O que é otimização de custos?

A otimização de custos é uma alternativa ao corte de custos tradicional, em que um CFO pode reduzir custos em múltiplas áreas para atender a um objetivo de curto prazo ou responder às condições de negócios.

Um artigo da Gartner¹ descreve vários problemas relacionados à redução de custos. Menos da metade das empresas atinge suas metas de redução de custos no primeiro ano. Apenas 11% mantêm os cortes ao longo de três anos. Apenas 9% dizem que conseguem manter o ritmo desejado de inovação após os cortes.

A otimização de custos requer uma estratégia adaptada tanto ao setor em que uma empresa está trabalhando quanto aos seus objetivos específicos. Na computação em nuvem e na TI, por exemplo, uma empresa pode mudar do acesso ao servidor sob demanda para uma instância reservada, comprometendo-se com um determinado período de uso em troca de uma taxa mais baixa. Na logística da cadeia de suprimentos, a otimização de custos pode envolver a consolidação do número de fornecedores de um produto para reduzir os custos unitários.

Por sua natureza, a prática da otimização de custos resiste às estratégias prescritivas de cima para baixo para encontrar ineficiências. Ainda assim, existem algumas melhores práticas gerais que as organizações podem ter em mente quando procuram reduzir seus custos. Essas práticas incluem transparência e consciência da alocação de custos em todos os níveis, foco nas compensações envolvidas na redução de custos em cada área de negócio e priorização de reduções nas áreas de maior custo.

Para entender a importância e a eficácia da otimização de custos, é preciso primeiro entender suas diferenças e vantagens em relação ao corte de custos tradicional. A otimização de custos é um esforço direcionado e estratégico para maximizar o retorno sobre o investimento, minimizando os gastos improdutivos, enquanto o corte de custos é um simples corte generalizado.

Considere o exemplo de uma empresa que não conseguiu atingir sua meta de receita trimestral. Em um cenário tradicional de corte de custos, o conselho instruiria o CFO a cortar um valor fixo de custos. Então, por exemplo, o CFO cortaria 10% da força de trabalho em todos os níveis e congelaria as contratações.

Embora tecnicamente tenha cumprido a meta de redução de custos, esse CFO não considerou os efeitos secundários das demissões e do congelamento de contratações, como queda do moral, lacunas de habilidades e falta de pessoal. Esses efeitos secundários podem resultar em custos adicionais no futuro. A empresa pode precisar recontratar e retreinar os funcionários. Ela pode perder oportunidades de inovação devido à sobrecarga de trabalho das equipes e à subutilização de suas áreas de verdadeira vantagem competitiva.

Por outro lado, um CFO que utiliza uma estratégia de otimização de custos pode usar a análise de Pareto para identificar quais equipes são responsáveis pela maior parte dos custos de pessoal da organização. Em seguida, o CFO pode determinar se o trabalho está gerando valor suficiente para justificar o custo.

Dependendo dos cortes necessários para atender aos requisitos do conselho, o CFO pode eliminar funções específicas, oferecer incentivos de aposentadoria antecipada ou congelar bônus e aumentos para essas áreas caras. Essa abordagem mais direcionada ajuda a evitar os efeitos secundários negativos de cortes generalizados em toda a organização.

Os pilares da otimização de custos incluem o aumento da visibilidade dos custos, a priorização por participação nos custos, a manutenção da consciência dos efeitos secundários e das compensações e o desenvolvimento de uma visão flexível e de longo prazo para a estrutura de custos.

Desenvolver uma compreensão completa dos custos dentro de uma organização é a primeira parte da tomada de decisões embasadas sobre a otimização.

O número apresentado em um balanço patrimonial ao lado de um produto, serviço ou funcionário nem sempre reflete seu custo real. Práticas como custos baseados em atividades (consulte "Ferramentas de otimização de custos" para obter mais informações) podem ajudar as organizações a entender melhor os investimentos financeiros necessários para produzir um item ou contratar os serviços de um funcionário. Essas práticas concedem à organização uma melhor visibilidade da rentabilidade dos bens e serviços em relação aos custos atuais.

Esse nível de visibilidade abrangente ajuda as empresas a identificar não apenas custos desnecessários, mas também valor. Isoladamente, um produto pode ser pouco lucrativo. No contexto, esse produto pode servir como isca, que induz os clientes de forma confiável a comprar outros produtos. Pode ser um produto complementar a um com margem de lucro maior (como cartuchos de tinta para impressoras). Sem essa análise e visibilidade de segundo nível, a tomada de decisão focada na redução de custos pode simplesmente envolver o corte da produção de produtos não lucrativos.

