Digitale Transformation und Strategie für die Beschaffung

Durch die Einführung digitaler Technologien wie E-Procurement-Systeme, Datenanalyse und künstliche Intelligenz (KI) können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren, die Effizienz verbessern und Kosten senken. Dieser Wechsel bewegt Unternehmen weg von manuellen Prozessen und papierbasierten Dokumenten hin zu automatisierten, datengesteuerten Strategien, die für mehr Transparenz und Kontrolle sorgen und letztendlich die Beschaffungsstrategien und die Lieferantenauswahl verbessern.

E-Procurement-Plattformen zentralisieren Beschaffungsaktivitäten, reduzieren Fehler und stellen Compliance sicher. Automatisierung und KI in der Beschaffung verbessern diese Systeme weiter, indem sie sich wiederholende Aufgaben – wie die Bearbeitung von Rechnungen und die Bewertung von Lieferanten – übernehmen, während KI-gestützte Analysen und maschinelles Lernen Erkenntnisse über Markttrends und die Leistung der Lieferanten liefern. 

Tools für das Lieferantenbeziehungsmanagement (SRM) verbessern die Zusammenarbeit mit Lieferanten, was zu besseren Verhandlungen und höherwertigen Waren und Dienstleistungen führt. Vorausschauende Analysen helfen Unternehmen, die Nachfrage genau vorherzusagen, die Lagerbestände zu optimieren und Engpässe oder Überbestände zu vermeiden.

Blockchain-Technologie und Smart Contracts tragen zu einer weiteren Ebene der Effizienz und Sicherheit der Beschaffung bei. Blockchain sorgt dafür, dass Beschaffungsunterlagen fälschungssicher bleiben und so Betrug und Fehler reduzieren, während Smart Contracts die Durchsetzung von Vereinbarungen zwischen Käufern und Lieferanten automatisieren. Diese Fähigkeiten tragen dazu bei, dass die Vertragsbedingungen erfüllt werden, ohne dass zwischengeschaltete Stellen erforderlich sind. 

Die digitale Beschaffung ist nicht nur für große Unternehmen von Vorteil, sondern auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), da sie ihnen einen besseren Zugang zu Lieferanten, wettbewerbsfähige Preise und ein verbessertes Cashflow-Management bietet. Durch die Einführung neuer Technologien und digitaler Transformationsstrategien können Unternehmen die Komplexität der Lieferkette effektiv bewältigen und wettbewerbsfähig bleiben.

Digitale Beschaffung steigert die Effizienz, senkt die Kosten und bietet einen besseren Überblick über die Beschaffungsvorgänge. Traditionelle Beschaffungsprozesse beruhen oft auf manuellen Aufgaben, papierbasierter Dokumentation und fragmentierter Kommunikation, was zu Ineffizienzen und Fehlern führt. 

Durch intelligente Workflows, die auf Datenanalyse, KI und Automatisierung basieren, können Unternehmen diese Prozesse optimieren und erhebliche Verbesserungen erzielen. Dies wird immer wichtiger, da eine IBM-Studie ergab, dass ein Drittel der Chief Supply Chain Officers in den letzten drei Jahren begonnen hat, mit Lieferanten in neuen Ländern oder Regionen zusammenzuarbeiten.² Durch die Beseitigung von Reibungsverlusten in Prozessen können Unternehmen ihre Lieferketten optimieren, Beschaffungszyklen verkürzen und Kosteneinsparungen sowie betriebliche Effizienz erzielen.

