出版日期：2024 年 8 月 5 日
撰稿人：Tim Mucci、Cole Stryker
想象一下这样的场景：组织中的每个文档都存储在单独的文件夹中，每个人都可以访问，并且分布在各个部门。这种结构会使查找和保护文件变得非常困难。
文档工作流的核心原则是确定组织内哪些方面的人员需要访问文档，并确保这种访问安全便捷。建立明确的创建、存储和管理文档的程序构成了有效文档工作流程的基石。
要实施这些流程，需要在企业内部进行跨职能协作。在部署访问控制、文档分类系统和安全存储解决方案的过程中，人力资源、法务部和 IT 部门都起着重要作用。对于所有参与者而言，理解每个步骤背后的基本原理至关重要。
了解准确元数据的重要性、包含特定文档的原因以及适当版本控制的必要性，可以显著提高对工作流程的参与度和依从性。明确每个人在这一过程中的角色会进一步加强这种效果。
一个有效的文档工作流程必须为几个基本问题提供可靠且一致的答案：
- 组织如何平衡权限和敏感文件的安全需求？
- 文档工作流涵盖哪些类型的文档？
- 何时以及如何将新文件引入系统？
- 文档存储在哪里以及它们是如何组织的？它是通过元数据还是使用版本控制系统完成的，或者两者兼而有之？
解决这些问题有助于组织建立透明的工作流程，跟踪文档所采取的每个步骤，并凸显所有瓶颈、延迟或效率低下的情况。对这些工作流程进行全面记录，有助于监控关键绩效指标 (KPI)，例如完成审批所需的平均时间、所需的修订周期数以及处理速度更快的文档的百分比和类型。
此外，工作流程旨在确定谁对文档生命周期中的每个步骤负责，从而促进问责制并简化进度跟踪。考虑一个旨在批准营销材料的文档工作流程。这样的工作流程将指定谁起草初始文档、谁审查内容和设计以及谁参与审批层次结构。通过监控这些文档的审批进度，组织可以分配 KPI 以确定需要改进的领域、深入了解审批流程并完善审查指南，以提高清晰度和效率。
简化的文档工作流对于企业安全、发展和洞察力至关重要。以应付账款发票自动化处理为例，以下是有效管理文档工作流的四个步骤：
元数据是一个丰富的信息层，使文档管理系统能够有效地理解和处理文档。文档的元数据包含详细信息，例如作者是谁、创建日期、供应商名称、发票编号、关键字，甚至提取的数据点（例如应付总额）。提供上下文和结构使 DMS 能够自动执行任务、简化检索并确保流程顺畅高效。
传统上，发票通过邮件或电子邮件到达，需要手动将数据输入会计系统 - 如果没有中央存储库，这是一个缓慢且容易出错的过程。通过实现自动化，供应商可以以电子方式提交发票，光学字符识别 (OCR) 技术可自动提取重要数据。OCR 技术依靠嵌入式元数据将文档识别为发票。这允许自动提取供应商名称、发票号码和总金额等关键信息的数据。这个初始步骤显著减少了输入错误并加快了流程。
在自动化之前，处理发票涉及归档纸质副本或扫描并将其保存在本地文件夹或共享目录中，这使得检索变得很麻烦。在实现自动化后，所有发票都存储在文档管理系统 (DMS) 中。DMS 使用元数据进行高效存储和分类。通过在发票上标注相关元数据（如供应商名称、日期和发票号码），该系统可确保轻松检索，并消除手工整理的需要。
在前自动化时代，查找特定发票非常耗时，尤其是在纸质系统中。借助自动化，在元数据的帮助下，搜索特定发票变得更加容易。用户可以利用供应商名称、日期范围或发票编号等搜索条件，使 DMS 能够在几秒钟内精确定位相关文档。
传统上，发票管理可能依赖电子邮件和电子表格，导致数据孤立并增加安全风险。但是，自动化工作流程将 DMS 与现有的会计系统集成在一起，从而可自动填充所提取的数据。此外，审批步骤可以在系统内实施，使授权人员能够以电子方式审查和批准发票，并自动收到通知，从而提高安全性和速度。
DMS 与会计系统的集成取决于通过 OCR 准确提取数据。此过程在很大程度上依赖于发票中存在的元数据，这允许系统使用正确的信息填充会计软件，并根据提取的数据触发进一步的工作流程步骤。
