Sobre as Cookies neste site Nossos sites requererem alguns cookies para funcionarem corretamente (obrigatório). Além disso, outros cookies podem ser usados com seu consentimento para analisar o uso do site, melhorar a experiência do usuário e para publicidade. Para obter mais informações, revise as opções de. Ao visitar nosso website, você concorda com nosso processamento de informações conforme descrito nadeclaração de privacidade da IBM. Para proporcionar uma navegação tranquila, suas preferências de cookie serão compartilhadas nos domínios da web da IBM listados aqui.
O que é procure to pay (P2P)?
Publicado: 12 de julho de 2024
Colaboradores: Matthew Finio, Amanda Downie
Procure to pay (P2P) é o processo de ponta a ponta que as organizações usam para adquirir bens e serviços. Ele engloba requisição, fornecimento, pedidos de compra, recebimento, faturamento e pagamento, e ajuda a garantir operações de aquisição eficientes e conformidade com as políticas.
Uma gestão eficaz de aquisições é vital para que as organizações adquiram recursos essenciais, mantenham o controle de custos e construam relacionamentos positivos com fornecedores. A aquisição para pagamento é um processo empresarial abrangente que abrange todo o ciclo de vida da aquisição de bens e serviços, desde a requisição inicial até o pagamento final ao fornecedor. Este fluxo de processo integra várias funções, incluindo sistemas de compras, finanças e contas a pagar, com o objetivo de criar um fluxo de trabalho contínuo que melhore a eficiência e a precisão operacional. Embora frequentemente abreviado como P2P, procure to pay não deve ser confundido com a tecnologia de rede ponto a ponto, que também é conhecida como P2P. O processo de aquisição para pagamento também é algumas vezes chamado de compra para pagamento.
O P2P é um processo, não uma tecnologia. Pode ser um processo automatizado que utiliza o planejamento de recursos empresariais (ERP) e outras soluções de software para simplificar e integrar seus vários estágios. A automação no P2P aumenta a eficiência ao reduzir as tarefas manuais, minimizar os erros, garantir a conformidade com as políticas e oferecer visibilidade em tempo real das atividades de compras. Embora muitas organizações implementem sistemas P2P automatizados para otimizar suas operações, o grau de automação varia dependendo das ferramentas e práticas específicas em vigor. Gerenciando cuidadosamente cada fase do ciclo da aquisição ao pagamento, as organizações podem identificar oportunidades de otimização. Em última análise, essa supervisão contribui para a saúde geral e a competitividade das empresas, apoiando a tomada de decisões estratégicas e promovendo operações sustentáveis na cadeia de suprimentos.
O processo P2P começa com a identificação de uma necessidade de bens ou serviços dentro da organização. Essa necessidade é formalizada por meio de uma requisição de compra, que passa por um processo de aprovação pelas partes interessadas relevantes. Depois de aprovado, começa o sourcing , envolvendo a seleção de fornecedores apropriados e a obtenção de cotações ou propostas. Uma ordem de compra (PO) é emitida para o fornecedor selecionado.
Após a entrega, o departamento de recebimento verifica se o pedido e o recebimento de mercadorias correspondem ao pedido de compra. O fornecedor envia uma fatura para os bens ou serviços entregues, que é correspondida com o pedido de compra e o relatório de recebimento. Após a verificação, a fatura é aprovada para pagamento e o pagamento é feito ao fornecedor, concluindo a transação.
Todo o processo P2P é projetado para agilizar as atividades de aquisição, reduzir erros e garantir conformidade com as políticas organizacionais. Automatizando e integrando várias etapas da aquisição, as organizações podem melhorar a eficiência, reduzir custos e manter um melhor controle sobre suas atividades de compras.
Saiba mais sobre os desafios atuais enfrentados pelas cadeias de suprimentos e as maneiras de melhorar a resiliência geral.