Quando uma empresa consegue ter visibilidade real de sua estrutura de custos, ela pode priorizar as áreas com os custos mais elevados para otimização.

A primeira etapa geralmente é organizar os custos nas categorias:

• Custos fixos iniciais, como aluguel.
  
  
• Custos variáveis , como materiais e taxas.
  
  
• Custos discricionários ou escaláveis, como orçamentos de viagem ou treinamento.

Esse processo geralmente revela custos que não estão gerando valor, que são os primeiros alvos dos cortes.

As organizações geralmente priorizam as oportunidades de maior impacto e menor esforço para reduzir os custos. Depois disso, iniciativas de otimização que exigem algum investimento ou esforço (como consolidação de fornecedores ou treinamento em novas tecnologias) são priorizadas pela rapidez com que podem começar a gerar valor para a empresa.

Cada etapa do processo de otimização de custos envolve compensações. A consolidação de fornecedores economiza dinheiro, mas também torna a cadeia de suprimentos mais vulnerável. Mudar de acesso a servidores sob demanda para uma instância reservada reduz a flexibilidade do seu acesso à nuvem e corre o risco de custos elevados se as necessidades de tráfego excederem a capacidade do servidor. Levar em consideração essas compensações é muitas vezes o que diferencia uma otimização de custos genuína de um mero corte de custos.

A otimização de custos é um processo contínuo que se assemelha mais a uma prática empresarial do que a um projeto isolado. As organizações garantem continuamente que suas escolhas de otimização estejam alinhadas com suas metas de negócios de longo prazo e realizam análises e auditorias frequentes de gastos para evitar despesas desnecessárias.

Dependendo dos objetivos e do setor, as ferramentas de otimização de custos podem incluir uma combinação de estratégias gerais (como análise de Pareto) e softwares, como plataformas de planejamento de recursos empresariais (ERP).

As métricas que uma empresa escolhe para a otimização de custos dependem de suas metas e do setor que ocupa. Ainda assim, existem algumas categorias básicas para acompanhar qualquer empresa interessada em reformular sua estrutura de custos.

O custo como percentual da receita é uma medida simples de despesas em relação aos lucros e pode ser usado para determinar a eficácia de um custo individual.

Digamos que uma empresa gaste US$ 50 para cada US$ 100 que fatura um ano e, no ano seguinte, US$ 60 para cada US$ 100. As proporções de custo seriam de 50% e 60%, respectivamente. Esse aumento pode ser um sinal de alerta de que os custos precisam ser otimizados.

A produtividade do trabalho é uma medida do que o trabalho gera em relação ao investimento feito nele.Dependendo do modelo de negócios, a produtividade do trabalho pode ser medida como receita por funcionário, unidades produzidas por hora de trabalho ou várias outras métricas relacionadas ao trabalho. Como a mão de obra costuma ser um dos fatores que mais impulsionam os custos, a produtividade da mão de obra pode ser um benchmark fundamental para a otimização dos custos.

Os gastos com TI como porcentagem da receita variam de acordo com o setor. Em setores com um nível de tecnologia relativamente baixo, como manufatura, geralmente representa de 1 a 3% da receita, enquanto em finanças pode chegar tranquilamente a 10%. Acompanhar os gastos com TI ao longo do tempo é uma boa medida de se os recursos estão sendo alocados de forma inteligente.

As práticas de otimização de custos podem variar entre setores e domínios, como computação em nuvem e TI, fabricação, saúde, cadeia de suprimentos e software como serviço (SaaS).

Em termos gerais, a otimização de custos de TI é o processo de avaliar regularmente todos os gastos com TI para identificar e eliminar gastos desnecessários e provisionamento excessivo, ao mesmo tempo que oferece suporte adequado às operações. Uma framework de otimização de custos de TI fornece uma abordagem passo a passo para analisar as despesas de TI de uma organização (por exemplo, hardware, aplicações, computação em nuvem, contratos com fornecedores, armazenamento de dados), mantendo a eficiência operacional e alcançando objetivos de negócios mais amplos.

As práticas de otimização de custos de nuvem se concentram especificamente na infraestrutura de nuvem. A otimização de custos de nuvem combina estratégias, técnicas, melhores práticas e ferramentas para:

• Ajude a reduzir os gastos com a nuvem.
  
