O papel das compras se estende além das atividades transacionais. Uma estratégia de compras permite que uma organização navegue por uma cadeia de suprimentos global cada vez mais complexa, se adapte rapidamente às flutuações do mercado e atinja a otimização de custos, eficiência operacional e crescimento.
Ao avaliar e gerenciar proativamente os riscos inerentes à cadeia de suprimentos, as organizações podem se proteger contra interrupções e fortalecer a resiliência de suas operações. Além disso, um framework de compras bem elaborado promove a inovação e a sustentabilidade. Ele pode fomentar parcerias colaborativas com fornecedores e integrar considerações éticas e ambientais (compras verdes) na estratégia de sourcing.
Uma estratégia de compras não é meramente uma série de etapas para adquirir bens e serviços. Deve ser um roteiro estratégico que, quando efetivamente projetado e implementado, esteja alinhado com a missão da organização e contribua muito para seu sucesso.
Uma estratégia de compras é um plano estruturado que uma organização desenvolve para orientar seu processo de aquisição de uma forma que esteja alinhada com suas necessidades empresariais. O objetivo de uma estratégia de compras é garantir a aquisição eficiente, econômica e sustentável de bens ou serviços que são essenciais para as operações da organização. A estratégia deve delinear e fornecer orientações específicas para a execução das etapas do processo de compras, que geralmente incluem:
A estratégia utilizada para orientar essas etapas pode diferir de uma organização para outra, dependendo de seu setor e necessidades. Exemplos de metas comuns a muitas estratégias de compras incluem a eliminação de gastos indevidos, aumento da eficiência de entrega, minimização de erros e conformidade com as regulamentações aplicáveis. Construir relacionamentos fortes com os fornecedores para encorajar contratos e serviços favoráveis também é um objetivo comum.
Um equilíbrio de talento, tecnologia, conformidade, ética e sustentabilidade é necessário para alinhar as atividades de compras com os objetivos corporativos. Uma estratégia de compras eficaz deve estar aberta a novas abordagens e incentivar ideias que tragam valor, eficiência e melhoria contínua de processos para a organização. Isso permite uma abordagem eficaz e adaptável para o sourcing, que cria valor e minimiza riscos.
Quando implementada com objetivos claros, a estratégia de compras fornecerá um roteiro para os gerentes de compras seguirem. Ela delineará seus propósitos, responsabilidades e metas, além do papel crítico que desempenham no sucesso geral da organização.
As principais etapas para desenvolver uma estratégia de compras eficaz incluem:
Avalie a eficiência e a eficácia do atual framework de estratégia de compras (se houver) e determine se ele atenderá às necessidades atuais e futuras. Faça uma análise de gastos; identifique pontos fortes, fraquezas e oportunidades. Avalie e categorize os componentes dos custos de aquisição, desde custos diretos, como os custos de bens e serviços, até custos indiretos, como despesas administrativas e despesas gerais. Examine os custos relacionados a fornecedores específicos, variáveis de custo e tendências, e o custo total do processo de compras para entender claramente o que está sendo gasto e como.
As empresas sempre querem melhorar os resultados financeiros; mas como, especificamente? Compreenda as necessidades da organização, seja aumento de vendas, gerenciamento de fluxo de caixa, prazos mais curtos, melhoria na previsão, gerenciamento de qualidade ou sustentabilidade, e como elas se alinham com a estratégia geral de negócios e o plano de longo prazo. Uma estratégia de compras integrada a essas necessidades garante que o processo de compras contribua diretamente para a lucratividade e o sucesso da organização.
Identifique e colabore com departamentos internos, fornecedores e todos aqueles que podem ser impactados pelo plano. Alguns podem não concordar com as mudanças propostas. Reúna percepções diversas, entenda as necessidades e gerencie as expectativas. O envolvimento dos stakeholders é fundamental para garantir que a estratégia seja bem planejada e apoiada em toda a organização.
