Apa itu optimalisasi inventaris?

Menyimpan persediaan yang cukup dapat membantu bisnis menghindari kehabisan stok, tetapi menyimpan terlalu banyak persediaan dalam satu waktu dapat menyebabkan biaya tambahan. Optimalisasi inventaris yang efektif membutuhkan pemahaman pola permintaan pelanggan, dinamika rantai pasokan, dan faktor lain yang memengaruhi tingkat inventaris.

Teknologi canggih, data, dan praktik yang efisien dapat merampingkan proses manajemen inventaris. Ini dapat meningkatkan ketahanan rantai pasokan dan membantu perusahaan mendapatkan keunggulan kompetitif.

Manajemen inventaris adalah istilah yang lebih luas. Ini mengacu pada proses pemesanan, penyimpanan, dan penggunaan inventaris perusahaan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua bahan mentah, komponen, dan produk jadi dilacak dan diperhitungkan untuk membatasi kerugian, kekurangan, dan pemborosan.

Optimalisasi inventaris adalah komponen manajemen inventaris. Jika manajemen inventaris adalah tentang pelacakan dan pengendalian inventaris, optimalisasi inventaris adalah tentang keputusan strategis yang meningkatkan efisiensi dan profitabilitas. Ini berfokus pada memiliki jumlah stok yang tepat berdasarkan pertimbangan biaya yang dikeluarkan untuk membawa terlalu banyak persediaan dibandingkan potensi kehilangan penjualan yang dapat diakibatkan oleh terlalu sedikit persediaan.

Keduanya diperlukan untuk manajemen rantai pasokan yang efektif.

Menyimpan stok terlalu banyak atau terlalu sedikit dapat mengganggu aktivitas bisnis dan profitabilitas. Optimalisasi inventaris adalah cara mengatasi tantangan manajemen inventaris umum.

Tantangan untuk manajemen inventaris meliputi:

• Volatilitas permintaan
• Gangguan rantai pasokan
• Kompleksitas rantai pasokan
• Kompleksitas produk
• Musiman
• Mengubah model bisnis
• Mengubah permintaan pelanggan

Fluktuasi permintaan pelanggan membuat perkiraan menjadi sulit. Tanpa persediaan yang cukup, bisnis dapat kehilangan penjualan atau berakhir dengan pelanggan yang tidak puas. Dengan terlalu banyak persediaan, bisnis menghadapi biaya penyimpanan yang tinggi. Produk mungkin menjadi usang atau tidak dapat digunakan—risiko besar untuk barang yang mudah rusak.

Terkadang pemasok tidak dapat mengirimkan barang karena keadaan yang tidak terduga seperti bencana alam, pemogokan buruh, atau peristiwa global lainnya. Jika tidak ada rencana darurat, gangguan dapat menyebabkan kehabisan stok dan mencegah bisnis memenuhi pesanan.

Rantai pasokan dapat melibatkan banyak pemasok, fasilitas produksi, gudang, dan pusat distribusi. Elemen-elemennya mungkin tersebar di lokasi geografis yang berbeda. Jaringan ini dikenal sebagai rantai pasokan multi-eselon. Keputusan yang dibuat di satu eselon dapat secara signifikan mempengaruhi orang lain. Makin kompleks rantai pasokan, makin banyak tantangan yang dihadapi bisnis dalam memprediksi waktu tunggu, biaya, dan keandalan.

Jika bisnis menawarkan berbagai macam produk dengan varian yang berbeda, kebutuhan inventaris menjadi lebih menantang. Setiap varian produk mungkin memiliki waktu tunggu, pemasok, dan pola permintaan yang berbeda, yang mempersulikan manajemen inventaris dan perkiraan.

Permintaan untuk suatu produk dapat naik atau turun pada waktu yang berbeda dalam setahun, tergantung pada hari libur, cuaca, atau acara khusus. Tanpa perencanaan yang matang, bisnis bisa kurang siap—atau mengakhiri musim dengan kelebihan beban dengan inventaris yang tidak terjual.

