Apa itu otomatisasi e-commerce?

Otomatisasi sering diterapkan pada proses bisnis e-commerce biasa seperti manajemen inventaris, pemenuhan pesanan, pelacakan pesanan, kampanye pemasaran, dan fungsi dukungan pelanggan. Misalnya, platform otomatisasi dapat melacak tingkat inventaris secara real-time, memperingatkan tim ketika stok hampir habis, atau memesan ulang produk baru sesuai kebutuhan. Sistem ini juga dapat mengirimkan pesan email otomatis kepada pelanggan berdasarkan kebiasaan belanja atau riwayat pembelian mereka, atau mengingatkan mereka tentang barang yang tertinggal di keranjang yang diabaikan.

Alat otomatisasi ini membantu bisnis tetap responsif dan relevan tanpa memerlukan upaya manual terus-menerus. Pada gilirannya, otomatisasi memungkinkan teknologi untuk menangani pekerjaan berulang sehingga manusia dibebaskan dari tugas-tugas manual untuk berfokus pada kebutuhan bisnis yang lebih kreatif, strategis, atau berarti.

Alih-alih hanya mengelola tugas terpisah, pendekatan otomatisasi yang sukses bertujuan untuk mengatur alur kerja dan proses bisnis yang saling berhubungan dan kompleks sehingga berbagai bagian bisnis bekerja bersama dengan lancar. Platform seperti Shopify dan BigCommerce menawarkan kemampuan otomatisasi, sementara solusi otomatisasi lanjutan seperti IBM watsonx melangkah lebih jauh dengan menanamkan pengambilan keputusan berbasis AI dan tata kelola ke dalam proses. Ini memastikan bahwa otomatisasi dapat mengotomatiskan tugas dan selaras dengan tujuan bisnis yang lebih luas.

Seiring meningkatnya harapan pelanggan, toko online harus memberikan respons yang lebih cepat, pengalaman yang dipersonalisasi, dan pemenuhan pesanan yang efisien untuk mengikuti persaingan. Alat otomatisasi e-commerce membantu bisnis dengan memberikan:

Tugas manual rentan terhadap kesalahan. Otomatisasi meminimalkan kesalahan manusia untuk memungkinkan eksekusi alur kerja yang konsisten dan andal.

Mengotomatiskan tugas yang memakan waktu seperti pemrosesan pesanan, entri data, dan manajemen inventaris membebaskan sumber daya untuk inisiatif strategis.

Pemberitahuan otomatis, kampanye pemasaran email yang dipersonalisasi, dan rekomendasi produk berbasis AI meningkatkan kepuasan pelanggan dan loyalitas pelanggan.

Perangkat lunak otomatisasi e-commerce dapat menganalisis data pelanggan dan menanggapi perubahan tingkat inventaris, harga, dan perilaku pelanggan secara real-time.

Dengan solusi yang dapat diskalakan, otomatisasi membantu bisnis online menangani pertumbuhan tanpa meningkatkan biaya atau personel secara proporsional.

Menentukan tugas mana yang akan diotomatiskan membutuhkan evaluasi yang cermat terhadap operasi, titik masalah, dan tujuan bisnis. Tidak semua tugas cocok untuk otomatisasi, sehingga bisnis harus berfokus pada area di mana otomatisasi dapat memberikan nilai paling besar. Tugas yang sesuai dengan otomatisasi meliputi:

Tugas yang sering dilakukan dan mengikuti pola yang dapat diprediksi adalah kandidat utama untuk otomatisasi. Semua tugas ini sering kali merupakan tugas manual bernilai rendah yang menghabiskan banyak waktu dan sumber daya, tetapi tidak menggunakan kreativitas manusia atau penilaian khusus.

Proses yang rentan terhadap kesalahan dari penanganan manual dapat memperoleh manfaat dari otomatisasi. Kesalahan dalam tugas seperti entri data, pelacakan inventaris, atau pemrosesan pesanan dapat menyebabkan masalah yang merugikan, seperti kehabisan stok atau ketidaksesuaian keuangan. Alat otomatisasi dapat menangani semua tugas ini dengan akurasi yang lebih tinggi, mengurangi masalah, dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.

Bisnis harus menganalisis alur kerja mereka untuk menemukan area yang diganggu oleh penundaan atau inefisiensi. Misalnya, jika kampanye pemasaran tertunda karena penjadwalan pesan manual, otomatisasi pemasaran email dapat membantu merampingkan proses ini untuk produktivitas yang lebih besar dan operasi yang lebih lancar.

Seiring pertumbuhan bisnis, tugas-tugas tertentu—seperti merespons komunikasi pelanggan atau memproses pesanan dalam jumlah besar—mungkin menjadi terlalu memakan waktu untuk dikelola secara manual. Seiring meningkatnya permintaan, semua tugas ini dapat membanjiri tim. Otomatisasi memungkinkan bisnis untuk menskalakan lebih mudah dan menangani pertumbuhan tanpa merusak kualitas atau efisiensi.