A aquisição para pagar é crucial porque oferece uma abordagem estruturada e integrada à gestão dos processos de aquisições e financeiros. O processo possibilita que as organizações adquiram bens e serviços necessários de forma eficiente, mantendo controle rigoroso sobre despesas. Essa abordagem estruturada ajuda a evitar gastos não autorizados, reduz o risco de discrepâncias financeiras e ajuda a garantir que todas as compras sejam necessárias e estejam alinhadas com o orçamento e as políticas da organização. Centralizando os dados de compras, as empresas podem analisar padrões de gastos, negociar melhores condições com os fornecedores e identificar oportunidades de economia de custos.
O P2P também elimina ineficiências operacionais automatizando e padronizando várias etapas, como criação de pedidos de compra, correspondência de faturas e processamento de pagamentos. Essa automação acelera o ciclo de compras e minimiza os erros humanos, levando a transações mais precisas e confiáveis. Pagamentos pontuais e precisos, facilitados por um processo P2P bem gerenciado, melhoram os relacionamentos com fornecedores, garantindo melhores níveis de serviço e gerenciamento eficaz da cadeia de suprimentos. Ao longo desses processos, os indicadores-chave de desempenho (KPIs) medem a eficiência, a precisão e o desempenho. No geral, o P2P viabiliza uma melhor gestão financeira e relatórios, oferecendo visibilidade em tempo real dos compromissos financeiros e ajudando na tomada de decisões mais embasadas.
As organizações adaptam seus processos de aquisição com base em vários fatores, como custo, disponibilidade, sustentabilidade e outras necessidades específicas. Cada organização elabora sua estratégia de compras exclusiva alinhada com suas metas de negócios. As etapas comuns no processo de compra e pagamento são:
Depois que a necessidade é identificada, uma requisição de compra formal é criada. Esse documento interno detalha os produtos ou serviços necessários e é enviado para aprovação. O fluxo de trabalho de requisição e aprovação ajuda a garantir que a solicitação de compra seja revisada e autorizada pelo pessoal apropriado, alinhando-se ao orçamento e às políticas de compras da empresa.
Após a aprovação, começa a fase de sourcing. Essa etapa da seleção do fornecedor envolve a escolha de fornecedores adequados e a obtenção de cotações ou propostas. A equipe de compras avalia fornecedores em potencial com base em fatores como preço, qualidade, prazo de entrega e confiabilidade. Essa etapa garante que o melhor fornecedor seja escolhido para atender às necessidades da organização. Os KPIs podem ajudar a avaliar a eficácia e o desempenho dos fornecedores durante essa fase.
Após a requisição de compra ter sido aprovada pela gerência relevante, o processo de compra continua, e uma ordem de compra é emitida para o fornecedor. A PO é um documento formal que descreve os termos e condições da compra, incluindo a quantidade, o preço, a data de entrega e outros detalhes relevantes. Ele atua como um contrato vinculativo entre a organização e o fornecedor.
Após a entrega, o departamento de recebimento verifica se os produtos ou serviços correspondem ao pedido de compra em termos de quantidade e qualidade. Esta etapa envolve a inspecionar os itens entregues para garantir que eles atendam aos requisitos especificados. Quaisquer discrepâncias ou problemas são resolvidos nesta fase.
O fornecedor envia uma fatura dos bens ou serviços entregues. A fatura, o pedido de compra e o relatório de recebimento são revisados para garantir que correspondam. Esse processo de correspondência verifica se os produtos ou serviços foram recebidos conforme o pedido e se o valor da fatura está correto. Esse processo de correspondência de três vias ajuda a evitar erros e discrepâncias no faturamento. Todas as discrepâncias são resolvidas antes da aprovação da fatura e do avanço para o estágio de pagamento.
Quando a fatura é verificada e aprovada, o pagamento é processado. A organização emite o pagamento ao fornecedor de acordo com os termos acordados. Essa etapa final conclui a transação e fecha o ciclo de compras.
