¿Qué son las adquisiciones?

Las adquisiciones se refieren a la forma en que las empresas obtienen los bienes y servicios que necesitan para las operaciones comerciales. Las adquisiciones efectivas son cruciales para que las organizaciones se aseguren de tener los recursos adecuados para operar de manera eficiente y cumplir sus objetivos. Las adquisiciones implican una serie de pasos:

- Identificar las necesidades del negocio
- Buscar proveedores fiables
- Negociar contratos
- Gestionar las relaciones con los proveedores
- Mantener registros de cada paso

Dado que la racionalización de estos procesos puede aumentar la rentabilidad, el objetivo de las adquisiciones es obtener los productos o servicios necesarios al mejor precio posible, equilibrando al mismo tiempo factores como la calidad y el plazo de entrega. Es un proceso continuo: muchas empresas realizan periódicamente comprobaciones de calidad y análisis de rendimiento, cuyos resultados pueden conducir a una renegociación de los contratos con los proveedores o a una búsqueda de proveedores alternativos.

En una empresa más pequeña, las adquisiciones pueden estar en manos de una sola persona. Las grandes empresas suelen contar con un departamento de adquisiciones dirigido por un jefe de adquisiciones que supervisa los procesos. La comunicación y colaboración efectivas entre las distintas partes interesadas, incluidos los profesionales de las adquisiciones, los equipos jurídicos y financieros y los usuarios finales, son necesarias para obtener adquisiciones satisfactorias.

Por ejemplo, una asociación entre adquisiciones y finanzas permite al equipo financiero comprender mejor cómo la selección de los bienes y servicios adecuados puede maximizar las ganancias. Esto permite elaborar presupuestos y previsiones más precisos. La asociación empresarial interna en la modernización tecnológica suele ser esencial para garantizar la mejora continua e implementar tecnologías que beneficien a los operadores de adquisiciones, finanzas y contabilidad, y de la cadena de suministro. Juntos, pueden optimizar su flujo de trabajo de extremo a extremo con datos confiables, información basada en IA y automatización. El cumplimiento de las normas éticas es crucial durante todo el proceso de adquisición. También deben seguirse las normas legales, que garantizan prácticas éticas, mitigan los riesgos y salvaguardan la integridad de las operaciones de la organización.

Los tipos de productos y servicios que adquiere un equipo de adquisiciones son diversos y dependen de la misión y las necesidades de la organización. Por ejemplo, suministros, material de oficina, mobiliario, materias primas para la fabricación, maquinaria, instalaciones, trabajadores contratados, servicios de contratación, servicios relacionados con los viajes, material de marketing, etc.

Las adquisiciones son una parte esencial de la comprensión y optimización de la cadena de suministro, ya que ayuda a las empresas a elegir proveedores que cumplan sus requisitos a un precio razonable. Cuando se realiza correctamente, la gestión de adquisiciones identifica eficientemente a los proveedores que tienen los bienes y servicios que una empresa necesita y puede entregarlos con la capacidad, el calendario y el precio adecuados.

El éxito de las adquisiciones respalda la imagen de marca y la reputación de una empresa, lo que le permite obtener de forma asequible lo que necesita para ofrecer a los clientes de forma fiable sus propios bienes y servicios de calidad. También puede aumentar las ganancias, ya que reduce la base de costes de compras de una empresa entre un 8 y un 12 % y genera ahorros anuales adicionales del 2 al 3 %.¹

Las etapas del proceso de adquisición se conocen comúnmente como el ciclo de vida de la adquisición, lo que refuerza que es un proceso continuo, no lineal. Los pasos específicos dentro de cada etapa varían según el tamaño de la organización, la industria y la naturaleza de los bienes o servicios que se adquieren.

Identificar necesidades: determinar los bienes o servicios necesarios y sus especificaciones.

Identificar posibles proveedores: utilizar la investigación, las bases de datos del sector y la creación de redes para precualificar a los proveedores en base a su experiencia, capacidad y reputación.

Enviar una RFI: emita una solicitud de información (RFI) para determinar las capacidades de cada proveedor.

Enviar una RFP o RFQ: emita una solicitud de propuesta (RFP) o una solicitud de presupuesto (RFQ) que especifique las necesidades, términos y condiciones de su organización para recibir una propuesta detallada de los proveedores.

Evaluar y seleccionar proveedores: evalúe las ofertas o propuestas de los proveedores y haga selecciones basadas en el coste, la calidad, el tiempo de entrega y otras consideraciones relevantes.

Negociar y redactar contratos: negocie los términos y condiciones con proveedores seleccionados, incluidos los precios, los términos de pago y los horarios de entrega. Redactar y finalizar contratos que describan los términos y condiciones acordados.

Emitir órdenes de compra: crea y emite órdenes de compra (PO) a los proveedores elegidos, especificando los detalles de la transacción, incluidos los requisitos de cantidad, precio y entrega.

Recibir e inspeccionar los productos entregados: supervise el rendimiento de los proveedores en el cumplimiento de los pedidos según los términos acordados y verifique que los bienes y servicios entregados cumplan con las especificaciones negociadas.

Llevar a cabo un emparejamiento a tres bandas: compare la orden de compra, la recepción de bienes o servicios y la factura del proveedor para asegurarse de que las cantidades, los precios y la entrega sean coherentes.

Aprobar facturas y procesar pagos: aprobar facturas para pago y procesar pagos de acuerdo con los términos de pago acordados.

Mantenga registros: mantenga registros precisos de todo el proceso de adquisición, incluidos contratos, órdenes de compra, facturas y comunicaciones.

