O que é procure to pay (P2P)?

Uma gestão eficaz de aquisições é vital para que as organizações adquiram recursos essenciais, mantenham o controle de custos e construam relacionamentos positivos com fornecedores. A aquisição para pagamento é um processo empresarial abrangente que abrange todo o ciclo de vida da aquisição de bens e serviços, desde a requisição inicial até o pagamento final ao fornecedor. Este fluxo de processo integra várias funções, incluindo sistemas de compras, finanças e contas a pagar, com o objetivo de criar um fluxo de trabalho contínuo que melhore a eficiência e a precisão operacional. Embora frequentemente abreviado como P2P, procure to pay não deve ser confundido com a tecnologia de rede ponto a ponto, que também é conhecida como P2P. O processo de aquisição para pagamento também é algumas vezes chamado de compra para pagamento.

O P2P é um processo, não uma tecnologia. Pode ser um processo automatizado que utiliza o planejamento de recursos empresariais (ERP) e outras soluções de software para simplificar e integrar seus vários estágios. A automação no P2P aumenta a eficiência ao reduzir as tarefas manuais, minimizar os erros, garantir a conformidade com as políticas e oferecer visibilidade em tempo real das atividades de compras. Embora muitas organizações implementem sistemas P2P automatizados para otimizar suas operações, o grau de automação varia dependendo das ferramentas e práticas específicas em vigor. Gerenciando cuidadosamente cada fase do ciclo da aquisição ao pagamento, as organizações podem identificar oportunidades de otimização. Em última análise, essa supervisão contribui para a saúde geral e a competitividade das empresas, apoiando a tomada de decisões estratégicas e promovendo operações sustentáveis na cadeia de suprimentos.

O processo P2P começa com a identificação de uma necessidade de bens ou serviços dentro da organização. Essa necessidade é formalizada por meio de uma requisição de compra, que passa por um processo de aprovação pelas partes interessadas relevantes. Depois de aprovado, começa o sourcing , envolvendo a seleção de fornecedores apropriados e a obtenção de cotações ou propostas. Uma ordem de compra (PO) é emitida para o fornecedor selecionado.

Após a entrega, o departamento de recebimento verifica se o pedido e o recebimento de mercadorias correspondem ao pedido de compra. O fornecedor envia uma fatura para os bens ou serviços entregues, que é correspondida com o pedido de compra e o relatório de recebimento. Após a verificação, a fatura é aprovada para pagamento e o pagamento é feito ao fornecedor, concluindo a transação.

Todo o processo P2P é projetado para agilizar as atividades de aquisição, reduzir erros e garantir conformidade com as políticas organizacionais. Automatizando e integrando várias etapas da aquisição, as organizações podem melhorar a eficiência, reduzir custos e manter um melhor controle sobre suas atividades de compras.

A aquisição para pagar é crucial porque oferece uma abordagem estruturada e integrada à gestão dos processos de aquisições e financeiros. O processo possibilita que as organizações adquiram bens e serviços necessários de forma eficiente, mantendo controle rigoroso sobre despesas. Essa abordagem estruturada ajuda a evitar gastos não autorizados, reduz o risco de discrepâncias financeiras e ajuda a garantir que todas as compras sejam necessárias e estejam alinhadas com o orçamento e as políticas da organização. Centralizando os dados de compras, as empresas podem analisar padrões de gastos, negociar melhores condições com os fornecedores e identificar oportunidades de economia de custos.

O P2P também elimina ineficiências operacionais automatizando e padronizando várias etapas, como criação de pedidos de compra, correspondência de faturas e processamento de pagamentos. Essa automação acelera o ciclo de compras e minimiza os erros humanos, levando a transações mais precisas e confiáveis. Pagamentos pontuais e precisos, facilitados por um processo P2P bem gerenciado, melhoram os relacionamentos com fornecedores, garantindo melhores níveis de serviço e gerenciamento eficaz da cadeia de suprimentos. Ao longo desses processos, os indicadores-chave de desempenho (KPIs) medem a eficiência, a precisão e o desempenho. No geral, o P2P viabiliza uma melhor gestão financeira e relatórios, oferecendo visibilidade em tempo real dos compromissos financeiros e ajudando na tomada de decisões mais embasadas.

As organizações adaptam seus processos de aquisição com base em vários fatores, como custo, disponibilidade, sustentabilidade e outras necessidades específicas. Cada organização elabora sua estratégia de compras exclusiva alinhada com suas metas de negócios. As etapas comuns no processo de compra e pagamento são:

O P2P simplifica e aprimora os processos financeiros e de procurement dentro de uma organização. Essa abordagem abrangente ajuda a garantir que cada etapa, do pedido até o pagamento, seja gerenciada e integrada com eficiência, levando a vários benefícios:

Modelagem preditiva avançada: os sistemas P2P usam análise de dados, mineração de processos e outras ferramentas digitais para identificar possíveis problemas e oportunidades. Plataformas avançadas podem modelar mudanças antes da implementação para garantir que não haja consequências imprevistas, aumentando ainda mais a eficiência do processo.

Melhor gerenciamento financeiro e relatórios: integrando a aquisição aos sistemas financeiros, as organizações podem ter visibilidade em tempo real de seus compromissos e responsabilidades financeiras. Essa integração oferece suporte à forecasting financeira e ao orçamento precisos, juntamente com a tomada de decisões mais embasadas. Um processo P2P bem implementado também oferece trilhas de auditoria abrangentes, facilitando o rastreamento de transações e a garantia da responsabilidade.