O P2P simplifica e aprimora os processos financeiros e de compras dentro de uma organização. Essa abordagem abrangente ajuda a garantir que cada etapa, do pedido até o pagamento, seja gerenciada e integrada com eficiência, levando a vários benefícios:
Modelagem preditiva avançada: os sistemas P2P usam análise de dados, mineração de processos e outras ferramentas digitais para identificar possíveis problemas e oportunidades. Plataformas avançadas podem modelar mudanças antes da implementação para garantir que não haja consequências imprevistas, aumentando ainda mais a eficiência do processo.
Melhor gerenciamento financeiro e relatórios: integrando a aquisição aos sistemas financeiros, as organizações podem ter visibilidade em tempo real de seus compromissos e responsabilidades financeiras. Essa integração oferece suporte à forecasting financeira e ao orçamento precisos, juntamente com a tomada de decisões mais embasadas. Um processo P2P bem implementado também oferece trilhas de auditoria abrangentes, facilitando o rastreamento de transações e a garantia da responsabilidade.
Economia de custos: O processo P2P possibilita que as organizações adotem procedimentos mais econômicos que melhoram os resultados. As empresas podem construir relacionamentos fortes com fornecedores preferenciais, negociar melhores preços e melhorar o gerenciamento de pedidos, gerenciamento de fornecedores, gerenciamento de estoque e gerenciamento de despesas. As soluções de automação e software economizam tempo, aprimoram forecasting e evitam compras spot dispendiosas desencadeadas por demandas repentinas de produção.
Eficiência operacional aprimorada: aautomatização e a padronização dos processos reduzem o tempo e o esforço necessários para concluir tarefas, como criação de pedidos de compra, correspondência de faturas e processamento de pagamentos. Essa eficiência não apenas acelera o ciclo de compras, mas também minimiza os erros humanos, levando a transações mais precisas e confiáveis. Os fluxos de trabalho automatizados podem garantir a conformidade com as políticas da empresa e os requisitos regulamentares, reduzindo o risco de não conformidade.
Maior visibilidade: as soluções P2P oferecem visibilidade completa e controle interno sobre todo o ciclo de compras, dando às organizações uma visão completa do fluxo de caixa e dos compromissos financeiros. Ao capturar registros de todas as transações, esses sistemas facilitam o rastreamento das atividades e a identificação de oportunidades de otimização.
Maior eficiência: a centralização dos processos de aquisição, cadeia de suprimentos e contas a pagar minimiza erros humanos e operações isoladas. Os sistemas P2P ajudam a otimizar fluxos de trabalho, acelerar o processamento de faturas e identificar áreas para melhoria contínua.
Maior velocidade: soluções de e-procurement, sistemas eletrônicos que automatizam o processo de compras, possibilitam que as empresas modernizem processos manuais demorados. Com um processo de aquisição simplificado, as organizações podem responder rapidamente a interrupções na cadeia de suprimentos. Isso libera tempo e recursos e acelera a aprovação de novos fornecedores.
Prevenção robusta contra fraudes: Um sistema P2P robusto inclui correspondência rigorosa de faturas e vários pontos de revisão, protegendo contra fraudes e favoritismo. Essas etapas aprimoram o gerenciamento de contratos e de fornecedores, garantindo que os contratos sejam concedidos a fornecedores qualificados e que as compras sigam os preços acordados, reduzindo o risco de práticas antiéticas.
Relações mais fortes com fornecedores: os sistemas P2P promovem relacionamentos mais fortes com fornecedores, garantindo pagamentos oportunos e precisos e proporcionando visibilidade do status da fatura. Essa confiabilidade ajuda a manter a entrega oportuna e de alta qualidade dos produtos e aumenta a probabilidade de os fornecedores irem além em momentos críticos.
Controle mais rígido sobre aquisições e despesas: o P2P ajuda as organizações a manter o controle sobre suas atividades de aquisições e despesas. Com um processo estruturado, as empresas podem garantir que todas as compras sejam necessárias, aprovadas e estejam dentro do orçamento. Essa supervisão ajuda a evitar gastos não autorizados e reduz o risco de discrepâncias financeiras. Ao centralizar os dados de compras, as organizações também podem analisar os padrões de gastos, negociar melhores condições com os fornecedores e identificar oportunidades de economia de custos.
