Was ist die Varianzanalyse?

Die Varianzanalyse, auch Flussanalyse genannt, vergleicht zwei Punkte von Finanzdaten. Ziel ist es, die tatsächlichen Kosten zu erfassen und etwaige Abweichungen von den ursprünglichen Prognosen zu quantifizieren. Die aus einer Varianzanalyse gewonnenen Informationen helfen Finanzführungskräften und ihren Teams, die Geschäftsaktivitäten im Vergleich zu etablierten Finanzprognosen zu verstehen. Dieser Prozess unterstützt fundierte Entscheidungen und hilft Unternehmen dabei, flexiblere Budgetierungs- und integrierte Finanzplanungsprozesse zu etablieren.

Die Varianzanalyse fällt in den breiteren Bereich der Finanzplanung und -analyse (FP&A). Der Prozess entwickelt sich ebenfalls weiter, da künstliche Intelligenz (KI)-gesteuertes Forecasting und Finanzanalysen zum Status quo werden.

Künstliche Intelligenz im Bereich Finanzplanung und -analyse (FP&A) revolutioniert den Planungs-, Budgetierungs- und Prognoseprozess und führt Finanzteams zur Durchführung automatisierter Abweichungsanalysen. Software für die Finanzprognose nutzt KI in Kombination mit Echtzeit-Datenintegration, Datenanalyse und prädiktive Modellierung. So erhalten Finanzteams die nötigen Tools, um tiefere Einblicke zu gewinnen und die Prognosegenauigkeit zu verbessern.

Die Varianzanalyse spielt im Finanzmanagement eine entscheidende Rolle, insbesondere für Buchhaltungsteams, die genaue historische Finanzdaten führen und die finanzielle Leistung des Unternehmens verfolgen. Diese Mitarbeitenden müssen Fehler oder Lücken in den Buchhaltungsdaten aufdecken, damit die Daten, die in die weiteren Analysen im Unternehmen einfließen, zuverlässig sind.

Unabhängig davon kann die Varianzanalyse für die Betrugserkennung wertvoll sein. Bei der Analyse werden die tatsächlichen Ergebnisse mit den erwarteten Werten verglichen, sodass ungewöhnliche Aktivitäten oder größere Abweichungen sofort erkannt und behoben werden können.

Die vielleicht wichtigste Rolle der Varianzanalyse ist die Priorisierung von Ressourcen. Bei der Analyse können gezielt Bereiche identifiziert werden, in denen die Aktivitäten nicht wie geplant verlaufen, und Korrekturmaßnahmen priorisiert werden.

Durch die Varianzanalyse erfährt beispielsweise ein Unternehmen, das fünf Produkte anbietet, dass die tatsächlichen Umsätze für zwei von ihnen niedriger sind als die prognostizierten Umsätze. Das Buchhaltungsteam kann sich dann darauf konzentrieren, was mit diesen beiden Produkten passiert, und strategische Schritte unternehmen.

Eine Varianzanalyse wird typischerweise am Ende eines Finanzabschlusses durchgeführt, um die Ergebnisse gegen einen Benchmark, wie beispielsweise ein Budget, zu vergleichen. Die Analyse kann auf jede Ebene von Finanzinformationen angewendet werden, von einem Jahresabschluss bis hin zu einem einzelnen Einzelposten.

Die Analyse kann auf alle drei wichtigen Finanzberichte angewendet werden: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Kapitalflussrechnung. Der Fokus kann jeweils auf einer beliebigen Komponente liegen. Darüber hinaus hängt die von einem Unternehmen gewählte Komponente von den Geschäftsprioritäten ab.

In der Varianzanalyse werden mehrere Schlüsselbegriffe verwendet, deren Verständnis hilfreich ist:

• Anschaffungskosten: Der Gesamtbetrag, der für den Kauf eines Produkts oder einer Dienstleistung benötigt wird.

