Transformation der Beschaffung: Warum Exzellenz wichtig ist

Beschaffungsabteilungen sind für viele Stakeholder in der Regel weniger sichtbar als Vertriebs-, Betriebs- oder sogar Finanzabteilungen, aber die Auswirkungen, die sie auf alles haben, vom Endergebnis bis hin zur Produktqualität und Dienstleistungserbringung, sollten nicht übersehen werden. Deshalb ist „Procurement Excellence“ ein lohnendes Ziel.

Die Optimierung der Beschaffungsfunktion kann dazu beitragen, erfolgreiche Geschäftsergebnisse zu erzielen, wie z. B.:

• 12–20 % Einsparungen bei der Beschaffung/Demand Management
• Verbesserung der Compliance um 95 %
• 30 % an zusätzlichen Ausgaben unter Verwaltung
• 35 % weniger Vertragswertverlust

Wenn Ihr Unternehmen diese Zahlen nicht erreicht, wäre eine Transformation vielleicht genau das Richtige für Sie. Der erste Schritt auf dieser Journey besteht darin, zu verstehen, wo Sie sich befinden, und dann anhand dieser Informationen zu bestimmen, wo Sie hinwollen. Manchmal ist es schwierig, die erforderliche Zeit und den Denkprozess zu finden, um den Weg zur Exzellenz zu ebnen, insbesondere wenn man sich darauf konzentriert, die Anforderungen zu erfüllen, die von anderen im Beschaffungsbereich eines komplexen Unternehmens erwartet werden – und das jeden Tag.

In diesem Fall kann die Zusammenarbeit mit Beschaffungsberatungsdiensten Ihrem Team dabei helfen, hervorragende Beschaffungsleistungen zu erbringen und einen Beitrag zu den Zielen Ihres Unternehmens zu leisten: Steigerung der Rentabilität, Verbesserung der Serviceergebnisse, die zu Umsatzwachstum führen können, Steigerung der Kundenzufriedenheit und Sicherstellung, dass Lieferanten qualitativ hochwertige Waren und Dienstleistungen liefern.

Einer der wichtigsten Schritte ist es, die Mission der Beschaffungsabteilung und die aktuelle Rolle innerhalb des Unternehmens zu überprüfen. Eine solide Bewertung befasst sich mit dem gesamten Beschaffungslebenszyklus.

Wie verbindet die Beschaffung die Bedürfnisse der Stakeholder mit Lieferanten, die die richtigen Funktionen bereitstellen können? Wie können sich Teams so organisieren, dass sie sich an den wichtigsten Zielen orientieren?

Wie sind die Leistungen in diesen Bereichen:

• Geschäftsplanung, Verbindung zu Stakeholdern
• Beschaffungsvorgänge und Analysen
• Leistungsverwaltung und Compliance von Lieferanten
• Einkaufsvorgänge, einschließlich der Anforderungsbearbeitung und anderer entscheidender Aktivitäten

Erfolgreiche Unternehmen halten die Geschäftsleitung regelmäßig auf dem Laufenden, um den Wert der Beschaffung für das Unternehmen nachzuweisen. Stellen Sie Berichte bereit, z. B.:

• Prozentuale Nutzung der bevorzugten Lieferanten nach Kategorie und aus organisatorischer Sicht. Effektivität der Beschaffung, geplante Ereignisse im Zeitplan, erzielte Einsparungen und eine Übersicht über neue Lieferanten aus neuen Großaufträgen.
• Metriken für die Leistung der Lieferanten, einschließlich einer Zusammenfassung, der 10 Lieferanten mit der besten Leistung (sowie der Lieferanten mit der schlechtesten)

Erreichbare Ziele, die auf den Ergebnissen einer funktionalen Bewertung der Beschaffung aufbauen, können richtungsweisend für die Zukunft sein. Ein Beschaffungsberater hilft dabei, die Lücken zu erkennen. Daraus ergibt sich in der Regel ein Plan, um das Kategorie-Management voranzutreiben, ein Zielbetriebsmodell zu entwickeln und andere wichtige Möglichkeiten aufzuzeigen, wo Handlungsbedarf besteht.