Perubahan model bisnis, yang didorong oleh faktor-faktor seperti pertumbuhan e-commerce dan penjualan langsung ke konsumen, membuat manajemen inventaris menjadi lebih kompleks. Misalnya, retail omnichannel mengharuskan bisnis untuk menyeimbangkan stok di berbagai saluran penjualan dan lokasi pemenuhan.

Pelanggan mencari produk yang dipersonalisasi, variasi yang lebih banyak, dan pengiriman yang cepat dan tepat waktu. Ini berarti bisnis membutuhkan pendekatan baru untuk perkiraan, manajemen stok, dan jaringan distribusi.

Optimalisasi inventaris dapat mengurangi kelebihan stok dan membantu menghindari kehabisan stok. Hal ini juga dapat meningkatkan arus kas dan meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan.

Secara keseluruhan, manfaat optimalisasi inventaris meliputi:

• Mengurangi biaya penyimpanan
• Mengurangi kemungkinan stok habis
• Efisiensi Operasional
• Meningkatkan arus kas dan profitabilitas
• Meningkatkan ketahanan rantai pasokan
• Kepuasan pelanggan
• Pengambilan keputusan yang tepat
• Keberlanjutan yang lebih besar

Melakukan forecasting permintaan secara akurat dan mempertahankan tingkat stok yang optimal akan membatasi biaya yang terkait dengan kelebihan persediaan. Biaya tersebut termasuk penyimpanan, asuransi, dan potensi kerugian jika produk berisiko usang.

Optimalisasi inventaris membuat lebih banyak produk yang tersedia saat pelanggan menginginkannya.

Optimalisasi inventaris membantu merampingkan proses rantai pasokan, yang pada gilirannya mengurangi biaya tenaga kerja dan penanganan. Hal ini dapat meminimalkan risiko pesanan yang terburu-buru atau biaya pengiriman yang dipercepat yang mungkin timbul dari perencanaan inventaris yang buruk.

Tingkat inventaris yang dioptimalkan akan membebaskan modal kerja yang dapat diinvestasikan di area bisnis lainnya. Dengan menyeimbangkan biaya inventaris dengan tingkat layanan, bisnis dapat memaksimalkan keuntungan mereka.

Optimalisasi inventaris mengurangi kerentanan bisnis saat dihadapkan pada gangguan rantai pasokan. Dengan memastikan adanya stok penyangga untuk memenuhi permintaan selama kejadian yang tidak terduga, bisnis dapat terus memenuhi pesanannya di saat-saat yang sulit.

Dengan lebih jarang kehabisan stok dan penundaan, pelanggan lebih mungkin mendapatkan produk yang mereka inginkan saat mereka menginginkannya.

Optimalisasi inventaris berbasis data memberikan insight yang memungkinkan bisnis untuk melihat produk, pelanggan, dan operasi mereka dengan cara yang lebih lengkap.

Optimalisasi inventaris dapat meningkatkan upaya keberlanjutan dan dapat mengurangi jejak lingkungan bisnis. Ini mengurangi limbah dengan membantu bisnis menghindari produksi berlebih dan pengiriman yang dipercepat. Hal ini juga dapat membatasi ruang yang diperlukan untuk penyimpanan, sehingga penggunaan energi menjadi lebih rendah.

Solusi pengoptimalan inventaris menggunakan data, analitik, dan algoritme canggih untuk menentukan tingkat inventaris yang optimal untuk setiap unit penyimpanan stok (SKU) di seluruh rantai pasokan.

Hal ini bergantung pada perkiraan yang akurat, atau memprediksi jumlah barang yang akan dibeli pelanggan di masa depan. Prediksi ini didasarkan pada data historis, tren pasar, musim dan faktor lainnya.