Economia de custos: O processo P2P possibilita que as organizações adotem procedimentos mais econômicos que melhoram os resultados. As empresas podem construir relacionamentos fortes com fornecedores preferenciais, negociar melhores preços e melhorar o gerenciamento de pedidos, gerenciamento de fornecedores, gerenciamento de estoque e gerenciamento de despesas. As soluções de automação e software economizam tempo, aprimoram forecasting e evitam compras spot dispendiosas desencadeadas por demandas repentinas de produção.

Eficiência operacional aprimorada: aautomatização e a padronização dos processos reduzem o tempo e o esforço necessários para concluir tarefas, como criação de pedidos de compra, correspondência de faturas e processamento de pagamentos. Essa eficiência não apenas acelera o ciclo de compras, mas também minimiza os erros humanos, levando a transações mais precisas e confiáveis. Os fluxos de trabalho automatizados podem garantir a conformidade com as políticas da empresa e os requisitos regulamentares, reduzindo o risco de não conformidade.

Maior visibilidade: as soluções P2P oferecem visibilidade completa e controle interno sobre todo o ciclo de compras, dando às organizações uma visão completa do fluxo de caixa e dos compromissos financeiros. Ao capturar registros de todas as transações, esses sistemas facilitam o rastreamento das atividades e a identificação de oportunidades de otimização.

Maior eficiência: a centralização dos processos de aquisição, cadeia de suprimentos e contas a pagar minimiza erros humanos e operações isoladas. Os sistemas P2P ajudam a otimizar fluxos de trabalho, acelerar o processamento de faturas e identificar áreas para melhoria contínua.

Maior velocidade: soluções de e-procurement, sistemas eletrônicos que automatizam o processo de compras, possibilitam que as empresas modernizem processos manuais demorados. Com um processo de aquisição simplificado, as organizações podem responder rapidamente a interrupções na cadeia de suprimentos. Isso libera tempo e recursos e acelera a aprovação de novos fornecedores.

Prevenção robusta contra fraudes: Um sistema P2P robusto inclui correspondência rigorosa de faturas e vários pontos de revisão, protegendo contra fraudes e favoritismo. Essas etapas aprimoram o gerenciamento de contratos e de fornecedores, garantindo que os contratos sejam concedidos a fornecedores qualificados e que as compras sigam os preços acordados, reduzindo o risco de práticas antiéticas.

Relações mais fortes com fornecedores: os sistemas P2P promovem relacionamentos mais fortes com fornecedores, garantindo pagamentos oportunos e precisos e proporcionando visibilidade do status da fatura. Essa confiabilidade ajuda a manter a entrega oportuna e de alta qualidade dos produtos e aumenta a probabilidade de os fornecedores irem além em momentos críticos.

Controle mais rígido sobre aquisições e despesas: o P2P ajuda as organizações a manter o controle sobre suas atividades de aquisições e despesas. Com um processo estruturado, as empresas podem garantir que todas as compras sejam necessárias, aprovadas e estejam dentro do orçamento. Essa supervisão ajuda a evitar gastos não autorizados e reduz o risco de discrepâncias financeiras. Ao centralizar os dados de compras, as organizações também podem analisar os padrões de gastos, negociar melhores condições com os fornecedores e identificar oportunidades de economia de custos.

A aquisição para pagamento evoluiu originalmente como um processo manual baseado em papel, com a automação gradualmente introduzida ao longo das últimas décadas. Dada a complexidade do processo P2P em várias organizações, não é de surpreender que alguns fornecedores de software de aquisição para pagamento ofereçam o que descrevem como soluções completas para automatizar e integrar cada etapa.

As soluções de aquisição para pagamento empregam vários softwares e plataformas para gerenciar o processo P2P, cada um oferecendo recursos distintos para agilizar as operações financeiras e de aquisição. Sistemas ERP como SAP e Oracle ERP integram compras com outros processos de negócios, enquanto softwares de compras dedicados como Coupa e SAP Ariba se concentram na automatização de atividades de compras. Soluções de automação de contas a pagar, por exemplo, Tipalti e AvidXchange oferecem serviços como faturamento eletrônico para agilizar os processos de faturamento e pagamento. Plataformas de e-procurement como a Procurify oferecem soluções baseadas em nuvem para todo o ciclo P2P. Um software de gerenciamento de gastos como o Spendesk ajuda a controlar e otimizar os gastos organizacionais. Essas plataformas geralmente consistem em vários módulos que podem incluir gerenciamento de relacionamento com fornecedores, gerenciamento de faturas e módulos de aquisição, o que aprimora ainda mais a colaboração com fornecedores e o processamento de faturas, garantindo pagamentos precisos e pontuais.

Selecionando uma solução de procure-to-pay (P2P), a organização deve identificar minuciosamente os principais recursos e funções necessários, como recursos de automação, integração com sistemas ERP e financeiros existentes e suporte para visibilidade e funções analíticas em tempo real. É importante escolher uma solução que ofereça módulos abrangentes para todo o ciclo P2P, garantindo um fluxo de trabalho contínuo, desde a requisição até o pagamento. A organização também deve considerar a facilidade de uso, a escalabilidade e as opções de personalização da plataforma para garantir que ela possa se adaptar aos requisitos de negócios em constante mudança. A avaliação o histórico do provedor, o atendimento ao cliente e os recursos de treinamento é importante para uma implementação bem-sucedida e uma operação contínua. Além disso, avaliar o custo total de propriedade, incluindo as taxas de configuração inicial, licenciamento e manutenção, ajudará a determinar a relação custo-benefício da solução e o potencial retorno sobre o investimento.