  
• Encontrar os modelos de preços mais econômicos para executar cargas de trabalho no ambiente de nuvem (por exemplo, provisionando instâncias pontuais de espaço não utilizado no servidor.
• Maximize o valor comercial.

O FinOps, uma combinação de finanças e DevOps, é uma prática de gerenciamento financeiro na nuvem que ajuda as organizações a maximizar o valor de negócios em suas cargas de trabalho híbridas e multinuvem. O FinOps coloca a aquisição sob o controle centralizado de uma equipe dedicada de FinOps, que orienta todos os stakeholders sobre as melhores práticas para otimização de custos de nuvem. Ele cria uma linguagem comum que permite que as organizações operem eficientemente em escala na nuvem.

Muitas organizações abordam a estratégia e implementação da otimização de custos de nuvem empregando uma equipe multifuncional de FinOps com membros de TI, finanças e engenharia. Essa equipe pode ajudar a trazer responsabilidade financeira para os gastos com a nuvem, reduzir gastos excessivos e aumentar a eficiência de custos.

As estratégias de otimização de custos na fabricação devem levar em conta os altos custos fixos do setor, a estreita conexão entre mão de obra e produção e a alta sobrecarga na manutenção dos equipamentos.

A eficácia geral do equipamento (OEE) é uma métrica fundamental de otimização utilizada para medir a eficácia e o desempenho dos processos de fabricação ou de qualquer equipamento individual. A OEE fornece insights sobre como o equipamento é bem utilizado e com que eficiência opera na produção de bens ou na prestação de serviços, multiplicando a disponibilidade, o desempenho e os fatores de qualidade do equipamento.

As matérias-primas geralmente representam o maior custo para os fabricantes, tornando-as um alvo fundamental para otimização. Os custos de mão de obra podem ser otimizados pelo treinamento cruzado dos trabalhadores para diferentes tarefas e padronização do processo de fabricação. Os altos custos indiretos podem ser gerenciados otimizando o consumo de energia (mudança ou recuperação de carga e reutilização de energia térmica, por exemplo).

A mão de obra é particularmente cara no setor de saúde devido ao alto nível de especialização, às regulamentações sobre treinamento e ao fato de que os trabalhadores são necessários 24 horas por dia. A cadeia de suprimentos de medicamentos e dispositivos médicos também é altamente regulamentada e resistente à otimização, e os hospitais têm custos fixos extremamente altos.

As estratégias de otimização de custos na área da saúde incluem contratar o número ideal de enfermeiros por paciente, padronizar suprimentos hospitalares e monitorar com que frequência os equipamentos hospitalares caros são usados. Todas essas métricas devem ser equilibradas com os requisitos éticos e os padrões do setor para satisfazer as partes interessadas e proporcionar o mais alto nível de segurança e atendimento ao paciente.

A otimização da cadeia de suprimentos usa tecnologia para maximizar a eficiência e o desempenho em uma rede de suprimentos.

Os principais elementos da otimização da cadeia de suprimentos incluem:

• Rastreamento e dados de inventário atualizados.
  
  
• Um sistema de gerenciamento de pedidos para personalizar preços, enviar cotações, rastrear pedidos e gerenciar devoluções.
  
  
• Análise de dados poderosa o suficiente para prever a demanda futura e ajustar devidamente o inventário, a aquisição e as cargas de trabalho.

Devido à interdependência da cadeia de suprimentos, os custos reduzidos em uma área são frequentemente transferidos de maneiras imprevisíveis para outra. Além disso, os custos de transporte e logística muitas vezes estão fora do controle da empresa, como no caso das tarifas ou dos preços dos combustíveis. As empresas podem otimizar os custos em condições atuais que não existirão amanhã, tornando a flexibilidade e a resiliência cruciais.

Otimizar os custos em um negócio de SaaS geralmente exige a avaliação do valor e do custo de cada relacionamento com o cliente.

Considerando marketing, vendas e treinamento, o custo de aquisição de clientes de SaaS pode ser alto. As empresas devem medir as despesas de aquisição em relação ao número geral de clientes adquiridos em um período de negócios; quanto maior, melhor. Os provedores de SaaS calculam o valor vitalício da assinatura de um cliente em relação ao seu custo de aquisição, com um objetivo amplamente aceito de alcançar uma proporção de 3:1.

A otimização de custos de nuvem também é, naturalmente, importante para os provedores de SaaS, exigindo o investimento em práticas de FinOps, automação e escalonamento automático.