• Indirekte Kosten: Die Betriebskosten, die zum Funktionieren erforderlich sind, wie Miete oder Nebenkosten.

• Günstige versus ungünstige Abweichung: Eine günstige Abweichung liegt vor, wenn die tatsächlichen Ergebnisse besser sind als die Prognose. Ein ungünstiges Ergebnis tritt auf, wenn die tatsächlichen Ausgaben die Prognose übersteigen.

• Variabler Preis: Die Veränderung des Preises für eine Ware oder Dienstleistung.

• Fixe Budgetabweichung: Die Differenz zwischen dem tatsächlichen Finanzergebnis und dem ursprünglichen, statischen Budget.

Es gibt verschiedene Arten der Varianzanalyse, abhängig vom Kontext und den Zielen des Unternehmens. Die Wahl hängt auch von der Branche, den spezifischen Treibern und den priorisierten Key Performance Indicators (KPIs) ab.

Eine Umsatzvarianzanalyse ist die Differenz zwischen dem tatsächlichen Umsatz und dem erwarteten Umsatz für den bestimmten Zeitraum.

Sie ist eine nützliche Analyse, um die Rentabilität zu verstehen und zu erfahren, wie gut die tatsächliche Leistung eines Unternehmens mit den prognostizierten Zahlen übereinstimmt.

Diese Varianzanalyse ist die Differenz zwischen den budgetierten Kosten eines Projekts und den tatsächlich angefallenen Kosten.

Die Kostenvarianz kann positiv sein (das heißt, die tatsächlichen Kosten lagen unter dem Budget) oder ein negativ (das heißt, die tatsächlichen Kosten lagen über dem Budget). Die Kostenvarianz kann hilfreich sein, um Kosteneinsparungsmaßnahmen umzusetzen und den finanziellen Fortschritt zu verfolgen.

Die Materialvarianz misst die Differenz zwischen den erwarteten Rohstoffkosten und dem tatsächlich gezahlten Preis.

Die Ergebnisse lassen sich in Materialpreisvarianz und Materialmengenvarianz unterteilen, die die tatsächliche Nutzung mit der Standardmenge vergleichen. Diese Analyse kann Finanzteams dabei helfen, Ineffizienzen in der Beschaffung zu analysieren und die Materialkosten aufzuschlüsseln.

Diese Varianzanalyse vergleicht die geplanten Arbeitskosten mit den tatsächlich angefallenen Arbeitskosten.  

Bei der Lohnabweichung wird der tatsächliche Stundenlohn mit dem erwarteten Standardsatz verglichen und mit den tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden multipliziert. Diese Kennzahlen, die oft als Lohnsatzabweichung kategorisiert werden, können Unternehmen helfen, die Effizienz ihrer Belegschaft und die Lohnkostenkontrolle zu bewerten. Die Unterschiede lassen sich in zwei Kategorien unterteilen: Arbeitskosten und Zeitaufwand.

Eine Effizienzvarianz misst die Differenz zwischen der tatsächlichen Menge der Eingaben, wie Arbeitsstunden oder verwendeten Materialien, und den erwarteten Eingaben für eine Ausgabe.

Dieser Ansatz ist dem Arbeitsvarianzverfahren ähnlich, da er anhand von Arbeitsstunden ermittelt, wie sich die Effizienz auf die variablen Gemeinkosten auswirkt. Effizienzvarianzen können Unternehmen dabei helfen, die Produktivität zu ermitteln, wo Leistungsschwächen aufgetreten sind oder ob ein Prozess effizienter als erwartet war.

Dieser Varianzansatz, auch bekannt als feste Gemeinkostenabweichung, ist die Differenz zwischen dem budgetierten Betrag für feste indirekte Kosten und den tatsächlich angefallenen Fixkosten.

Ziel ist es festzustellen, ob ein Unternehmen mehr oder weniger ausgegeben hat als erwartet. Zusätzlich kann eine Abweichungsanalyse der fixen indirekten Kosten durchgeführt werden, um die Kapazitätsauslastung und das tatsächliche Aktivitätsniveau zu messen.

