Automazione del procurement to pay (P2P)

Il processo procure-to-pay ha molte parti in gioco e, man mano che un'azienda cresce, la gestione manuale di ogni fase diventa sempre più complessa. Con un maggior numero di richieste di acquisto, fatture e interazioni con i fornitori da gestire, aumenta il rischio di errori o la perdita di documentazione. Le soluzioni software procure-to-pay e l'automazione riuniscono tutto in un unico sistema fluido e integrato che collega gli acquisti e le fatture da pagare, rendendo l'intero processo più gestibile ed efficiente.

Tecnologie avanzate come l'intelligenza artificiale (AI), il machine learning (ML) e la robotic process automation (RPA) riducono errori e colli di bottiglia e aumentano la produttività complessiva. Le organizzazioni che implementano l'automazione procure-to-pay possono semplificare la gestione dei fornitori, ottimizzare il processo di acquisto e ottenere una maggiore visibilità sulle proprie transazioni finanziarie. L'automazione della supply chain rende la gestione dei fornitori più semplice e migliora il processo decisionale attraverso dati migliori.

Un vantaggio chiave dell'automazione P2P è la sua capacità di semplificare i processi, creare coerenza e garantire la conformità in tutte le attività di approvvigionamento. I controlli integrati, come three-way matching, che confronta ordini di acquisto, fatture e ricevute, aiutano a prevenire discrepanze e frodi.

Ad esempio, secondo uno studio recente, solo circa un terzo delle organizzazioni utilizza strumenti di automazione in aree come l'approvvigionamento (33%) e la contabilità fornitori (35%). Tuttavia, le aziende che hanno ottimizzato completamente l'automazione per la contabilità fornitori registrano il 33% di pagamenti duplicati o errati in meno rispetto a quelle che non hanno effettuato il passaggio.¹

I workflow di approvazione automatizzati aiutano a garantire che gli acquisti seguano le politiche aziendali. Funzioni come l'elaborazione digitale delle fatture con tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) riducono la necessità di un lungo inserimento manuale dei dati, velocizzando il processo di pagamento e migliorando le relazioni con i fornitori attraverso notifiche migliori.

I sistemi automatizzati forniscono anche real-time analytics e insight sui modelli di spesa, aiutando le aziende a identificare opportunità di risparmio sui costi. L'integrazione dell'automazione P2P con la pianificazione delle risorse aziendali (sistemi ERP) e gli strumenti finanziari aiuta a garantire che le attività di approvvigionamento siano allineate alle esigenze aziendali più ampie.

Mentre le aziende cercano una maggiore agilità operativa, l'automazione del ciclo procure-to-pay è diventata un'iniziativa essenziale per gestire efficacemente il flusso di cassa e le operazioni a lungo termine.

L'automazione del processo P2P è essenziale per le organizzazioni che cercano di scalare in modo efficace e operare con maggiore controllo. Sostituendo le attività manuali con workflow automatizzati, l'approvvigionamento digitale aiuta le organizzazioni a superare i sistemi obsoleti creando workflow più snelli e connessi che supportano velocità e precisione.

Questo cambiamento comporta la scelta della giusta soluzione di approvvigionamento che supporti vari moduli su misura per le esigenze dell'organizzazione. IBM, operativa in più di 170 paesi con il supporto di oltre 13.000 fornitori, ha trasformato le proprie operazioni di approvvigionamento utilizzando l'AI, l'automazione e la blockchain. Questa trasformazione ha permesso al suo team di procurement di effettuare l'onboarding dei fornitori dieci volte più velocemente e di condurre un'analisi dei prezzi in dieci minuti anziché in due giorni.²

Tuttavia, i chief procurement officers (CPO) potrebbero aver bisogno di maggiori argomentazioni per essere convinti. Noti per essere decisori cauti, in realtà hanno il 60% in più di probabilità rispetto agli altri dirigenti di considerare l'AI generativa come poco importante, principalmente a causa dello scetticismo sul ROI. Ma non vedranno alcun ROI finché non inizieranno a utilizzarla. I CEO possono guidare i CPO verso le opportunità di maggiore impatto. Ad esempio, il 59% dei CPO afferma che è importante utilizzare l'AI generativa per la previsione delle spese e l'analytics degli approvvigionamenti.³  

In un ambiente aziendale dinamico, la capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato è fondamentale. L'automazione P2P elimina i silos collegando le funzioni di approvvigionamento e di contabilità fornitori, il che aiuta a garantire che i team di approvvigionamento e gli stakeholder abbiano accesso alle informazioni giuste al momento giusto. Questo porta a un processo decisionale più rapido, a operazioni più efficienti e a un maggiore allineamento tra obiettivi finanziari e strategici.

