ما المقصود بالإدارة المتكاملة للمرافق (IFM)؟

تشمل خدمات IFM صيانة المرافق والأمن والتنظيف وغيرها من مجالات الدعم. الميزة الرئيسية للإدارة المتكاملة للمرافق (IFM) هي توحيد الخدمات، ما يؤدي إلى تجنُّب متاعب التنسيق مع عدة مزوِّدي خدمات وجداولهم المختلفة. 

عند الحديث عن تصوُّرات المرافق، غالبًا ما يقتصر النقاش في الشركات (والأفراد المسؤولين عنها) على مخططات المباني المستقبلية فقط. لكن الواقع الأوسع يثبت أن تشغيل المرافق أعقد بكثير من مجرد بناء المنشآت. 

هو في الأساس نهج متعدد الأبعاد لإدارة الأصول، يعتمد عادةً على أدوات مثل نظام إدارة الصيانة المحوسب (CMMS) لإدارة جميع الأنشطة المرتبطة بصيانة المرافق. تشمل صيانة المرافق إدارة أصول المنشأة وإصلاحها والحفاظ عليها بما يضمن كفاءة العمليات وسلامتها وموثوقيتها.

نظام إدارة الصيانة المحوسب هو برنامج يعمل على توحيد بيانات الصيانة في منصة مركزية وتبسيط عمليات الصيانة. ويساعد ذلك على تقديم حل متكامل يستند إلى بيانات في الوقت الفعلي ويدعم جهود الأتمتة. يمكن استخدامه إلى جانب أنواع أخرى من برامج إدارة المرافق، ما يجعله عنصرًا أساسيًا ضمن نهج تشغيلي شامل. 

أحد الأهداف الرئيسية لنظام CMMS هو تتبُّع جميع الخدمات من خلال نظام واحد، بما يمنع انعزال الخدمات الفردية أو ضياعها وسط تعدُّد العمليات. دون مركزية الإدارة المتكاملة للمرافق (IFM) ونظام إدارة الصيانة المحوسب (CMMS)، سيضطر مديرو المرافق إلى التعاقد على الخدمات عبر مورِّدين متعددين. كما سيتعيّن عليهم التعامل مع جداول زمنية مختلفة لتقديم الخدمات.

تعمل خدمات IFM على دمج مجموعة من التخصصات المترابطة التي تؤثِّر في عمليات تشغيل المرافق اليومية. وفيما يلي بعض الأنشطة الشائعة التي تشكِّل الإدارة المتكاملة للمرافق (IFM).

تخطيط المساحات هو المرحلة التي يدرس فيها مديرو المرافق مخططات المباني بشكل موسَّع. عادةً ما يستشير المديرون الأطراف المعنية بشأن مواقع المكاتب أو أجزاء العقار المخصصة لوظائف أعمال محددة.

القرارات التي يتم اتخاذها في تخطيط المساحات لا تتعلق بالمرافق فحسب، بل تشمل أيضًا تجربة مكان العمل التي يعيشها الموظفون في المرفق، وكيفية تأثير ذلك في رفاهيتهم.

تركِّز إدارة المرافق الصلبة على هيكل المبنى نفسه، وبالأخص على الأنظمة الميكانيكية الأساسية التي تضمن تشغيل المنشأة.

يشمل ذلك الحفاظ على السيطرة على نظام التدفئة والتهوية وتكييف الهواء (HVAC) في المنشأة. وبالقدر نفسه من الأهمية، ولأسباب واضحة: نظام السباكة بالمنشأة. وهو أيضًا فرع من IFM يتعامل مع كيفية تصميم وتنفيذ النظام الكهربائي بالمنشأة.

تعتمد المباني على المرافق الصلبة لضمان استمرارية التشغيل. أما الخدمات غير المادية فتجعل المبنى أكثر ملاءمة للموظفين؛ لتوفير بيئة عمل مريحة ومُرضية.

تشمل الخدمات غير المادية عادةً خدمات النظافة، وإدارة النفايات، وأنظمة الأمن، وأنشطة تنسيق المساحات الخضراء. وقد تشمل أعمال تنسيق المساحات الخضراء الأنشطة الاعتيادية مثل القص والصيانة العامة للمساحات، أو التعامل مع قضايا أكثر تحديدًا مثل إدارة الري وتحليل نمو النباتات. 

يجب أن تظل المرافق نظيفة ومرتَّبة لأسباب عدة. على سبيل المثال، قد تستضيف المنشأة خدمات الرعاية الصحية. وبالمثل، قد يجذب المبنى غير النظيف زوارًا غير مرغوب فيهم مثل الحشرات أو القوارض، والتي قد تنقل الأمراض.

سبب أكثر أهمية، وخصوصًا وفقًا لمكتب السلامة والصحة المهنية الأمريكي (OSHA)، هو أن ظروف العمل غير المنظمة تؤدي إلى وقوع حوادث في مكان العمل، مثل الانزلاق والسقوط. 

