Automatización financiera

La automatización financiera es el uso de la tecnología para agilizar muchas tareas financieras y producir miembros del equipo financiero más eficientes.

Los departamentos financieros están bajo presión para entregar valor de manera eficiente. El uso de tecnologías de automatización libera a los equipos financieros para que puedan centrarse en decisiones empresariales más importantes.

La automatización con inteligencia artificial (IA) crea flujos de trabajo aún más potentes que mejoran la toma de decisiones en torno a los procesos financieros. Ahorra tiempo extra a los equipos de finanzas y les permite tomar decisiones más inteligentes y satisfacer sus necesidades empresariales.

Los CFO y otros líderes financieros deben trabajar directamente con el resto del equipo directivo y de TI en sus iniciativas generales de transformación digital. El objetivo es desarrollar la estrategia adecuada para sus necesidades de automatización, incorporando software de automatización financiera para lograr sus objetivos. Implementar la automatización financiera les ayuda a gestionar los recursos y evitar el trabajo manual innecesario.

Por ejemplo, los equipos de tarificadores transaccionales de IBM en todo el mundo procesan unas 100 000 ofertas de suscripción, renovación o actualización al año, interactuando con cada suscriptor cuatro veces de media. La automatización de varios componentes de las decisiones de tarificación, como la recopilación de datos, los cálculos y la entrada de datos, eliminó 35 000 horas humanas al año. Y lo que es más importante, este proyecto redujo el tiempo medio del ciclo de licitación en un 75 %.

En realidad, hay muchas tareas repetitivas que las máquinas pueden realizar sin necesidad de intervención humana. Cada organización es diferente, por lo que se requiere una estrategia de automatización para decidir qué procesos manuales requieren humanos y cuáles pueden ser gestionados por soluciones de automatización.

La automatización crea desafíos y oportunidades para las empresas de servicios financieros, como bancos y asesores de inversiones, y los equipos financieros internos de las corporaciones.

Para las firmas de servicios financieros, puede revolucionar la forma en que prestan los servicios, como el asesoramiento sobre operaciones e inversiones. También puede mejorar sus servicios de atención al cliente y sus operaciones administrativas.

Para los departamentos financieros de las empresas, la automatización agiliza la forma en que incorporan empleados, recopilan información relevante sobre beneficios y nóminas, y envían y procesan facturas.

• Automatización de procesos de negocio
• Automatización de procesos robóticos
• Automatización inteligente

La automatización de procesos empresariales (BPA) automatiza los procesos empresariales repetitivos mediante el uso de software. Se puede utilizar en operaciones financieras para agilizar los sistemas que los empleados actualmente deben hacer manualmente. Es un proceso contable especialmente potente. Por ejemplo, los equipos de cuentas por pagar y cuentas por cobrar se benefician de la automatización. Las iniciativas de BPA incluyen la gestión de nóminas y pagos a proveedores y otros sistemas financieros, la previsión de los próximos ciclos de ventas y otros procesos en todo el sistema.

TD Ameritrade trabajó con IBM para utilizar la BPA al permitir la transferencia de fondos desde una cuenta externa a sus cuentas de TD Ameritrade. Al utilizar componentes del paquete IBM Cloud Pak for Business Automation, TD Ameritrade pasó de procesos manuales propensos a errores a flujos de trabajo automatizados basados en "decisiones basadas en reglas generadas por el sistema, junto con validación automática de campo".

También abordaron la incorporación de nuevos clientes mediante la eliminación de pasos manuales y la incorporación de tareas automatizadas de enrutamiento y escalado, reduciendo el tiempo necesario para abrir una nueva cuenta en un 70 %.

La automatización de procesos robóticos (RPA) es similar a la BPA. Mientras que la BPA se ocupa de los sistemas en general, la RPA utiliza bots para automatizar tareas específicas que consumen mucho tiempo. Elimina la necesidad de que los empleados trabajen en tareas que no suponen un buen uso de su tiempo.

La automatización de estas tareas no solo aumenta la eficiencia, sino que también puede ayudar a minimizar los errores humanos. El departamento financiero, en concreto, tiene muchas tareas individuales que se pueden mejorar a través de RPA. Por ejemplo, la RPA puede agilizar y automatizar el procesamiento del envío de facturas u órdenes de compra, el procesamiento de las reclamaciones de gastos de los empleados, la generación de declaraciones de ingresos, el procesamiento de los pedidos de los clientes, etc.

La icónica empresa de sándwiches de Pittsburgh,Primanti Brothers, trabajó con IBM para utilizar RPA para construir un bot que automatizara sus informes diarios de ventas y mano de obra. El bot finalmente ahorró a la empresa 2000 horas al año y 84 000 dólares al año.

En otro ejemplo, la aseguradora Aon Italia requirió procesos manuales para recopilar información para evaluar adecuadamente el perfil de riesgo de un cliente potencial. La aseguradora podría tardar hasta tres días en procesar una solicitud de cotización. Aon Italia implementó el flujo de trabajo, la gestión de decisiones y la integración de aplicaciones de IBM Cloud Pak for Business Automation para impulsar un mayor ahorro de costes y tiempos de comercialización más rápidos en sus cotizaciones a clientes.

