Ein Leitfaden zur Automatisierung bei der Beschaffung

8. November 2024

Autoren

Molly Hayes

Content Writer, IBM Consulting, IBM Blog

Amanda Downie

Editorial Content Strategist, IBM

Ein Leitfaden zur Automatisierung bei der Beschaffung

Bei der Automatisierung in der Beschaffung geht es darum, den Beschaffungsprozess mithilfe von Technologie zu rationalisieren und zu verbessern, um Ineffizienzen zu vermeiden und Kosten zu senken. Die Unternehmen von heute nutzen Automatisierungsplattformen und -tools für den gesamten Procure-to-Pay-Prozess, wobei die Komplexität sich unterscheidet. Einige setzen die Prozessautomatisierung ein, um weniger Zeit für zeitaufwändige manuelle Prozesse wie die Dateneingabe aufwenden zu müssen. Andere nutzen die Automatisierung zusammen mit Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) und Big-Data-Analysen für das Ausgabenmanagement und die Risikovorhersage bei Lieferanten, wodurch die Ausfallsicherheit in allen Geschäftsprozessen erhöht wird.

Die Automatisierung von Prozessen im Beschaffungswesen kann die Beziehung zwischen Unternehmen und Lieferanten erheblich verbessern, insbesondere wenn sie in Verbindung mit kollaborativen Tools und Plattformen eingesetzt wird. Laut der Unternehmensberatung McKinsey erzielen Unternehmen mit entwickelteren Funktionen für das Management von Lieferantenbeziehungen einen Wettbewerbsvorsprung von bis zu zwei zu eins.1

Da Lieferketten zunehmend komplexer und potenziell unbeständiger geworden sind, haben Unternehmen mithilfe von Automatisierungsplattformen die Möglichkeit, sich schnell auf unvorhergesehene Ereignisse einzustellen. Heutige Automatisierungsplattformen und dedizierter Dashboards ermöglichen Transparenz und Übersicht in Echtzeit und damit eine schnelle Reaktion auf Herausforderungen in der Lieferkette. Diese Tools werden auch immer beliebter, wenn es darum geht, Nachhaltigkeitsziele während des Beschaffungs- und Einkaufsprozesses zu erreichen. 

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Die Entwicklung der Automatisierung bei der Beschaffung

Beschaffungsteams verwalten in der Vergangenheit große Datenmengen, die sowohl innerhalb als auch außerhalb ihres Unternehmens gesammelt werden: z. B. Ausgabenmuster, Marktkenntnisse, Lieferantendaten, externe Vorschriften und interne Spezifikationen. Dies hat dazu geführt, dass Workflows im Beschaffungswesen besonders anfällig für menschliche Fehler sind und Beschaffungsaufgaben bereit für die digitale Transformation sind.

Die frühen Praktiken der Beschaffungsautomatisierung ergänzten oder ersetzten die manuelle Dateneingabe, z. B. das Eingeben von Informationen in Tabellen. Beschaffungsabteilungen könnten auch Robotic Process Automation (RPA) nutzen, um eine Reihe von zuvor manuellen Beschaffungsaufgaben wie die Rechnungserstellung und -genehmigung zu automatisieren. Bei diesem Automatisierungsgrad könnten Prozesse wie Vertragsmanagement oder Preisverhandlungen durch separate Software und Tools erweitert werden.

In den letzten Jahren sind maschinelles Lernen (ML) und KI immer leistungsfähiger geworden. Führende Unternehmen haben damit begonnen, fortschrittliche Beschaffungstechnologien in Kombination mit Automatisierung und KI einzusetzen. Das Ziel: wirklich intelligente, zentralisierte Workflows zu schaffen. Angesichts der großen Herausforderungen für die Lieferkette während und nach der COVID-19-Pandemie und Stressfaktoren wie der Inflation erfreut sich die Automatisierung der Beschaffung zunehmender Beliebtheit.

In einer Umfrage aus dem Jahr 2022 unter 1.500 Chief Supply Chain Officers und Chief Operating Officers stellte das IBM Institute for Business Value (IBV) fest, dass die Zahl der Unternehmen, die in den zwei Jahren zuvor neue Automatisierungstechnologien eingeführt haben, sowie die Zahl der Organisationen, die KI zur Überwachung und Verfolgung der Leistung einsetzen, stark gestiegen ist.

