Apa yang dimaksud dengan kepatuhan operasional?

Bukan sekadar peninjauan yang dilakukan dari waktu ke waktu, kepatuhan operasional merupakan proses berkelanjutan yang melekat dalam aktivitas sehari-hari organisasi. Langkah ini mengatur pengambilan keputusan, kontrol dan prosedur yang menentukan apakah bisnis memenuhi kewajiban kepatuhannya dari hari ke hari.

Sebagai bagian penting dari strategi manajemen risiko perusahaan, kepatuhan operasional membantu organisasi menghindari sanksi, melindungi terhadap ancaman keamanan dan menjaga integritas bisnis dan akuntabilitas yang diharapkan pelanggan, pemangku kepentingan, dan regulator.

Dalam industri yang sangat diatur (misalnya, layanan keuangan, perawatan kesehatan), kepatuhan adalah bagian wajib dari operasi sehari-hari. Misalnya, organisasi di sektor ini harus mematuhi peraturan ketat seperti Undang-Undang Gramm-Leach-Bliley (GLBA) atau Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan (HIPAA).

Kepatuhan operasional tidak terbatas pada sektor yang tunduk pada pengawasan ketat. Faktanya, sebagian besar industri harus memenuhi persyaratan kepatuhan operasional sebagai bagian dari bisnis sehari-hari. Peretail harus mengamankan data pembayaran pelanggan, produsen harus memenuhi standar keamanan dan perusahaan teknologi harus mengelola privasi pengguna.

Dengan ekspansi kecerdasan buatan (AI) yang terjadi di seluruh organisasi, peran kepatuhan operasional semakin meningkat. Bisnis perlu memastikan bahwa model dan sistem AI mereka selaras dengan peraturan dan kebijakan tata kelola internal yang terus berkembang.

Dalam sebuah laporan dari Stratistics, MRC memproyeksikan pasar tata kelola AI dan kepatuhan global mencapai 2,54 miliar pada tahun 2026. Selain itu, diperkirakan akan tumbuh menjadi 8,23 miliar USD pada tahun 2034, menunjukkan CAGR 15,8% selama periode perkiraan.¹

Kepatuhan operasional adalah bagian penting dari program kepatuhan dan manajemen risiko organisasi yang lebih luas. Hal ini juga memainkan peran sentral dalam perlindungan data dan kepatuhan data, mempengaruhi bagaimana organisasi mengumpulkan, menyimpan, dan menangani informasi di seluruh operasi mereka.

Kepatuhan operasional menyentuh hampir setiap bagian dari cara bisnis beroperasi, mulai dari keselamatan tempat kerja dan keberlanjutan lingkungan hingga perpajakan, privasi data, dan standar industri. Organisasi juga harus memenuhi persyaratan seperti Peraturan Perlindungan Data Umum (GDPR) dan California Consumer Privacy Act (CCPA) yang mengatur bagaimana data pelanggan dikumpulkan dan digunakan di berbagai wilayah.

Ketidakpatuhan dapat mengakibatkan penalti peraturan, gangguan bisnis, kerusakan reputasi, dan pelanggaran data. Menurut laporan Biaya Pelanggaran Data IBM® 2025, biaya rata-rata global dari pelanggaran data adalah 4,44 juta USD.

Praktik kepatuhan operasional yang kuat juga mendukung ketahanan operasional dan ketahanan siber. Organisasi dengan kontrol kepatuhan yang solid yang sudah dibangun dalam operasi mereka berada dalam posisi yang lebih baik untuk terus berjalan melalui gangguan, baik dari perubahan peraturan, serangan siber, atau kegagalan sistem.

Kepatuhan AI juga telah menjadi mandat bagi organisasi di seluruh industri. Tidak mengherankan, mengingat AI menghasilkan lebih banyak data, menciptakan persyaratan peraturan baru dan bergerak lebih cepat daripada kebanyakan program kepatuhan yang dibangun untuk ditangani.

Di bawah Un dang-Undang Kecerdasan Buatan Uni Eropa (UU AI Uni Eropa), perusahaan yang gagal memenuhi persyaratan ini dapat menghadapi denda hingga 35 juta EUR atau 7% dari omset tahunan global. ² Organisasi Internasional untuk Standardisasi (ISO) dan Komisi Elektroteknik Internasional (IEC) juga sedang mengembangkan pedoman untuk membantu organisasi mengelola kepatuhan AI dan melakukan manajemen risiko AI secara lebih konsisten.

Semakin banyak pasar tempat organisasi beroperasi, semakin kompleks persyaratannya. Aturan residensi data, undang-undang ketenagakerjaan setempat, kerangka kerja peraturan regional, dan masalah kedaulatan operasional juga merupakan aspek penting dari kepatuhan operasional.

Kepatuhan operasional dan kepatuhan terhadap peraturan terkait erat tetapi bukan hal yang sama. Keduanya merupakan komponen kunci dari strategi tata kelola, risiko, dan kepatuhan (GRC ) yang lebih luas.

Kepatuhan terhadap peraturan mengacu pada pemenuhan undang-undang dan peraturan khusus yang ditetapkan oleh badan pengatur yang berlaku untuk suatu organisasi, seperti HIPAA atau UU AI Uni Eropa. Sebaliknya, kepatuhan operasional lebih luas, mencakup bagaimana organisasi membangun persyaratan tersebut ke dalam operasi sehari-hari, kebijakan internal, dan proses bisnisnya.

Dengan kata lain, kepatuhan terhadap peraturan mendefinisikan apa saja aturan yang berlaku. Kepatuhan operasional adalah bagaimana organisasi memastikan aturan tersebut diikuti setiap hari.