El rendimiento de los proveedores debe evaluarse en función de criterios como la calidad, la puntualidad y el cumplimiento de los términos contractuales. Practicar la gestión de las relaciones con los proveedores (SRM), a través del fomento de relaciones continuas con los proveedores clave a través de la aportación de feedback, la resolución de problemas y la identificación de áreas de mejora y ahorro de costes.

La gestión de adquisiciones implica la planificación, ejecución y control de los procesos relacionados con la adquisición de bienes o servicios para una organización. A menudo conocida como el proceso desde la fuente hasta la liquidación, la gestión de adquisiciones abarca una serie de actividades cruciales para el proceso de adquisición, desde el abastecimiento y la compra hasta la negociación de contratos, la gestión de las relaciones con los proveedores (SRM), la gestión de riesgos, el cumplimiento de las políticas y la integración con las cuentas por pagar.

Los principales objetivos de la gestión de adquisiciones incluyen obtener los recursos necesarios con el mejor valor, gestionar las relaciones con los proveedores y mitigar los riesgos asociados con la adquisición de bienes y servicios. El software de adquisiciones, también conocido como software de adquisiciones electrónicas, desempeña un papel fundamental en la agilización del proceso. Al automatizar los flujos de trabajo, este software facilita la gestión eficiente de las actividades de compras.

Más allá de la automatización, permite a las empresas analizar el ahorro de costes de manera más efectiva y monitorizar el desempeño de sus proveedores. En esencia, la gestión de adquisiciones, respaldada por un software de adquisiciones avanzado, garantiza un enfoque sistemático y eficiente de todo el ciclo de vida de las adquisiciones, lo que contribuye a una mejor toma de decisiones y a la optimización de los recursos.

La tecnología desempeña un papel crucial en los modernos procesos de adquisiciones, ya que agiliza las operaciones, mejora la eficiencia y proporciona información valiosa. Estas son algunas de las tecnologías que se utilizan en las adquisiciones:

Inteligencia artificial (IA) y machine learning (ML): la IA y el ML (aprendizaje automático) pueden analizar grandes conjuntos de datos para identificar patrones y tendencias, ayudando a las organizaciones a tomar decisiones de adquisiciones más informadas.

Tecnología Blockchain: Blockchain puede mejorar la transparencia y la trazabilidad en el proceso de adquisición y puede usarse para crear un registro seguro de transacciones, garantizando la integridad de los datos relacionados con contratos, pagos y procedencia del producto.

Software de gestión de contratos (CMS): CMS automatiza todo el proceso contractual y protege a los equipos de adquisiciones de errores de redacción con posibles ramificaciones legales.

Soluciones de ciberseguridad: tecnologías como el cifrado, los controles de acceso seguros y los sistemas de detección de amenazas ayudan a proteger los datos y los sistemas de adquisiciones contra el acceso no autorizado y las ciberamenazas.

Gestión electrónica de documentos: los sistemas de gestión de documentos digitales agilizan la gestión de contratos, órdenes de compra y otros documentos relacionados con las adquisiciones, reduciendo el papeleo y mejorando la eficiencia.

Plataformas de abastecimiento electrónico: las plataformas de abastecimiento electrónico facilitan todo el proceso de adquisición, desde la identificación de posibles proveedores hasta la negociación y finalización de contratos.

Plataformas de adquisiciones electrónicas: los sistemas de adquisiciones electrónicas automatizan el proceso de compra, desde la solicitud hasta el pago, y pueden ayudar a administrar catálogos, generar órdenes de compra y realizar un seguimiento de los gastos.

Aplicaciones móviles de adquisiciones: las aplicaciones móviles permiten a los miembros del equipo de adquisiciones acceder de forma remota a los datos de compras, aprobar solicitudes de compra y realizar un seguimiento de los pedidos.

Análisis del rendimiento de las adquisiciones: mediante la recopilación y el análisis de los datos de adquisiciones, las organizaciones pueden obtener información valiosa que les permita mejorar el rendimiento y la toma de decisiones.

Software Procure-to-pay (P2P): las herramientas P2P agilizan el proceso de compra y los sistemas de cuentas por pagar y realizan un seguimiento del flujo de todos los procesos de adquisiciones.

Automatización de procesos robóticos (RPA): la RPA puede automatizar y mejorar la precisión de los procesos de adquisición repetitivos, como la entrada de datos y el procesamiento de facturas, lo que permite a los miembros del equipo centrarse en aspectos más estratégicos de la adquisición.

Sistemas de gestión de relaciones con proveedores (SRM): los sistemas SRM ayudan a las empresas a optimizar las relaciones con los proveedores, proporcionando herramientas para la comunicación y el seguimiento del rendimiento.

Software de gestión de la cadena de suministro (SCM): el software SCM ofrece una vista de todos los movimientos de productos o servicios a medida que viajan a través de las cadenas de suministro, lo que permite realizar un seguimiento del rendimiento, las entregas y las interrupciones de los proveedores.

Aunque algunas personas han utilizado indistintamente los términos adquisición y compra, no son lo mismo. La adquisición es una estrategia que comienza con el análisis de las necesidades de la empresa y forma parte de un proceso más extenso. Por el contrario, la compra es un paso específico que se produce hacia el final del proceso de adquisición después de que se completan las negociaciones de abastecimiento, precio, términos y otras acciones.

Por otro lado, las adquisiciones son solo un aspecto, o subconjunto, de la gestión de la cadena de suministro. La gestión de la cadena de suministro abarca todo el proceso de obtención de mercancías, incluida la logística como el envío, la gestión de almacenes, la transformación de mercancías en productos y su distribución.