¿Qué es la gestión de las instalaciones asistida por computadora (CAFM)?

Los sistemas CAFM ayudan a las empresas a aumentar la sustentabilidad y la eficiencia operativas, y a tomar decisiones basadas en datos en materia de gestión de activos, gestión del espacio y operaciones de mantenimiento.

Antes de CAFM, la gestión de las instalaciones era en gran medida manual, con equipos que dependían del mantenimiento reactivo, la práctica de permitir que los activos físicos fallaran antes de arreglarlos. En las décadas de 1990 y 2000, con el auge de la infraestructura de red, los sistemas CAFM se hicieron populares, en parte debido a su dependencia de la tecnología digital en rápida expansión. Hoy en día, el software CAFM se ha convertido en clave para los esfuerzos de transformación digital: iniciativas estratégicas para incorporar herramientas digitales en todos los aspectos de una organización.

Aprovechando la inteligencia artificial (IA), el Internet de las cosas (IoT), el machine learning (ML) y la IA generativa, los sistemas CAFM se han convertido en herramientas complejas y en gran medida autónomas que pueden asumir tareas cada vez más difíciles.

Los paneles de software CAFM modernos brindan a las organizaciones visibilidad en tiempo real del consumo de energía de los activos, el uso del espacio, la condición física y más, lo que ayuda a los stakeholders a tomar decisiones más estratégicas y rentables sobre sus activos más valiosos.

Los sistemas de software de gestión de las instalaciones (CAFM) recopilan datos constantemente en tiempo real, aprovechando la tecnología IoT y mostrando información sobre el estado de los activos en un panel centralizado.

El software CAFM ayuda a los equipos de operaciones de las instalaciones a monitorear sus activos físicos con visualizaciones detalladas y automatizar funciones como la programación del mantenimiento, el control de inventario y la gestión del espacio que solían requerir entrada manual.

Las plataformas CAFM se crean a partir de características modulares, que son componentes de software independientes responsables de diferentes aspectos de las operaciones y la gestión de las instalaciones. Estos son los cinco módulos más populares en los sistemas CAFM:

• Gestión de propiedades: en los sistemas CAFM, los módulos de gestión de propiedades ayudan a los equipos a coordinar y recopilar datos sobre cómo se utilizan sus espacios físicos y a automatizar los procesos. Por ejemplo, en un edificio de oficinas, el módulo de planificación de espacios de un sistema CAFM ayuda a optimizar los planos de planta, gestionar los niveles de ocupación y las reservas de habitaciones, e identificar áreas de mejora.
• Seguimiento y gestión de activos: los sistemas CAFM ayudan a prolongar el ciclo de vida de los activos físicos, como escritorios, dispositivos audiovisuales y componentes de TI, al almacenar datos importantes sobre cada activo para que puedan recibir el cuidado adecuado. Algunos ejemplos de los tipos de información de activos que almacena CAFM son la ubicación, la descripción física, la garantía, el costo y el historial de mantenimiento. El seguimiento cuidadoso de estas métricas ayuda a programar el mantenimiento y evitar fallas inesperadas en el equipamiento que puede generar costoso tiempo de inactividad.
• Mantenimiento predictivo y preventivo: el software CAFM recopila y analiza datos en tiempo real sobre las instalaciones, lo que ayuda a optimizar los procesos de mantenimiento y a prevenir averías. Aprovechando los datos sobre el rendimiento y el mantenimiento de las instalaciones, los sistemas CAFM permiten procesos de mantenimiento predictivo y preventivo que pueden prolongar la vida útil de los activos.
• Gestión de órdenes de trabajo: los sistemas CAFM avanzados actuales automatizan la emisión y resolución de órdenes de trabajo, un proceso que, de otro modo, sería manual y llevaría mucho tiempo. Las plataformas de software CAFM crean, asignan y rastrean órdenes de trabajo hasta su finalización en función de los datos en tiempo real que recopilan sobre el rendimiento de los activos.
• Informes y analytics: las plataformas CAFM recopilan y analizan grandes volúmenes de datos sobre activos que pueden ayudar a los gerentes y equipos de TI a optimizar el rendimiento de los activos y reducir los costos de mantenimiento. Los paneles muestran informes detallados que ayudan a los gerentes a obtener insights sobre el rendimiento de sus activos más valiosos a lo largo de su ciclo de vida y a planificar y presupuestar en consecuencia.

Si bien los sistemas de gestión de las instalaciones asistidos por computadora (CAFM) están ganando popularidad debido a su capacidad para integrar rápidamente nuevas tecnologías para aumentar la eficiencia, no son el único software de gestión de las instalaciones que utilizan las empresas. A continuación, se presentan otros dos tipos de software de gestión de las instalaciones que funcionan de manera similar.

Sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS)

Un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS) es un sistema de software que centraliza y optimiza las operaciones de mantenimiento correspondientes a activos individuales.

Un CMMS suele ser más centrado y técnico que un CAFM, que puede rastrear información relacionada con la asignación de recursos, la gestión inmobiliaria y otras áreas no técnicas relacionadas con activos.