Meskipun setiap organisasi memiliki pendekatan yang berbeda terhadap kepatuhan, beberapa elemen mendasar sangat penting untuk mewujudkannya dalam praktik:

• Pemantauan berkelanjutan

• Manajemen risiko

• Pelatihan karyawan

• Tata kelola dan akuntabilitas

Manfaat dari program kepatuhan operasional tidak dapat dilebih-lebihkan. Program kepatuhan operasional yang kuat adalah bagian penting dari strategi bisnis perusahaan, membantu organisasi mengurangi risiko, meningkatkan efisiensi, membangun kepercayaan dan mendukung stabilitas dan pertumbuhan bisnis secara keseluruhan:

• Memberikan perlindungan hukum dan peraturan: Memenuhi persyaratan kepatuhan mengurangi paparan organisasi terhadap denda, hukuman peraturan, dan tindakan hukum. Dalam industri yang diatur secara ketat, perlindungan ini tidak opsional. Ini adalah pusat kemampuan untuk beroperasi.

• Mendukung reputasi dan kepercayaan: Organisasi dengan rekam jejak kepatuhan yang kuat membangun kredibilitas dengan pelanggan, investor, dan regulator dari waktu ke waktu. Ini termasuk memenuhi persyaratan residensi data yang mengatur di mana data pelanggan disimpan dan diproses, yang telah menjadi harapan yang meningkat bagi organisasi yang beroperasi di berbagai wilayah. Kegagalan kepatuhan yang serius dapat membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk pulih, dan dampaknya sering kali menjadi sorotan publik.

• Meningkatkan efisiensi operasional: Upaya kepatuhan yang dilakukan dengan benar cenderung membuat operasi bisnis berjalan lebih baik secara keseluruhan. Ketika persyaratan dibangun ke dalam alur kerja sehari-hari, kesalahan menurun dan proses menjadi lebih konsisten. Tim dapat mengoptimalkan waktu mereka dan fokus pada pekerjaan bernilai lebih tinggi.

• Mengurangi risiko: Mengidentifikasi dan mengatasi kesenjangan kepatuhan sejak dini menyelamatkan organisasi dari remediasi yang jauh lebih mahal di masa mendatang. Proses ini penting terutama di bidang risiko potensial seperti keamanan data, di mana jendela antara kerentanan yang diketahui dan insiden serius bisa sempit.

• Meningkatkan tata kelola AI: Mengelola kepatuhan AI secara proaktif dapat membantu organisasi menghindari risiko hukum, reputasi, dan keuangan yang terkait dengan penggunaan AI.

Untuk membangun program kepatuhan operasional yang efektif, organisasi membutuhkan kerangka kerja dan strategi kepatuhan yang jelas dengan tujuan dan inisiatif yang ditetapkan.

Mulailah dengan memetakan peraturan, standar industri, dan kebijakan internal yang harus dipenuhi organisasi Anda.

Penilaian risiko kepatuhan mengidentifikasi di mana eksposur terbesar berada dan memandu alokasi sumber daya. Bagi banyak organisasi, ini mencakup kerangka kerja seperti NIST Cybersecurity Framework (NIST CSF), yang memberikan pedoman yang diadopsi secara luas untuk mengelola keamanan siber dan risiko kepatuhan.

Tetapkan tanggung jawab yang jelas untuk kepatuhan operasional di seluruh bisnis.

Sistem manajemen kepatuhan (CMS) menyediakan kerangka kerja untuk melacak kewajiban, mengelola risiko dan mempertahankan akuntabilitas di setiap tingkat organisasi. Sistem ini mencakup kebijakan, prosedur, kontrol, dan perangkat lunak lain yang dibutuhkan organisasi untuk mengelola program kepatuhan mereka secara efektif.

Terjemahkan persyaratan kepatuhan ke dalam prosedur yang dapat diikuti dan dipatuhi semua tim setiap hari.

Solusi ini menetapkan standar untuk kepatuhan dan perilaku yang sah. Selain itu, alur kerja standar mengurangi ketidakkonsistenan dan membuatnya lebih mudah untuk menunjukkan kepatuhan selama audit kepatuhan.

Masa proses manual dan penggunaan spreadsheet sudah berlalu. Perusahaan sekarang dapat menerapkan alat yang memberikan visibilitas berkelanjutan ke dalam status kepatuhan.

Otomatisasi merampingkan pemantauan dan pelaporan rutin. Fungsi ini membebaskan tim kepatuhan untuk fokus pada manajemen risiko daripada pengumpulan data manual. Banyak organisasi juga menggabungkan alat analitik AI untuk mengidentifikasi pola dalam data kepatuhan dan menemukan potensi masalah sejak dini.

Perangkat lunak kepatuhan dari penyedia seperti IBM®, SAP dan Microsoft sering menjadi bagian dari program GRC yang lebih luas. Ini juga mencakup dasbor dan alat pelaporan yang memberi tim kepatuhan pandangan real-time tentang kewajiban mereka.

Bangun program pelatihan yang mencerminkan persyaratan saat ini dan perbarui seiring perkembangan peraturan.

Pelatihan yang efektif menciptakan budaya kepatuhan yang kuat yang menjangkau karyawan di seluruh fungsi, tidak hanya mereka yang memiliki tanggung jawab kepatuhan formal. Pendekatan kolaboratif terhadap kepatuhan juga memecah silo antar departemen dan mengarah pada hasil yang lebih kuat dan lebih konsisten di seluruh bisnis.

Peraturan berubah dan risiko baru muncul. Audit internal rutin, bersama dengan ulasan kebijakan kepatuhan, program pemantauan dan pelatihan, mendukung kepatuhan berkelanjutan dan menjaga program tetap terkini dan efektif.

Proses yang berkelanjutan ini juga memungkinkan peningkatan dan inovasi berkelanjutan.