Bisnis kemudian menentukan jumlah persediaan optimal untuk disimpan berdasarkan:

• Waktu tunggu, atau waktu yang diperlukan untuk mendapatkan barang dari pemasok atau produsen Anda
  
  
• Waktu pemrosesan masuk, atau jumlah waktu yang diperlukan untuk memproses barang setelah tiba di fasilitas Anda
  
  
• Waktu pemrosesan keluar, yang memperhitungkan waktu dan upaya yang diperlukan untuk menyiapkan barang agar siap dikirim ke pelanggan akhir
  
  
• Biaya penyimpanan barang yang tidak terjual

Untuk memastikan pengisian ulang inventaris, bisnis menentukan titik pemesanan ulang, atau waktu tertentu di mana stok baru harus dipesan untuk mencegah kehabisan. Mereka juga dapat mempertimbangkan stok pengaman, yang merupakan persediaan ekstra yang disimpan sebagai penyangga untuk memperhitungkan variabilitas pasokan atau permintaan. Dan rencana inventaris harus ditinjau dan diperbarui secara berkala berdasarkan data real-time dan perubahan kondisi pasar.

Beberapa teknik dan strategi optimalisasi inventaris digunakan untuk manajemen inventaris dan optimalisasi inventaris:

• Analisis ABC
• Kuantitas pesanan ekonomi (EOQ)
• Inventaris Just-in-time (JIT)
• Optimalisasi inventaris multi-eselon (MEIO)
• Inventaris yang dikelola vendor (VMI)

Analisis ABC adalah metode untuk mengkategorikan item inventaris berdasarkan nilai dan kepentingannya.

Item A adalah barang prioritas tinggi yang perlu diawasi dengan cermat karena nilainya yang tinggi atau perputaran yang cepat. Item B memiliki nilai dan tingkat perputaran sedang. Item C adalah barang bernilai rendah dengan tingkat perputaran yang lambat.

Contoh penggunaan: Pendekatan optimalisasi inventaris ini berguna untuk bisnis dengan inventaris besar karena membantu mereka memfokuskan sumber daya pada item A yang menghasilkan keuntungan.

EOQ adalah model yang digunakan untuk meminimalkan total biaya inventaris. Memesan barang dalam jumlah kecil terlalu sering, atau memesan terlalu banyak barang dan harus menyimpannya, dapat menyebabkan biaya tinggi. Dengan menghitung EOQ, bisnis dapat mengidentifikasi jumlah item yang paling hemat biaya untuk dipesan.

Contoh penggunaan: EOQ paling berguna ketika bisnis memiliki permintaan yang dapat diprediksi dan waktu tunggu yang konstan.

Proses optimalisasi ini bertujuan untuk menjaga persediaan dalam proses dan biaya penyimpanan serendah mungkin. Bahan dipesan dan diterima hanya ketika dibutuhkan dalam proses produksi. Pendekatan ini berarti bisnis memiliki lebih sedikit barang untuk disimpan dan, seringkali, lebih sedikit limbah. Tetapi juga membutuhkan perkiraan yang akurat dan pemasok yang andal.

Contoh penggunaan: JIT berguna untuk bisnis dengan ruang penyimpanan terbatas atau mereka yang berurusan dengan barang yang mudah rusak.

Seperti yang telah disebutkan, rantai pasokan multi eselon dapat melibatkan banyak entitas yang tersebar di banyak lokasi. Sementara beberapa metode optimalisasi inventaris menangani setiap lokasi secara terpisah, MEIO mempertimbangkan hubungan antara eselon yang berbeda. Praktik MEIO dapat digunakan untuk mendapatkan pandangan holistik tentang rantai pasokan.

Contoh penggunaan: MEIO sangat berguna bagi bisnis dengan rantai pasokan yang kompleks dan bertingkat, di mana keputusan inventaris pada satu tahap memengaruhi tahap lainnya.

Dengan VMI, pemasok memiliki akses ke data inventaris distributor dan bertanggung jawab untuk menjaga tingkat inventaris yang dibutuhkan oleh pelanggan. Pemasok memutuskan kapan harus mengisi ulang dan berapa banyak yang akan dikirim, berdasarkan parameter yang disepakati. Pendekatan ini dapat menghasilkan keputusan inventaris yang lebih akurat karena pemasok sering kali memiliki kemampuan forecasting yang lebih baik dan pandangan yang lebih luas tentang permintaan pasar.

Contoh penggunaan: VMI efektif untuk bisnis yang ingin mengurangi biaya manajemen inventaris dan meningkatkan hubungan dengan pemasok.

