통합 시설 관리(IFM)란 무엇인가요?

IFM 서비스는 시설 유지보수, 보안, 청소 및 기타 지원 영역을 아우릅니다. IFM의 주된 장점은 서비스가 통합되어 있어 여러 업체와 일정을 조율하는 번거로움이 없다는 것입니다.  

시설에 대한 인식에 대해 이야기할 때, 기업(및 시설 운영 담당자)은 시설 계획을 장래의 건물 청사진에 대한 논의로 축소하는 경우가 있습니다. 그러나 더 큰 현실을 보면, 시설 운영이 단순히 구조물을 세우는 것보다 훨씬 복잡하다는 것이 드러납니다. 

이는 일반적으로 CMMS(전산화된 유지보수 관리 시스템) 같은 도구를 사용하여 시설 유지보수와 관련된 모든 작업을 관리하는 다면적인 자산 관리 형태입니다. 시설 유지보수에는, 시설 운영에 효율성과 안전성, 신뢰성을 기하기 위해 시설 자산을 관리, 수리, 관리하는 작업이 포함됩니다.

전산화된 유지보수 시스템은 유지보수 데이터를 중앙 집중화하고 유지보수 작업을 간소화하는 소프트웨어이며 자동화 작업을 지원하는 실시간 데이터에 기반한 통합 솔루션을 제공하는 데 도움이 됩니다. 다른 유형의 시설 관리 소프트웨어와 함께 사용할 수 있어, 포괄적인 운영 접근 방식의 중요한 축이 됩니다. 

CMMS의 주된 목표 중 하나는 단일 시스템에서 모든 서비스를 추적하는 것입니다. 그래야 개별 서비스들이 고립되어 셔플 과정에서 손실되지 않습니다. IFM과 CMMS를 중앙 집중화하지 않으면 시설 관리자가 여러 업체와 일일이 서비스를 계약하고 각기 다른 서비스 제공 일정을 관리해야 합니다.

통합 시설 관리(IFM) 서비스에는 일상적인 시설 운영에 영향을 미치는 다양한 관련 분야가 섞여 있습니다. IFM을 구성하는 일반적인 활동들을 살펴봅시다.

공간 계획은 시설 관리자가 건물 청사진을 광범위하게 연구하는 과정의 일부입니다. 관리자들은 일반적으로 특정 사업 부문에 특화된 특정 사무실이나 부동산 영역에 대해 이해관계자와 논의합니다.

공간 계획에 대한 의사 결정은 시설뿐만 아니라 직원이 시설에서 가지는 직장 경험, 이 경험이 직원 복지에 미치는 영향을 아우릅니다.

하드 시설 관리는 시설 자체의 구조, 특히 건물을 계속 가동하는 주요 기계 시스템에 중점을 둡니다.

시설의 HVAC 시스템(난방, 환기, 공조) 제어 유지가 여기에 해당합니다. 건물의 배관 시스템도 당연히 중요합니다. 전기 시스템을 배치하고 구현하는 것도 IFM의 영역입니다.

건물 운영에는 하드 설비가 필요합니다. 그러나 건물을 좀 더 인간 친화적으로 만들어 직원들에게 쾌적한 환경을 제공하는 것은 소프트 서비스입니다.

소프트 서비스는 일반적으로 청소 서비스, 폐기물 관리, 보안 시스템 및 조경 활동 등을 일컫습니다. 조경에는 일반적인 잔디 깎기와 정원 관리, 관개 관리, 식물 성장 분석 같은 보다 구체적인 문제가 포함될 수 있습니다. 

시설은 여러 이유로 깨끗하고 정돈된 상태를 유지해야 합니다. 우선, 시설에서 의료 서비스를 제공해야 할 수 있습니다. 마찬가지로 더러운 건물은 곤충이나 설치류 등 원치 않는 손님을 끌어들여 질병을 퍼뜨릴 수 있습니다.

특히 미국 직업 안전 및 건강국(OSHA)에 따르면, 작업 환경이 조악하면 미끄러짐과 낙상 같은 작업장 사고가 생긴다는 더 시급한 이유가 있습니다. 

시설 보안 구축은 언제나 중요했지만 이제는 그 중요성이 더더욱 커졌습니다. 시설들이 온라인에 존재하면서 취약점이 그 어느 때보다 많아졌습니다.

