So entwickeln Sie eine erfolgreiche Beschaffungsstrategie

Die Rolle der Beschaffung geht über Transaktionsaktivitäten hinaus. Eine Beschaffungsstrategie ermöglicht es einem Unternehmen, sich in einer immer komplexeren globalen Lieferkette zurechtzufinden, sich schnell an Marktschwankungen anzupassen und Kostenoptimierung, betriebliche Effizienz und Wachstum zu erreichen.

Durch die Bewertung und proaktive Steuerung der mit der Lieferkette verbundenen Risiken können sich Unternehmen vor Störungen schützen und die Widerstandsfähigkeit ihrer Betriebsabläufe stärken. Darüber hinaus fördert ein gut ausgearbeitetes Framework für die Beschaffung Innovation und Nachhaltigkeit. Es kann kooperative Partnerschaften mit Lieferanten fördern und ethische und ökologische (umweltfreundliche Beschaffung) Überlegungen in die Beschaffungsstrategie integrieren.

Eine Beschaffungsstrategie besteht nicht nur aus einer Reihe von Schritten zur Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Es sollte eine strategische Roadmap sein, die, wenn sie effektiv gestaltet und umgesetzt wird, mit der Mission des Unternehmens übereinstimmt und wesentlich zu dessen Erfolg beiträgt.

Eine Beschaffungsstrategie ist ein strukturierter Plan, den ein Unternehmen entwickelt, um seinen Einkaufsprozess so zu steuern, dass er mit seinen Geschäftsanforderungen übereinstimmt. Das Ziel einer Beschaffungsstrategie besteht darin, die effiziente, kostengünstige und nachhaltige Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen sicherzustellen, die für den Betrieb des Unternehmens unerlässlich sind. Die Strategie sollte eine konkrete Anleitung für die Durchführung der einzelnen Schritte des Beschaffungsprozesses enthalten, zu denen häufig folgende gehören:

• Ermittlung der Geschäftsbedürfnisse
• Suche nach potenziellen Lieferanten
• Vertragsverhandlungen
• Verwaltung von Lieferantenbeziehungen
• Aufzeichnungen über jeden Schritt

Die Strategie, die diesen Schritten zugrunde liegt, kann je nach Branche und Bedarf von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Zu den Zielen, die vielen Beschaffungsstrategien gemeinsam sind, gehören die Beseitigung von Einzelausgaben, die Steigerung der Liefereffizienz, die Minimierung von Fehlern und die Einhaltung geltender Vorschriften. Ein weiteres gemeinsames Ziel ist der Aufbau starker Lieferantenbeziehungen, um günstige Verträge und Dienstleistungen zu fördern.

Es ist ein Gleichgewicht zwischen Talent, Technologie, Compliance, Ethik und Nachhaltigkeit erforderlich, um die Beschaffungsaktivitäten mit den Unternehmenszielen. Eine effektive Beschaffungsstrategie sollte offen für neue Ansätze sein und Ideen fördern, die dem Unternehmen Mehrwert, Effizienz und kontinuierliche Prozessverbesserung bringen. Dies ermöglicht einen effektiven und anpassungsfähigen Ansatz bei der Beschaffung, der Mehrwert schafft und Risiken minimiert.

Wenn die Beschaffungsstrategie mit klaren Zielen umgesetzt wird, bietet sie eine Roadmap, an der sich Beschaffungsmanager orientieren können. Es wird ihren Zweck, ihre Verantwortlichkeiten und Ziele sowie die entscheidende Rolle, die sie für den Gesamterfolg des Unternehmens spielen, umreißen.