Tugas yang berhubungan dengan pelanggan, seperti mengirimkan pembaruan pesanan atau pengingat lainnya, membutuhkan eksekusi yang konsisten dan tepat waktu, yang dapat dilakukan oleh otomatisasi. Mengotomatiskan interaksi pelanggan menghemat waktu dan juga dapat meningkatkan pengalaman pelanggan dengan layanan yang lebih cepat dan lebih personal.

Tugas yang memerlukan koordinasi antara sistem atau platform yang berbeda sering kali rumit dan memakan waktu jika ditangani secara manual. Misalnya, menyinkronkan tingkat inventaris antara platform e-commerce dan sistem manajemen gudang atau mengintegrasikan data pelanggan dari berbagai sumber dapat disederhanakan melalui otomatisasi. Alat otomatisasi seperti Zapier atau API khusus dapat menghubungkan sistem ini untuk aliran data yang mulus.

Saat menyiapkan otomatisasi, bisnis dapat menentukan titik masalah utama dengan melibatkan karyawan dalam prosesnya. Mereka yang baru mengenal otomatisasi mungkin menemukan bahwa memulai dengan tugas berisiko rendah adalah cara yang baik untuk menguji situasi.

Sebagai contoh, mengotomatiskan tindak lanjut melalui email atau penjadwalan posting media sosial relatif mudah dan memiliki risiko minimal jika terjadi kesalahan. Setelah upaya awal ini terbukti berhasil, bisnis dapat memperluas otomatisasi ke tugas yang lebih kompleks atau penting. Dari sana, menyelaraskan otomatisasi dengan tujuan strategis dapat membantu mendorong hasil yang berarti.

Berikut adalah beberapa cara paling umum dan berguna bagaimana otomatisasi dapat diterapkan pada operasi e-commerce:

Pelanggan mengharapkan dukungan yang cepat dan andal, dan otomatisasi seperti chatbot didukung AI dan asisten virtual dapat memenuhi tuntutan ini. Semua alat ini menangani pertanyaan rutin, seperti melacak pesanan, menjawab FAQ, atau mengeluarkan pengembalian uang, sekaligus mengurangi beban kerja pada tim layanan pelanggan.

Chatbot yang terintegrasi dengan sistem CRM memberikan dukungan yang dipersonalisasi dan menyelesaikan masalah umum tanpa campur tangan manusia. Integrasi ini memastikan waktu respons yang lebih cepat dan peningkatan kepuasan pelanggan. Misalnya, YappyBuy GmbH berkolaborasi dengan IBM untuk membangun asisten didukung AI yang mendukung pelanggan selama proses belanja. Asisten menjawab pertanyaan umum, memandu keputusan pembelian, dan mengotomatiskan interaksi rutin, sehingga mengurangi beban tim dukungan manusia dalam menjaga hubungan dengan pelanggan.

Mengelola inventaris secara manual dapat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan, terutama untuk bisnis dengan katalog produk yang besar. Alat bantu otomatisasi memantau tingkat inventaris secara real-time, memberikan peringatan kepada bisnis ketika stok hampir habis dan bahkan membuat pesanan pembelian untuk pemasok. Otomatisasi ini memastikan rantai pasokan yang lancar, menghindari kehabisan stok, dan mengoptimalkan biaya persediaan.

Alat otomatisasi melacak tingkat inventaris dan menyusun ulang stok secara otomatis ketika ambang batas tercapai. Mereka juga dapat menyesuaikan ketersediaan produk berdasarkan perkiraan permintaan, sehingga membantu bisnis menghindari kelebihan atau kekurangan stok. Misalnya, Frito-Lay (PepsiCo) berkolaborasi dengan IBM untuk menciptakan “Snacks to You,” solusi e-commerce untuk pengecer kecil. Sistem ini menggunakan otomatisasi untuk mengelola berbagai macam produk dan inventaris, menawarkan ketersediaan produk secara real-time dan rekomendasi cerdas untuk mengoptimalkan stok.

Otomatisasi menyederhanakan pengelolaan program loyalitas dengan melacak pembelian pelanggan, memberikan poin, dan memberi tahu pelanggan baru tentang peluang hadiah. Bisnis juga dapat mengirim penawaran yang dipersonalisasi kepada anggota program loyalitas, mendorong pembelian berulang.

Sistem otomatis melacak aktivitas pelanggan dan memberikan hadiah atau rekomendasi produk yang disesuaikan berdasarkan riwayat pembelian. Mereka dapat mengirimkan pemberitahuan kepada pelanggan ketika mereka mendapatkan poin atau memenuhi syarat untuk pencapaian khusus, sehingga membantu meningkatkan tingkat konversi dan retensi pelanggan.