Zum Beispiel werden bei einer Kooperation zwischen Dun & Bradstreet Ask Procurement™ und IBM watsonx® vertrauenswürdige Daten und KI verwendet, um umfassende 360°-Risikobewertungen von Lieferanten durchzuführen, wobei die Zeit für Beschaffungsaufgaben um schätzungsweise 10-20 % reduziert wird.⁴  Im asiatisch-pazifischen Raum konnte ein Finanzinstitut durch intelligente Workflows 20 Mio. USD an Betriebskosten einsparen.³ Und IBM, das in mehr als 170 Ländern tätig ist und über 13.000 Lieferanten beschäftigt, hat seine eigenen Beschaffungsabläufe durch den Einsatz von KI, Automatisierung und Blockchain transformiert. Diese Transformation ermöglichte es dem Beschaffungsteam, Lieferanten zehnmal schneller einzubinden und die Preisgestaltung in 10 Minuten durchzuführen, im Vergleich zu den bisherigen 2 Tagen.³

Neben Einsparungen und Effizienz ist die digitale Beschaffung unverzichtbar für das Risikomanagement in der Lieferkette und trägt zur Sicherstellung von Agilität bei. Echtzeit-Datenanalysen und vorausschauende Vorhersagen helfen Chief Procurement Officers (CPOs) dabei, Störungen, Lieferantenrisiken oder Marktveränderungen zu erkennen und schnelle Anpassungen der Strategie zu ermöglichen. Außerdem wird die Nachhaltigkeit dadurch unterstützt, dass die Lieferanten die Umwelt- und Ethikstandards einhalten.

Die digitale Beschaffung spielt zudem eine wichtige Rolle bei der Steigerung der Kundenzufriedenheit. Viele B2B-Unternehmen nutzen Net Promoter Scores (NPS), um die Kundenzufriedenheit zu messen. Durch die Optimierung der Beschaffung können Unternehmen die Customer Experience verbessern, was den NPS um 30–50 % steigert und dazu beiträgt, eine qualitativ hochwertige und pünktliche Lieferung sicherzustellen, die alle Erwartungen übertrifft.³

Bei der digitalen Beschaffung kommen verschiedene Tools und Technologien zum Einsatz, um den Beschaffungsprozess zu verbessern und zu automatisieren. Beispiele für digitale Beschaffungstechnologien sind: 

Blockchain-Technologie und Smart Contracts: Blockchain gewährleistet sichere, fälschungssichere Beschaffungstransaktionen, indem es eine transparente und unveränderliche Aufzeichnung von Käufen, Verträgen und Zahlungen erstellt. Smart Contracts automatisieren das Vertragsmanagement und stellen sicher, dass die Bedingungen ohne Zwischenhändler eingehalten werden, was zu schnelleren und sichereren Transaktionen führt.

Tools für Cybersicherheit und Datenschutz: Diese Technologien schützen Beschaffungsdaten, Lieferanteninformationen und Finanztransaktionen vor Cyberbedrohungen. Dazu gehören Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und Echtzeit-Bedrohungserkennung, um sensible Beschaffungsprozesse zu schützen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gewährleisten.

Digitale Marktplätze und Lieferantennetzwerke: Diese Plattformen erweitern den Zugang eines Unternehmens zu einer breiteren Palette von Lieferanten und Produkten und fördern so Wettbewerb und Innovation. Sie vereinfachen den Beschaffungsprozess durch einen einfachen Vergleich von Preisen und Angeboten, erhöhen die Transparenz und verkürzen die Beschaffungszykluszeiten.

E-Procurement-Plattformen: Diese digitalen Systeme, wie Coupa und Procurify, verwalten den gesamten Source-to-Pay-Lebenszyklus – von der Anforderung bis zur Zahlung. Sie automatisieren Bestellungen und optimieren so deren Erstellung, Nachverfolgung und Verwaltung. Sie stellen auch die Compliance sicher, reduzieren manuelle Fehler und steigern die Effizienz.

Mobile Beschaffungslösungen: Diese Anwendungen ermöglichen es Beschaffungspersonal, Prozesse von unterwegs aus zu verwalten, in Echtzeit auf kritische Informationen zuzugreifen und Entscheidungen zu treffen, einschließlich Echtzeit-Genehmigungen für Kaufanfragen und Verträge. Sie verbessern die Flexibilität und die Reaktionsfähigkeit und tragen dazu bei, die Kontinuität des Betriebs außerhalb des Büros zu gewährleisten.