La automatización inteligente (IA) combina la inteligencia artificial, el machine learning, la BPA y la RPA para agilizar y mejorar la toma de decisiones. La IA puede potenciar la automatización al incorporar datos externos para agregarlos a los datos de la organización y tomar decisiones más inteligentes sobre presupuestos y oportunidades futuras.

Para las compañías de seguros, la IA puede eliminar la necesidad de manejar los cálculos de tarifas manualmente. También puede automatizar el papeleo detrás de reclamaciones y tasaciones. Del mismo modo, puede comprobar en cada paso que se cumple la normativa de seguros, manteniendo la empresa en cumplimiento.

Hay varios procesos financieros que la automatización puede mejorar.

• Contabilidad
• Elaboración de presupuestos
• Servicio al cliente
• Ciberseguridad y prevención del fraude
• Gestión de datos
• Incorporación de beneficios para empleados
• Planificación de recursos empresariales
• Gestión de gastos
• Planificación financiera
• Estrategias de inversión
• Aprovisionamiento

Las organizaciones que utilizan herramientas de automatización financiera pueden realizar tareas como las conciliaciones de cuentas y la creación de asientos contables de forma más precisa y eficiente. De esta manera, una organización tiene un libro lo más cercano posible al tiempo real para cualquier pregunta de los contables fiscales o ejecutivos.

La tecnología de automatización puede realizar un seguimiento de los gastos e ingresos en tiempo real, proporcionando una visión holística del presupuesto de una organización. Además, la automatización inteligente puede tomar los datos históricos y predecir mejor las probabilidades presupuestarias futuras, lo que ayuda a las organizaciones a planificar mejor el futuro.

Las empresas financieras, como los asesores de inversión, tienen que estar disponibles para los clientes 24 horas al día, 7 días a la semana, 365 días al año. Los chatbots automatizados y otras herramientas pueden proporcionar respuestas rápidas a preguntas sencillas en cualquier momento. IBM ayudó a Virgin Money a desarrollar un asistente conversacional con IA, llamado Redi, utilizando tecnología de Microsoft. El asistente utilizó la comprensión del lenguaje natural (CLN) para ayudar a los clientes con problemas de cuentas en tiempo real.

La automatización ayuda a mantener seguras las inversiones. La automatización impulsada por IA puede analizar los débitos y créditos para identificar si la cuenta de un cliente ha sido potencialmente pirateada. Por ejemplo, un banco puede utilizar la automatización para determinar si le han robado la tarjeta de crédito a un cliente y pedirle automáticamente que apruebe una transacción o confirme que es fraudulenta. Si se trata de fraude, el sistema automatizado puede cerrar inmediatamente esa tarjeta para evitar futuras compras.

La automatización ayuda a mantener seguras las inversiones. La automatización impulsada por IA puede analizar los débitos y créditos para identificar si la cuenta de un cliente ha sido potencialmente pirateada. Por ejemplo, un banco puede utilizar la automatización para determinar si le han robado la tarjeta de crédito a un cliente y pedirle automáticamente que apruebe una transacción o confirme que es fraudulenta. Si se trata de fraude, el sistema automatizado puede cerrar inmediatamente esa tarjeta para evitar futuras compras.

El software de automatización puede ayudar a las organizaciones a hacer que los datos sean accesibles a través de múltiples sistemas. Por ejemplo, el cliente de IBM, PNC, necesitaba mejorar la forma en que sus entidades corporativas podrían comunicarse a través de su sistema de TI. El banco trabajó con IBM para utilizar la solución IBM Sterling Transformation Extender (ITX), que automatiza la transferencia y validación de datos entre varios sistemas para permitir transacciones tanto de sus clientes internos como externos.

Las organizaciones pueden agilizar la recepción de información financiera de los empleados y proporcionarles una interfaz para ver sus beneficios, como el seguro médico, los 401K y las posiciones de renta variable. El sistema puede generar notificaciones si la organización necesita información adicional.

Los servicios financieros forman parte de los procesos incluidos en la planificación de recursos empresariales (ERP). Regula el modo en el que una organización gestiona sus funciones, procesos y flujos de trabajo mediante el uso de la automatización y la integración. Es ligeramente diferente a los sistemas de contabilidad, que se centran principalmente en los informes financieros, las cuentas por pagar y por cobrar y la información bancaria. El software ERP se centra en otras áreas del negocio, como RR. HH., TI y operaciones.

La automatización puede ayudar a las organizaciones a mantener sus gastos más bajos de varias maneras. El uso de sistemas automatizados para fotografiar y categorizar inmediatamente los gastos de los empleados en tiempo real ayuda a las organizaciones a tener una imagen holística de sus obligaciones de reembolso.

También elimina el gasto que supone la introducción manual de datos por parte de esos empleados que realizan un trabajo innecesario en lugar de tareas que aportan valor.