Die Beschaffungsabteilungen, die bislang die Beschaffungsaufgaben in Silos untergebracht haben, können verstärkt den gesamten Beschaffungsprozess von Anfang bis Ende in einem zentralen Repository verwalten, was fortschrittliche Datenanalysen und Echtzeiteinblicke in die Ausgabenmuster und die Dynamik der Lieferanten ermöglicht. Diese einheitlichen Beschaffungsabläufe, die durch Schlüsseltechnologien ergänzt werden, verringern Reibungsverluste und verbessern die Arbeitsabläufe sowohl für Experten im Beschaffungswesen als auch für ihre Partner. 

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Vorteile der Automatisierung der Beschaffung

Unabhängig davon, ob die Beschaffung als eine Reihe wichtiger Automatisierungen oder als ganzheitliches automatisiertes Beschaffungssystem bereitgestellt wird, kann sie im Beschaffungsprozess Engpässe beseitigen, den Genehmigungsprozess beschleunigen und die Durchlaufzeit von Bestellungen verkürzen. Zu den wichtigsten Hauptvorteilen von Initiativen zur Automatisierung der Beschaffung gehören:

  • Mehr Effizienz
  • Kosteneinsparungen
  • Verbesserte Compliance
  • Besserer Überblick
  • Stärkere Lieferantenbeziehungen
  • Datengesteuerte Entscheidungsfindung
  • Schnelle Skalierung

Mehr Effizienz

Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben wie bei der Auftragsabwicklung und dem Rechnungsmanagement wird der Beschaffungszyklus erheblich beschleunigt. Dazu kommt es zu weniger Verschwendung und Unternehmen können sich schnell an neue Bedingungen anpassen. Mit Automatisierungstechnologien sind auch ein schnelleres Onboarding und Analysen möglich: Mithilfe wichtiger Automatisierungen können Experten im Beschaffungswesen IBM Lieferanten aktuell zehnmal schneller onboarden und führen Preisanalysen in zehn Minuten statt im Laufe von zwei Tagen durch. 

Kosteneinsparungen

Indem manuelle Fehler minimiert und Verhandlungen mit Lieferanten optimiert werden, können Unternehmen erhebliche Einsparungen erzielen. Die Automatisierung ermöglicht einen schnellen, präzisen Vergleich der Preise von Anbietern sowie eine höhere Kapazität für Beschaffungsaufgaben, wenn ein Unternehmen wächst. 

Verbesserte Compliance

Mit automatisierten Systemen kann die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorschriften durchgesetzt werden, wodurch das Betrugsrisiko verringert und eine genaue Berichterstattung gefördert wird. Moderne Automatisierungstools für die Beschaffung können Anbieter nahtlos und präzise nach lokalen Vorschriften, Nachhaltigkeitsmetriken oder anderen Faktoren filtern, um die übergeordneten Ziele eines Unternehmens zu unterstützen. 

Besserer Überblick

Die Datenverfolgung in Echtzeit ermöglicht einen besseren Einblick in Ausgabenmuster, Leistung der Lieferanten und Lagerbestände. Mit diesen Beschaffungslösungen können sich Unternehmen schnell an neue Datenpunkte anpassen und den gesamten Beschaffungsprozess effektiver überprüfen, um bessere Ergebnisse zu erzielen. 

Stärkere Lieferantenbeziehungen

Eine verbesserte Kommunikation und Transparenz führen zu einer effizienteren Zusammenarbeit mit den Lieferanten und fördern so langfristige Partnerschaften. Tools für kollaborative Lieferantenbeziehungen, die durch Automatisierung ergänzt werden, vereinfachen den Prozess sowohl für Lieferanten als auch für Unternehmen und verbessern die Gesamterfahrung für beide Parteien. 

Datengesteuerte Entscheidungsfindung

Der Zugriff auf umfassende Analyse ermöglicht eine fundierte, datengestützte Entscheidungsfindung auf der Grundlage genauer Informationen. Das gilt insbesondere für den Beschaffungsprozess, bei dem große Mengen an Daten aus verschiedenen internen und externen Quellen gesammelt werden. Automatisierte Beschaffungssysteme, die durch KI ergänzt werden, können dabei helfen, Schwachstellen zu erkennen und potenzielle zukünftige Probleme vorherzusagen. 