Prädiktive Analysen zur Bedarfsprognose: Durch die Analyse historischer Daten und die Verwendung fortschrittlicher Algorithmen sagen diese Tools zukünftige Nachfragetrends voraus. So können Unternehmen ihre Bestände optimieren, Fehlbestände reduzieren und die Kosten für überschüssige Bestände minimieren, was zu einem besseren Lieferkettenmanagement führt.

Tools für Risikomanagement und Compliance: Diese Tools helfen Unternehmen, potenzielle Risiken in der Lieferkette zu erkennen, zu bewerten und zu mindern, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und Störungen zu reduzieren. Sie bieten Überwachung und Berichterstattung in Echtzeit und ermöglichen so ein proaktives Risikomanagement und die Einhaltung von Branchenstandards.

Ausgabenanalyse-Tools: 59 % der CPOs halten es für wichtig, generative KI für die Ausgaben- und Beschaffungsanalyse einzusetzen.¹ Diese Tools nutzen generative KI und Datenanalysen und verfügen über Dashboards, die Beschaffungstrends, Ausgabenmuster und die Leistung von Lieferanten visualisieren. Solche umsetzbaren Erkenntnisse helfen dabei, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu identifizieren, das Ausgabenmanagement zu optimieren und die strategische Beschaffung zu unterstützen. 

Tools zum Management von Lieferantenbeziehungen (Supplier-Relationship-Management, SRM): SRM-Tools konzentrieren sich auf die Verwaltung und Optimierung der Interaktionen mit Lieferanten. Sie bieten Funktionen zur Nachverfolgung der Lieferantenleistung, zur Erleichterung der Kommunikation und zur Förderung der Zusammenarbeit. Diese Fähigkeiten führen zu besseren Verhandlungen und einer besseren Qualität von Waren und Dienstleistungen.

Die Umsetzung einer digitalen Beschaffungsstrategie bietet zahlreiche Vorteile, die die betriebliche Effizienz und den strategischen Wert steigern. Hier sind einige der wichtigsten davon:

Gesteigerte Effizienz: Digitale Beschaffungssoftware automatisiert sich wiederholende Aufgaben, reduziert manuelle Fehler und beschleunigt Beschaffungszyklen.

Senken der Kosten: Automatisierung und Datenanalyse identifizieren Möglichkeiten zur Kostensenkung, optimieren die Ausgaben und verbessern die Verhandlungen mit Lieferanten.

Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Tools zum Management von Lieferantenbeziehungen (Supplier-Relationship-Management, SRM) ermöglichen eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit und führen zu stärkeren Kooperationen und einer besseren Qualität von Waren und Dienstleistungen.

Risikominderung: Echtzeitüberwachung und vorausschauende Analysen helfen dabei, potenzielle Unterbrechungen der Lieferkette zu identifizieren und anzugehen und so die Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Unternehmen, die KI im Purchase-to-Pay-Bereich optimiert haben, erkennen 50
% mehr betrügerische Rechnungen.⁵

Höhere Transparenz: Zentralisierte digitale Plattformen bieten einen klaren Einblick in die Beschaffungsaktivitäten und verbessern die Verantwortlichkeit und Compliance.

Skalierbarkeit: Lösungen für die digitale Beschaffung lassen sich leicht an das Unternehmenswachstum anpassen und können ein erhöhtes Beschaffungsvolumen ohne eine proportionale Erhöhung der Ressourcen bewältigen.

Datengestützte Entscheidungsfindung: Der Zugriff auf umfassende Daten und Metriken ermöglicht fundierte strategische Entscheidungen und verbessert die Einkaufsergebnisse und die Kosteneffektivität.