一旦掌握了文档工作流的原理，企业就可以在整个流程中实现自动化。以下是需要完成的步骤：
最初，组织需要确定来自不同部门的利益相关者并让他们参与进来。这些利益相关者提供了对当前流程和必要改进的见解。将自动化与每个部门的特定需求相结合，可以最大限度地降低忽视对于某些用户为必要的步骤或功能的风险。具有实践经验的利益相关者还可以查明可能对自动化构成挑战的潜在异常或边缘情况。
这一步骤包括绘制人工工作流程图。工作流开发团队记录文档执行的每个步骤、哪些任务将自动执行、必须涉及的人员以及确定关键决策点。在这一阶段，流程图或过程图等可视化工具可以发挥重要作用。通过利益相关者的参与，团队可以最好地识别和解决痛点。一旦工作流程开始运行，就可以不断优化它以消除冗余并优化效率。
选择 DMS 首先要确定最常处理的文档 - 例如合同、发票和报告。该团队将考虑文档审批流程、协作要求和特定路由需求等因素，同时还会规划未来的可扩展性。所选系统应提供强大的加密以保护敏感信息，并且对所有最终用户都直观。供应商对培训和持续协助的支持对于确保有效利用 DMS 非常重要。
确保文件工作流程的安全，既要有技术保障，也要有最佳实践。实施强大的用户身份验证方法，例如多重身份验证，以防止未经授权的访问，并根据工作职能分配权限。加密文件无论是在静止状态还是在传输过程中，都能确保敏感数据的安全，即使发生泄密事件，受过教育的用户也更有可能帮助加强技术保障措施。
清晰的策略和程序对于顺利运行的文档工作流程至关重要。让各个部门的利益相关者了解他们与文档相关的互动、挑战和改进机会。开发一个按敏感度、目的和保留需求对文档进行分类的系统。这可指导了适当的访问控制和安全措施的应用 - 定义文档创建的指导方针，建立明确的所有权并概述不同文档的审批流程。
为确保新系统的成功采用，应让员工积极参与设计和实施阶段的工作。要想帮助员工了解自动化的重要性、树立信心并掌握有效使用新系统的技能，培训至关重要。了解他们在工作流程中的角色有助于员工了解他们的行为如何影响整体有效性。
实施后，对自动化系统进行持续监控至关重要。实时审计和安全测试可正确验证自动化功能，并按照预期管理文件。监控还应识别流程瓶颈，分析重复出现的错误并改进自动化规则或系统配置。定期进行安全审计和用户日志审查有助于确保系统保持安全和高效。
文件工作流程涉及创建、编辑、审批和分发文件的具体步骤，主要侧重于文件在整个组织内的流动。
文件管理工作流程不仅包括文件的移动，还包括文件的创建、存储、分发、检索、分类和删除。
文档工作流有两种主要类型：顺序工作流和并行工作流。
顺序或线性工作流程：这种类型的工作流程遵循预先确定的分步流程，指定人员按照特定顺序完成任务。例如，在制作营销材料时，流程可能如下：文案撰稿人提交草稿，然后由编辑审阅并提供反馈意见。修改后的草稿会发回给文案撰稿人进行更多修改，然后再将最终稿件交给平面设计师。设计师确认视觉效果与品牌相一致后，营销经理才会审查和批准整套方案。如果需要进一步修改，文件将返回给作者。
并行或并发工作流程：在此工作流程中，多个任务是同时完成的。使用相同的营销材料示例，文案撰稿人提交一份草稿，编辑审查其内容和清晰度，设计师则同时审查其品牌兼容性。同时处理来自双方的反馈，应用视觉效果，并由营销经理进行最终审核以供发布。这种方法通常速度更快，但需要清晰的沟通，以防止混乱和相互冲突的反馈。
基于云的系统或本地系统均可支持以下工作流程：
基于云的系统：文档存储在组织的云服务提供商 (CSP) 维护的服务器上。这些系统具有可扩展性，可通过与提供商修改存储计划轻松进行调整，并且可以通过互联网连接从任何位置访问，这对于远程工作者或经常出差的人来说是理想的选择。云系统通常允许多个用户同时编辑文档，通常涉及较低的前期成本，组织需要按月或按年支付服务费。