Inoltre, l'automazione del ciclo P2P è fondamentale per mitigare i rischi associati all'errore umano, alle frodi e alla non conformità. I sistemi automatizzati applicano procedure standardizzate e mantengono tracce di audit dettagliate, contribuendo a garantire trasparenza e responsabilità durante tutto il ciclo di vita del processo di approvvigionamento. Questo salvaguarda gli asset finanziari dell'organizzazione e ne rafforza la reputazione nel marketplace.   

Ma soprattutto, l'automazione aiuta a ridurre i rischi. Affidarsi a processi manuali lascia spazio a errori umani e attività fraudolente. Grazie all'automazione P2P, le organizzazioni possono applicare politiche coerenti, mantenere audit trail approfonditi e contribuire a garantire che ogni fase del processo di approvvigionamento sia trasparente e responsabile.

L'automazione del processo procure-to-pay (P2P) implica l'integrazione della tecnologia per semplificare e migliorare ogni fase di approvvigionamento e pagamento. Questa trasformazione riduce l'intervento manuale, minimizza gli errori e aiuta a garantire la conformità alle politiche organizzative. Esempi di automazione del processo P2P includono:​

Il processo inizia quando un reparto riconosce la necessità di beni o servizi. Anziché compilare e inviare manualmente le richieste di acquisto, i sistemi automatici consentono ai dipendenti di inviare richieste di acquisto digitali, specificando in dettaglio gli articoli e le specifiche richiesti. Questo approccio digitale standardizza le richieste e fornisce un monitoraggio in tempo reale.

Una volta inviata una richiesta, i workflow automatizzati la indirizzano ai responsabili appropriati per l'approvazione. Questi workflow possono essere personalizzati in base a fattori quali reparto, budget o tipo di articolo, contribuendo a garantire un processo di approvazione più rapido.

L'automazione aiuta a valutare i potenziali fornitori analizzando criteri come prezzi, affidabilità e qualità. Una volta selezionati, i fornitori possono utilizzare i portali self-service per inserire e aggiornare le proprie informazioni, il che aiuta a semplificare il processo di onboarding e a mantenere registri accurati. ​Molti sistemi supportano anche la gestione dei contratti, contribuendo a garantire che gli accordi siano tracciati, aggiornati e rispettati nel corso dell'intera relazione.

Una volta approvata una richiesta, un sistema purchase to pay o di purchase order automation può generare immediatamente un ordine di acquisto con dettagli accurati e inviarlo elettronicamente al fornitore. In questo modo si elimina il rischio di errori dovuti alla creazione manuale di PO e si accelera il processo di ordinazione.

Al momento della consegna, i sistemi automatizzati confrontano i beni o i servizi ricevuti con il PO corrispondente. Questo passaggio verifica che l'ordine sia completo e soddisfi i requisiti specificati.

I fornitori inviano le fatture elettronicamente. L'automazione AP utilizza la tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) durante l'elaborazione delle fatture per scansionare ed estrarre i dettagli chiave, confrontando le fatture con gli ordini d'acquisto e le ricevute di consegna prima dell'approvazione della fattura. Questa fase di convalida 3-way matching aiuta a garantire che i pagamenti vengano effettuati solo per beni e servizi ordinati e ricevuti, riducendo le controversie e le potenziali frodi.  

Dopo aver completato con successo il matching e l'approvazione, le aziende possono utilizzare software di automazione per pianificare ed elaborare puntualmente i pagamenti ai fornitori e garantire il rispetto dei termini concordati. I pagamenti possono essere eseguiti attraverso vari metodi digitali, riducendo il rischio di spese di mora e rafforzando le relazioni con i fornitori. L'automazione migliora anche la gestione del flusso di cassa fornendo maggiore visibilità sugli obblighi finanziari imminenti.

I sistemi P2P automatizzati raccolgono e analizzano i dati durante l'intero processo di approvvigionamento, offrendo insight sui modelli di spesa, sulle prestazioni dei fornitori e sull'efficienza dei processi. Queste analisi aiutano a migliorare il processo decisionale e supportano il miglioramento continuo dei processi.