Die Implementierung einer digitalen Beschaffungsstrategie kann die Effizienz, Kosteneinsparungen und Transparenz eines Unternehmens erheblich steigern. Um einen erfolgreichen Übergang zu gewährleisten, sollten Unternehmen eine klare Roadmap für die Implementierung der digitalen Beschaffung entwickeln, die diese Best Practices umfasst: 

Viele Ineffizienzen bei der Beschaffung sind auf fragmentierte Systeme zurückzuführen, die eine manuelle Dateneingabe erfordern, was zu Fehlern führen kann. Durch die Integration eines einheitlichen Tech-Stacks können Unternehmen einen nahtlosen Informationsfluss ermöglichen und die Nutzung vorhandener Anwendungen optimieren. Die Verbindung von Beschaffungstools mit ERP-Systemen (Ressourcen-Planung) verbessert die Datenkonstanz, die Automatisierung des Workflows und die Transparenz. Wenn beispielsweise ein ERP-System in eine E-Procurement-Software integriert ist, können Bestellanforderungen, Genehmigungen und Rechnungen automatisch synchronisiert werden. Diese Integration reduziert Wiederholungen und die Notwendigkeit eines manuellen Abgleichs.

Konsistente Workflows bei der Beschaffung minimieren Risiken, verhindern Fehler und verbessern die Effizienz. Die Einführung standardisierter Prozesse trägt dazu bei, dass Beschaffungsteams jedes Mal die gleichen strukturierten Schritte befolgen, was zu vorhersehbaren und zuverlässigen Ergebnissen führt. Dies ist wichtig für Beschaffungsaktivitäten mit hohen Einsätzen, bei denen die Einhaltung von Vorschriften und Genauigkeit von entscheidender Bedeutung sind. Ein standardisierter Prozess zum Onboarding von Lieferanten, bei dem jeder neue Anbieter vorgegebene Risikobewertungen und Vertragsgenehmigungen durchlaufen muss, hilft dem Unternehmen beispielsweise, Fehler und Compliance-Verstöße zu reduzieren.

Agile Beschaffungsteams benötigen flexible Automatisierungstools, um sich an Störungen in Lieferketten und Geschäftsprozessen anpassen zu können. No-Code- und Low-Code-Automatisierung ermöglicht es Teams, Workflows zu ändern und Routineaufgaben zu automatisieren, ohne bei jeder Änderung auf die IT-Abteilung angewiesen zu sein. So können Beschaffungsexperten schnell auf Herausforderungen reagieren und gleichzeitig die IT-Kontrolle behalten. Ein Beschaffungsteam kann beispielsweise eine No-Code-Plattform nutzen, um einen automatisierten Workflow für die Genehmigung zu erstellen, der Kaufanfragen sofort an die entsprechenden Manager weiterleitet, basierend auf Faktoren wie Vertragsbedingungen oder Lieferleistung.

73 % der CPOs sind sich einig, dass KI Menschen nicht ersetzen wird, aber Menschen, die KI nutzen, werden Menschen ersetzen, die dies nicht tun.¹ Selbst mit den besten digitalen Tools hängt der Erfolg der Beschaffung von der Expertise des Teams ab, das sie verwaltet. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter in neuen Systemen und Prozessen, um die Akzeptanz zu fördern und Widerständen gegen Veränderungen entgegenzuwirken. Investitionen in die Talententwicklung tragen dazu bei, dass Unternehmen den Wert ihrer digitalen Beschaffungsinitiativen maximieren können.

Führungskräfte in der Beschaffung müssen der Komplexität mit Einfachheit begegnen. Während viele glauben, dass die Rationalisierung von Workflows Ineffizienzen beseitigt, geht es bei der echten Vereinfachung um die Gestaltung von Prozessen, die für die Benutzer leicht verständlich und auszuführen sind. Der wahre Durchbruch kommt mit der „konzipierten Einfachheit“, die zu einer Steigerung von Transformation um 42 % führt. Durch die Befolgung der Prinzipien der konzipierten Einfachheit sind die Beschaffungsfunktionen 21 % weniger wahrscheinlich mit zusätzlicher Komplexität konfrontiert, im Gegensatz zu herkömmlichen Ansätzen, die die Dinge oft noch verschlimmern^.6