Was ist Beschaffung?

Die Beschaffung ist einer der ersten Schritte des Lieferkettenmanagements. Dabei handelt es sich um die Abwicklung des gesamten Produktionsflusses einer Ware oder Dienstleistung. Unternehmen setzen Beschaffungsprozesse ein, um ihr Netzwerk von Lieferanten (die„Glieder“ in der Kette) aufzubauen, die die Produkte in der Kette weiterbewegen.

Der Begriff „Beschaffung“ wird häufig synonym mit dem Begriff „Einkauf“ verwendet, obwohl die Beschaffung ein eigenständiger Prozess innerhalb der Einkaufsabteilung ist. Experten für den Einkauf kümmern sich um den gesamten Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen aus externen Quellen. Dazu gehören Aktivitäten wie Bedarfsermittlung, Vertragsverhandlungen, Auftragsvergabe, Bestellanforderung und Leistungsmanagement.

Um die wichtigsten Unterschiede besser zu verstehen, betrachten Sie die Beschaffung als das „Wer“ (die Lieferanten selbst), das die Lieferkette bildet, und den Einkauf als das „Was“ (Waren und Dienstleistungen) innerhalb einer Lieferkette. Aufgrund ihrer Verflechtung haben Beschaffungs- und Einkaufsstrategien in der Regel ähnliche Ziele und Metriken.

Nach Angaben einiger für die Lieferkette zuständiger Behörden gibt es mehr als ein Dutzend Arten der Beschaffung, aber die gängigsten sind:

• Outsourcing
• Insourcing
• Nearsourcing
• Single Sourcing
• Global Sourcing
• Joint Ventures

Outsourcing ist die Inanspruchnahme eines in- oder ausländischen Drittanbieters für die Durchführung einer Tätigkeit oder die Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen, die normalerweise intern im Unternehmen erbracht werden.

Insourcing ist die Nutzung interner Ressourcen zur Durchführung von Lieferkettenaktivitäten. Dies ist oft eine Strategie zur Kostenreduzierung und das Gegenteil von Outsourcing.

Beim Nearsourcing, auch Nearshoring genannt, werden die Beschaffungsaktivitäten näher an den Ort verlagert, an dem die Waren oder Dienstleistungen verkauft werden. So lassen sich Transportkosten und Liefervorlaufzeiten reduzieren.

Single Sourcing bedeutet, nur einen einzigen Lieferanten mit der Beschaffung aller Materialien, Waren und Dienstleistungen zu beauftragen. Dies kann Produktexklusivität mit einzigartigen Materialien schaffen und den Zeitaufwand für Vertragsverhandlungen und Lieferantenauswahl reduzieren.

Unter Global Sourcing versteht man die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen von Lieferanten auf internationalen Märkten. Dadurch erhalten Unternehmen Zugang zu kostengünstigen Ressourcen und zu Fähigkeiten, die in ihrem Land möglicherweise nicht verfügbar sind.

Joint Ventures sind Partnerschaften zwischen einem oder mehreren Unternehmen, um Ressourcen und Stärken zu teilen. Das kann die Verhandlungsposition von Lieferanten stärken und das Risiko in der Lieferkette begrenzen.

In ihrer einfachsten Form handelt es sich bei der Beschaffung um einen Transaktionsprozess, bei dem nach dem besten Wert gesucht wird, der häufig durch den Lieferanten bereitgestellt wird, der Waren und Dienstleistungen zum niedrigsten Preis anbietet. Im Gegensatz dazu berücksichtigt die strategische Beschaffung bei der Bewertung potenzieller Lieferanten die Bedürfnisse und langfristigen Ziele eines Unternehmens. Bei der strategischen Beschaffung nutzen Unternehmen häufig Daten aus dem Einkauf, um Beschaffungsstrategien zu entwickeln, die das große Ganze widerspiegeln.

Bei einer strategischen Beschaffungsstrategie ist der Lieferant mit dem niedrigsten Preis nicht immer die beste Option. Vielmehr könnte das Beschaffungsteam auch Faktoren wie Qualität, Ruf und Service berücksichtigen. Es kann auch in Betracht ziehen, wie eine langfristige Partnerschaft mit einem bevorzugten Lieferanten die gesamte Lieferkette stärken und rationalisieren, Nachhaltigkeitsambitionen fördern und Kosteneinsparungen maximieren könnte.

Die taktische Beschaffung ist mit der strategischen Beschaffung vergleichbar, konzentriert sich jedoch auf kurzfristige Ziele und weniger komplexe, unmittelbare Bedürfnisse und nicht auf langfristige Ziele. Die strategische Beschaffung ist ein fortlaufender Prozess, bei dem die Beschaffungsaktivitäten kontinuierlich evaluiert und angepasst werden. So ist beispielsweise die Auswahl eines Lieferanten für Reinigungsmittel während der Grippesaison eine taktische Beschaffung, während die Auswahl eines Lieferanten für die kritischen Komponenten einer Kernproduktlinie eine strategische Beschaffung ist.

Strategische Beschaffung hilft Unternehmen, sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen: Sie können ihren Kunden qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen zum besten Preis anbieten.

Die verantwortungsvolle Beschaffung berücksichtigt die sozialen, wirtschaftlichen und ökologischen Auswirkungen aller Beschaffungsaktivitäten und Lieferanten. Sie ist der Kern des Konzepts der „Triple Bottom Line“, das besagt, dass die finanzielle Bilanz allein nicht zur Messung von Geschäftsergebnissen ausreicht. Stattdessen müssen sie auch das Wohlergehen der Menschen und des Planeten berücksichtigen. Unternehmen, die sich für eine verantwortungsvolle Beschaffung einsetzen, übernehmen die Verantwortung für die Geschehnisse im gesamten Produktlebenszyklus – von den CO2-Emissionen bis zu den Rechten der Arbeitnehmer. Die verantwortungsvolle Beschaffung zielt darauf ab, potenziellen Schaden zu verringern und positive Auswirkungen zu verstärken.

