Imagen © Primanti Brothers

El negocio de la restauración está en constante cambio, y el avance de la tecnología está jugando un papel fundamental en su modernización. La reciente aparición de la IA ofrece un potencial prácticamente ilimitado al sector de los servicios de alimentación, pero tampoco espere que haya robots en los fogones o preparando bebidas la próxima vez que vaya a un restaurante (aún no, al menos).

La veterana cadena de restaurantes Primanti Brothers ya sabe lo que es adaptarse a los nuevos tiempos. Durante más de 89 años, la icónica cadena con sede en Pittsburgh ha ido haciendo sus deberes en términos de innovación, como incluir patatas fritas y ensalada de col en sus sándwiches exclusivos. Sin embargo, tras la crisis de la COVID-19, la compañía analizó su modelo de servicio para las operaciones internas y se dio cuenta de que su equipo de gestión regional no era eficiente debido a que utilizaban procesos de generación de informes manuales.

«Fue un año muy agitado para nosotros. Como dirían muchos del sector de la restauración, 2020-2021 fue un periodo complicado. Al salir de la pandemia de Covid, nos vimos inmersos en un mar de decisiones en torno a nuevos productos y proyectos», explica Caitlin Stricmatter, directora de planificación y análisis financiero de Primanti Bros. «Empezamos a pensar: "¿realmente necesitamos contratar a una persona en cada restaurante solo para encargarse del papeleo y demás tareas administrativas? Tiene que haber una manera mejor de hacerlo". Necesitábamos una forma más eficiente de tratar el proceso de informes».

IBM RPA automatiza las tareas para 8 gestores regionales y genera 40 informes diarios, lo que supone un ahorro de

2000

horas al año

Primanti Bros. logró un ROI del 100 % en

3

meses

Primanti Bros. quería mejorar sus procesos repetitivos de oficina consolidando el trabajo manual necesario para generar los informes diarios de mano de obra y ventas. Analizando la situación, vieron que la compañía necesitaba un grupo de ocho gerentes regionales para extraer los informes de ventas diarios de cinco ubicaciones cada uno, lo que requería al menos 45 minutos por persona para generar 40 informes listos a las 10 de la mañana cada día, incluidos fines de semana y festivos. La cadena de restaurantes se dio cuenta de que automatizar tales procesos con IA permitiría ahorrar tiempo y costes operativos.

«Solo dispones de tanto tiempo cada día antes de abrir el restaurante. Pierdes tanto tiempo en el proceso de copiar, pegar, llenar y revisar una hoja de cálculo, cuando deberías centrarte en analizar los números y lo que indican...», explica Stritmatter. «Por ello, queríamos quitar estas tareas laboriosas del proceso para ganar tiempo para el análisis y la planificación».

Interior de un restaurante, con televisores encima de la barra

© Primanti Brothers

Automatización de tareas cotidianas

La automatización de procesos plantea una serie de retos para las empresas, y Primanti Bros. los ha encarado. En colaboración con IBM y con el Business Partner de IBM Salient Process, Inc., una empresa de automatización de procesos de servicio completo, Primanti Bros. trazó un plan de modernización digital para aplicar IA en su departamento financiero. Tras analizar varias tecnologías de software, el equipo de planificación y análisis financiero se decantó por IBM® Robotic Process Automation (RPA) para obtener el retorno de la inversión (ROI) más elevado para casos de uso de automatización.

«Hay dos cosas que me gustan especialmente de esta tecnología de automatización específica», afirma Jimmy Hewitt, asesor sénior en automatización de Salient Process. «En primer lugar, como el bot no tarda nada en hacer el trabajo que se tarda 2000 horas al año en hacer de forma manual, literalmente te concede el don del tiempo. Dicen que el tiempo no se puede comprar, ¡pero yo digo que sí se puede! En segundo lugar, me encanta lo fácil que es incorporar esta prestación».

