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Was ist Procure to Pay (P2P)?
Veröffentlicht: 12. Juli 2024
Mitwirkende: Matthew Finio, Amanda Downie
Procure-to-Pay (P2P) ist der End-to-End-Prozess, mit dem Unternehmen Waren und Dienstleistungen erwerben. Er umfasst Anforderungen, Beschaffung, Bestellungen, Wareneingang, Rechnungsstellung sowie Zahlungen und trägt zu effizienten Beschaffungsvorgängen und der Einhaltung von Richtlinien bei.
Effektives Beschaffungsmanagement ist für Unternehmen unerlässlich, um wichtige Ressourcen zu beschaffen, die Kostenkontrolle aufrechtzuerhalten und positive Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen. Procure-to-Pay ist ein umfassender Geschäftsprozess, der den gesamten Lebenszyklus der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen umfasst – von der ersten Anforderung bis zur endgültigen Zahlung an den Lieferanten. Dieser Prozessablauf umfasst verschiedene Funktionen, einschließlich Beschaffungs-, Finanz- und Kreditorenbuchhaltungssysteme, mit dem Ziel, einen nahtlosen Workflow zu schaffen, der die betriebliche Effizienz und Genauigkeit verbessert. Obwohl Procure to Pay oft als P2P abgekürzt wird, sollte es nicht mit der Peer-to-Peer-Netzwerktechnologie verwechselt werden, die ebenfalls als P2P bezeichnet wird. Der Procure-to-Pay-Prozess wird manchmal auch als Purchase-to-Pay-Prozess bezeichnet.
P2P ist ein Prozess, keine Technologie. Es kann ein automatisierter Prozess sein, der Enterprise Resource Planning (ERP) und andere Softwarelösungen verwendet, um die verschiedenen Phasen zu rationalisieren und zu integrieren. Die Automatisierung in P2P steigert die Effizienz, indem sie manuelle Aufgaben reduziert, Fehler minimiert, die Einhaltung von Richtlinien gewährleistet und die Beschaffungsaktivitäten in Echtzeit einsehbar macht. Zwar implementieren viele Unternehmen automatisierte P2P-Systeme zur Optimierung ihrer Abläufe, doch der Grad der Automatisierung hängt von den jeweiligen Tools und Verfahren ab. Durch die sorgfältige Verwaltung jeder Phase des Procure-to-Pay-Zyklus können Unternehmen Optimierungsmöglichkeiten aufzeigen. Letztlich trägt diese Beaufsichtigung zum allgemeinen Zustand und zur Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen bei, indem sie die strategische Entscheidungsfindung unterstützt und nachhaltige Abläufe in der Lieferkette fördert.
Der P2P-Prozess beginnt mit der Identifizierung eines Bedarfs an Waren oder Dienstleistungen innerhalb des Unternehmens. Dieser Bedarf wird durch eine Bestellanforderung formalisiert, die einen Genehmigungsprozess durch die zuständigen Stakeholder durchläuft. Nach der Genehmigung beginnt die Beschaffung, also die Auswahl geeigneter Lieferanten und das Einholen von Angeboten. Eine Bestellung (PO) wird an den ausgewählten Lieferanten ausgestellt.
Bei der Lieferung überprüft die für den Wareneingang zuständige Abteilung, ob der Auftrag und der Wareneingang mit der Bestellung übereinstimmen. Der Lieferant reicht eine Rechnung für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen ein, die mit der Bestellung und dem Empfangsbericht abgeglichen wird. Nach der Prüfung wird die Rechnung zur Zahlung freigegeben und die Zahlung an den Lieferanten erfolgt, wodurch die Transaktion abgeschlossen wird.
Der gesamte P2P-Prozess ist darauf ausgelegt, Beschaffungsaktivitäten zu rationalisieren, Fehler zu reduzieren und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien sicherzustellen. Durch die Automatisierung und Integration verschiedener Beschaffungsphasen können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Kosten senken und eine bessere Kontrolle über ihre Beschaffungsaktivitäten behalten.