Nachhaltige Geschäftspraktiken sind für die Kunden und Investoren von heute von entscheidender Bedeutung.  Die Hälfte der Verbraucher ist bereit, mehr für nachhaltige Produkte oder Marken zu bezahlen. Und bewusst handelnde Verbraucher, die Produkte und Marken danach auswählen, wie gut sie mit ihren Werten übereinstimmen, bilden heute das größte Marktsegment (44 %). Nachhaltigkeitszertifizierungen von Dritten, wie der B Corp-Status oder die Rainforest Alliance-Zertifizierung, werden häufig als kundenorientierte Indikatoren für eine verantwortungsvolle Beschaffung verwendet.

Die Strategien für die Lieferkette spiegeln diesen Wunsch nach Nachhaltigkeit zunehmend wider: Laut einer Studie aus dem Jahr 2022 setzen sich 52 % der Chief Supply Chain Officers (CSCOs) verstärkt für eine kohlenstoffneutrale Beschaffung ein.¹ Verantwortungsvolle Beschaffung kann als grundlegender Schritt zur Erreichung dieses Ziels angesehen werden.

Eine verantwortungsvolle Beschaffung ist auch wichtig, um neue und bestehende Gesetze einzuhalten, die Transparenz über die Auswirkungen der Bemühungen und Initiativen eines Unternehmens in den Bereichen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (Environmental, Social and Governance, ESG) fordern. Die Richtlinie der Europäischen Union (EU) über die Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen (CorporateSustainability Reporting Directive, CSRD) verlangt beispielsweise, dass Unternehmen ihren Due-Diligence-Prozess zur Identifizierung und Minderung der sozialen und ökologischen Auswirkungen in ihren Wertschöpfungs- und Lieferketten offenlegen.

Die Art und Weise, wie Unternehmen eine Beschaffungsstrategie aufbauen, variiert je nach Unternehmensgröße, Geschäftszielen und Branche. Diese fünf Schritte sind jedoch häufig in effektiven Beschaffungsstrategien zu finden:

1. Zielsetzung. Ein üblicher erster Schritt besteht darin, spezifische Ziele und KPIs zu identifizieren. Zu diesen Zielen können Kostensenkungen, die Verbesserung der Produktqualität oder ein besseres Management des Lieferantenrisikos gehören.

2. Analyse aktueller Beschaffungsaktivitäten. Als Nächstes können Beschaffungsteams frühere Beschaffungs- und Geschäftsprozessdaten untersuchen, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren, die Leistung von Lieferanten genauer unter die Lupe zu nehmen oder zu sehen, wo sich ineffiziente Ausgaben reduzieren lassen.

3. Bewertung des Marktes. Marktforschung und Wettbewerbsdaten sind entscheidend für strategische Beschaffungsentscheidungen. Informationen zu Verbrauchergewohnheiten, Branchentrends und Best Practices sowie wirtschaftlichen und geopolitischen Faktoren können Unternehmen dabei helfen, ihre Position auf dem Markt zu verstehen.

4. Überprüfung und Lieferantenauswahl. Die Einführung eines Verfahrens zur Bewertung und Auswahl von Lieferanten ist ein entscheidender Schritt. Berücksichtigen Sie die Qualität des Lieferanten, seine finanzielle Zuverlässigkeit, die Übereinstimmung von Werten und Unternehmenskultur sowie das Potenzial für eine langfristige Partnerschaft. Teams können eine Kombination aus Lieferantengesprächen, Angebotsausschreibungen (Request for Proposals, RFPs), Angebotsanfragen (Request for Quotes, RFQs), Scorecards und mehr verwenden, um den Auswahlprozess zu unterstützen.

5. Laufende Leistungsbewertung der Lieferanten. Ein ausgezeichneter und strategischer Beschaffungsplan endet nicht mit der Vertragsunterzeichnung. Sichern Sie den langfristigen Erfolg mit einer kontinuierlichen Leistungsanalyse durch regelmäßige Audits, KPI-Überwachung, Verwaltung der Lieferantenbeziehungen und Einholung von Feedback. Dann passen Sie den Plan bei Bedarf an, um ihn mit den in Schritt eins festgelegten Zielen in Einklang zu bringen.

Da die Lieferketten immer komplexer werden, können Unternehmen innovative Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), Automatisierung, Datenanalyse und Blockchain in Beschaffungsprozesse, Beschaffungssoftware und Workflows integrieren. Dies kann eine Reihe von Vorteilen mit sich bringen, z. B.: geringere Betriebskosten, automatisierte Effizienz bei allen Beschaffungsaktivitäten (z. B. besseres Vertragsmanagement, schnelleres Onboarding von Lieferanten sowie Preis- und Ausgabenanalysen), verantwortungsvollere Beschaffung und mehr Nachhaltigkeit in der gesamten Lieferkette.

Beispielsweise können Blockchain-Plattformen Käufern helfen, sicherzustellen, dass Rohstoffe, die für neue Produkte verwendet werden, verantwortungsbewusst produziert werden. Darüber hinaus können intelligente Workflows zu frühzeitigen Zahlungen an Lieferanten führen, was das Betriebskapital und den Cashflow verbessert.