Transformação de compras: Por que a excelência importa

Os departamentos de aquisição tendem a ser menos visíveis a muitos stakeholders do que as áreas de vendas, operações ou mesmo finanças, mas o impacto que exercem em tudo, desde os resultados financeiros até a qualidade do produto e a prestação de serviços, não deve ser negligenciado, e por isso a “excelência em compras” é uma busca digna.

A otimização da função de compras pode ajudar a apresentar resultados comerciais bem-sucedidos, como:

• 12–20% em economia de sourcing/gerenciamento de demanda
• 95% de melhoria na conformidade
• 30% em gastos incrementais sob gerenciamento
• 35% de redução no vazamento de valor do contrato

Se a sua organização não está vendo esses tipos de números, você pode ser um ótimo candidato à transformação. O primeiro passo na jornada é entender onde você está e, em seguida, usar essas informações para determinar onde você quer estar. Às vezes é difícil conseguir o tempo e o processo de pensamento necessários para estabelecer o caminho para a excelência, especialmente quando se está concentrado no atendimento às demandas esperadas por outros no processo de compras em uma organização complexa, ou seja, todos os dias.

É aí que a parceria com serviços de consultoria de compras pode ajudar a guiar sua equipe em direção à excelência em compras e ajudá-la a contribuir para os objetivos da sua empresa: aumentar a lucratividade, melhorar os resultados de serviço que podem permitir o crescimento da receita, aumentar a satisfação do cliente e garantir que os fornecedores entreguem produtos e serviços de alta qualidade.

Uma das etapas mais importantes é avaliar a missão e a função atual do departamento de compras na organização. Uma avaliação sólida aprofunda o ciclo de vida geral da aquisição.

Como a aquisição está vinculando as necessidades das partes interessadas com os fornecedores que podem entregar os recursos certos? Como as equipes são organizadas para se alinharem aos principais objetivos?

Como estão entregando nestas áreas:

• Planejamento de negócios, relacionamento com stakeholders
• Aprovisionamento de operações e análises
• Gestão de desempenho e conformidade do fornecedor
• Operações de compra, incluindo processamento de requisição e outras atividades críticas

Organizações de alto desempenho mantêm a gerência sênior informada regularmente para demonstrar o valor das compras para o negócio. Você está apresentando relatórios, tais como:

• Os fornecedores preferenciais usam porcentagem, por categorias e por meio de uma visão organizacional. Eficácia do fornecimento, eventos planejados no cronograma, economias alcançadas e um destaque dos novos fornecedores de novos negócios importantes
• Métricas de desempenho do fornecedor, incluindo um resumo executivo, os dez com melhor desempenho (e também de baixo desempenho)

Metas alcançáveis que se baseiam no resultado de uma avaliação funcional de aquisições podem apresentar um roteiro para o futuro. O consultor de compras ajuda a mapear as lacunas, geralmente resultando em um plano para promover o gerenciamento de categorias, para desenvolver um modelo operacional alvo e identificar outras oportunidades importantes onde há necessidade de mobilizar ações.

Na IBM, com operações em mais de 170 países envolvendo mais de 13 mil fornecedores, essa não era uma tarefa fácil. Utilizando o Design Thinking, entre outras metodologias, a equipe de compras conseguiu definir a visão para seu estado futuro e dimensionar uma solução que funcionasse. A transformação do setor de compras com fluxos de trabalho inteligentes permitiu que seus profissionais de compras integrassem fornecedores dez vezes mais rápido e conduzissem análises de preços em dez minutos, em vez de dois dias. IA, automação, blockchain e outros permitiram a transformação.

De fato, mais organizações de compras estão pensando em incorporar IA generativa como parte de seus planos futuros para impulsionar tomadas de decisão mais rápidas e precisas, reduzir custos operacionais e melhorar a resiliência.

Os fornecedores são um dos elementos mais valiosos da empresa, por isso é importante fazer uma boa parceria nessa área. Programas de fornecedores preferenciais com contratos e preços bem negociados, em sincronia com as principais estratégias de negócios, podem aprimorar a entrega de bens e serviços e, igualmente importante, a satisfação do cliente.

Uma análise minuciosa de todo o seu ecossistema de fornecedores, desde a seleção de fornecedores e source-to-pay até o benchmarking de preços, pode apresentar insights críticos sobre a maturidade do seu ecossistema. A medição da conformidade é um KPI crítico para a responsabilidade. As partes interessadas internas estão seguindo as políticas ou saindo do sistema? Os fornecedores estão cumprindo os requisitos do contrato, os níveis de serviço e as metas de sustentabilidade?

Muitas empresas acompanham de perto suas pontuações de promotores líquidos (NPS), tanto para tendências positivas quanto negativas. Mesmo no espaço B2B, os clientes exigem que as transações sejam intuitivas, facilmente realizadas e estejam dentro da política corporativa. De muitas maneiras, uma função de aquisição otimizada prepara o cenário para a entrega pontual e de alta qualidade de bens e serviços que excedem as expectativas e podem gerar uma melhoria de 30 a 50 por cento no NPS.

Além dos stakeholders voltados para o exterior, é importante que a equipe de aquisição crie e mantenha relacionamentos internos. Isso não só ajuda na coleta de requisitos, mas também cultiva a confiança em toda a organização. Um modelo que incentiva a interação estreita com "especialistas" (que muitas vezes querem lidar com suas próprias compras) pode ajudar a gerenciar sourcing, contratação e medição de sucesso, mantendo a visibilidade, a responsabilidade e a disciplina de gastos.

Em um relatório recente da Expert Insights, “Compras inteligentes feitas mais inteligentes”, o IBM Institute for Business Value descobriu que um modelo operacional integrado promove decisões de compra baseadas em dados em tempo real por meio de análise de dados avançada e algoritmos preditivos. As organizações com melhor desempenho alcançaram custos 52% mais baixos para solicitar materiais e serviços, bem como custos 60% mais baixos para processar contas a pagar e mais da metade superou consideravelmente os concorrentes em termos de crescimento de receita e eficácia ao longo de três anos.