Manajemen inventaris modern bergantung pada teknologi, perangkat lunak, dan alat inovatif, termasuk:

• Sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP)
• Perangkat lunak manajemen inventaris
• Kecerdasan Buatan (AI)
• Internet of Things (IoT)
• Komputasi cloud

Sistem ERP menghubungkan banyak proses bisnis ke dalam satu sistem lengkap untuk mengefisienkan aktivitas di seluruh organisasi. Terkait pengoptimalan inventaris, sistem ERP dapat memberikan visibilitas waktu nyata ke tingkat inventaris, penjualan, pesanan, dan pengiriman. Sistem ini dapat mengotomatiskan tugas rutin seperti pesanan pembelian, menghemat waktu, dan mengurangi kesalahan manusia.

Perangkat lunak manajemen inventaris, yang sering kali disertakan dalam sistem ERP, dirancang khusus untuk melacak dan mengelola tingkat inventaris, pesanan, penjualan, dan pengiriman. Ini dapat memberikan laporan terperinci tentang perputaran inventaris, kinerja produk, dan metrik lainnya. Sistem manajemen inventaris ini membantu bisnis mengidentifikasi tren, melakukan forecasting permintaan, menetapkan harga, dan mengoptimalkan tingkat stok.

Kecerdasan buatan (AI) dan machine learning (ML) dapat digunakan untuk menemukan pola kompleks dalam kumpulan data besar. Proses ini dapat menggabungkan data penjualan historis, tren pasar, pola cuaca, dan data ekonomi untuk memberikan insight yang lebih akurat. Hal ini memungkinkan bisnis untuk mengantisipasi perubahan permintaan dan menyesuaikan tingkat inventaris mereka.

Dalam optimalisasi inventaris, perangkat IoT seperti tag identifikasi frekuensi radio (RFID) atau rak pintar dapat membantu melacak tingkat inventaris secara real-time. Hal ini dapat memberikan peringatan dini kepada manajer dan perencana akan potensi kehabisan stok atau masalah kelebihan stok. Ini juga memberikan transparansi rantai pasokan dan efisiensi yang lebih besar.

Platform cloud menawarkan alat optimalisasi inventaris yang dapat diskalakan dan diakses. Mereka dapat meningkatkan kolaborasi real time dan berbagi data di seluruh organisasi dan rantai pasokannya. Terkadang harganya lebih terjangkau daripada peralatan on premises, karena menghilangkan kebutuhan investasi awal yang besar untuk perangkat keras dan perangkat lunak.

Untuk mengukur efektivitas upaya optimalisasi inventaris, bisnis biasanya melacak metrik berikut: 

• Rasio perputaran persediaan, atau seberapa cepat persediaan dijual dan diganti selama periode tertentu

• Hari persediaan di tangan, atau jumlah hari rata-rata yang dibutuhkan untuk menjual habis persediaan

• Biaya penyimpanan persediaan, atau total biaya penyimpanan stok, termasuk biaya penyimpanan, asuransi, dan biaya peluang

• Tingkat kehabisan stok, atau frekuensi kehabisan stok sebagai persentase dari total pesanan

• Tingkat pemenuhan, atau persentase pesanan pelanggan yang dipenuhi dari inventaris yang tersedia

• Akurasi perkiraan, yang membandingkan perkiraan permintaan dengan penjualan aktual

Pandemi COVID 19, ketegangan geopolitik, dan peristiwa global lainnya menyoroti pentingnya perencanaan rantai pasokan berdasarkan data. Optimalisasi inventaris membantu membangun ketahanan dengan:

• Memungkinkan respons yang lebih cepat terhadap gangguan
  
  
• Menyeimbangkan risiko dan efisiensi dalam manajemen inventaris
  
  
• Meningkatkan visibilitas di seluruh rantai pasokan
  
  
• Mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik selama kejadian yang tidak terduga

Dengan perangkat lunak, strategi, dan alat optimalisasi inventaris, bisnis dapat membatasi dampak gangguan rantai pasokan terhadap laba mereka dengan lebih baik.