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O que é procurement?
Atualizado: 4 de junho de 2024
Colaboradores: Matthew Finio, Amanda Downie
Procurement é uma abordagem estratégica usada por empresas que engloba o abastecimento, compra, recepção e inspeção de bens e serviços essenciais para o funcionamento dos negócios.
Um aprovisionamento (procurement) eficaz é crucial para as organizações garantirem que tenham os recursos certos para operar com eficiência e cumprir seus objetivos. O procurement envolve uma série de etapas, incluindo:
- Identificar as necessidades da empresa
- Sourcing de fornecedores confiáveis
- Negociação de contratos
- Gerenciamento de relacionamentos com os fornecedores
- Manutenção de registros de cada etapa
Como a otimização desses processos pode aumentar a lucratividade, o objetivo de procurement é obter os produtos ou serviços necessários pelo melhor valor possível e, ao mesmo tempo, equilibrar fatores como qualidade e prazo de entrega. É um processo contínuo: muitas empresas realizam verificações periódicas de garantia de qualidade e análises de desempenho, cujos resultados podem levar a renegociações de contratos de fornecedores ou à busca de fornecedores alternativos.
Em uma empresa menor, o processo de procurement pode ser tratado por uma única pessoa. Empresas maiores geralmente têm um departamento de procurement liderado por um diretor de procurement, que supervisiona os processos. A comunicação e a colaboração eficazes entre vários stakeholders, incluindo profissionais de procurement, equipes jurídicas e financeiras e usuários finais, são necessárias para obter resultados bem-sucedidos de procurement.
Por exemplo, uma parceria entre procurement e finanças permite que a equipe financeira entenda melhor como selecionar os bens e serviços certos pode maximizar o lucro. Levando a orçamentos e projeções mais precisos.
Muitas vezes, a parceria interna de negócios na modernização tecnológica é essencial para garantir a melhoria contínua e implementar tecnologias que beneficiem os operadores de procurement, finanças e contabilidade e cadeia de suprimentos. Juntos, eles podem otimizar seu fluxo de trabalho de ponta a ponta com dados confiáveis, insights orientados por IA e automação.
A adesão aos padrões éticos é crucial durante todo o processo de procurement. Os padrões legais também devem ser seguidos, garantindo práticas éticas, mitigando riscos e protegendo a integridade das operações da organização.
Os tipos de produtos e serviços que uma equipe de procurement adquire são diversos e dependem da missão e das necessidades da organização. Exemplos incluem suprimentos, equipamentos de escritório, móveis, matérias-primas para fabricação, máquinas, instalações, trabalhadores contratados, serviços de recrutamento, serviços relacionados a viagens, materiais de marketing e muito mais.
Procurement é uma parte essencial da compreensão e otimização da cadeia de suprimentos, pois ajuda as empresas a escolher fornecedores que atendam às suas necessidades a um preço razoável. Quando bem feito, o processo de procurement identifica com eficiência os fornecedores que têm os bens e serviços de que uma empresa precisa e podem entregá-los na capacidade, no cronograma e no preço corretos.
Um aprovisionamento bem-sucedido apoia a imagem e a reputação da marca de uma empresa, permitindo-lhe obter de forma acessível aquilo de que necessita para oferecer aos clientes, de forma confiável, seus próprios produtos e serviços de qualidade. Também pode aumentar os lucros—reduzindo a base de custos de compras de uma empresa em 8-12% e gerando poupanças anuais adicionais de 2-3%.1
As etapas do processo de procurement normalmente são chamadas de ciclo de vida de procurement, o que reforça que se trata de um processo contínuo, não linear. As etapas específicas dentro de cada estágio variam dependendo do tamanho da organização, do setor e da natureza dos bens ou serviços comprados.
Fornecimento
Identifique as necessidades: determine os bens ou serviços necessários e suas especificações.
Identifique fornecedores em potencial: use pesquisas, bancos de dados do setor e networking para pré-qualificar fornecedores com base em sua experiência, capacidade e reputação.
Envie uma RFI: emita uma solicitação de informações (RFI) para determinar os recursos de cada fornecedor.
Envie uma RFP ou RFQ: emita uma solicitação de proposta (RFP) ou solicitação de cotação (RFQ) que especifique as necessidades, os termos e as condições de sua organização para receber uma proposta detalhada dos fornecedores.
Compra
Avalie e selecione fornecedores: avalie licitações ou propostas de fornecedores e faça seleções com base em custo, qualidade, prazo de entrega e outras considerações relevantes.
Negocie e elabore contratos: negocie termos e condições com fornecedores selecionados, incluindo preços, termos de pagamento e cronogramas de entrega. Elabore e finalize contratos que descrevam os termos e condições acordados.
Emita ordens de compra: crie e emita ordens de compra (POs) para fornecedores escolhidos, especificando os detalhes da transação, incluindo quantidade, preço e requisitos de entrega.
Receba e inspecione os produtos entregues: monitore o desempenho dos fornecedores no atendimento dos pedidos com base nos termos acordados e verifique se os produtos e serviços entregues estão em conformidade com as especificações negociadas.
Recebimento
Realize uma correspondência de três vias: compare o pedido de compra, o recebimento de mercadorias ou serviços e a fatura do fornecedor para garantir que as quantidades, os preços e a entrega sejam consistentes.
Aprove faturas e processe pagamentos: aprove faturas para pagamento e processe pagamentos de acordo com as condições de pagamento acordadas.