Sistema de gestión integrada del lugar de trabajo (IWMS)

Un sistema de gestión integrada del lugar de trabajo (IWMS) es lo opuesto a un CMMS en cuanto a la relación con CAFM, ya que rastrea métricas aún más amplias de las que normalmente maneja CAFM.

Las empresas a menudo combinan las capacidades de CAFM y CMMS para brindar a los equipos de gestión de proyectos una visión holística del rendimiento de los activos y cómo se relaciona con las condiciones generales del negocio.

Un IWMS suele ser utilizado por grandes organizaciones que desean ampliar las capacidades de CAFM a áreas como la gestión de arrendamientos, el flujo de caja y la sustentabilidad a través de un panel único y fácil de usar.

Desde permitir iniciativas amplias y estratégicas como la transformación digital hasta ofrecer visiones granulares y en tiempo real de la funcionalidad de los activos, los sistemas de gestión de las instalaciones asistida por computadora (CAFM) tienen muchos beneficios. Según un informe reciente, se espera que el mercado global de software CAFM se duplique con creces en la próxima década, pasando de 3800 millones de dólares en 2024 a 9600 millones de dólares en 2033.¹

Estos son algunos de sus beneficios más populares.

Los sistemas CAFM ayudan a las organizaciones a mejorar sus eficiencias operativas principales de varias maneras importantes. Al aprovechar las capacidades de IA, IoT y ML, las plataformas CAFM modernas automatizan algunas tareas manuales, como la creación de órdenes de trabajo y la programación de mantenimiento.

La automatización inteligente de CAFM ayuda a los equipos de mantenimiento a reasignar recursos humanos a tareas que se adaptan más a su experiencia, ahorrar tiempo y crear eficiencias.

Al ayudar a los equipos a monitorear y mantener sus activos con información en tiempo real, el software CAFM garantiza que cada activo en operación tenga un historial de rendimiento detallado para que los equipos puedan tomar decisiones estratégicas sobre su operación.

Las métricas de rendimiento detalladas ayudan a los gerentes de las instalaciones a decidir qué tipo de mantenimiento necesita un activo y cuál es la mejor manera de programar las reparaciones. Además, el seguimiento del rendimiento de los activos a través de un sistema CAFM ayuda a mantener bajos los costos de mantenimiento y, al mismo tiempo, garantiza que cada activo funcione a su máxima capacidad.

Las plataformas CAFM ayudan a extender los ciclos de vida de los activos automatizando aspectos del mantenimiento preventivo y predictivo y proporcionando datos precisos y detallados para que los gerentes sepan cuándo reemplazar componentes críticos.

Al garantizar que los activos reciban servicio de esta manera, CAFM ayuda a los equipos a pasar de procesos de mantenimiento reactivos a proactivos, lo que reduce la probabilidad de que los activos sufran una avería. El mantenimiento proactivo, cuando se practica durante un período prolongado, evita que problemas menores con un activo se conviertan en algo más grande y extiende su duración general de uso o ciclo de vida.

Utilizar los activos durante más tiempo y realizar un seguimiento más exhaustivo de sus necesidades de reparación a lo largo del tiempo ayuda a las organizaciones a reducir los costos generales de su propiedad y funcionamiento.

Al mejorar la eficiencia operativa y ayudar a los equipos a rastrear más de cerca las actividades de mantenimiento, CAFM contribuye directamente al ahorro general de costos para las empresas. Los sistemas CAFM más nuevos incluso integran módulos de gestión de arrendamientos y monitoreo inmobiliario para proporcionar visibilidad de los costos a largo plazo de los activos físicos.

Las plataformas CAFM modernas no solo recopilan volúmenes de datos de sensores de IoT adheridos a los activos, sino que también realizan analytics de big data para ayudar a las organizaciones a descubrir tendencias y tomar decisiones más estratégicas.

Las herramientas de analytics de CAFM proporcionan visibilidad de los aspectos clave de las instalaciones y la gestión de activos, como el consumo de energía, los costos de mantenimiento y el uso del espacio, que pueden reducir los costos y aumentar la eficiencia.

Las organizaciones modernas utilizan soluciones de gestión de las instalaciones asistidas por computadora (CAFM) para una amplia gama de tareas que ayudan a que sus procesos de actividad principal sean más adaptables, eficientes y resilientes. A continuación, se muestran algunas de las formas en que los sistemas CAFM se están aplicando a nivel empresarial.

Los bienes inmobiliarios pueden ser uno de los activos más costosos de adquirir y mantener. El software CAFM proporciona un hub centralizado en el que las organizaciones pueden confiar para realizar un seguimiento de la duración y los términos de los arrendamientos, optimizar los diseños de las oficinas y almacenar información sobre los inquilinos.

Los sistemas CAFM optimizan la gestión inmobiliaria a nivel empresarial al ofrecer a los stakeholders una visión en tiempo real de las prácticas de uso del espacio, ayudándoles a tomar decisiones más inteligentes y estratégicas.