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Procure-to-Pay ist von entscheidender Bedeutung, da es einen strukturierten und integrierten Ansatz für das Management von Beschaffungs- und Finanzprozessen bietet. Der Prozess ermöglicht es Unternehmen, notwendige Waren und Dienstleistungen effizient zu beschaffen und gleichzeitig die Ausgaben streng zu kontrollieren. Dieser strukturierte Ansatz trägt dazu bei, nicht autorisierte Ausgaben zu verhindern, das Risiko finanzieller Diskrepanzen zu verringern und sicherzustellen, dass alle Käufe notwendig sind und mit dem Budget und den Richtlinien des Unternehmens übereinstimmen. Durch die Zentralisierung von Beschaffungsdaten können Unternehmen Ausgabenmuster analysieren, bessere Konditionen mit Lieferanten aushandeln und Kosteneinsparungsmöglichkeiten identifizieren.
P2P beseitigt auch betriebliche Ineffizienzen, indem es verschiedene Schritte automatisiert und standardisiert, wie z. B. die Erstellung von Bestellungen, den Abgleich von Rechnungen und die Verarbeitung von Zahlungen. Diese Automatisierung beschleunigt den Beschaffungszyklus und minimiert menschliche Fehler, was zu genaueren und zuverlässigeren Transaktionen führt. Rechtzeitige und genaue Zahlungen, die durch einen gut verwalteten P2P-Prozess ermöglicht werden, verbessern die Lieferantenbeziehungen und sorgen für ein besseres Serviceniveau und ein effektives Lieferkettenmanagement. Während dieser Prozesse messen Key Performance Indicators (KPIs) Effizienz, Genauigkeit und Leistung. Insgesamt unterstützt P2P ein besseres Finanzmanagement und eine bessere Berichterstattung, bietet Echtzeit-Einblick in finanzielle Verpflichtungen und hilft bei der fundierteren Entscheidungsfindung.
Unternehmen passen ihre Beschaffungsprozesse auf der Grundlage verschiedener Faktoren wie Kosten, Verfügbarkeit, Nachhaltigkeit und anderen spezifischen Bedürfnissen an. Jedes Unternehmen entwickelt seine eigene Beschaffungsstrategie, die auf seine Geschäftsziele abgestimmt ist. Die üblichen Schritte im Procure-to-Pay-Prozess sind:
Nachdem der Bedarf ermittelt wurde, wird eine formelle Bestellanforderung erstellt. Dieses interne Dokument enthält die erforderlichen Waren oder Dienstleistungen und wird zur Genehmigung eingereicht. Der Anforderungs- und Genehmigungsworkflow trägt dazu bei, dass die Kaufanfrage von den entsprechenden Mitarbeitern geprüft und genehmigt wird, und zwar gemäß Budget und Beschaffungsrichtlinien des Unternehmens.
Nach der Genehmigung beginnt die Beschaffungsphase. Dieser Schritt der Anbieterauswahl umfasst die Auswahl geeigneter Lieferanten und das Einholen von Angeboten. Das Beschaffungsteam bewertet potenzielle Lieferanten anhand von Faktoren wie Preis, Qualität, Lieferzeit und Zuverlässigkeit. Dieser Schritt stellt sicher, dass der beste Lieferant ausgewählt wird, um die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen. KPIs können dabei helfen, die Effektivität und Leistung von Lieferanten in dieser Phase zu bewerten.
Nachdem die Bestellanforderung von der zuständigen Geschäftsleitung genehmigt wurde, wird der Einkaufsprozess fortgesetzt und eine Bestellung wird an den Lieferanten ausgestellt. Die Bestellung ist ein formelles Dokument, das die Bedingungen des Kaufs umreißt, einschließlich der Menge, des Preises, des Liefertermins und anderer relevanter Details. Sie fungiert als verbindlicher Vertrag zwischen dem Unternehmen und dem Lieferanten.
Bei der Lieferung überprüft die Wareneingangsabteilung, ob die Waren oder Dienstleistungen in Bezug auf Menge und Qualität mit der Bestellung übereinstimmen. In diesem Schritt werden die gelieferten Artikel geprüft, um sicherzustellen, dass sie den angegebenen Anforderungen entsprechen. Etwaige Unstimmigkeiten oder Probleme werden in dieser Phase behoben.
Der Lieferant legt eine Rechnung über die gelieferten Waren oder Dienstleistungen vor. Die Rechnung, die Bestellung und der Eingangsbericht werden geprüft, um sicherzustellen, dass sie übereinstimmen. Dieser Abgleich bestätigt, dass die Waren oder Dienstleistungen wie bestellt eingegangen sind und dass der Rechnungsbetrag korrekt ist. Dieser Drei-Wege-Abgleichsprozess hilft, Fehler und Diskrepanzen bei der Abrechnung zu vermeiden. Jegliche Unstimmigkeiten werden vor der Rechnungsgenehmigung und dem Übergang zur Zahlungsphase behoben.
