Was ist Beschaffung?
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Zeichnung eines komplexen natürlichen Systems

Veröffentlicht: 13. Dezember 2023
Mitwirkende: Alexandra Jonker

Was ist Beschaffung?

Beschaffung ist der Prozess der Identifizierung, Evaluierung und Auswahl von Lieferanten, die Waren und Dienstleistungen bereitstellen. Bei taktischer und strategischer Vorgehensweise können Beschaffungsaktivitäten die Kosten, die Qualität und die Verfügbarkeit der Waren und Dienstleistungen eines Unternehmens erheblich beeinflussen.

Die Beschaffung ist einer der ersten Schritte des Lieferkettenmanagements. Dabei handelt es sich um die Abwicklung des gesamten Produktionsflusses einer Ware oder Dienstleistung. Unternehmen setzen Beschaffungsprozesse ein, um ihr Netzwerk von Lieferanten (die„Glieder“ in der Kette) aufzubauen, die die Produkte in der Kette weiterbewegen.

Der Begriff „Beschaffung“ wird häufig synonym mit dem Begriff „Einkauf“ verwendet, obwohl die Beschaffung ein eigenständiger Prozess innerhalb der Einkaufsabteilung ist. Experten für den Einkauf kümmern sich um den gesamten Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen aus externen Quellen. Dazu gehören Aktivitäten wie Bedarfsermittlung, Vertragsverhandlungen, Auftragsvergabe, Bestellanforderung und Leistungsmanagement.

Um die wichtigsten Unterschiede besser zu verstehen, betrachten Sie die Beschaffung als das „Wer“ (die Lieferanten selbst), das die Lieferkette bildet, und den Einkauf als das „Was“ (Waren und Dienstleistungen) innerhalb einer Lieferkette. Aufgrund ihrer Verflechtung haben Beschaffungs- und Einkaufsstrategien in der Regel ähnliche Ziele und Metriken.

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Welche verschiedenen Arten der Beschaffung gibt es?

Nach Angaben einiger für die Lieferkette zuständiger Behörden gibt es mehr als ein Dutzend Arten der Beschaffung, aber die gängigsten sind die Folgenden:

Outsourcing

Outsourcing ist die Inanspruchnahme eines in- oder ausländischen Drittanbieters für die Durchführung einer Tätigkeit oder die Bereitstellung von Waren oder Dienstleistungen, die normalerweise intern im Unternehmen erbracht werden.

Insourcing

Insourcing ist die Nutzung interner Ressourcen zur Durchführung von Lieferkettenaktivitäten. Dies ist oft eine Strategie zur Kostenreduzierung und das Gegenteil von Outsourcing.

Nearsourcing

Beim Nearsourcing, auch Nearshoring genannt, werden die Beschaffungsaktivitäten näher an den Ort verlagert, an dem die Waren oder Dienstleistungen verkauft werden. So lassen sich Transportkosten und Liefervorlaufzeiten reduzieren.

Single Sourcing

Single Sourcing bedeutet, nur einen einzigen Lieferanten mit der Beschaffung aller Materialien, Waren und Dienstleistungen zu beauftragen. Dies kann Produktexklusivität mit einzigartigen Materialien schaffen und den Zeitaufwand für Vertragsverhandlungen und Lieferantenauswahl reduzieren.

Global Sourcing

Unter Global Sourcing versteht man die Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen von Lieferanten auf internationalen Märkten. Dadurch erhalten Unternehmen Zugang zu kostengünstigen Ressourcen und zu Fähigkeiten, die in ihrem Land möglicherweise nicht verfügbar sind.

Joint Ventures

Joint Ventures sind Partnerschaften zwischen einer oder mehreren anderen Unternehmen, um Ressourcen und Kapazitäten gemeinsam zu nutzen. Das kann die Verhandlungsposition gegenüber Lieferanten stärken und das Risiko in der Lieferkette begrenzen.

Was ist strategische Beschaffung?

In seiner einfachsten Form handelt es sich bei der Beschaffung um einen Transaktionsprozess, bei dem nach dem besten Wert gesucht wird, der häufig durch den Lieferanten bereitgestellt wird, der Waren und Dienstleistungen zum niedrigsten Preis anbietet. Bei der strategischen Beschaffung hingegen werden die Bedürfnisse und langfristigen Ziele eines Unternehmens bei der Bewertung potenzieller Lieferanten berücksichtigt. Tatsächlich nutzen Unternehmen bei der strategischen Beschaffung häufig Daten aus Einkaufsaktivitäten, um Beschaffungsstrategien zu entwickeln, die das Gesamtbild widerspiegeln.

Bei einer strategischen Beschaffungsstrategie ist der Lieferant mit dem niedrigsten Preis nicht immer die beste Option. Vielmehr könnte das Beschaffungsteam auch Faktoren wie Qualität, Ruf und Service berücksichtigen. Sie können auch in Betracht ziehen, wie eine langfristige Partnerschaft mit einem bevorzugten Lieferanten die gesamte Lieferkette stärken und rationalisieren, Nachhaltigkeitsambitionen fördern und Kosteneinsparungen maximieren könnte.

