor gerenciamento, analisando todas as métricas relevantes de desempenho do fornecedor.¹ Analisando a confiabilidade, a estabilidade financeira e as condições de mercado, a plataforma pode sinalizar proativamente riscos como interrupções na cadeia de suprimentos ou não conformidade. A PLN auxilia na digitalização de documentos regulatórios para garantir que as práticas do fornecedor estejam alinhadas aos padrões do setor.

O processo S2P oferece uma abordagem estruturada para gerenciar compras. Veja abaixo os principais benefícios da implementação do S2P como um processo:

S2P integra todas as atividades de aquisição em um processo coesivo, desde a identificação de fornecedores até o pagamento e alinhando com processos de negócios mais amplos. Essa simplificação elimina a redundância e garante transferências tranquilas entre as funções de sourcing, compras e pagamento, melhorando a eficiência operacional.

O sourcing estratégico no início do processo identifica fornecedores econômicos e de alta qualidade. Essa abordagem, aliada a uma negociação rigorosa de contratos, ajuda a garantir melhores preços e condições.

O processo S2P permite melhor visibilidade dos dados de gastos e alinha as decisões de aquisição com as metas orçamentárias. O gerenciamento do processo de ponta a ponta ajuda a garantir o controle de custos, a conformidade com os contratos e a eliminação de compras desnecessárias ou não autorizadas.

O S2P promove um processo de aquisição claro e consistente, em que cada etapa é documentada e alinhada. Essa transparência apoia auditorias, requisitos de conformidade e responsabilidade dentro da organização.

Formalizando a avaliação, seleção e o gerenciamento de fornecedores, o S2P cria uma abordagem estruturada e melhora a experiência do usuário por meio de fluxos de trabalho simplificados e ferramentas de colaboração aprimoradas. A comunicação consistente e o acompanhamento do desempenho promovem a confiança e a colaboração, o que pode levar a melhores preços, serviços e inovação dos fornecedores.

O S2P oferece uma abordagem sistemática para avaliar fornecedores e gerenciar contratos, o que ajuda a reduzir o risco de trabalhar com fornecedores não confiáveis ou enfrentar disputas legais. O monitoramento do desempenho dos fornecedores também minimiza interrupções na cadeia de suprimentos.