¿Qué es un sistema integrado de gestión del lugar de trabajo?

¿Qué es un sistema integrado de gestión del lugar de trabajo?

Un sistema integrado de gestión del lugar de trabajo (IWMS) es una plataforma de software que optimiza todas las áreas de gestión de instalaciones y bienes raíces en una plataforma única, dinámica y escalable.

Un IWMS emplea una base de datos centralizada para simplificar y combinar procesos. Por lo tanto, las organizaciones ya no necesitan múltiples sistemas y soluciones de software dispares, como el software de gestión de instalaciones, las herramientas de gestión de recursos humanos y el software de planeación de recursos empresariales, para gestionar su negocio.

Gartner definió el término por primera vez en 2004 y considera que los IWMS son plataformas que integran las siguientes áreas funcionales:

  • Gestión de propiedades e inmuebles (como contabilidad y gestión de arrendamientos)
  • Gestión de proyectos de capital (como planeación de capital y gestión de costos y recursos)
  • Gestión de instalaciones (como gestión del espacio, gestión de mudanzas y utilización del espacio)
  • Gestión de operaciones y mantenimiento (como gestión de activos y gestión de proveedores)
  • Sustentabilidad y gestión energética (como el seguimiento de las emisiones de carbono y la evaluación comparativa energética)
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¿Cómo funciona una solución IWMS?

Una solución integral del IWMS captura y genera métricas y datos relacionados con múltiples aspectos de la gestión de carteras de bienes raíces e instalaciones, como los costos operativos, el consumo de energía, la gestión del mantenimiento, planos gráficos y más. Después consolida los datos para proporcionar una visión holística de toda su cartera de bienes raíces e instalaciones. Hacer uso de estos datos puede ayudar a su organización a reducir gastos, adaptarse rápidamente a las cambiantes demandas de los ocupantes, tomar decisiones más informadas sobre los espacios de trabajo y cumplir con los objetivos de sustentabilidad.

Los IWMS se basan en las funciones de tecnologías como el software de gestión de instalaciones asistido por computadora (CAFM) y el software del sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS). El software CAFM está diseñado para ayudar a administrar y mantener todos los aspectos de las infraestructuras físicas, incluidos los sistemas de reservación y la administración de energía. De manera similar, el CMMS utiliza datos para optimizar todas las funciones de gestión de activos y operaciones de mantenimiento de instalaciones, incluyendo equipamiento, infraestructura y otros activos de valor. Si bien las organizaciones pueden usar múltiples soluciones CAFM y CMMS para gestionar las operaciones, estas soluciones no están conectadas y no pueden compartir información, lo que podría crear brechas en los datos e ineficiencias en los sistemas.

Una plataforma IWMS combina la tecnología CAFM y CMMS en una sola, proporcionando una visión consolidada de los activos de toda su cartera inmobiliaria y revelando cómo interactúan y se afectan entre sí.

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¿Por qué son importantes los IWMS?

Los sistemas IWMS organizan los datos en una base de datos centralizada, lo que mejora la toma de decisiones y el ahorro de costos. De hecho, las investigaciones muestran que una solución IWMS puede mejorar la eficiencia de uso de las instalaciones en un 39.3% al tiempo que reduce los costos de mantenimiento de las instalaciones en un 15.2%.1

Con paneles integrados, aplicaciones móviles e interfaces de usuario sólidas y receptivas, los IWMS también proporcionan una visión clara de la cartera inmobiliaria corporativa. Hacen posible una mayor resiliencia y eficiencia operativas y mejores procesos de negocio al responder fácilmente a preguntas como: ¿Estamos asignando el espacio adecuadamente? ¿El sistema de calefacción y refrigeración necesita servicio? ¿Qué contratos de arrendamiento se deben renovar?

Además, IWMS agrega una capa de automatización entre funciones que no es posible con soluciones múltiples. La automatización ayuda a reducir la intervención manual, los procesos redundantes y los datos inexactos. Por ejemplo, las soluciones IWMS automatizan el seguimiento y la evaluación del mantenimiento de edificios y activos, y emiten automáticamente órdenes de trabajo en caso necesario. Estas capacidades ayudan a reducir costos al minimizar el tiempo que transcurre desde la evaluación y el descubrimiento hasta la resolución del problema. Abordar con rapidez los problemas relacionados con las instalaciones y los espacios de trabajo contribuye a mejorar el bienestar general de esas instalaciones, sus empleados, sus ocupantes y el entorno laboral.

¿Cuáles son las características y beneficios del IWMS?

