A automação de aquisições envolve o uso de tecnologia para simplificar e aprimorar o processo de compras, reduzindo ineficiências e custos. As empresas atuais utilizam plataformas e ferramentas de automação em todo o processo da aquisição ao pagamento, com graus variados de complexidade. Alguns podem implementar a automação de processos para gastar menos tempo em processos manuais demorados, como entrada de dados. Outras utilizam a automação juntamente com tecnologias como inteligência artificial (IA) e análise de big data para a gestão de gastos e a previsão de riscos de fornecedores, aumentando a resiliência nos processos de negócios.
A automação de processos no setor de compras, especialmente quando implementada em conjunto com ferramentas e plataformas colaborativas, pode melhorar significativamente o relacionamento empresa-fornecedor. De acordo com a consultoria de gestão McKinsey, empresas com recursos sofisticados de gestão de relacionamento com fornecedores superam seus pares tanto quanto com dois para um.1
E à medida que as cadeias de suprimentos se tornaram cada vez mais complicadas e potencialmente voláteis, as plataformas de automação entregaram às empresas ferramentas para se adaptarem rapidamente a eventos imprevistos. As plataformas de automação atuais e os painéis dedicados podem facilitar a visibilidade e os insights em tempo real, permitindo uma resposta rápida aos desafios da cadeia de suprimentos. Essas ferramentas também são cada vez mais populares como forma de atingir as metas de sustentabilidade durante o processo de aquisição e compra.
Historicamente, as equipes de compras gerenciam grandes quantidades de dados coletados dentro e fora de suas organizações: padrões de gastos, insights de mercado, dados de fornecedores, regulamentações externas e especificações internas, citando somente alguns. Isso tornou os fluxos de trabalho de compras particularmente propensos a erros humanos e tarefas de compras prontas para transformação digital.
As primeiras práticas de automação de compras aumentaram ou substituíram a entrada manual de dados, como o input de informações em planilhas. Os departamentos de compras também podem usar a automação robótica de processos (RPA) para automatizar uma série de tarefas de compras manuais, como geração e aprovação de faturas. Nesse nível de automação, processos como gestão de contratos ou negociação de preços podem ser ampliados por software e ferramentas separados.
Nos últimos anos, à medida que o aprendizado de máquina (ML) e a IA se tornaram mais poderosos, as organizações líderes começaram a usar tecnologias avançadas de compras combinadas com automação e IA para criar fluxos de trabalho verdadeiramente inteligentes e centralizados. A crescente popularidade dos processos de automação de compras acompanhou desafios relevantes da cadeia de suprimentos durante e após a pandemia da COVID-19 com fatores de estresse como a inflação.
Em uma pesquisa de 2022 com 1.500 diretores de cadeia de suprimentos e diretores de operações, o IBM Institute for Business Value (IBV) encontrou um aumento acentuado no número de empresas que introduziram novas tecnologias de automação nos dois anos anteriores, assim como o número de organizações usando IA para ajudar a monitorar e rastrear o desempenho.
Departamentos de compras que anteriormente poderiam ter tarefas de compras isoladas agora podem gerenciar cada vez mais o processo completo de compras, de ponta a ponta, em um repositório central, permitindo análise avançada de dados e visibilidade em tempo real sobre os padrões de gastos e dinâmica dos fornecedores. Esses fluxos de trabalho de compras unificados, ampliados por tecnologias-chave, reduzem atritos e proporcionam melhores experiências tanto para os profissionais de compras quanto para seus parceiros.
Se implementada como uma série de automações chave ou como um sistema de compras automático abrangente, a automação no processo de compras pode eliminar gargalos, aumentar a velocidade do processo de aprovação e reduzir o ciclo de vida do pedido. Alguns dos principais benefícios das iniciativas de automação de compras incluem:
A automação de tarefas repetitivas, como processamento de pedidos e gerenciamento de faturas, acelera significativamente o ciclo de compras, reduzindo o desperdício e permitindo que as organizações se adaptem rapidamente às novas condições. As tecnologias de automação também facilitam a integração e a análise mais rápidas: usando as principais automações, os profissionais de compras da IBM atualmente integram fornecedores dez vezes mais rápido e conduzem análises de preços em dez minutos, em vez de dois dias.