따라서 현대 사회에서 시설 보안은 물리적 건물을 파괴, 침입, 도난으로부터 보호하는 것뿐만 아니라 시설의 데이터 인프라에 대한 사이버 공격도 방어해야 합니다.

모든 시설은 시간이 지나면 조금이라도 손상되기 마련이기에, 수명 주기 동안 정기적인 유지보수가 필요합니다. 예방적 유지보수 방식을 취하면 이러한 상황을 미리 파악해서 앞으로 수리가 필요한 상황을 가늠할 수 있습니다.

한편, 예측적 유지보수는 이미 파악된 운영 변수를 바탕으로 고장 부위를 미리 예측하고 구체적인 수리를 계획해서 일정을 잡습니다.

기업 대부분이 지속가능성 목표를 그다지 중요하게 생각하지 않던 시절도 있지만 이제 사고방식이 진화했습니다. 시설 관리(FM) 서비스에서 에너지 관리가 차지하는 비중이 점점 더 커지고 있습니다.

에너지 효율성을 통해 기업 이미지를 홍보하려는 속내가 있는 경우도 있지만, 대부분은 에너지 소비를 줄여서 운영 비용을 대폭 절감하기 위해 노력합니다.  

통합 시설 관리(IFM) 서비스가 기업에 주는 이점을 알아봅시다. 

• 효율성 향상: 시설에서 중앙 집중식 관리와 성공적으로 결합된 워크플로를 활용하면 오류를 줄여 운영 효율성을 최적화하는 데 도움이 됩니다.

• 수익성 향상: IFM 서비스는 시설 소유주가 서비스 중복을 줄여 워크플로를 간소화하고 운영 비용을 절감하도록 지원합니다.

• 투명성 향상: 자동 보고와 데이터 중앙 집중화를 통해 직원이 성과 지표와 시설 운영 상태를 명확하게 파악합니다.

• 서비스 품질 향상: 모든 시설 서비스를 단일 관리 프레임워크 안에 배치하는 것만으로도 협업이 촉진되고 서비스 품질이 향상됩니다.

• 확장성 향상: IFM 서비스는 비즈니스 상황의 변화에 따라 기업이 추가적인 복잡성을 견디고 성장세에 맞춰 확장하는 수단을 제공합니다.

• 측정 가능한 결과: IFM은 수리 작업 지시서 처리 시간과 같은 핵심 성과 지표(KPI)를 사용하여 시설 효율성을 추적하고 실행 가능한 인사이트를 제공합니다. 

IFM에는 이러한 이점이 있지만 단점도 함께 존재합니다.

• 극심한 복잡성: IFM 도입은 쉬워 보일 수 있지만 항상 그런 것은 아닙니다. IFM으로의 전환은 복잡하고 비용이 많이 들며 노동 집약적일 수 있습니다.

• 예상치 못한 비용: IFM 업체와의 계약에서 즉시 드러나지 않을 수 있는 추가 비용을 주의 깊게 살펴봐야 합니다.

• 유연성 상실: 기업은 변화하는 사업 상황에 맞춰 방향을 전환해야 할 수도 있는데 철저한 IFM 계약에 묶여 있으면 변화를 줄 수 없게 될 수 있습니다.

• 공급업체 종속성: 기업은 IFM 업체에 대한 실사를 수행해야 합니다. 이때 데이터는 얼마나 안전한가, IFM 성능은 얼마나 신뢰할 수 있나를 질문해야 합니다.

• 직접적인 통제 부족: IFM 서비스로 전환하면서도, 일상 운영에 대한 직접적인 감독 기능을 상실한다는 개념을 불편하게 여기는 조직이 있을 수 있습니다.

통합 시설 관리(IFM)가 계속 성숙해지면서, 컴퓨팅에 영향을 미치는 전반적인 변화에 따른 이점이 계속 커지고 있습니다. 즉, 사물인터넷(IoT)을 기반으로 한 AI와 자동화가 효율성을 높이면서 프로젝트 관리 프로세스의 중심이 될 것입니다.

IFM 업체(대부분 북미 기반)들도 지속 가능성 목표에 초점을 맞출 것으로 예상됩니다. 이러한 목표에는 에너지 사용량을 줄이고 시설 직원의 업무 경험을 개선하는 것 등이 있습니다.