Eine Varianzanalyse erfordert mehrere Planungs- und Durchführungsschritte. Die Wahl der richtigen Varianzanalyse und das Einsetzen der Formeln sind erst der Anfang.

Unternehmen, die echte Ergebnisse aus der Durchführung von Varianzanalysen sehen wollen, müssen die Ergebnisse analysieren und den nächsten Schritt machen.

Stellen Sie alle notwendigen Daten zusammen. Zunächst benötigt die Analyse zwei Datensätze – geplante und tatsächliche Daten – für die Variable, auf die sich der Fokus richtet.

Finanzteams können je nach dem, was analysiert wird, unterschiedliche tatsächliche Finanzdaten verwenden.

Entscheiden Sie, welche Varianzanalysen für das Unternehmen am besten sind. Im Allgemeinen bedeutet es, die tatsächliche Zahl von der prognostizierten Zahl abzuziehen. Mithilfe dieser Formeln werden etwaige Diskrepanzen zwischen Erwartungen und Realität aufgezeigt.

Hier einige Beispiele für Formeln zur Varianzanalyse:

• Kostenvarianz = tatsächliche Kosten – budgetierte Kosten
• Effizienzabweichung = (tatsächlicher Input - geplanter Input) x Standardrate
• Volumenvarianz = (tatsächliches Verkaufsvolumen – budgetiertes Verkaufsvolumen) x budgetierter Verkaufspreis
• Budgetvarianz = Tatsächliche Einnahmen – budgetierte Einnahmen

Ermitteln Sie, ob die Varianz positiv oder negativ ist. Die Analyse ergibt nur zwei Ergebnisse: entweder positiv oder negativ.

Wird im Rahmen Varianzanalyse die Kostenabweichung untersucht, liegt eine günstige Kostenabweichung vor, wenn die tatsächlichen Kosten unter den Standardkosten liegen. Wenn die tatsächlichen Kosten höher wären, würden die Ergebnisse als ungünstig angesehen.

Finden Sie heraus, warum diese Abweichung aufgetreten ist. In diesem Schritt kann KI in der Finanzberichterstattung und vorausschauende Analyse dazu beitragen, den Analyseprozess zu optimieren.

KI-gestützte Tools können Ergebnisse und Zahlen in Echtzeit analysieren, indem Echtzeitdaten verwendet werden, um umfassende Erkenntnisse zu erhalten. Für Teams in allen Abteilungen und Stakeholder außerhalb des Unternehmens ist es von entscheidender Bedeutung, die Ursache der Abweichung zu verstehen.

Fassen Sie die Ergebnisse der Varianzanalysen zusammen und erstellen Sie einen Bericht, der alle Details enthält.

Das ist ein wichtiger Schritt, denn je mehr Daten verfügbar sind, desto hilfreicher kann die Analyse für kurz- und langfristige Projekte sein. Eine detaillierte Übersicht über alle Varianzen kann dabei helfen, eine solide Basis und einen Anwendungsfall für diesen Ansatz der Varianzanalyse zu schaffen.

Eine Varianzanalyse kann Unternehmen dabei unterstützen, das Risikomanagement zu verbessern, datengestützte Entscheidungen zu treffen und Leistungslücken ohne Spekulation zu identifizieren:

• Ermöglicht effizientere Abläufe: Eine Varianzanalyse ist eine schnelle und zuverlässige Methode, um Kostenüberschreitungen und Leistungsdefizite schnell und zuverlässig erkennen. Das Management erhält die datengestützten Informationen, die es benötigt, um Probleme frühzeitig anzugehen und den Fokus auf Bereiche mit erheblichen Abweichungen zu richten.