Minimizando erros manuais e otimizando as negociações com fornecedores, as organizações podem alcançar economias substanciais. A automação permite a comparação rápida e precisa de preços dos fornecedores, além de aumentar a capacidade para tarefas de compras conforme a organização cresce.
Sistemas automáticos podem garantir a aderência às políticas da empresa e aos requisitos regulatórios, reduzindo o risco de fraudes e promovendo relatórios precisos. As ferramentas de automação de compras atuais podem filtrar fornecedores de maneira precisa e sem dificuldade, de acordo com regulamentações locais, métricas de sustentabilidade ou outros fatores, para facilitar os objetivos mais amplos da organização.
O rastreamento de dados em tempo real permite percepções melhores sobre os padrões de gastos, desempenho dos fornecedores e níveis de inventário. Usando essas soluções de compras, as organizações podem se adaptar rapidamente a novos pontos de dados e auditar de forma mais eficaz todo o processo de compras para alcançar melhores resultados.
A comunicação aprimorada e a transparência levam a uma melhor colaboração com os fornecedores, fomentando parcerias de longo prazo. Ferramentas colaborativas para relacionamento com fornecedores, ampliadas por automação, simplificam o processo tanto para os fornecedores quanto para as empresas, melhorando a experiência geral para ambas as partes.
O acesso a análises abrangentes permite a tomada de decisões embasadas e baseadas em dados a partir de informações precisas. Isso é particularmente verdadeiro no processo de aquisição, que envolve grandes quantidades de dados reunidos de várias fontes internas e externas. Os sistemas de compras automáticos, aprimorados com IA, podem ajudar a identificar pontos fracos e prever possíveis problemas futuros.
Com sistemas de compras automáticos, as organizações encontram menos barreiras quando chega a hora de expandir os negócios. O software supervisionado pelos funcionários requer menos sobrecarga para assumir mais trabalho e facilita a integração de novos fornecedores.
As requisições de compra, também conhecidas como solicitações de compras, são conhecidas por avançarem lentamente no processo de aprovação. A automatização desse processo pode acelerar as aprovações e aumentar a visibilidade dos padrões de gastos, além de permitir que os especialistas em compras trabalhem de forma mais eficiente. A automatização desse processo pode envolver a entrega de modelos aos funcionários e apresentar notificações imediatas aos aprovadores e stakeholders de diferentes departamentos sobre uma solicitação. Uma vez aprovada a solicitação, um sistema automático pode gerar um pedido de compra digital relacionado à transação, garantindo a transparência nos gastos e reduzindo ocorrências de erro humano.
Os fluxos de trabalho automáticos de correspondência de faturas e aprovação melhoram a precisão e eficiência nos pagamentos. Um sistema automático normalmente digitaliza e centraliza dados relacionados às faturas, cruzando automaticamente essas faturas com bancos de dados-chave e arquivando-as para fácil acesso entre departamentos. O software de automação de compras também processa pagamentos de contas a pagar de maneira rápida e precisa e entrega um registro da transação. Esses sistemas podem reduzir pagamentos perdidos e redundâncias, além de permitir visibilidade em toda a organização, desde o departamento de compras até a equipe de finanças.
Bancos de dados centralizados e sistemas automáticos facilitam o melhor rastreamento das qualificações, métricas de desempenho e conformidade dos fornecedores. Os sistemas de gerenciamento automático de fornecedores apresentam aos especialistas em compras o acesso imediato a dados históricos, bem como informações-chave sobre a localização do fornecedor, práticas ESG, custo e outras métricas.