A aquisição para pagamento evoluiu originalmente como um processo manual baseado em papel, com a automação gradualmente introduzida ao longo das últimas décadas. Dada a complexidade do processo P2P em várias organizações, não é de surpreender que alguns fornecedores de software de aquisição para pagamento ofereçam o que descrevem como soluções completas para automatizar e integrar cada etapa.
As soluções de aquisição para pagamento empregam vários softwares e plataformas para gerenciar o processo P2P, cada um oferecendo recursos distintos para agilizar as operações financeiras e de aquisição. Sistemas ERP como SAP e Oracle ERP integram compras com outros processos de negócios, enquanto softwares de compras dedicados como Coupa e SAP Ariba se concentram na automatização de atividades de compras. Soluções de automação de contas a pagar, por exemplo, Tipalti e AvidXchange oferecem serviços como faturamento eletrônico para agilizar os processos de faturamento e pagamento. Plataformas de e-procurement como a Procurify oferecem soluções baseadas em nuvem para todo o ciclo P2P. Um software de gerenciamento de gastos como o Spendesk ajuda a controlar e otimizar os gastos organizacionais. Essas plataformas geralmente consistem em vários módulos que podem incluir gerenciamento de relacionamento com fornecedores, gerenciamento de faturas e módulos de aquisição, o que aprimora ainda mais a colaboração com fornecedores e o processamento de faturas, garantindo pagamentos precisos e pontuais.
Selecionando uma solução de procure-to-pay (P2P), a organização deve identificar minuciosamente os principais recursos e funções necessários, como recursos de automação, integração com sistemas ERP e financeiros existentes e suporte para visibilidade e funções analíticas em tempo real. É importante escolher uma solução que ofereça módulos abrangentes para todo o ciclo P2P, garantindo um fluxo de trabalho contínuo, desde a requisição até o pagamento. A organização também deve considerar a facilidade de uso, a escalabilidade e as opções de personalização da plataforma para garantir que ela possa se adaptar aos requisitos de negócios em constante mudança. A avaliação o histórico do provedor, o atendimento ao cliente e os recursos de treinamento é importante para uma implementação bem-sucedida e uma operação contínua. Além disso, avaliar o custo total de propriedade, incluindo as taxas de configuração inicial, licenciamento e manutenção, ajudará a determinar a relação custo-benefício da solução e o potencial retorno sobre o investimento.
Soluções relacionadas
Acelere a transformação da sua área de compras, da origem ao pagamento, desfrutando de um acesso mais amplo a dados poderosos, insights e tecnologias emergentes.
Transforme seus processos de compras com automação e IA generativa impulsionadas pelo IBM watsonx Orchestrate.
Desde a consultoria até a implementação das soluções SAP Ariba e IBM watsonx, somos parceiros de transformação digital que te ajudam a reinventar suas operações de compras, processos de tomada de decisão e gerenciamento de contratos.
Recursos
5 maneiras como a inteligência digital e fluxos de trabalho inteligentes impulsionam aquisições inteligentes.
Trabalhe de forma mais inteligente com uma abordagem ágil e baseada em insights para compras corporativas e contas a pagar.
Responda a algumas perguntas para descobrir em que estágio você está em sua jornada para a IA e aprender como o watsonx Orchestrate pode ajudar você da melhor maneira.
Saiba como os profissionais de compras podem assumir um papel de liderança na construção de relacionamentos estratégicos e na inovação em toda a cadeia de valor.
Saiba como uma nova e curiosa tecnologia de IA generativa parece estar pronta para revolucionar o mundo das operações mais uma vez.
O impacto da aquisição em tudo, desde os resultados financeiros até a qualidade do produto e a prestação de serviços, não deve ser negligenciado, e é por isso que a “excelência em compras” é uma busca digna.