Zu den wichtigsten Schritten bei der Entwicklung einer effektiven Beschaffungsstrategie gehören:

1. Durchführung einer Ist-Analyse (CSA)

Bewerten Sie die Effizienz und Effektivität des aktuellen Frameworks für die Beschaffungsstrategie (falls vorhanden) und stellen Sie fest, ob es den aktuellen und zukünftigen Anforderungen gerecht wird. Führen Sie eine Ausgabenanalyse durch und ermitteln Sie Stärken, Schwächen und Chancen. Bewerten und kategorisieren Sie die Komponenten der Beschaffungskosten, von direkten Kosten (z. B. Kosten für Waren und Dienstleistungen) bis hin zu indirekten Kosten wie Verwaltungs- und Gemeinkosten. Untersuchen Sie die Kosten im Zusammenhang mit bestimmten Lieferanten, Kostenvariablen und -trends sowie die Gesamtkosten des Beschaffungsprozesses, um genau zu verstehen, wofür und wo Ausgaben getätigt werden.

2. Ermitteln Sie den organisatorischen Bedarf

Unternehmen wollen immer ihr Geschäftsergebnis verbessern, aber wie genau? Verstehen Sie die Bedürfnisse des Unternehmens – sei es Umsatzsteigerung, Cashflow-Management, kürzere Zeitrahmen, verbesserte Prognosen, Qualitätsmanagement oder Nachhaltigkeit – und wie sie mit der allgemeinen Geschäftsstrategie und dem langfristigen Plan übereinstimmen. Eine Beschaffungsstrategie, die diese Bedürfnisse berücksichtigt, stellt sicher, dass der Beschaffungsprozess direkt zur Rentabilität und zum Erfolg des Unternehmens beiträgt. 

3. Stakeholder einbinden

Identifizieren Sie interne Abteilungen, Lieferanten und alle anderen, die von dem Plan betroffen sein könnten, und arbeiten Sie mit ihnen zusammen. Einige sind vielleicht nicht mit den vorgeschlagenen Änderungen einverstanden. Sammeln Sie vielfältige Erkenntnisse, verstehen Sie Bedürfnisse und managen Sie Erwartungen. Die Einbindung von Stakeholdern ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Strategie gut geplant ist und im gesamten Unternehmen unterstützt wird.

4. Bestimmen Sie die Geschäftsziele

Definieren Sie spezifische messbare, erreichbare, relevante und zeitnahe (SMART) Ziele für die Beschaffungsfunktion. Diese Ziele sollten die übergeordneten Geschäftsziele direkt unterstützen und ein klares Framework für die Beschaffungsstrategie bieten. Wenn beispielsweise Kosteneinsparungen angestrebt werden, könnte ein entsprechendes Beschaffungsziel darin bestehen, eine bestimmte Kostensenkung zu erreichen. Weitere Ziele könnten das Risikomanagement und die Risikominderung, die Verwaltung der Lieferantenbeziehungen und Nachhaltigkeitsaspekte sein.

5. Definieren Sie Beschaffungsrichtlinien

Legen Sie klare Beschaffungsrichtlinien, -verfahren und -betriebsmodelle fest und einigen Sie sich darauf, die mit den Zielen der Organisation übereinstimmen. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um die aktuellen Prozesse zu überprüfen und sie an den neuen Ansatz anzupassen. Aufgaben wie Kriterien für die Lieferantenauswahl, Vertragsmanagement und Compliance-Initiativen sollten klar definiert werden. Kommunizieren Sie die Chancen, die diese Veränderungen mit sich bringen, und erläutern Sie deren Vorteile für die Stakeholder. Seien Sie flexibel. Richtlinien dienen dem Beschaffungsteam als Leitlinien und gewährleisten die Einhaltung ethischer Standards.