Mantenha registros: mantenha registros precisos de todo o processo de aquisição, incluindo contratos, ordens de compra, faturas e comunicações.
O desempenho do fornecedor deve ser avaliado com base em critérios como qualidade, pontualidade e cumprimento dos termos contratuais. Pratique o gerenciamento de relacionamento com fornecedores (SRM), promovendo relacionamentos contínuos com os principais fornecedores, fornecendo feedback, lidando com problemas e identificando áreas de melhoria e economia de custos.
O gerenciamento de procurement envolve o planejamento, a execução e o controle dos processos relacionados à aquisição de bens ou serviços para uma organização.
Muitas vezes conhecido como o processo de source-to-settle, o gerenciamento de procurement abrange uma série de atividades cruciais para o processo de aprovisionamento, desde o fornecimento e compras até a negociação de contratos, o gerenciamento de relacionamento com fornecedores (SRM), o gerenciamento de riscos, a conformidade com políticas e a integração com contas a pagar.
Os principais objetivos do gerenciamento de procurement incluem a obtenção dos recursos necessários com o melhor valor, o gerenciamento de relacionamentos com fornecedores e a mitigação de riscos associados à aquisição de bens e serviços.
O software de procurement, também conhecido como software de e-procurement, desempenha um papel fundamental na otimização do processo. Ao automatizar fluxos de trabalho, esse software facilita o gerenciamento eficiente das atividades de compras.
Além da automação, ele permite que as empresas analisem a economia de custos com mais eficiência e monitorem o desempenho de seus fornecedores.
Em essência, o gerenciamento de procurement, apoiado por um software avançado de procurement, garante uma abordagem sistemática e eficiente de todo o ciclo de vida de aprovisionamento, contribuindo para uma melhor tomada de decisões e otimização de recursos.
A tecnologia desempenha um papel crucial nos processos modernos de aprovisionamento, simplificando as operações, aprimorando a eficiência e fornecendo insights valiosos. Aqui estão algumas das tecnologias usadas em procurement:
Inteligência artificial (IA) e machine learning (ML): IA e ML podem analisar grandes conjuntos de dados para identificar padrões e tendências, ajudando as organizações a tomar decisões de aprovisionamento mais bem fundamentadas.
Tecnologia blockchain: o blockchain pode aumentar a transparência e a rastreabilidade no processo de procurement e pode ser usado para criar um registro seguro de transações, garantindo a integridade dos dados relacionados a contratos, pagamentos e procedência de produtos.
Software de gerenciamento de contratos (CMS): o CMS automatiza todo o processo contratual e protege as equipes de procurement de palavras e erros que têm potenciais ramificações legais.
Soluções de segurança cibernética: tecnologias como criptografia, controles de acesso seguro e sistemas de detecção de ameaças ajudam a proteger os dados e sistemas de procurement contra acesso não autorizado e ameaças cibernéticas.
Gerenciamento eletrônico de documentos: os sistemas digitais de gerenciamento de documentos agilizam o tratamento de contratos, ordens de compra e outros documentos relacionados ao aprovisionamento, reduzindo a burocracia e melhorando a eficiência.
Plataformas de eSourcing: as plataformas de sourcing eletrônico facilitam todo o processo de aprovisionamento, desde a identificação de potenciais fornecedores até a negociação e finalização de contratos.
Plataformas de eProcurement: os sistemas de procurement eletrônico automatizam o processo de compras, da requisição ao pagamento, e podem ajudar a gerenciar catálogos, gerar ordens de compra e rastrear gastos.
Aplicativos móveis de procurement: os aplicativos móveis permitem que os membros da equipe de procurement acessem remotamente os dados de compras, aprovem solicitações de aquisição e acompanhem os pedidos.
Análise de dados de desempenho de procurement: ao coletar e analisar dados de procurement, as organizações podem obter insights valiosos que levam a um melhor desempenho e tomada de decisões.
Software procure-to-pay (P2P): as ferramentas P2P simplificam o processo de compra e os sistemas de contas a pagar e rastreiam o fluxo de todos os processos de procurement.
Automação robótica de processos (RPA): a RPA pode automatizar e melhorar a precisão de processos repetitivos de procurement, como entrada de dados e processamento de faturas, permitindo que os membros da equipe se concentrem em aspectos mais estratégicos do aprovisionamento.
Sistemas de gerenciamento de relacionamento com fornecedores (SRM): os sistemas SRM ajudam as empresas a otimizar o relacionamento com fornecedores, fornecendo ferramentas para comunicação e monitoramento de desempenho.
Software de gerenciamento da cadeia de suprimentos (SCM): o software SCM oferece uma visão de todos os movimentos de produtos ou serviços à medida que eles percorrem as cadeias de suprimentos, permitindo o rastreamento do desempenho, entregas e interrupções dos fornecedores.
Embora algumas pessoas tenham usado os termos aquisição e compras de forma intercambiável, eles não são a mesma coisa.
Procurement é uma estratégia que começa com a análise das necessidades da empresa e faz parte de um processo mais extenso.
Compras é uma etapa específica que ocorre no final do processo de procurement, após a conclusão das negociações de fornecimento, preço, termos e outras ações.
Adicionalmente, o procurement é apenas um aspecto (ou subconjunto) do gerenciamento da cadeia de suprimentos. O gerenciamento da cadeia de suprimentos engloba todo o processo de obtenção de mercadorias, incluindo logística, como frete, gerenciamento de depósitos, transformação de mercadorias em produtos e sua distribuição.
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