A través de la optimización de la gestión de instalaciones y bienes raíces que proporciona el software IWMS, usted puede:

Mejorar la eficiencia

Los IWMS ayudan a las organizaciones a monitorear y gestionar todos los activos de la cartera a lo largo de su ciclo de vida. Esto permite a las empresas adelantarse a su postura de mantenimiento y gestión de servicios. Las plataformas IWMS automatizan los programas de mantenimiento y reparación y agilizan los flujos de trabajo para predecir y prevenir mejor el tiempo de inactividad del equipamiento, gestionar y monitorear el consumo de energía, planear y ejecutar el mantenimiento requerido o implementar nuevas iniciativas de sustentabilidad. Por ejemplo, el mantenimiento preventivo emplea datos y análisis predictivos para ayudar a descubrir y evaluar problemas antes de que se conviertan en problemas importantes, reduciendo el tiempo de inactividad y minimizando el riesgo. Esto mantiene los activos en funcionamiento de manera óptima, lo que mejora la eficiencia y reduce los costos operativos.

Optimice el espacio

El software IWMS le ayuda a identificar mejor las necesidades, planificar diseños y administrar sus espacios de trabajo mediante el uso de tasas de ocupación precisas. Las herramientas digitales automatizan tareas y utilizan sus datos para optimizar los planos gráficos, maximizar el espacio y asegurarse que los espacios adecuados estén disponibles cuando sea necesario.

Mejore las experiencias en el lugar de trabajo

Según IDC Research, la calidad de las experiencias de los empleados tiene un 87% de mayor probabilidad de aumentar la retención de empleados.2 La solución IWMS adecuada ayuda a optimizar los módulos de planificación del espacio en tiempo real, garantizando que los espacios adecuados de oficina y las salas de reuniones estén disponibles cuando sea necesario. Las herramientas digitales ayudan a los empleados a trabajar mejor en el espacio en el que se encuentran, ya que proporcionan una vista en tiempo real de los espacios disponibles, la capacidad de reservar fácilmente el espacio adecuado y solicitar mantenimiento u otros servicios. IWMS también le permite regular las temperaturas, optimizar la iluminación y crear áreas de saneamiento de fácil acceso.

Incorpore la sustentabilidad

A medida que los empleados y ocupantes exigen prácticas más respetuosas con el medio ambiente, IWMS permite a los gerentes de las instalaciones encontrar oportunidades para reducir el consumo de energía y las emisiones. La gestión de energía integra controles automáticos de temperatura, asignación de iluminación adaptada a su ocupación real y planes de espacio físico, lo que ayuda a reducir la huella de carbono general de sus instalaciones. Una solución de software IWMS puede ayudar a mejorar su consumo de energía en un 11.5%.1

Optimice las operaciones inmobiliarias

El software IWMS consolida las necesidades de administración, gestión y contabilidad de arrendamientos en una sola plataforma. Además, puede realizar un seguimiento automático de las renovaciones de arrendamientos en múltiples ubicaciones y simplificar los contratos de arrendamiento, los pagos y los requisitos contractuales y de cumplimiento.

¿Cuál es el futuro de IWMS?

La gestión del espacio es una prioridad cada vez mayor para muchas organizaciones. A veces, el trabajo y los espacios de trabajo se vuelven más una experiencia que un lugar físico. Si bien los entornos de trabajo no tradicionales, incluidos los acuerdos híbridos, los lugares de trabajo digitales y el trabajo remoto, se vuelven más comunes, construir un espacio de oficina seguro y cómodo con aire y superficies limpios y fuertes medidas de seguridad sigue siendo imprescindible.

Pero implementar estos cambios requiere tecnología de punta que evoluciona continuamente y podría, en muchos casos, requerir una importante modernización. A pesar de los desafíos que incluyen el envejecimiento de la infraestructura, los costos y las necesidades cambiantes, IDC descubrió que "el 88% de las empresas realizaron o están planeando inversiones para actualizar los espacios físicos y hacerlos más adecuados para modelos de trabajo flexibles". Y que, “para 2025, el 90% de las nuevas construcciones o renovaciones comerciales desplegarán tecnología de instalaciones inteligentes para lograr lugares de trabajo flexibles y mejorar de manera sustentable las experiencias de los ocupantes y el rendimiento operativo”.3

A medida que la tecnología avanza y se incorporan más dispositivos de Internet de las cosas (IoT) a las soluciones IWMS, puede ser posible la automatización adicional. La integración de la tecnología de respuesta automática a la demanda puede automatizar aún más los edificios para optimizar el uso de energía durante los momentos de mayor demanda, lo que ayuda a reducir aún más el consumo y los costos de energía. Si se fusionan con tasas de ocupación en tiempo real, las estrategias de reducción de carga pueden incluso personalizarse según las necesidades específicas y ajustarse a medida que cambian las condiciones.

El mercado mundial de IWMS está en expansión y, con él, crecen cada año los métodos de construcción, las prácticas de gestión de las instalaciones y las exigencias de sustentabilidad de los ocupantes. Aprovechar la expansión de las capacidades con IA integrada y la incorporación de la industria de IoT en las plataformas IWMS posiciona a las organizaciones permitiendo una automatización más inteligente y prácticas predictivas en el futuro.

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