Defina objetivos específicos mensuráveis, alcançáveis, relevantes e oportunos (SMART) para a função de compras. Esses objetivos devem apoiar diretamente as metas gerais do negócio e fornecer uma estrutura clara para a estratégia de compras. Por exemplo, se a economia de custos é uma meta, um objetivo correspondente de compras pode ser alcançar um certo nível de redução de custos. Metas adicionais podem incluir gerenciamento e mitigação de riscos, gerenciamento do relacionamento com fornecedores e considerações de sustentabilidade.
Estabeleça e concorde com políticas de compras claras, procedimentos e modelos operacionais que estejam alinhados com os objetivos organizacionais. Este é um bom momento para revisar os processos atuais e ajustá-los para se adequarem à nova abordagem. Tarefas como critérios de seleção de fornecedores, gerenciamento de contratos e iniciativas de conformidade devem ser claramente definidas. Comunique as oportunidades que essas mudanças trazem e explique seus benefícios para os stakeholders. Seja flexível. As políticas servem como diretrizes para a equipe de compras, garantindo consistência e adesão aos padrões éticos.
Explore as ferramentas e tecnologias que apoiarão o sucesso da nova estratégia. As compras não são mais um processo analógico; uma porcentagem crescente ocorre on-line (e-procurement). O software de procure-to-pay (P2P) conecta as práticas de compras às contas a pagar e pode simplificar etapas como gerenciamento de suprimentos, ordens de compra e faturamento. Outros softwares de compras incluem ferramentas de análise de gastos e softwares de gerenciamento de relacionamento com fornecedores (SRM). Esses aumentam a precisão e a produtividade, rastreiam compras e oferecem visibilidade de dados que informam a tomada de decisões e reduzem riscos, ineficiências e atrasos demorados.
Desenvolva uma estratégia abrangente de compras com base nas percepções reunidas nas etapas anteriores. Isso envolve a criação de uma declaração de estratégia, descrevendo a abordagem para compras, incluindo gerenciamento de fornecedores, mitigação de riscos e otimização de custos. A estratégia deve ser flexível o suficiente para se adaptar às condições de mercado em mudança e às necessidades organizacionais.
Estabeleça os indicadores-chave de desempenho (KPIs) que serão utilizados para medir o sucesso da estratégia de compras. Essas métricas devem estar alinhadas com os objetivos de negócios definidos e fornecer pontos de referência quantificáveis para avaliar o desempenho. Critérios comuns de sucesso incluem a redução de erros, aproveitamento de oportunidades de economia e a melhoria nas classificações de desempenho de fornecedores, fluxos de trabalho, tempos do ciclo de compras e conformidade.
Execute a estratégia de compras de maneira faseada e bem coordenada, implementando os procedimentos, políticas e tecnologias definidos. Forneça o treinamento necessário para garantir o sucesso das compras.
Meça regularmente o desempenho da estratégia em relação às métricas de sucesso estabelecidas. Determine se ela está promovendo mudanças e melhorando o desempenho geral da organização. Utilize dados e insights para analisar os resultados, identificar áreas de melhoria e refinar a estratégia de compras conforme necessário. Monitore e adapte continuamente para garantir que a estratégia continue responsiva às dinâmicas de mercado, metas de negócios em evolução e oportunidades ou desafios emergentes.
Ao implementar oportunidades de compras e fornecimento estratégicos, as organizações podem alcançar economias de custos substanciais. Além disso, uma estratégia de compras eficaz melhora a eficiência operacional ao simplificar processos e introduzir tecnologias de automação. Isso resulta em tarefas administrativas reduzidas e ciclos de compras mais rápidos.
Uma estratégia de compras bem-sucedida também mitiga os riscos inerentes à cadeia de suprimentos. Utilizando práticas de avaliação e gerenciamento de risco, as organizações podem se proteger contra interrupções e garantir agilidade e continuidade. A estratégia também pode promover melhores relacionamentos com fornecedores, colaboração e inovação. Coletivamente, essas vantagens capacitam as organizações a navegar pelas complexidades dos negócios modernos com resiliência, agilidade e uma vantagem competitiva.
Ao navegar sistematicamente por essas etapas, as organizações podem estabelecer uma estratégia de compras que atenda às necessidades imediatas e possa evoluir para contribuir para o sucesso sustentado da organização.
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