لطالما كان تأسيس أمن المرافق أمرًا مهمًا، ولكنه الآن أمر بالغ الأهمية. أصبحت المرافق اليوم أكثر عرضة للثغرات الأمنية من أي وقت مضى؛ بسبب تواجدها على الإنترنت.

لذلك، في السياق الحديث، يشمل أمن المرافق حماية المبنى المادي من التخريب أو السطو أو السرقة، بالإضافة إلى التصدي للهجمات الإلكترونية على البنية التحتية للبيانات بالمرفق.

أي مرفق يتعرض بمرور الوقت لأضرار طفيفة على الأقل، ويتطلب صيانة دورية طوال دورة حياته. تتعامل الصيانة الوقائية مع هذه الحالات مقدمًا وتحدِّد الإصلاحات المتوقعة مستقبلًا.

في المقابل، تتقدم الصيانة التنبؤية خطوة أبعد من ذلك، من خلال توقُّع مناطق الخلل مسبقًا (استنادًا إلى متغيرات التشغيل المعروفة) وتخطيط الإصلاحات المحددة وتحديد مواعيد تنفيذها.

كانت أهداف الاستدامة لمعظم الشركات تُعَد في السابق غير مهمة إلى حد كبير، لكن العقليات تطوَّرت. حاليًا، يتم تخصيص جزء متزايد من خدمات إدارة المرافق (FM) لإدارة الطاقة.

بينما قد يرتبط جزء من هذا الجهد بتعزيز الصورة المؤسسية لكفاءة استخدام الطاقة، يتركز الجزء الأكبر من العمل على خفض استهلاك الطاقة كوسيلة مهمة لتقليل تكاليف التشغيل. 

تقدِّم خدمات الإدارة المتكاملة للمرافق (IFM) مجموعة من المزايا للشركة التي تعتمدها: 

• تعزيز الكفاءة: عندما تعتمد المنشأة إدارة مركزية ومهام سير عمل مدمجة بنجاح، فإن ذلك يسهم في تحسين الكفاءة التشغيلية عن طريق تقليل الأخطاء.

• تحسين النتائج المالية: تُتيح خدمات IFM لمالكي المنشآت تبسيط مهام سير العمل من خلال تقليل التكرار في الخدمات، ما يؤدي إلى تقليل تكاليف التشغيل.

• زيادة الشفافية: يحصل الموظفون على رؤية واضحة حول مقاييس الأداء وحالة تشغيل المنشأة، بفضل التقارير التلقائية ومركزية البيانات.

• تحسين جودة الخدمات: إن جمع جميع خدمات المنشأة تحت إطار إدارة واحد يعزز التعاون بين الفِرق ويرتقي بجودة الخدمات.

• تعزيز قابلية التوسع: مع تغيُّر ظروف الأعمال، توفِّر خدمات IFM للشركات الوسائل لتحمُّل التعقيد الزائد والتوسع للأعلى حسب النمو.

• النتائج القابلة للقياس: تتتبَّع خدمات IFM فاعلية المنشأة وتولِّد رؤًى قابلة للتطبيق باستخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، مثل الوقت المستغرق لمعالجة طلبات الصيانة. 

على الرغم من المزايا التي توفِّرها IFM، فإن لها جانبًا سلبيًا:

• تعقيد كبير: قد يبدو أن تطبيق IFM أمر سهل، لكن هذا ليس الحال دائمًا. قد تكون عملية الانتقال إلى IFM معقدة ومكلفة وتتطلب جهدًا بشريًا كبيرًا.

• الرسوم غير المتوقعة: يجب على المؤسسات دراسة بنود عقودها مع مزوِّدي خدمات IFM والانتباه للتكاليف الإضافية التي قد لا تظهر فورًا.

• فقدان المرونة: في بعض الأحيان تحتاج الشركات إلى تغيير مسارها؛ بسبب تغيُّر ظروف العمل. إذا كانت الشركة ملتزمة بعقد مُحكم لخدمات IFM، فقد لا تتمكن من القيام بذلك.

• الاعتماد على المورِّد: يجب على الشركات ممارسة العناية الواجبة على مزوِّد خدمات IFM الخاص بها. الأسئلة الرئيسية: ما مدى أمن البيانات؟ ما مدى موثوقية أداء خدمات IFM؟

• غياب السيطرة المباشرة: على الرغم من أن بعض المؤسسات تنتقل إلى خدمات IFM، فإنهم قد لا يشعرون بالراحة التامة لفكرة فقدان الإشراف المباشر على العمليات اليومية.

مع استمرار تطوُّر IFM، تستمر في الاستفادة من التحولات الجذرية التي يشهدها مجال الحوسبة حاليًا. وهذا يعني أن الذكاء الاصطناعي والأتمتة القائمة على إنترنت الأشياء ستصبح أكثر أهمية في عملية إدارة المشاريع من خلال زيادة الكفاءة.

من المتوقع أيضًا أن يوسِّع مزوِّدو خدمات IFM (معظمهم في أمريكا الشمالية) تركيزهم على أهداف الاستدامة. تشمل هذه الأهداف أيضًا تقليل استهلاك الطاقة وتحسين تجربة العمل لموظفي المنشأة.