Le tecnologie chiave utilizzate nell'automazione P2P includono:​

intelligenza artificiale e machine learning (ML): l'AI nel procurement e gli algoritmi di ML analizzano i dati di approvvigionamento per prevedere le tendenze, ottimizzare le decisioni di acquisto e identificare anomalie che potrebbero segnalare frodi o problemi di conformità. L'AI generativa supporta il sourcing strategico e la negoziazione individuando schemi nei dati di mercato, rivelando opportunità per aggregare gli acquisti o ridurre significativamente i costi che altrimenti potrebbero passare inosservati.³ Queste tecnologie consentono ai sistemi di apprendere dai dati storici, migliorando il processo decisionale nel tempo. ​

Piattaforme cloud: le moderne soluzioni procure-to-pay utilizzano spesso piattaforme cloud per integrare i workflow finanziari e di approvvigionamento in sistemi unificati. Queste soluzioni di automazione P2P offrono scalabilità, accesso ai dati in tempo reale e una migliore collaborazione tra i reparti e con partner esterni. ​Ad esempio, SAP Ariba copre il processo end-to-end source-to-pay (S2P), compreso il sourcing strategico, la gestione della supply chain, la gestione dei fornitori, l'approvvigionamento, l'ottimizzazione del capitale circolante netto, la gestione delle fatture e la visibilità delle spese.

Robotic Process Automation: la RPA automatizza le attività ripetitive come l'immissione dei dati, la creazione degli ordini di acquisto e l'elaborazione delle fatture. Imitando le azioni umane, la RPA riduce lo sforzo manuale, minimizza gli errori e accelera l'elaborazione delle transazioni. ​

Riconoscimento ottico dei caratteri: la tecnologia OCR converte diversi tipi di documenti, come fatture scansionate e ricevute di merci, in testo leggibile da un computer. Questo aiuta a estrarre e inserire automaticamente i dati, velocizzando l'elaborazione delle fatture e riducendo il lavoro manuale.

Electronic data interchange (EDI): l'EDI consente lo scambio elettronico di documenti commerciali tra organizzazioni in un formato standardizzato. Nel P2P, l'EDI supporta una comunicazione senza interruzioni con i fornitori, gestendo automaticamente transazioni come ordini di acquisto e fatture, migliorando la velocità e l'accuratezza.

I vantaggi fondamentali dell'automazione del processo P2P includono:​

Maggiore efficienza e produttività: l'automazione di attività come l'immissione dei dati e l'elaborazione delle fatture aiuta a ridurre il lavoro manuale. In questo modo il reparto acquisti e i team finanziari hanno più tempo per concentrarsi su obiettivi e strategie di ampio respiro.

Maggiore precisione e riduzione degli errori: l'automazione riduce al minimo l'intervento umano nella gestione dei dati. Con meno input manuali, c'è meno spazio per gli errori. L'automazione aiuta a mantenere i dati finanziari puliti e affidabili, il che aiuta a garantire rendiconti finanziari accurati e migliora i processi decisionali.​

Maggiore conformità e prevenzione delle frodi: la digitalizzazione del processo P2P aiuta a garantire l'aderenza alle politiche interne e alle normative esterne. I sistemi automatizzati applicano procedure standardizzate e tengono registri chiari, riducendo il rischio di frodi. ​

Risparmio sui costi: l'utilizzo dell'automazione per semplificare le attività di approvvigionamento riduce i costi diminuendo le spese operative associate all'elaborazione manuale e mitigando i costosi errori causati dalle inefficienze. Una migliore conformità e una migliore prevenzione delle frodi contribuiscono inoltre a evitare multe o perdite.

Migliori relazioni con i fornitori: pagare i fornitori in tempo e mantenere una comunicazione efficiente crea fiducia, il che può migliorare i processi pagabili e potenzialmente portare a condizioni, sconti sui pagamenti e partnership più favorevoli.

Maggiore visibilità e controllo della spesa: i sistemi P2P automatizzati forniscono visibilità in tempo reale sui modelli di spesa e sulle attività di approvvigionamento. Questa visibilità consente alle organizzazioni di monitorare efficacemente i budget, identificare opportunità di risparmio sui costi e prendere decisioni finanziarie informate. ​