Los módulos avanzados de gestión de propiedades CAFM se pueden integrar con datos financieros, lo que garantiza que las propiedades se gestionen de una manera que cumpla con los requisitos presupuestarios.

Los sistemas CAFM se integran con el software CMMS para automatizar tareas repetitivas que son críticas para las operaciones de mantenimiento, pero que se han realizado manualmente durante años. Algunos ejemplos son la asignación de órdenes de trabajo, el seguimiento de los costos de mantenimiento y el análisis de las métricas de rendimiento de los activos.

Los sensores de IoT activan procesos automatizados que programan el mantenimiento y las reparaciones cuando la métrica de rendimiento de un activo cae por debajo de un umbral establecido. Por ejemplo, cuando un componente con un sensor IoT se acerca a la falla, el software CAFM puede programar automáticamente su reemplazo. En el pasado, el mismo componente podría haber tenido que desgastarse y romperse, causando un tiempo de inactividad innecesario, antes de ser reemplazado.

Establecer y cumplir los objetivos de sustentabilidad requiere recopilación y análisis metódicos de datos, procesos que los sistemas CAFM pueden automatizar y optimizar.

Las plataformas CAFM se pueden configurar para monitorear el consumo de energía y el impacto ambiental y alertar a los stakeholders cuando no se logran los objetivos. El software CAFM también ayuda a agilizar y mejorar las adquisiciones, garantizando que solo se utilicen proveedores que cumplan con ciertos estándares ambientales.

Los sistemas CAFM ayudan a que los trabajadores y los lugares de trabajo sean más seguros a través de un riguroso análisis de datos, procedimientos de mantenimiento mejorados y capacidades de cumplimiento automatizadas.

Las plataformas CAFM equipadas con algoritmos de ML pueden monitorear grandes volúmenes de datos del sistema, asegurando que el equipamiento sea seguro de usar. Para las grandes empresas globales, el software CAFM puede automatizar las prácticas de cumplimiento, asegurando que los procesos de negocio no infrinjan las regulaciones de un territorio en el que operan. Por último, las soluciones CAFM se pueden configurar para mantener un largo registro de auditoría, de modo que cuando surja un problema de seguridad o cumplimiento, sea fácil de detectar y arreglar.

El software CAFM supervisa rigurosamente el rendimiento y el mantenimiento de los activos, garantizando que duren el mayor tiempo posible. A través del seguimiento detallado de los plazos, los registros de mantenimiento, los presupuestos y las asignaciones de recursos, las plataformas CAFM ayudan a los equipos a gestionar los activos desde la adquisición hasta la eliminación, es decir, todo el ciclo de vida de los activos.

El uso de CAFM para gestionar los activos de esta manera ayuda a las empresas a garantizar que las inversiones en equipamiento e instalaciones cumplan con sus propios estándares rigurosos y que toda la actividad de mantenimiento esté documentada.

Desde sus inicios en las décadas de 1980 y 1990, las soluciones de gestión de las instalaciones asistidas por computadora han estado estrechamente vinculadas a las tecnologías, ayudándolas a evolucionar para satisfacer las necesidades de los clientes a medida que se desarrollaban nuevas herramientas digitales.

Es poco probable que esta tendencia cambie en el futuro, lo que coloca a las soluciones CAFM en una posición sólida para crecer. A continuación, se presentan algunas tendencias que impulsan el desarrollo y la innovación en los sistemas CAFM en este momento:

• Integración con edificios inteligentes: las soluciones de software CAFM ya han integrado algunas herramientas de edificios inteligentes y están preparadas para ir más allá. Hoy en día, los sistemas CAFM automatizan aspectos de la gestión de las instalaciones, como la iluminación, la climatización y la seguridad. A medida que crece la tecnología de IoT, se espera que estos sistemas se vuelvan más sofisticados, especialmente en la toma de decisiones impulsada por IA.
• Integración con IWMS: actualmente, CAFM e IWMS se mantienen separados en la mayoría de los entornos de operaciones de las instalaciones, y CAFM proporciona métricas más detalladas y específicas de los activos y plataformas IWMS en las que se confía para tareas más amplias. Pero a medida que aumentan las capacidades impulsadas por IA, es probable que se entrelacen más. Por ejemplo, las plataformas CAFM que transmiten datos en tiempo real están asumiendo más tareas que tradicionalmente pertenecían a IWMS. Es posible que en el futuro estas plataformas puedan converger en un único entorno unificado que se base en la IA para proporcionar analytics, forecasting y optimización en cualquier nivel que el usuario necesite.
• Mayor autonomía: con el auge de la IA, los sistemas CAFM son cada día más autónomos, pasando de la automatización a tareas predictivas, proactivas y autorreguladas. Por ejemplo, las primeras herramientas de automatización de IA en CAFM redujeron el trabajo manual asociado con la gestión de órdenes de trabajo y el análisis de datos. Sin embargo, las nuevas van más allá con la incorporación de la tecnología de gemelo digital y la robótica. Pronto, es probable que los avances en CAFM hagan realidad unidades de operaciones de instalaciones totalmente autónomas y “autogestionadas”.