Otomatisasi pemasaran e-commerce adalah cara kunci untuk menambahkan teknologi dengan cara yang berdampak. Alat seperti Mailchimp atau HubSpot memungkinkan bisnis mengirim dan mengotomatiskan kampanye email berdasarkan perilaku pelanggan dan data seperti riwayat pembelian atau keranjang yang diabaikan. Mengotomatiskan upaya pemasaran juga menyederhanakan segmentasi pelanggan, mengelompokkan pembeli berdasarkan demografi atau kebiasaan membeli untuk menciptakan strategi pemasaran yang lebih relevan dan efektif.

Keranjang yang ditinggalkan adalah tantangan umum bagi bisnis e-commerce. Alur kerja otomatis dapat mengirim email atau pengingat SMS yang dipersonalisasi kepada pelanggan yang meninggalkan barang di keranjang mereka, mendorong mereka untuk menyelesaikan pembelian. Misalnya, bisnis dapat menawarkan insentif seperti diskon atau pengiriman gratis untuk mendorong konversi.

Manajemen pesanan melibatkan beberapa langkah, mulai dari memverifikasi pembayaran hingga menghasilkan label pengiriman. Toko e-commerce menggunakan otomatisasi untuk merampingkan alur kerja ini sehingga pesanan diproses dengan cepat dan akurat. Alat otomatisasi pesanan juga memberikan pembaruan secara real-time kepada pelanggan tentang status pesanan mereka, sehingga meningkatkan pengalaman berbelanja.

Alur kerja otomatis menangani tugas seperti memperbarui status pesanan, mencetak label pengiriman, dan memberi tahu pelanggan tentang kemajuan pengiriman. Otomatisasi ini mengurangi upaya manual dan meminimalkan kesalahan. Misalnya, peritel global terkemuka menerapkan analitik real-time untuk memantau alur checkout mobile. Ketika sistem mendeteksi kesalahan pembayaran PayPal, sistem akan menandai dan menyelesaikan masalah dalam hitungan menit, sehingga mencegah hilangnya penjualan sebesar USD 3 juta.

Otomatisasi memungkinkan bisnis menyesuaikan harga produk dan promosi secara real-time berdasarkan berbagai faktor seperti permintaan, harga pesaing, dan tingkat inventaris, memastikan bisnis tetap kompetitif sekaligus memaksimalkan peluang pendapatan.

Sistem otomatis menganalisis tren pasar dan menyesuaikan harga atau promosi secara dinamis, sehingga bisnis dapat merespons perubahan permintaan atau tindakan pesaing dengan cepat. Bisnis e-commerce dapat menggunakan fitur ini untuk mengoptimalkan kampanye promosi, memastikan harga yang kompetitif seraya mendorong penjualan selama musim puncak belanja.

1. Menilai kebutuhan bisnis: Langkah pertama adalah mengevaluasi kebutuhan unik bisnis dan mengidentifikasi area di mana otomatisasi dapat memberikan nilai yang paling besar. Evaluasi ini melibatkan analisis tugas dan proses berulang dan mempertimbangkan masalah yang penting.
2. Pilih alat yang tepat: Bisnis harus mencari platform dan perangkat lunak yang sesuai dengan tujuan spesifik mereka dan terintegrasi dengan sistem yang ada dengan lancar. Opsi populer termasuk Shopify untuk manajemen e-commerce, HubSpot untuk otomatisasi pemasaran dan Zapier untuk menghubungkan berbagai aplikasi dan membuat alur kerja. Penting untuk mengevaluasi fitur, skalabilitas, dan kemudahan penggunaan, serta apakah mereka menawarkan fleksibilitas untuk beradaptasi dengan kebutuhan masa depan.
3. Buat alur kerja otomatis: Setelah alat tersedia, bisnis dapat mulai membuat alur kerja otomatis yang disesuaikan dengan operasi mereka. Banyak platform otomatisasi menawarkan templat yang dibangun sebelumnya untuk tugas-tugas umum; untuk kebutuhan yang lebih kompleks, bisnis dapat merancang alur kerja dari awal, memetakan langkah-langkah dan pemicu yang mendorong otomatisasi.
4. Uji dan optimalkan: Otomatisasi bukanlah solusi “atur dan lupakan”, pemantauan dan pengoptimalan berkelanjutan sangat penting bagi hasil. Bisnis harus secara teratur melakukan tinjauan kinerja proses otomatis dengan menggunakan analitik untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
5. Integrasikan otomatisasi ke dalam operasi: Mengaktifkan otomatisasi membutuhkan pelatihan karyawan tentang cara menggunakan alat secara efektif. Tim harus memahami cara memecahkan masalah dan mengubah rutinitas harian mereka dengan sesuai.
6. Skala: Seiring perkembangan bisnis, otomatisasi harus berkembang untuk memenuhi tuntutan baru. Ini berarti menambahkan alur kerja dan alat baru, atau mengintegrasikan sistem lain untuk mendukung peningkatan kompleksitas.