¿Qué es la gestión del espacio?

La gestión eficaz del espacio tiene en cuenta las necesidades de los empleados y clientes, así como los objetivos generales del negocio. Eso puede significar diseñar diseños de oficinas y arreglos de muebles que fomenten la colaboración entre los empleados. Optimizar los planos de las superficies de venta para mejorar la experiencia del cliente; o tomar decisiones sobre las instalaciones de almacenamiento, producción y fabricación que agilicen las actividades y maximicen la eficiencia energética. El objetivo es garantizar que cada metro cuadrado de espacio, ya sea en edificios de oficinas, espacios de venta minorista, almacenes o zonas de fabricación, esté prestando un servicio.

La gestión del espacio repercute directamente en la productividad, la rentabilidad y la satisfacción del cliente y puede moldear la cultura de la empresa y los resultados empresariales. Una empresa podría, por ejemplo, rediseñar su sede para incluir más espacios colaborativos, lo que supondría un impulso para la innovación y el trabajo en equipo. Un minorista podría reorganizar la distribución de su tienda para mejorar el flujo de clientes y aumentar las ventas. Y una empresa manufacturera podría reorganizar su planta de producción para mejorar el flujo de trabajo y la seguridad, lo que redundaría en una mayor productividad y menos accidentes.

Un sistema de gestión eficiente del espacio puede reducir los costos asociados con el alquiler, la Empresa de servicios públicos y el mantenimiento. Y a medida que las modalidades de trabajo remoto e híbrido se vuelven más comunes, muchas compañías están repensando su uso del espacio y cómo permitir condiciones de trabajo flexibles tanto en el lugar como fuera del mismo.

Optimizar los espacios físicos puede impactar significativamente en muchas áreas de la empresa, desde el ahorro financiero hasta los objetivos medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG). Los beneficios de la gestión del espacio incluyen:

El espacio de oficinas y otros gastos en facilidades constituyen una parte significativa de los presupuestos de muchas empresas. La optimización de los espacios físicos ayuda a reducir los gastos inmobiliarios y de Empresa de servicios públicos innecesarios y a ahorrar costos. Por ejemplo, adoptar un enfoque estratégico para la gestión del espacio permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre inversiones inmobiliarias, arrendamientos, adquisiciones y más. En una economía sólida, las empresas podrían ampliar su espacio inmobiliario o de oficinas, mientras que en una recesión, podrían consolidar o reorganizar los espacios para lograr eficiencia.

Las organizaciones también pueden reasignar espacios que no están empleando para un propósito más apropiado o incluso defender o no la necesidad de una expansión. Y al implementar prácticas de gestión del espacio energéticamente eficientes, las compañías pueden reducir significativamente sus facturas de Empresa de servicios públicos.

Un espacio de trabajo mal diseñado puede provocar una menor productividad de los empleados, una menor moral y un mayor estrés y problemas de estado. Sin embargo, los espacios de trabajo bien diseñados pueden aumentar la satisfacción de los empleados, impulsar el rendimiento general y fomentar una cultura empresarial positiva. Optimizando la distribución de las oficinas, garantizando condiciones saludables (mediante iluminación adecuada, control de temperatura y ventilación) y proporcionando las comodidades necesarias. Las compañías pueden garantizar que los empleados tengan lo que necesitan para desempeñar sus funciones bien y con seguridad.

Además, una eficaz gestión de las instalaciones garantiza que todo el equipamiento y sistemas funcionen de forma óptima, reduciendo el tiempo de inactividad y la frustración entre los empleados. Esto puede disminuir significativamente el absentismo y aumentar la retención de los empleados.

El cambio postpandémico hacia modelos de trabajo híbridos y trabajo remoto subrayó la importancia de la gestión flexible del lugar de trabajo. La gestión estratégica del espacio permite a las compañías adaptar sus espacios físicos para adaptar a estos nuevos estilos de trabajo y construir un lugar de trabajo verdaderamente híbrido. Por ejemplo, las compañías pueden reutilizar los espacios de oficina tradicionales en áreas de colaboración o zonas tranquilas para adaptar a las diferentes preferencias de trabajo.

Tomar decisiones exitosas sobre la gestión del espacio significa garantizar que los empleados tengan acceso a recursos y tecnologías clave, ya sea que accedan a ellos en persona o virtualmente. En términos de espacios físicos, la gestión estratégica puede incluir escritorios compartidos o estaciones de trabajo flexibles, espacios silenciosos o silenciosos. Estos espacios están dedicados al trabajo profundo y la creatividad que fomentan la colaboración, la interacción y la lluvia de ideas en un entorno menos formal.