Wenn die Rechnung geprüft und genehmigt wurde, wird die Zahlung bearbeitet. Das Unternehmen tätigt die Zahlung an den Lieferanten gemäß den vereinbarten Bedingungen. Dieser letzte Schritt schließt die Transaktion ab und schließt den Beschaffungszyklus.
P2P rationalisiert und verbessert die Beschaffungs- und Finanzprozesse innerhalb eines Unternehmens. Dieser umfassende Ansatz trägt dazu bei, dass jeder Schritt von der Anforderung bis zur Zahlung effizient verwaltet und integriert wird, was zu mehreren Vorteilen führt:
Erweiterte prädiktive Modellierung: P2P-Systeme nutzen Datenanalysen, Process Mining und andere digitale Tools, um potenzielle Probleme und Chancen zu identifizieren. Fortschrittliche Plattformen können Änderungen vor der Implementierung modellieren, um sicherzustellen, dass keine unvorhergesehenen Folgen bestehen, was die Prozesseffizienz weiter steigert.
Besseres Finanzmanagement und Berichterstellung: Durch die Integration der Beschaffung mit Finanzsystemen erhalten Unternehmen einen Echtzeit-Einblick in ihre finanziellen Verpflichtungen und Verbindlichkeiten. Diese Integration unterstützt präzise Prognosen und Budgetierungen sowie eine fundiertere Entscheidungsfindung. Ein gut implementiertes P2P-Verfahren bietet außerdem umfassende Prüfpfade, die die Nachverfolgung von Transaktionen und die Gewährleistung der Verantwortlichkeit erleichtern.
Kosteneinsparungen: Der P2P-Prozess ermöglicht es Unternehmen, kosteneffizientere Verfahren einzuführen, die das Endergebnis verbessern. Unternehmen können enge Beziehungen zu bevorzugten Lieferanten aufbauen, bessere Preise aushandeln und das Order Management, das Lieferantenmanagement, die Bestandsverwaltung und das Ausgabenmanagement verbessern. Automatisierungs- und Softwarelösungen sparen Zeit, verbessern Prognosen und verhindern kostspielige Käufe infolge plötzlicher Produktionsanforderungen.
Verbesserte betriebliche Effizienz: Die Automatisierung und Standardisierung von Prozessen reduziert den Zeit- und Arbeitsaufwand beim Erledigen von Aufgaben, wie die Erstellung von Bestellungen, den Abgleich von Rechnungen und die Abwicklung von Zahlungen. Diese Effizienz beschleunigt nicht nur den Beschaffungszyklus, sondern minimiert auch menschliche Fehler, was zu genaueren und zuverlässigeren Transaktionen führt. Automatisierte Workflows können die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Bestimmungen sicherstellen und so das Risiko von Verstößen verringern.
Mehr Transparenz: P2P-Lösungen bieten vollständige Transparenz und interne Kontrolle über den gesamten Beschaffungszyklus und geben Unternehmen einen vollen Einblick in den Cashflow und ihre finanziellen Verpflichtungen. Durch die Erfassung von Aufzeichnungen aller Transaktionen erleichtern diese Systeme die Nachverfolgung von Aktivitäten und die Identifizierung von Optimierungsmöglichkeiten.
Verbesserte Effizienz: Durch die Zentralisierung der Prozesse in den Bereichen Beschaffung, Lieferkette und Kreditorenbuchhaltung werden menschliche Fehler und isolierte Abläufe minimiert. P2P-Systeme helfen dabei, Workflows zu rationalisieren, die Rechnungsverarbeitung zu beschleunigen und Bereiche mit kontinuierlicher Verbesserung zu identifizieren.
Höhere Geschwindigkeit: E-Procurement-Lösungen, elektronische Systeme, die den Beschaffungsprozess automatisieren, ermöglichen es Unternehmen, zeitaufwändige manuelle Prozesse zu modernisieren. Mit einem optimierten Beschaffungsprozess können Unternehmen schnell auf Unterbrechungen der Lieferkette reagieren. Das spart Zeit und Ressourcen und beschleunigt die Zulassung neuer Lieferanten.