Die taktische Beschaffung ist mit der strategischen Beschaffung vergleichbar, konzentriert sich jedoch auf kurzfristige Ziele und weniger komplexe, unmittelbare Bedürfnisse und nicht auf langfristige Ziele. Die strategische Beschaffung ist ein fortlaufender Prozess, bei dem die Beschaffungsaktivitäten kontinuierlich evaluiert und angepasst werden. So ist beispielsweise die Auswahl eines Lieferanten für Reinigungsmittel während der Grippesaison eine taktische Beschaffung, während die Auswahl eines Lieferanten für die kritischen Komponenten einer Kernproduktlinie eine strategische Beschaffung ist.

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Welche Vorteile bietet die strategische Beschaffung?

Strategische Beschaffung hilft Unternehmen, sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen: Sie können ihren Kunden qualitativ hochwertige Produkte und Dienstleistungen zum besten Preis anbieten.

Kostenmanagement

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Lieferanten sorgfältig und strategisch auszuwählen, können Sie oft langfristige Verträge mit vorteilhafteren Preis- und Zahlungsbedingungen aushandeln, wie z. B. Mengenrabatte und reduzierte Gebühren. Ein niedrigerer Preis für ein Produkt oder eine Dienstleistung führt zu niedrigeren Preisen für die Kunden, wodurch die Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben.

Kundenzufriedenheit

Die Beschaffung bei erstklassigen, sorgfältig ausgewählten Lieferanten kann zu qualitativ hochwertigeren Waren und Dienstleistungen führen. Bessere Rohstoffe führen zu qualitativ hochwertigen Produkten, die gut funktionieren und länger halten. Dies kann Unternehmen dabei helfen, die Erwartungen ihrer Kunden zu erfüllen, Loyalität aufzubauen und den Ruf ihrer Marke zu verbessern.

Risikomanagement

Eine ausgewogene Abhängigkeit von einem breiten Ökosystem von qualitativ hochwertigen Lieferanten verringert das Risiko. Mit einem diversifizierten Lieferantenportfolio können Unternehmen Verspätungen, Stornierungen und Preisschwankungen aufgrund von Unterbrechungen der Lieferkette vermeiden, die von politischen Unruhen bis hin zu schweren Wetterereignissen reichen können.

Mehr Nachhaltigkeit

Unternehmen können jeden Lieferanten vollständig überprüfen, um sicherzustellen, dass die Nachhaltigkeitspraktiken des Lieferanten mit ihren eigenen übereinstimmen. Dies trägt dazu bei, die eigenen Nachhaltigkeitsziele voranzutreiben und die Umweltauswirkungen der Lieferkette insgesamt zu reduzieren.

Was ist verantwortungsvolle Beschaffung?

Die verantwortungsvolle Beschaffung berücksichtigt die sozialen, wirtschaftlichen und ökologischen Auswirkungen aller Beschaffungsaktivitäten und Lieferanten. Es ist der Kern des Konzepts der „Triple Bottom Line“, das besagt, dass Unternehmensergebnisse nicht nur an der finanziellen Bilanz gemessen werden können. Stattdessen müssen sie auch das Wohlergehen der Menschen und des Planeten berücksichtigen. Unternehmen, die sich für eine verantwortungsvolle Beschaffung einsetzen, übernehmen die Verantwortung für die Geschehnisse im gesamten Produktlebenszyklus – von den CO2-Emissionen bis zu den Rechten der Arbeitnehmer. Das Ziel einer verantwortungsvollen Beschaffung ist es, potenziellen Schaden zu verringern und positive Auswirkungen zu verstärken.

Nachhaltige Geschäftspraktiken sind für die Kunden und Investoren von heute von entscheidender Bedeutung. Die Hälfte der Verbraucher ist bereit, mehr für nachhaltige Produkte oder Marken zu bezahlen. Und bewusst handelnde Verbraucher, die Produkte und Marken danach auswählen, wie gut sie mit ihren Werten übereinstimmen, bilden heute das größte Marktsegment (44 %). Nachhaltigkeitszertifizierungen von Dritten, wie der B Corp-Status oder die Rainforest Alliance-Zertifizierung, werden häufig als kundenorientierte Indikatoren für eine verantwortungsvolle Beschaffung verwendet.

Die Strategien für die Lieferkette spiegeln diesen Wunsch nach Nachhaltigkeit zunehmend wider: Laut einer Studie aus dem Jahr 2022 setzen sich 52 % der Chief Supply Chain Officers (CSCOs) verstärkt für eine kohlenstoffneutrale Beschaffung ein.1 Verantwortungsvolle Beschaffung kann als grundlegender Schritt zur Erreichung dieses Ziels angesehen werden.