Las estrategias de gestión del espacio pueden desempeñar un papel para ayudar a las empresas a alcanzar objetivos de sustentabilidad . Al optimizar el uso del espacio, las empresas utilizan solo los recursos que realmente necesitan, lo que puede minimizar su huella de carbono. Una mejor gestión de las instalaciones puede ayudar a instituir prácticas de eficiencia energética. Como el uso de iluminación LED, la instalación de electrodomésticos de bajo consumo y el uso de nuevas tecnologías para monitorear mejor el uso de energía, que pueden reducir el impacto de una empresa en el medio ambiente. La gestión del espacio también puede incluir consideraciones como la gestión de residuos y las prácticas de reciclaje y otras formas de promover prácticas comerciales sostenibles.

La gestión del espacio no solo consiste en aprovechar al máximo el espacio físico disponible. Implica un planteamiento estratégico que tiene en cuenta diversos factores. Depende de:

• Comprender los objetivos comerciales: se requiere una visión clara de la misión, los valores y las metas de la compañía para diseñar espacios que sirvan al negocio. Determinar la asignación de espacio en función de las prioridades comerciales y la cultura de la compañía puede garantizar que los espacios se empleen de la manera más efectiva.
• Comprender la experiencia de los empleados: Saber qué tipo de espacio necesitan los miembros del equipo para desempeñar bien su trabajo sirve de orientación para la gestión del espacio. Esto incluye la creación de espacios de trabajo con una iluminación y ventilación adecuadas, mobiliario ergonómico, así como el diseño de espacios que se adapten a los diferentes estilos y preferencias.
• Comprender el comportamiento del cliente: Las visitas o patrocinadores de un negocio pueden tener necesidades diferentes a las de quienes trabajan en él. Los espacios también pueden diseñarse para garantizar una experiencia del cliente positiva.
• Comprender el espacio en sí: un inventario del espacio físico y una visión global del espacio disponible, de su utilización y de las posibilidades de ampliación o modificación. Mejorar la experiencia en el lugar de trabajo es fundamental para adoptar decisiones en materia de gestión del espacio.

Las principales consideraciones al formular una estrategia de gestión del espacio pueden incluir:

Los espacios bien planificados pueden reducir las limitaciones del inmueble y favorecer la productividad. Una estrategia de gestión del espacio considerará la manera de aprovechar al máximo el espacio disponible gracias a la utilización de mobiliario multifuncional, la creación de espacios abiertos y el aprovechamiento del espacio vertical. También puede suponer tener en cuenta el tráfico, las necesidades de almacenamiento y los patrones de presencia, así como la necesidad de contar con espacios compartidos como salas de reuniones o zonas de colaboración.

La gestión del espacio garantiza que los empleados tengan el entorno físico que necesitan para trabajar con eficacia. Los muebles prácticos, las estaciones de trabajo ergonómicas y el fácil acceso a las herramientas pueden ayudarlos a concentrar en sus tareas, mientras que las configuraciones de iluminación y acústica bien diseñadas pueden ayudar a limitar las distracciones. Equilibrar la funcionalidad y la estética puede ayudar a crear un entorno acogedor que refleje la cultura de la compañía.

Como se mencionó, la administración del espacio puede ayudar a las empresas que buscan mejorar su sustentabilidad general. El uso inteligente del espacio puede ayudar a reducir la huella de carbono general, mejorar la eficiencia energética y apoyar prácticas ecológicas como el reciclaje y el uso de energía alternativa.

Las nuevas tecnologías están mejorando la capacidad de las empresas para gestionar su espacio y orientar la toma de decisiones sobre su mejor uso. Herramientas como los sistemas integrados de gestión del lugar de trabajo (IWMS), la inteligencia artificial (IA), el machine learning (ML) y los sensores del Internet de las Cosas (IoT ) pueden desempeñar papeles importantes.

La concepción de soluciones de gestión del espacio suele corresponder a los gerentes de la facilidad o a los gerentes de operaciones. Sin embargo, un plan integral de gestión del espacio es un esfuerzo multidisciplinario que involucra a los departamentos de recursos humanos, TI y finanzas. Recopilar y evaluar datos y métricas espaciales, tomar decisiones sobre inversiones inmobiliarias y gestión de propiedades, y crear un entorno de trabajo seguro y eficiente. Todo esto es un esfuerzo que puede abarcar muchos roles dentro de una empresa. Y fomentar el cambio en la estrategia general del lugar de trabajo puede recaer en los equipos directivos y en los altos ejecutivos.