Un sistema integrado de gestión del lugar de trabajo (IWMS) es una plataforma de software que optimiza todas las áreas de gestión de instalaciones y bienes raíces en una plataforma única, dinámica y escalable.
Un IWMS emplea una base de datos centralizada para simplificar y combinar procesos. Por lo tanto, las organizaciones ya no necesitan múltiples sistemas y soluciones de software dispares, como el software de gestión de instalaciones, las herramientas de gestión de recursos humanos y el software de planeación de recursos empresariales, para gestionar su negocio.
Gartner definió el término por primera vez en 2004 y considera que los IWMS son plataformas que integran las siguientes áreas funcionales:
- Gestión de propiedades e inmuebles (como contabilidad y gestión de arrendamientos)
- Gestión de proyectos de capital (como planeación de capital y gestión de costos y recursos)
- Gestión de instalaciones (como gestión del espacio, gestión de mudanzas y utilización del espacio)
- Gestión de operaciones y mantenimiento (como gestión de activos y gestión de proveedores)
- Sustentabilidad y gestión energética (como el seguimiento de las emisiones de carbono y la evaluación comparativa energética)
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Una solución integral del IWMS captura y genera métricas y datos relacionados con múltiples aspectos de la gestión de carteras de bienes raíces e instalaciones, como los costos operativos, el consumo de energía, la gestión del mantenimiento, planos gráficos y más. Después consolida los datos para proporcionar una visión holística de toda su cartera de bienes raíces e instalaciones. Hacer uso de estos datos puede ayudar a su organización a reducir gastos, adaptarse rápidamente a las cambiantes demandas de los ocupantes, tomar decisiones más informadas sobre los espacios de trabajo y cumplir con los objetivos de sustentabilidad.
Los IWMS se basan en las funciones de tecnologías como el software de gestión de instalaciones asistido por computadora (CAFM) y el software del sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS). El software CAFM está diseñado para ayudar a administrar y mantener todos los aspectos de las infraestructuras físicas, incluidos los sistemas de reservación y la administración de energía. De manera similar, el CMMS utiliza datos para optimizar todas las funciones de gestión de activos y operaciones de mantenimiento de instalaciones, incluyendo equipamiento, infraestructura y otros activos de valor. Si bien las organizaciones pueden usar múltiples soluciones CAFM y CMMS para gestionar las operaciones, estas soluciones no están conectadas y no pueden compartir información, lo que podría crear brechas en los datos e ineficiencias en los sistemas.
Una plataforma IWMS combina la tecnología CAFM y CMMS en una sola, proporcionando una visión consolidada de los activos de toda su cartera inmobiliaria y revelando cómo interactúan y se afectan entre sí.
Los sistemas IWMS organizan los datos en una base de datos centralizada, lo que mejora la toma de decisiones y el ahorro de costos. De hecho, las investigaciones muestran que una solución IWMS puede mejorar la eficiencia de uso de las instalaciones en un 39.3% al tiempo que reduce los costos de mantenimiento de las instalaciones en un 15.2%.1
Con paneles integrados, aplicaciones móviles e interfaces de usuario sólidas y receptivas, los IWMS también proporcionan una visión clara de la cartera inmobiliaria corporativa. Hacen posible una mayor resiliencia y eficiencia operativas y mejores procesos de negocio al responder fácilmente a preguntas como: ¿Estamos asignando el espacio adecuadamente? ¿El sistema de calefacción y refrigeración necesita servicio? ¿Qué contratos de arrendamiento se deben renovar?
Además, IWMS agrega una capa de automatización entre funciones que no es posible con soluciones múltiples. La automatización ayuda a reducir la intervención manual, los procesos redundantes y los datos inexactos. Por ejemplo, las soluciones IWMS automatizan el seguimiento y la evaluación del mantenimiento de edificios y activos, y emiten automáticamente órdenes de trabajo en caso necesario. Estas capacidades ayudan a reducir costos al minimizar el tiempo que transcurre desde la evaluación y el descubrimiento hasta la resolución del problema. Abordar con rapidez los problemas relacionados con las instalaciones y los espacios de trabajo contribuye a mejorar el bienestar general de esas instalaciones, sus empleados, sus ocupantes y el entorno laboral.
A través de la optimización de la gestión de instalaciones y bienes raíces que proporciona el software IWMS, usted puede:
Los IWMS ayudan a las organizaciones a monitorear y gestionar todos los activos de la cartera a lo largo de su ciclo de vida. Esto permite a las empresas adelantarse a su postura de mantenimiento y gestión de servicios. Las plataformas IWMS automatizan los programas de mantenimiento y reparación y agilizan los flujos de trabajo para predecir y prevenir mejor el tiempo de inactividad del equipamiento, gestionar y monitorear el consumo de energía, planear y ejecutar el mantenimiento requerido o implementar nuevas iniciativas de sustentabilidad. Por ejemplo, el mantenimiento preventivo emplea datos y análisis predictivos para ayudar a descubrir y evaluar problemas antes de que se conviertan en problemas importantes, reduciendo el tiempo de inactividad y minimizando el riesgo. Esto mantiene los activos en funcionamiento de manera óptima, lo que mejora la eficiencia y reduce los costos operativos.