Schnelle Skalierung

Mit automatisierten Beschaffungssystemen sehen Unternehmen weniger Hindernisse, wenn es an der Zeit ist, das Unternehmen zu skalieren. Von Mitarbeitern betreute Software erfordert weniger Aufwand, um mehr Arbeit zu übernehmen, und ermöglicht die nahtlose Einbindung neuer Anbieter. 

Verbesserte Workflows durch Automatisierung der Beschaffungsprozesse

Bestellanforderungen und Bestellungen

Bestellanforderungen, auch bekannt als Kaufanträge, durchlaufen den Genehmigungsprozess bekanntermaßen nur langsam. Die Automatisierung dieses Prozesses kann die Genehmigungsverfahren beschleunigen und den Einblick in die Ausgabenstruktur verbessern – und es den Einkaufsexperten ermöglichen, effizienter zu arbeiten. Die Automatisierung dieses Prozesses kann darin bestehen, dass den Mitarbeitern einfach zu navigierende Vorlagen zur Verfügung gestellt werden und dass Genehmigende und Beteiligte in allen Abteilungen sofort über eine Anfrage benachrichtigt werden. Ist der Antrag genehmigt, kann ein automatisiertes System eine digitale Bestellung für die Transaktion generieren. Dadurch wird die Transparenz der Ausgaben gewährleistet und die Zahl der menschlichen Fehler verringert. 

Rechnungsmanagement und Zahlungsabwicklung

Ein automatisierter Abgleich von Rechnungen und Genehmigungsworkflows verbessert die Genauigkeit und Effizienz bei Zahlungen. In der Regel digitalisiert und zentralisiert ein automatisiertes System rechnungsbezogene Daten, gleicht diese Rechnungen automatisch mit wichtigen Datenbanken ab und legt sie für einen einfachen abteilungsübergreifenden Zugriff ab. Software zur Automatisierung des Beschaffungswesens verarbeitet auch Zahlungen aus der Kreditorenbuchhaltung schnell und präzise und liefert einen Beleg für die Transaktion. Diese Systeme können verpasste Zahlungen und Redundanzen reduzieren und ermöglichen eine unternehmensweite Transparenz, von der Beschaffungsabteilung bis zum Finanzteam. 

Lieferantenmanagement und Sourcing

Durch den Einsatz zentraler Datenbanken und automatisierter Systeme lassen sich Lieferantenqualifikationen, Leistungsmetriken und die Einhaltung von Vorschriften besser verfolgen. Automatisierte Lieferantenmanagementsysteme bieten Beschaffungsspezialisten sofortigen Zugang zu historischen Daten sowie zu wichtigen Informationen über den Standort eines Lieferanten, ESG-Praktiken, Kosten und andere Metriken.

Mit diesen Tools können Beschaffungsabteilungen potenzielle Anbieter effektiver filtern, Angebote vergleichen und schnell Angebote oder andere Informationen anfordern. Einige Systeme für die Enterprise-Ressourcen-Planung (ERP), wie z. B. SAP, bieten kollaborative Tools für Anbieter und Einkäufer, um auf einer einzigen gemeinsamen Plattform miteinander in Kontakt zu treten und zu verhandeln. 

Auftragsabwicklung

Mit der Automatisierung werden die Auftragserstellung, -verfolgung und -abwicklung rationalisiert und die Vorlaufzeiten und Fehler reduziert. Diese Systeme können automatische Benachrichtigungen an wichtige Abteilungen bezüglich der Auftragserstellung und -erfüllung bereitstellen, die Bewegung von Waren mithilfe der Internet-der-Dinge-Technologie (IoT) verfolgen oder Lieferzeiten automatisch auf der Grundlage von Wetterbedingungen und anderen Dynamiken aktualisieren. 

Vertragsmanagement

Automatisierte Systeme verwalten die Ereignisse im Lebenszyklus von Verträgen und sorgen für rechtzeitige Verlängerungen und die Einhaltung der Vertragsbedingungen. Diese Kontaktmanagement-Tools schaffen ein zentrales und durchsuchbares Repository von Verträgen und fördern die interne Transparenz des Vertragsprozesses. In der Regel benachrichtigen diese automatisierten Systeme die Stakeholder auch automatisch über bevorstehende Fristen im Zusammenhang mit den Vertragsbedingungen, was die Einhaltung der Bestimmungen fördert und Zeit für die Erneuerung oder Neuverhandlung von auslaufenden Verträgen schafft.  