Una persona mordiendo un gran sándwich

© Primanti Brothers

RPA proporciona una interfaz de usuario intuitiva, que permite a casi cualquier persona crear un bot para realizar tareas automatizadas simples. El bot RPA de IBM es increíblemente flexible. Puede funcionar en múltiples plataformas y sistemas para recopilar información dispersa mediante IA. Primanti Bros. se basa en la tecnología RPA de IBM para convertir la generación de informes diarios de mano de obra y ventas en una tarea automatizada, con mucho menos margen de error.

La nueva solución se implementó en dos semanas. Tres meses después, Primanti Bros. informó que ya se había rentabilizado. En lugar de quedarse sentados detrás de un escritorio, los gerentes regionales de Primanti ahora pueden dedicar más tiempo a proporcionar la mejor experiencia a sus «fans» (sus clientes). Con acceso a números y datos en tiempo real, el equipo de gestión puede comparar rápidamente las tendencias y realizar planificaciones diarias.

«Uno de nuestros gerentes regionales reconoció que es un alivio no solo el hecho de tener los informes ya listos, sino la certeza de que son precisos. Nadie ha entrado y ha introducido sin querer un número equivocado», añade Stritmatter. «Como persona encargada de datos, esto me da mucha tranquilidad. Los informes no contienen errores y sé que los gerentes trabajan con los datos correctos».

El bot de tres minutos

Primanti Bros. ahora completa los informes diarios de mano de obra y ventas en tiempo récord. En lugar de ocho gerentes, cada uno de ellos dedicando 45 minutos al día a elaborar informes, el bot de RPA se encarga de ello en tres minutos. Ahorra a los gerentes más de 2000 horas al año, lo que para Primanti Bros. supone un ahorro de costes de 84 000 USD.

A medida que el restaurante sigue avanzando hacia un enfoque más tecnológico, el futuro de su machine learning y la IA es prometedor. Después de ver las prestaciones del bot de automatización, otros departamentos de Primanti Bros. han presentado solicitudes para aplicarlo a sus propias necesidades de generación de informes.

«También estamos trabajando en la asignación de solicitudes para el departamento de contabilidad y TI. Habrá cientos de informes que podemos automatizar cuando todo esté dicho y hecho, pero estamos priorizando las áreas donde el impacto es mayor», explica Stritmatter. «Tenemos un plan a largo plazo para el crecimiento continuo, que incluye abrir más restaurantes. Si miramos al futuro, esperamos llegar a un punto en el que necesitemos contratar a alguien interno solo para gestionar nuestras automatizaciones: pasado, presente y futuro. Hay mucho espacio para crecer y no tenemos ninguna intención de frenar el ritmo. El bot será fundamental para mantener nuestro modelo de negocio escalable».

Logotipo de Primanti Bros.

Acerca de Primanti Brothers

Primanti Bros. (enlace externo) es una icónica cadena de tiendas de sándwiches, fundada en Pittsburgh, Pensilvania, por Joe Primanti y sus hermanos en 1933. La famosa cadena es conocida por su sándwich exclusivo de la marca, que consta de carne a la parrilla, queso fundido, ensalada de col, tomate y patatas fritas entre dos rebanadas de pan italiano.

Logotipo de Salient Process

Acerca de Salient Process, Inc.

Salient Process (enlace externo), que ha duplicado su tamaño en el último año y cuya sede se encuentra en EE. UU., es un Business Partner de IBM y el proveedor más destacado de servicios y soluciones de hiperautomatización. Salient está especializado en la correlación de procesos, minería y análisis, automatización de procesos robóticos, gestión de procesos de negocio (BPM), gestión de reglas de negocio (Decision) y soluciones de automatización. Además, cuenta con un abundante cuadro de asesores de implementación a nivel nacional e internacional.

Componente de la solución

IBM® Robotic Process Automation

© Copyright IBM Corporation 2022. IBM Corporation, IBM Consulting, New Orchard Road, Armonk, NY 10504

Producido en los Estados Unidos de América, mayo de 2022.

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