El software IWMS le ayuda a identificar mejor las necesidades, planificar diseños y administrar sus espacios de trabajo mediante el uso de tasas de ocupación precisas. Las herramientas digitales automatizan tareas y utilizan sus datos para optimizar los planos gráficos, maximizar el espacio y asegurarse que los espacios adecuados estén disponibles cuando sea necesario.
Según IDC Research, la calidad de las experiencias de los empleados tiene un 87% de mayor probabilidad de aumentar la retención de empleados.2 La solución IWMS adecuada ayuda a optimizar los módulos de planificación del espacio en tiempo real, garantizando que los espacios adecuados de oficina y las salas de reuniones estén disponibles cuando sea necesario. Las herramientas digitales ayudan a los empleados a trabajar mejor en el espacio en el que se encuentran, ya que proporcionan una vista en tiempo real de los espacios disponibles, la capacidad de reservar fácilmente el espacio adecuado y solicitar mantenimiento u otros servicios. IWMS también le permite regular las temperaturas, optimizar la iluminación y crear áreas de saneamiento de fácil acceso.
A medida que los empleados y ocupantes exigen prácticas más respetuosas con el medio ambiente, IWMS permite a los gerentes de las instalaciones encontrar oportunidades para reducir el consumo de energía y las emisiones. La gestión de energía integra controles automáticos de temperatura, asignación de iluminación adaptada a su ocupación real y planes de espacio físico, lo que ayuda a reducir la huella de carbono general de sus instalaciones. Una solución de software IWMS puede ayudar a mejorar su consumo de energía en un 11.5%.1
El software IWMS consolida las necesidades de administración, gestión y contabilidad de arrendamientos en una sola plataforma. Además, puede realizar un seguimiento automático de las renovaciones de arrendamientos en múltiples ubicaciones y simplificar los contratos de arrendamiento, los pagos y los requisitos contractuales y de cumplimiento.
La gestión del espacio es una prioridad cada vez mayor para muchas organizaciones. A veces, el trabajo y los espacios de trabajo se vuelven más una experiencia que un lugar físico. Si bien los entornos de trabajo no tradicionales, incluidos los acuerdos híbridos, los lugares de trabajo digitales y el trabajo remoto, se vuelven más comunes, construir un espacio de oficina seguro y cómodo con aire y superficies limpios y fuertes medidas de seguridad sigue siendo imprescindible.
Pero implementar estos cambios requiere tecnología de punta que evoluciona continuamente y podría, en muchos casos, requerir una importante modernización. A pesar de los desafíos que incluyen el envejecimiento de la infraestructura, los costos y las necesidades cambiantes, IDC descubrió que "el 88% de las empresas realizaron o están planeando inversiones para actualizar los espacios físicos y hacerlos más adecuados para modelos de trabajo flexibles". Y que, “para 2025, el 90% de las nuevas construcciones o renovaciones comerciales desplegarán tecnología de instalaciones inteligentes para lograr lugares de trabajo flexibles y mejorar de manera sustentable las experiencias de los ocupantes y el rendimiento operativo”.3
A medida que la tecnología avanza y se incorporan más dispositivos de Internet de las cosas (IoT) a las soluciones IWMS, puede ser posible la automatización adicional. La integración de la tecnología de respuesta automática a la demanda puede automatizar aún más los edificios para optimizar el uso de energía durante los momentos de mayor demanda, lo que ayuda a reducir aún más el consumo y los costos de energía. Si se fusionan con tasas de ocupación en tiempo real, las estrategias de reducción de carga pueden incluso personalizarse según las necesidades específicas y ajustarse a medida que cambian las condiciones.
El mercado mundial de IWMS está en expansión y, con él, crecen cada año los métodos de construcción, las prácticas de gestión de las instalaciones y las exigencias de sustentabilidad de los ocupantes. Aprovechar la expansión de las capacidades con IA integrada y la incorporación de la industria de IoT en las plataformas IWMS posiciona a las organizaciones permitiendo una automatización más inteligente y prácticas predictivas en el futuro.
Recursos
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Notas de pie de página
1 Integrated Workplace Management System Market Outlook and Forecasts 2021 – 2028, Mind Commerce, 13 de octubre de 2021
2 ¿Se avecina una nueva era para la gestión del espacio?, IDC, 20 de diciembre de 2022
3 Top 10 Workplace Management Trends, IDC, enero de 2022