Ausgabenanalyse

Automatisierungstools analysieren Ausgabendaten und ermitteln Möglichkeiten zur Kosteneinsparung und liefern Informationen zur Lieferantenleistung. Angesichts der Menge an Daten, die Beschaffungsabteilungen verarbeiten, können Ausgabenanalyse und -prognose ein entscheidendes Instrument für den Erfolg eines Unternehmens sein. Bestimmte automatisierte Beschaffungssysteme und ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) können im Voraus vor schlecht arbeitenden Lieferanten oder suboptimalen Vertragsabschlüssen warnen. 

Best Practices für die Automatisierung des Beschaffungsprozesses

Unabhängig von der individuellen Beschaffungsstrategie eines Unternehmens und den eingesetzten Automatisierungslösungen gibt es einige gängige Best Practices:

  • Klare Ziele setzen
  • Auswahl der richtigen Technologie
  • Einbindung wichtiger Stakeholder
  • Standardisierungsprozess
  • Schulung und Qualifizierung von Mitarbeitern
  • Überwachung und Optimierung
  • Gewährleistung von Data Governance und Datensicherheit

Klare Ziele setzen

Definieren Sie spezifische Ziele für die Automatisierung, z. B. die Reduzierung der Bearbeitungszeit oder die Verbesserung der Lieferantenbindung. 

Auswahl der richtigen Technologie

Die Software für das Beschaffungswesen sollte den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen und sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen. Denken Sie kritisch über die Endbenutzererfahrung nach, um sicherzustellen, dass die Technologie für die Benutzer, die am meisten damit interagieren, nahtlos ist. 

Einbindung wichtiger Stakeholder

Beziehen Sie relevante Abteilungen und Benutzer in den Planungs- und Implementierungsprozess ein, um sicherzustellen, dass die Lösung ihren Anforderungen entspricht. 

Prozesse standardisieren

Entwickeln Sie standardisierte Beschaffungsprozesse zur Förderung der Konsistenz und Verbesserung der Benutzerakzeptanz. 

Schulung und Qualifizierung von Mitarbeitern

Bieten Sie umfassende Schulungen für die Nutzer an, um die Vorteile des neuen automatisierten Systems zu maximieren und die Mitarbeiter des Beschaffungswesens auf ihre erweiterten Aufgaben vorzubereiten.

Überwachung und Optimierung

Bewerten Sie kontinuierlich die Leistung automatisierter Prozesse und nehmen Sie Anpassungen auf der Grundlage von Rückmeldungen und sich ändernden Anforderungen vor.

Gewährleistung von Data Governance und Datensicherheit

Sie sollten sicherstellen, dass die in einem System zur Automatisierung des Beschaffungswesens verwendeten Daten sauber und genau sind und in zugänglichen Formaten gespeichert werden. Implementieren Sie robuste Sicherheitsmaßnahmen, um sensible Beschaffungsdaten zu schützen und die Vorschriften einzuhalten. 

5 Beispiele für intelligente Workflows für die Beschaffungsautomatisierung

Indem sie Automatisierungs- und KI-Technologien mit der Cloud-Infrastruktur kombinieren, haben Unternehmen das Potenzial, ihre Effizienz radikal zu steigern. Ein Beispiel: Eine US-Behörde, die diese Tools einsetzt, konnte ihre durchschnittliche Bearbeitungszeit für Anträge von über 15 Tagen auf fünf Minuten reduzieren. Die Automatisierung im Beschaffungswesen schafft in der Regel den größten Wert, wenn sie über mehrere Systeme oder Workflows hinweg eingesetzt wird. Wie das IBM Institute for Business Value (IBV) herausgefunden hat, gibt es fünf Bereiche, in denen diese Technologien die größten Auswirkungen haben:

  • Automatisierte, reibungslose Prozesse in Echtzeit
  • Ethische und nachhaltige Beschaffung für das Risikomanagement
  • Partnerschaften für exponentiellen Wert für Dritte
  • Flexible Betriebsmodelle
  • Empowerment für Mitarbeitende 

Automatisierte, reibungslose Prozesse in Echtzeit

Wenn die Prozesse einer Beschaffungsabteilung reibungslos ablaufen, kann dies zu schnellen und greifbaren Ergebnissen führen: Zu den wichtigsten Vorteilen der automatisierten Beschaffung gehören die Beschleunigung der Beschaffung von Dienstleistungen oder Waren und die Bereitstellung einer Vielzahl von Kanälen, über die die Kunden mit dem Unternehmen in Kontakt treten können. Ein Finanzinstitut im asiatisch-pazifischen Raum, das seine Compliance-Praktiken und seine Leistung verbessern wollte, automatisierte seinen Source-to-Pay-Prozess. Durch die Digitalisierung und Standardisierung dieser Arbeitsabläufe konnte das Unternehmen Betriebskosten in Höhe von 20 Millionen US-Dollar einsparen und den Verlust von über 70 Millionen US-Dollar durch doppelte oder falsche Zahlungen verhindern. 