IBM ist in über 170 Ländern tätig und arbeitet mit mehr als 13.000 Lieferanten zusammen. Dies war keine leichte Aufgabe. Mithilfe von Design Thinking und anderen Methoden konnte das Beschaffungsteam die Vision für seinen zukünftigen Zustand definieren und eine Lösung entwickeln, die funktionieren würde. Durch die Umgestaltung der Beschaffung mit intelligenten Workflows konnten die Beschaffungsexperten Lieferanten zehnmal schneller einbinden und Preisanalysen in 10 Minuten statt in 2 Tagen durchführen. KI, Automatisierung, Blockchain und mehr ermöglichten die Transformation.

Tatsächlich denken immer mehr Beschaffungsunternehmen darüber nach, generative KI in ihre Zukunftspläne einzubinden, um schnellere und präzisere Entscheidungen zu treffen, die Betriebskosten zu senken und die Resilienz zu verbessern.

Lieferanten gehören zu den wichtigsten Elementen eines Unternehmens, daher ist eine gute Zusammenarbeit in diesem Bereich von großer Bedeutung. Programme für bevorzugte Lieferanten mit gut ausgehandelten Verträgen und Preisen, in Abstimmung mit den wichtigsten Geschäftsstrategien, können die Lieferung von Waren und Dienstleistungen verbessern – und, was besonders wichtig ist, die Kundenzufriedenheit.

Eine gründliche Überprüfung Ihres gesamten Ökosystems, von der Auswahl der Lieferanten über die Zahlungsabwicklung bis hin zum Benchmarking der Preisgestaltung, kann entscheidende Erkenntnisse über den Reifegrad Ihres Umfelds liefern. Die Messung der Einhaltung von Vorschriften ist ein wichtiger KPI für die Rechenschaftspflicht. Befolgen interne Stakeholder die Richtlinien oder bewegen sie sich außerhalb des Systems? Erfüllen die Lieferanten die Vertragsanforderungen, Servicelevel und Nachhaltigkeitsziele?

Viele Unternehmen haben ihre Net Promoter Scores (NPS) genau im Blick, um sowohl positive als auch negative Trends zu erkennen. Sogar im B2B-Bereich verlangen die Kunden, dass Transaktionen intuitiv, einfach und im Rahmen der Unternehmensrichtlinien durchgeführt werden. In vielerlei Hinsicht schafft eine optimierte Beschaffungsfunktion die Voraussetzungen für die qualitativ hochwertige, pünktliche Lieferung von Waren und Dienstleistungen, die die Erwartungen übertreffen und eine Verbesserung des NPS um 30-50 % bewirken können.

Neben den externen Stakeholdern ist es für das Beschaffungsteam wichtig, interne Beziehungen aufzubauen und zu pflegen. Dies hilft nicht nur bei der Erfassung von Anforderungen, sondern fördert auch das Vertrauen im gesamten Unternehmen. Ein Modell, das eine enge Zusammenarbeit mit „Kategorieexperten“ fördert (die oft ihre eigene Beschaffung abwickeln möchten), kann bei der Beschaffungsverwaltung, der Auftragsvergabe und der Erfolgsmessung helfen und gleichzeitig die Transparenz, Rechenschaftspflicht und Ausgabendisziplin wahren.

In einem kürzlich erschienenen Expert Insights-Bericht mit dem Titel Smart procurement made smarter stellte das IBM Institute for Business Value fest, dass ein integriertes Betriebsmodell Beschaffungsentscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten durch fortschrittliche Analysen und prädiktive Algorithmen fördert. Die leistungsstärksten Unternehmen konnten 52 % niedrigere Kosten für die Bestellung von Materialien und Dienstleistungen sowie 60 % niedrigere Kosten für die Kreditorenbuchhaltung verzeichnen – und mehr als die Hälfte übertraf im Laufe von drei Jahren deutlich die Konkurrenz in Bezug auf Umsatzwachstum und Effektivität.