Históricamente, el análisis de la planificación financiera requería muchas tareas manuales, como la recopilación y consolidación de datos financieros, la preparación de presupuestos y los estados financieros. La automatización puede gestionar muchas de estas tareas para liberar el tiempo que los ejecutivos dedican a recopilar datos y proporcionar más tiempo para analizarlos. Por ejemplo, las tecnologías de automatización pueden elaborar estados de flujo de caja y los ejecutivos pueden comprender mejor sus pasivos actuales y su rentabilidad potencial.

Al utilizar algoritmos alimentados por los datos de los clientes, los profesionales de las finanzas pueden proporcionar un asesoramiento más inteligente a los clientes que alinee las inversiones y los ahorros con los objetivos de toda la vida y la tolerancia al riesgo. Las empresas de inversión pueden automatizar ahora gran parte de sus operaciones en tiempo real, de modo que pueden priorizar el tiempo dedicado a la planificación financiera avanzada para particulares con un elevado patrimonio neto.

La automatización puede agilizar las adquisiciones mediante la identificación de los requisitos que tiene una organización para un proveedor o producto. El software de automatización financiera puede analizar rápidamente la respuesta de un posible proveedor a una solicitud de propuesta y eliminar cualquiera que carezca de los criterios correctos. Puede enviar solicitudes de más información automáticamente a aquellos que pasan a la siguiente ronda.

• Mejor toma de decisiones
• Empleados más felices
• Incremente la eficiencia operativa
• Error humano minimizado

Los flujos de trabajo y los paneles de control automatizados brindan a los profesionales financieros más información para tomar decisiones más rápidas y mejores. Cuando los profesionales de los servicios financieros tienen operaciones que han solicitado

En lugar de estudiar detenidamente línea tras línea en una hoja de cálculo, los paneles de control automatizados con información actualizada proporcionan información precisa que informa las decisiones.

Por ejemplo, la automatización financiera puede ahorrar a los empleados horas de compilación de informes de gastos haciéndoles escanear recibos que el sistema puede categorizar automáticamente basándose en datos históricos y en las especificaciones de la organización. Las herramientas de automatización también pueden agilizar los reembolsos para que los empleados no se quejen de sus gastos de bolsillo.

La automatización financiera ayuda a las organizaciones a optimizar la eficiencia de las operaciones financieras mediante la creación de estrategias de automatización en torno a varias actividades laboriosas. Estos sistemas pueden funcionar durante todo el día y toda la noche cuando los empleados están fuera de la oficina. De este modo, los empleados estarán listos para trabajar con información actualizada cuando entren en la oficina por la mañana.

Las herramientas de automatización de extremo a extremo pueden tomar información de un sistema, como un ERP, e introducirla en otro, como un programa de contabilidad fiscal. Las transferencias inmediatas como esta eliminan la posibilidad de que se transfieran datos por error de un sistema a otro. Esto es especialmente importante para cuestiones como el cumplimiento fiscal. Saber que la información en pantalla es precisa y actualizada permite a los profesionales financieros tomar decisiones precisas.

Hay varios retos inherentes a la automatización financiera.

• Posibilidad de errores
• Capacitación y actualización de los empleados
• Problema de seguridad

Es probable que los equipos financieros de una organización tengan procesos específicos con los que se sientan cómodos. Introducir software de automatización en sus flujos de trabajo puede suponer un reto inicial, sobre todo si no se sienten cómodos con muchas tecnologías. La actualización o mejora de las competencias de los empleados supone un reto para las organizaciones porque, en primer lugar, exige que los empleados acepten aprender nuevos procesos. También se necesitan recursos para entrenar a los empleados y tiempo para que aprendan. En última instancia, requiere cambiar esos hábitos y un enfoque positivo para aprender nuevas habilidades. Aunque las herramientas de automatización acaban eliminando tareas de sus cargas de trabajo, necesitan saber cómo utilizarlas y adoptar una nueva forma de trabajar.

Aunque el software de automatización ayuda a eliminar los riesgos humanos de forma individual, la mayoría del software está programado originalmente por humanos. Por lo tanto, si la programación inicial es incorrecta, puede crear errores significativos como operaciones incorrectas u otras decisiones financieras. Por ejemplo, configurar el software de negociación para que venda automáticamente en el stop en lugar de en el mercado produce resultados diferentes. Las organizaciones y sus partes interesadas deben tomarse el tiempo necesario para configurar la automatización correctamente.

Tanto las organizaciones de servicios financieros como los departamentos financieros de las empresas almacenan, gestionan y analizan información extremadamente sensible. Ambos tienen datos bancarios que deben proteger para mantener seguros los activos de sus partes interesadas. Las empresas de servicios financieros pueden tener activos reales en su poder, lo que requiere aún más seguridad. La conexión de múltiples sistemas financieros a Internet y a las plataformas de automatización crea riesgos potenciales para ambos tipos de organizaciones. Aunque los hackers que utilizan el machine learning y otras tecnologías de IA pueden amenazar a estas organizaciones, esas mismas herramientas de IA también pueden ayudar a las organizaciones a proteger esos datos confidenciales. Por ello, deben seguir invirtiendo en ciberseguridad para ir un paso por delante de los hackers y otros agentes maliciosos.