Ethische, nachhaltige und risikoorientierte Beschaffung

Da die Verbraucher mehr Transparenz bei der Beschaffung von Waren durch Marken verlangen und führende Unternehmen Kohlenstoffneutralität anstreben, sind nachhaltige Beschaffungspraktiken entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens geworden. Automatisierung und intelligente Workflows bringen mehr Transparenz in den Beschaffungsprozess und ermöglichen es den Verantwortlichen im Beschaffungswesen, ESG-Metriken wie geringere Emissionen nahtlos zu kontrollieren. Die RCS Global Group, eine Plattform für die verantwortungsbewusste Beschaffung von Daten, nutzte kürzlich eine Blockchain-Plattform, um den Käufern zu versichern, dass die für die Herstellung von Batterien für Elektrofahrzeuge verwendeten Materialien aus ethischer Produktion stammen. Innovationen wie diese stärken das Vertrauen der Käufer und vereinfachen die immer wichtiger werdende Arbeit der verantwortungsvollen Beschaffung. 

Partnerschaft für exponentielle Wertschöpfung durch Dritte

Ein Drittel der kürzlich befragten Chief Supply Chain Officers gab an, in den letzten drei Jahren mit Lieferanten in neuen Regionen zusammengearbeitet zu haben. In einem zunehmend globalen Geschäftsumfeld sind Zusammenarbeit und Problemlösung entscheidend. Vernetzte Ökosysteme von Dienstleistern, die Analytik, KI und Automatisierung einsetzen, haben die Möglichkeit, schneller und effektiver zusammenzuarbeiten und sich an die neue Landschaft anzupassen. 

Flexible Betriebsmodelle

Moderne Beschaffungsvorgänge beinhalten multidisziplinäre Teams, die sich auf wichtige Ergebnisse konzentrieren und nicht auf einzelne, isolierte Projekte. Mithilfe von Automatisierung, Datenanalyse und KI haben Unternehmen die Möglichkeit, entscheidende Entscheidungen in der Beschaffung auf der Grundlage von Echtzeitdaten zu treffen, die im gesamten Unternehmen zugänglich sind. Die Nutzung dieser Daten durch die Mitarbeiter des Beschaffungswesens führt zu schlankeren, flexibleren Betriebsmodellen und ermöglicht Unternehmen eine effizientere Skalierung. Laut IBV-Studie erzielen 54 % der Unternehmen mit einem integrierten Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltungsteam deutlich mehr Umsatzwachstum und Effektivität als ihre Wettbewerber. Und ein weltweit tätiges Chemieunternehmen konnte durch den Einsatz von Automatisierung und Analytik die Betriebsabläufe in sechs Bereichen verbessern und dadurch einen Cashflow von 50 Millionen US-Dollar erwirtschaften.

Empowerment für Mitarbeitende

Wie auch in anderen Geschäftsbereichen werden Automatisierung und KI am besten eingesetzt, um die menschliche Arbeitskraft zu ergänzen und Mitarbeiter für kontaktintensivere, kreative Aufgaben einzusetzen. Im Beschaffungswesen könnte die Automatisierung ein Unternehmen dazu inspirieren, die Rolle der Mitarbeiter völlig neu zu überdenken und ihr Potenzial voll auszuschöpfen. Anstatt auf kleinere Probleme zu reagieren, ermöglicht die Automatisierung im Beschaffungswesen den Mitarbeitern, proaktiv zu handeln, den Weg für Innovationen auf Unternehmensebene zu ebnen und den Geschäftswert auf breiter Ebene zu steigern. 

Fußnoten

Taking Supplier Collaboration to the Next Level, McKinsey, 7. Juli 2020 (Link befindet sich außerhalb von IBM.com) 

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