Com essas ferramentas, os departamentos de compras podem filtrar fornecedores em potencial com mais eficiência, comparar propostas e solicitar rapidamente cotações ou outras informações. Alguns sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP), como o SAP, disponibilizam ferramentas colaborativas para fornecedores e compradores se conectarem e negociarem em uma única plataforma compartilhada.
A automação agiliza a criação, o acompanhamento e o cumprimento de pedidos reduzindo os prazos e erros. Esses sistemas podem apresentar notificações automáticas para departamentos-chave sobre a criação e o cumprimento de pedidos, rastrear o movimento dos produtos usando a tecnologia de internet das coisas (IoT) ou atualizar automaticamente os tempos de entrega com base nas condições meteorológicas e outras dinâmicas.
Sistemas automáticos gerenciam eventos do ciclo de vida de contratos, estabelecendo renovações pontuais e conformidade com os termos. Essas ferramentas de gerenciamento de contratos criam um repositório centralizado e pesquisável de contratos, promovendo transparência interna no processo de contratação. Normalmente, esses sistemas automáticos também notificam e atualizam automaticamente os stakeholders sobre prazos próximos relacionados aos termos do contrato, promovendo a conformidade e permitindo tempo para renovar ou renegociar acordos que estão prestes a expirar.
As ferramentas de automação analisam dados de gastos, destacando oportunidades de economia e insights sobre o desempenho dos fornecedores. Dada a quantidade de dados tratados pelos departamentos de compras, a análise de gastos e previsão podem ser uma ferramenta crítica para o sucesso de um negócio. Alguns sistemas automáticos de compras e sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) podem apresentar alerta antecipado sobre fornecedores com baixo desempenho ou contratos abaixo do ideal.
Independentemente da estratégia de aquisição de uma organização e das soluções de automação que ela escolhe implementar, algumas das melhores práticas comuns são:
Defina metas específicas para a automação, como reduzir o tempo de processamento ou melhorar o envolvimento com fornecedores.
Escolha o software de compras que estiver alinhado com as necessidades da sua organização e que se integre sem dificuldade aos sistemas existentes. Pense de forma crítica sobre a experiência do usuário final para garantir que a tecnologia seja fluida para os usuários que vão interagir com ela.
Envolva os departamentos e usuários relevantes no processo de planejamento e implementação para garantir que a solução atenda aos seus requisitos.
Desenvolva processos de aquisição padronizados para impulsionar a consistência e melhorar a adoção pelos usuários.
Disponibilize treinamento abrangente para os usuários a fim de maximizar os benefícios do novo sistema automático e capacite os funcionários de compras para prepará-los para suas funções ampliados.
Avalie constantemente o desempenho dos processos automáticos e faça ajustes com base no feedback e nas necessidades em evolução.
Certifique-se de que os dados utilizados em um sistema de automação de compras sejam limpos, precisos e que sejam armazenados em formatos acessíveis. Implemente medidas de segurança robustas para proteger dados sensíveis de compras e cumprir com as regulamentações.
Combinando tecnologias de automação e IA com a infraestrutura de nuvem, as organizações têm o potencial de aumentar radicalmente a eficiência. Por exemplo: uma agência do Governo nos Estados Unidos que utiliza essas ferramentas reduziu seu tempo médio de processamento de reclamações de mais de 15 dias para cinco minutos. A automação na aquisição normalmente cria maior valor quando infusa em vários sistemas ou fluxos de trabalho. Como o IBM Institute for Business Value (IBV) descobriu, as cinco áreas em que essas tecnologias têm mais impacto são:
A remoção dos atritos dos processos de um departamento de compras pode gerar resultados rápidos e tangíveis: acelerar a velocidade com que os compradores adquirem serviços ou produtos e oferecer uma variedade de canais pelos quais eles podem interagir com uma empresa está entre os principais benefícios da automação de compras. Uma instituição financeira da Ásia-Pacífico, buscando melhorar suas práticas de conformidade e desempenho, automatizou seu processo de serviços de fonte para pagamento. Ao digitalizar e padronizar esses fluxos de trabalho, a organização economizou USD 20 milhões em custos operacionais e evitou a perda de mais de USD 70 milhões em pagamentos duplicados ou errados.