6. Integration neuer Tools

Entdecken Sie die Tools und Technologien, die den Erfolg der neuen Strategie unterstützen werden. Die Beschaffung ist kein analoger Prozess mehr. Ein wachsender Prozentsatz davon findet online statt (E-Procurement). Procure-to-Pay-Software (P2P) verknüpft Beschaffungspraktiken mit Kreditorenbuchhaltung und kann Schritte wie das Lieferkettenmanagement, Bestellungen und Rechnungsstellung optimieren. Weitere Beschaffungssoftware umfasst Tools zur Ausgabenanalyse und Software für die Verwaltung der Lieferantenbeziehungen (SRM). Diese erhöhen die Genauigkeit und Produktivität, verfolgen Einkäufe und bieten Datentransparenz, die die Entscheidungsfindung unterstützt und Risiken, Ineffizienzen und zeitraubende Verzögerungen reduziert.

7. Entwickeln Sie die Strategie

Entwickeln Sie eine umfassende Beschaffungsstrategie auf der Grundlage der in den vorherigen Schritten gesammelten Erkenntnisse. Dazu gehört die Erstellung einer Strategieerklärung, in der der Ansatz für die Beschaffung, einschließlich Lieferantenmanagement, Risikominderung und Kostenoptimierung. Die Strategie sollte flexibel genug sein, um sich an veränderte Marktbedingungen und organisatorische Anforderungen anpassen zu können.

8. Definieren Sie Erfolg

Legen Sie Leistungsindikatoren (KPIs) fest, die zur Messung des Erfolgs der Beschaffungsstrategie verwendet werden. Diese Metriken sollten mit den definierten Geschäftszielen übereinstimmen und quantifizierbare Benchmarks für die Leistungsbewertung liefern. Zu den gemeinsamen Erfolgskriterien gehören die Reduzierung von Fehlern, die Nutzung von Einsparungsmöglichkeiten und die Verbesserung der Lieferantenbewertungen, Workflows, Beschaffungszykluszeiten und Compliance.

9. Implementieren Sie die Strategie

Führen Sie die Beschaffungsstrategie schrittweise und gut koordiniert durch und setzen Sie dabei die festgelegten Richtlinien, Verfahren und Technologien ein. Bieten Sie die erforderlichen Schulungen an, um den Erfolg der Beschaffung sicherzustellen.

10. Messen und verfeinern Sie die Strategie

Messen Sie die Leistung der Strategie regelmäßig anhand der festgelegten Erfolgsmetriken. Stellen Sie fest, ob es Veränderungen fördert und die Gesamtleistung des Unternehmens verbessert. Nutzen Sie Daten und Erkenntnisse, um Ergebnisse zu analysieren, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren und die Beschaffungsstrategie entsprechend zu verfeinern. Überwachen und passen Sie die Strategie kontinuierlich an, um sicherzustellen, dass sie auf sich ändernde Marktdynamiken, sich entwickelnde Geschäftsziele und sich abzeichnende Chancen oder Herausforderungen reagiert.

Durch die Umsetzung strategischer Beschaffungs- und Einkaufsmöglichkeiten können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen erzielen. Darüber hinaus steigert eine effektive Beschaffungsstrategie die betriebliche Effizienz durch die Straffung von Prozessen und die Einführung von Automatisierungstechnologien. Dies führt zu weniger Verwaltungsaufwand und schnelleren Beschaffungszyklen.

Eine erfolgreiche Beschaffungsstrategie mindert auch die mit der Lieferkette verbundenen Risiken. Durch den Einsatz von Risikobewertungs- und Risikomanagementpraktiken können sich Unternehmen vor Störungen schützen und Agilität und Kontinuität sicherstellen. Die Strategie kann zudem die Lieferantenbeziehungen, Zusammenarbeit und Innovation fördern. Zusammengenommen ermöglichen diese Vorteile es Unternehmen, die Komplexität des modernen Geschäftslebens mit Widerstandsfähigkeit, Agilität und einem Wettbewerbsvorteil zu meistern.

Durch die systematische Umsetzung dieser Schritte können Unternehmen eine Beschaffungsstrategie entwickeln, die den unmittelbaren Bedarf deckt und sich weiterentwickeln kann, um zum nachhaltigen Erfolg des Unternehmens beizutragen.

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