本地部署的系统：采用这种方法时，需要将软件安装到组织内的服务器上。该方法可提供对硬件和软件的完全控制，但可能扩展难度较大且成本高昂。除非进行特殊的远程配置，否则通常只能通过内网进行访问，使得远程工作人员的访问变得难以实现。本地部署的系统通常需要在软硬件许可证方面进行大量前期投资，并且还可能存在持续的维护和 IT 支持成本。
工作流程自动化系统通过实现从抓取到归档的管理自动化、简化自动路由、审批请求和归档，进一步增强文档管理工作流程。工作流程自动化系统通常是软件解决方案，可自动执行文档管理工作流程的许多方面。
实施文档管理工作流程可以为组织带来许多好处，提高运营效率和合规性：
自动化文档处理的各个阶段减少了员工花在手动处理上的时间，降低了人工成本，并使员工能够专注于更具战略性的任务。
简化的工作流程有助于团队成员之间更轻松地共享和协作文档，即使跨不同地理位置也是如此，从而增强团队合作并加快项目完成速度。
通过根据用户角色控制访问的安全系统管理文档，组织可以保护敏感信息免受未经授权的访问和避免潜在的违规行为。
文档的集中控制确保文档按照一致的标准进行存储、管理和维护，从而降低放错和使用过时版本的风险。自动化可最大限度地减少文件输入和处理过程中的人为错误，从而提高数据管理和报告的准确性。
增强的索引和搜索功能使员工能够快速检索文档，从而减少停机时间和与传统文件搜索相关的挫败感。
自动化工作流程在适当设计后可以符合行业法规和标准，确保文档处理符合所有法律要求，并降低合规相关问题的风险。
医疗保健
在初级医疗保健中心实施电子健康记录 (EHR) 显示出对非传染性疾病管理的显著改善。这些系统支持电子处方，并提高维护患者记录的效率和准确性。通过简化文档流程，医疗保健提供方可以通过改进数据管理和可访问性来为患者提供更好的护理。
法律信息
文档管理系统可加快文件起草、审核和存档流程，从而为律师事务所和法务部门提供强大助益。借助有效的文档工作流系统，可高效管理案件卷宗、保障合规性并优化对必要文件的访问控制。
制造业物联网
制造业中的文档工作流程系统通常有助于有效地管理和跟踪设计文档、规格和合规性记录。此举有助于确保制造流程的所有环节都是最新的并符合监管标准，这对于保持产品质量和运营效率至关重要。
客户服务
土耳其电信运营商 Turkcell 使用 IBM® FileNet Content Manager 作为其文档工作流的核心，以集中存储并辅助检索客户信息。该系统通过管理和验证数百万份文档来支持对法规要求的合规性。自动化允许快速访问相关文档。此设置可通过确保准确的数据管理来提高运营效率，并支持合规性和客户关系管理。
金融和银行业
通过数字化和简化文档相关流程，金融组织可以减少手动数据输入、最大限度地减少错误并加快交易时间。自动化工作流程可确保所有文件得到一致处理和安全存储，这对于遵守财务规定和审计至关重要。
Bank of Montreal 正在使用 IBM® Content Analyzer，允许客户直接通过电子邮件发送账单到该银行的账单处理应用程序 BMO QuickPay，从而简化账单支付流程。这种方法解决了延迟付款和繁琐的付款程序等问题，使账单付款速度提高了六倍，并凸显了银行自动化的优势。
工作流自动化系统旨在简化各种流程和任务，包括文档工作流。IBM 工作流自动化软件及其他类似软件使用基于规则的逻辑来自动化业务流程，从而减少耗时任务并尽可能消除人为错误。这有助于实现流程优化，使得大部分事务可在两个小时内完成。
IBM® Automation Document Processing 解决方案将 AI 与深度学习和低代码工具相结合，帮助您消除手动文档处理工作。更快速、更轻松和更准确地对业务文档中的信息进行分类和抽取。
自动执行组织的数字工作流程，将信息、流程和用户统一到企业内部或云端。
IBM Cloud Pak for Business Automation 是一套模块化的集成软件组件，适用于任何类型的混合云，旨在实现工作自动化并加速业务增长。