À medida que os consumidores exigem mais transparência sobre como as marcas estão adquirindo produtos e as organizações líderes buscam a neutralidade de carbono, práticas de compras sustentáveis tornaram-se críticas para o sucesso de um negócio. A automação e fluxos de trabalho inteligentes trazem mais transparência para o processo de compras e podem permitir que os líderes de compras controlem sem dificuldade métricas ESG, como menores emissões. O RCS Global Group, uma plataforma para o fornecimento responsável de dados, recentemente usou uma plataforma de blockchain para garantir aos compradores que os materiais utilizados para criar baterias de veículos elétricos foram produzidos de forma ética. Inovações como essas aumentam a confiança dos compradores e simplificam o trabalho cada vez mais crucial de fornecimento responsável.
Um terço dos diretores de cadeia de suprimentos entrevistados recentemente relataram terem trabalhado com fornecedores em novas regiões nos últimos três anos. Em um ambiente de negócios cada vez mais globalizado, colaboração e resolução de problemas são fundamentais. Ecossistemas interconectados de prestadores de serviços que implementam análise de dados, IA e automação têm a oportunidade de se associar de forma mais rápida e eficaz, adaptando-se ao cenário emergente.
As operações de compras modernas são compostas por equipes multidisciplinares dedicadas a resultados-chave, em vez de projetos únicos e isolados. Usando automação, análise de dados e IA, as organizações têm a oportunidade de tomar decisões-chave de compras baseadas em dados em tempo real, acessíveis em toda a empresa. Capacitar os funcionários de compras com esses dados resulta em modelos operacionais mais simplificados e ágeis e permite que as organizações escalem de maneira mais eficiente. De acordo com a pesquisa do IBV, 54% mais organizações com uma equipe integrada de compras e contas a pagar superam significativamente seus concorrentes em crescimento de receita e eficácia. E uma empresa global de produtos químicos, utilizando automação e análise de dados, melhorou operações em seis áreas, ganhando USD 50 milhões em fluxo de caixa como resultado.
Assim como em outras áreas de negócios, a automação e a IA são mais eficazes quando implementadas para complementar o trabalho humano e liberar os funcionários para focar em tarefas mais criativas e intensivas em relacionamentos. Na área de aquisições, a automação pode inspirar uma organização a repensar completamente os papéis dos funcionários, liberando seu potencial de forma significativa. Em vez de reagir a problemas menores, a automação permite que a força de trabalho atue de forma proativa, abrindo caminho para inovações no nível dos negócios e aumentando o valor empresarial em toda a organização.
Taking supplier collaboration to the next level, McKinsey, 7 de julho de 2020 (link fora do IBM.com)
Fique à frente com nossos especialistas em IA, com insights semanais sobre as últimas notícias, tendências e inovações da IA e seu impacto nos negócios.
Leia sobre o que os CEOs pensam sobre a sustentabilidade em suas próprias palavras e como eles estão incorporando-a em seus negócios.
Descubra por que 89% dos executivos afirmam que os principais investimentos em automação incluirão recursos de IA generativa.
Saiba como essa varejista acelerou a implementação de novos recursos de fulfillment do e-commerce e gerenciamento de estoque em tempo real.
Envolva seus fornecedores e agilize os cálculos de suas emissões da Categoria 1 do Escopo 3 para atender aos requisitos de geração de relatórios e otimizar o desempenho.
Use as soluções de cadeia de suprimentos da IBM para mitigar interrupções e desenvolver iniciativas resilientes e sustentáveis.
Crie cadeias de suprimentos sustentáveis e habilitadas por IA com os serviços de consultoria de cadeia de suprimentos da IBM.