Robuste Betrugsprävention: Ein robustes P2P-System umfasst einen strengen Rechnungsabgleich und mehrere Überprüfungspunkte, die vor Betrug und Bevorzugung schützen. Diese Schritte verbessern das Vertrags- und Lieferantenmanagement, indem sie sicherstellen, dass Verträge an qualifizierte Anbieter vergeben werden und die Käufe den vereinbarten Preisen entsprechen, wodurch das Risiko unethischer Praktiken verringert wird.
Stärkere Lieferantenbeziehungen: P2P-Systeme fördern stärkere Lieferantenbeziehungen, indem sie pünktliche und korrekte Zahlungen sicherstellen und einen Einblick in den Rechnungsstatus geben. Diese Zuverlässigkeit trägt dazu bei, eine hohe Qualität und pünktliche Lieferung von Produkten aufrechtzuerhalten, und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Lieferanten in kritischen Zeiten über sich hinauswachsen.
Strengere Kontrolle über Beschaffung und Ausgaben: P2P hilft Unternehmen, die Kontrolle über ihre Beschaffungsaktivitäten und -ausgaben zu behalten. Durch einen strukturierten Prozess können Unternehmen sicherstellen, dass alle Einkäufe notwendig und genehmigt sind und innerhalb des Budgets liegen. Diese Überwachung trägt dazu bei, nicht autorisierte Ausgaben zu verhindern und das Risiko finanzieller Diskrepanzen zu verringern. Durch die Zentralisierung von Beschaffungsdaten können Unternehmen auch Ausgabenmuster analysieren, bessere Konditionen mit Lieferanten aushandeln und Kosteneinsparungsmöglichkeiten identifizieren.
Procure-to-Pay entwickelte sich ursprünglich als papierbasierter, manueller Prozess, der im Laufe der letzten Jahrzehnte schrittweise automatisiert wurde. Angesichts der Komplexität des P2P-Prozesses in zahlreichen Unternehmen überrascht es nicht, dass einige Anbieter von Procure-to-Pay-Software sogenannte Komplettlösungen zur Automatisierung und Integration aller einzelnen Schritte anbieten.
Procure-to-Pay-Lösungen verwenden verschiedene Software und Plattformen für die Verwaltung des P2P-Prozesses, die jeweils unterschiedliche Funktionen zur Rationalisierung von Beschaffungs- und Finanzvorgängen bieten. ERP-Systeme wie SAP und Oracle ERP integrieren die Beschaffung in andere Geschäftsprozesse, während eine dedizierte Beschaffungssoftware wie Coupa und SAP Ariba sich auf die Automatisierung von Beschaffungsaktivitäten konzentriert. Lösungen zur Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung, wie zum Beispiel Tipalti und AvidXchange, bieten Dienste wie elektronische Rechnungsstellung an, um die Rechnungsstellung und Zahlungsprozesse zu optimieren. E-Procurement-Plattformen wie Procurify bieten Cloud-basierte Lösungen für den gesamten P2P-Zyklus. Eine Ausgabenmanagement-Software wie Spendesk hilft bei der Kontrolle und Optimierung der Unternehmensausgaben. Diese Plattformen bestehen oft aus mehreren Modulen, die wiederum Module für das Management von Lieferantenbeziehungen, Rechnungsmanagement und Beschaffung umfassen können, die Zusammenarbeit mit Lieferanten und die Verarbeitung von Rechnungen weiter verbessern und genaue und rechtzeitige Zahlungen gewährleisten.
Bei der Auswahl einer Procure-to-Pay-Lösung (P2P) sollte ein Unternehmen die wichtigsten benötigten Merkmale und Funktionen gründlich identifizieren, z. B. Automatisierungsmöglichkeiten, Integration in bestehende ERP- und Finanzsysteme und Unterstützung von Echtzeittransparenz und -analysen. Es ist wichtig, sich für eine Lösung zu entscheiden, die umfassende Module für den gesamten P2P-Zyklus bietet und einen nahtlosen Workflow von der Anforderung bis zur Zahlung gewährleistet. Das Unternehmen sollte auch die Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Anpassungsmöglichkeiten der Plattform berücksichtigen, um sicherzustellen, dass sie sich an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen kann. Die Bewertung der Erfolgsbilanz, des Kundensupports und der Schulungsressourcen des Anbieters ist wertvoll für eine erfolgreiche Implementierung und den laufenden Betrieb. Auch die Bewertung der Gesamtbetriebskosten, einschließlich der Ersteinrichtungs-, Lizenz- und Wartungsgebühren, hilft dabei, die Kosteneffizienz der Lösung und den potenziellen Return on Investment zu bestimmen.
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