• Identifiziert Diskrepanzen: Die Varianzanalyse hilft Teams, schnell zum Kern des Problems vorzudringen und Anomalien in den Finanzdaten zu erkennen. Eine regelmäßige Analyse von Abweichungen kann Fehler in der Buchhaltung, Versäumnisse oder potenziellen Betrug aufdecken, bevor sie in der Dringlichkeit eskalieren.

• Verbessert die Strategie: Ein systematischer Ansatz zum Verständnis der Gründe für Abweichungen der Ergebnisse von den Forecasting-Zahlen ermöglicht eine intelligentere Entscheidungsfindung. Die Ergebnisse der Varianzanalyse liefern umsetzbare Erkenntnisse, anhand derer Entscheidungen darüber getroffen werden können, welche Dienste angeboten, welche Anbieter genutzt und welche Kunden angesprochen werden.

• Erhöht die Verantwortlichkeit: Eine Varianzanalyse unterstützt die Verantwortlichkeit innerhalb eines Unternehmens. Die Varianzanalyse macht Teamleiter auf Probleme aufmerksam und bietet einen klaren Weg, um herauszufinden, wer oder was für die Finanzergebnisse verantwortlich ist. Darüber hinaus schafft dieser Ansatz die Grundlage für aufeinander abgestimmte KPIs und eine höhere operative Effizienz.

Die Durchführung einer Varianzanalyse kann Unternehmen zugutekommen, indem sie das Risikomanagement verbessert, datengestützte Entscheidungen ermöglicht und Spekulationen bei der Identifizierung von Leistungslücken beseitigt:

• Bedürfnisse kommunizieren: Eine Varianzanalyse erfordert teamübergreifende Zusammenarbeit und die Zustimmung zu den Varianzzahlen. Alle Teammitglieder müssen wissen, wie sie ihre Ergebnisse berichten sollen, unabhängig vom Ergebnis. Auch wenn die Analyse keine Auffälligkeiten ergibt, sollten die Ergebnisse konsequent dokumentiert und kommuniziert werden.

• KI-gestützte Software nutzen: Es gibt verschiedene KI-gestützte Software und Tools zur Finanzautomatisierung, die den Prozess der Varianzanalyse unterstützen und ihn schneller und effizienter machen. Bekannte Optionen sind Enterprise Resource Planning (ERP) für integrierte Daten sowie KI-gestützte prädiktive Analysesoftware. KI-gestützte Tools helfen Finanzteams, strategischer vorzugehen und die ihnen zur Verfügung gestellten Ressourcen besser zu nutzen.

• Klare Leistungsmetriken festlegen: Die vom Team gewählte Varianzanalyse ist nur dann aussagekräftig, wenn die Ergebnisse mit einem festgelegten Wert verglichen werden können. Deshalb ist es wichtig, frühzeitig klare Ziele und KPIs zu setzen, die für die ausgewählte Varianz relevant sind. Ergebnisse der Varianzanalyse können dann sofort und für längerfristige Projekte mit etwas anderem verglichen werden.

• Klare Richtlinien festlegen: Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen bei der Einführung einer Varianzanalyse besteht häufig darin, dass keine klaren Vorgaben dafür existieren, wann sie durchgeführt werden soll. Ohne klare Vorgaben oder einen festen Zeitplan besteht die Gefahr, dass Varianzanalysen nicht konsequent durchgeführt und schließlich ganz vernachlässigt werden. Varianzanalysen sollten fester Bestandteil des monatlichen Abschlussprozesses sein. Außerdem sollten Wesentlichkeitsschwellen festgelegt werden, anhand derer wichtige Veränderungen erkannt werden können.

• Kontinuierliche Überwachung: Neben der konsequenten Durchführung von Varianzanalysen müssen die Teams auch die Ergebnisse regelmäßig überwachen. Der größte Nutzen einer Varianzanalyse wird erreicht, wenn die Analysen konsistent sind und die Berichterstattung nach einem Zeitplan erfolgt. Dadurch können Teams Muster und Unstimmigkeiten erkennen und ohne Zögern handeln.