Eine verantwortungsvolle Beschaffung ist auch wichtig, um neue und bestehende Gesetze einzuhalten, die Transparenz über die Auswirkungen der Bemühungen und Initiativen eines Unternehmens in den Bereichen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (Environmental, Social and Governance, ESG) fordern. Die Richtlinie der Europäischen Union (EU) über die Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen (Corporate Sustainability Reporting Directive, CSRD) verlangt beispielsweise, dass Unternehmen ihren Due-Diligence-Prozess zur Identifizierung und Minderung der sozialen und ökologischen Auswirkungen in ihren Wertschöpfungs- und Lieferketten offenlegen.

Was sind die wichtigsten Schritte in der Beschaffungsstrategie?

Die Art und Weise, wie Unternehmen eine Beschaffungsstrategie aufbauen, variiert je nach Unternehmensgröße, Geschäftszielen und Branche. Diese fünf Schritte sind jedoch häufig in effektiven Beschaffungsstrategien zu finden:

1. Zielsetzung. Ein üblicher erster Schritt besteht darin, spezifische Ziele und KPIs zu identifizieren. Zu diesen Zielen können Kostensenkungen, die Verbesserung der Produktqualität oder ein besseres Management des Lieferantenrisikos gehören.

2. Analyse aktueller Beschaffungsaktivitäten. Als Nächstes können Beschaffungsteams frühere Beschaffungs- und Geschäftsprozessdaten untersuchen, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren, die Leistung von Lieferanten genauer unter die Lupe zu nehmen oder zu sehen, wo sich ineffiziente Ausgaben reduzieren lassen.

3. Bewertung des Marktes. Marktforschung und Wettbewerbsdaten sind entscheidend für strategische Beschaffungsentscheidungen. Informationen zu Verbrauchergewohnheiten, Branchentrends und Best Practices sowie wirtschaftlichen und geopolitischen Faktoren können Unternehmen dabei helfen, ihre Position auf dem Markt zu verstehen.

4. Überprüfung und Lieferantenauswahl. Die Einführung eines Verfahrens zur Bewertung und Auswahl von Lieferanten ist ein entscheidender Schritt. Berücksichtigen Sie die Qualität des Lieferanten, seine finanzielle Zuverlässigkeit, die Übereinstimmung von Werten und Unternehmenskultur sowie das Potenzial für eine langfristige Partnerschaft. Teams können eine Kombination aus Lieferantengesprächen, Angebotsausschreibungen (Request for Proposals, RFPs), Angebotsanfragen (Request for Quotes, RFQs), Scorecards und mehr verwenden, um den Auswahlprozess zu unterstützen.

5. Laufende Leistungsbewertung der Lieferanten. Ein guter, strategischer Beschaffungsplan endet nicht mit der Vertragsunterzeichnung. Sichern Sie den langfristigen Erfolg mit einer kontinuierlichen Leistungsanalyse durch regelmäßige Audits, KPI-Überwachung, Verwaltung der Lieferantenbeziehungen und Einholung von Feedback. Dann passen Sie den Plan bei Bedarf an, um ihn mit den in Schritt eins festgelegten Zielen in Einklang zu bringen.

Was ist Beschaffungstechnologie?

Da die Lieferketten immer komplexer werden, können Unternehmen intelligente Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), Automatisierung, Datenanalyse und Blockchain in Beschaffungsprozesse, Beschaffungssoftware und Workflows integrieren. Dies kann eine Reihe von Vorteilen mit sich bringen, z. B.: geringere Betriebskosten, automatisierte Effizienz bei allen Beschaffungsaktivitäten (z. B. besseres Vertragsmanagement, schnelleres Onboarding von Lieferanten sowie Preis- und Ausgabenanalysen), verantwortungsvollere Beschaffung und mehr Nachhaltigkeit in der gesamten Lieferkette.

Beispielsweise können Blockchain-Plattformen Käufern helfen, sicherzustellen, dass Rohstoffe, die für neue Produkte verwendet werden, verantwortungsbewusst produziert werden. Darüber hinaus können intelligente Workflows zu frühzeitigen Zahlungen an Lieferanten führen, was das Betriebskapital und den Cashflow verbessert.

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Unter Supply-Chain-Management versteht man die Abwicklung des gesamten Produktionsablaufs einer Ware oder Dienstleistung – von den Rohstoffen bis zur Auslieferung des Endprodukts.

Was ist die Triple Bottom Line?

Die Triple Bottom Line (TBL) ist ein Nachhaltigkeitskonzept, bei dem es um die drei Ps geht: People, Planet und Profit (Menschen, Planet und Profit).

Was ist Nachhaltigkeit im Geschäft?

Nachhaltigkeit im Geschäft bezieht sich auf die Strategie und Maßnahmen eines Unternehmens zur Beseitigung der negativen ökologischen und sozialen Auswirkungen, die durch den Geschäftsbetrieb verursacht werden.

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Fußnoten

IBV CSCO-Studie 2022, unveröffentlichte Daten