什么是知识管理？

如果知识在组织内部不容易获取，就会给企业造成巨大损失，因为宝贵的时间都花在了寻找相关信息上，而不是完成注重成果的任务。

知识管理系统 (KMS) 利用组织的集体知识来提高运营效率。这些系统由知识库提供支持。它们通常是成功进行知识管理的关键，并为存储和访问信息提供了一个集中的场所。

具有知识管理战略的公司能够更快地获得业务成果，因为组织学习的增加和团队成员之间的协作有助于整个企业更快地做出决策。它还简化了更多的组织流程，例如培训和入职培训，从而提高了员工满意度和保留率。

知识管理的定义还包括三种类型的知识 - 潜知识、隐知识和显知识。这些类型的知识主要通过信息的编码来区分。

• 潜知识：这种类型的知识通常是通过体验获得的，凭直觉理解。因此，很难阐明和编码这些信息，更难以将这些信息传递给其他人。潜知识的例子可以包括语言、面部识别或领导技能。
• 隐知识：有些文献将隐知识与潜知识等同起来，有些学术人员则将主张隐知识与潜知识分开，认为隐知识的定义更为精细。虽然潜知识很难编码，但隐知识不一定有这个问题。隐信息只是尚未记录在案。它往往存在于流程中，可以称为“专有技术”知识。
• 显性知识：显性知识可通过各种文档类型（例如手册、报告和指南）留存，以便组织轻松地在团队之间分享知识。这类知识可能最广为人知，其示例包括数据库、白皮书和成功案例等知识资产。此类知识对组织留存智力资本及实现新员工知识传承至关重要。

一些学者将知识管理过程概括为知识的获取、创造、提炼、存储、转移、共享和利用。这个过程可以再进一步综合。有效的知识管理系统通常经过三个主要步骤：

1. 知识创造：在此步骤中，组织可识别并记录其希望在企业范围内传播的任何现有知识或新知识。
2. 知识存储：在此阶段，通常使用信息技术系统来整理组织知识以供分发。可能需要以特定方式对信息进行格式化以满足该存储库的要求。
3. 知识共享：在最后一个阶段，共享知识的流程将在整个组织内广泛传播。信息传播的速度将因组织文化而异。鼓励并奖励这一传播行为的企业，必将获得超越同行的竞争优势。

组织利用许多工具来获得知识管理的益处。知识管理系统的示例包括：

• 文档管理系统可作为数字文档（例如 PDF、图像和文字处理文件）的集中式存储系统。这些系统通过帮助员工轻松检索文档（例如经验教训）来强化其工作流。
• 内容管理系统 (CMS) 是管理 Web 内容的应用程序，最终用户可用其编辑和发布内容。CMS 通常与文档管理系统混用，但它可以支持其他媒体类型，例如音频和视频。
• 内联网是仅存在于组织内部的专用网络，可实现内部利益相关者之间支持、工具和流程的共享。虽然它们可能耗时且维护成本高昂，但它们提供了许多群件服务，例如内部目录和搜索，可促进协作。
• 鉴于维基技术的易用性，它可以成为一种流行的知识管理工具。它们使上传和编辑信息变得容易，但这种便利可能会导致关于错误信息的担忧，因为工作人员可能会使用不正确或过时的信息进行更新。
• 数据仓库将不同来源的数据聚合到一个集中的一致数据存储中，以支持数据分析、数据挖掘、人工智能 (AI) 和机器学习。从这些存储库中提取数据，以便公司可以获得洞察分析，从而使员工能够做出数据驱动的决策。

虽然知识管理解决方案有助于促进跨团队和个人的知识转移，但它们也依赖于用户采用才能产生积极结果。因此，组织不应低估成功的知识管理中人员因素的价值。

• 组织文化：管理实践会影响高管所领导的组织类型。管理者可以通过奖励和鼓励团队中的知识共享行为来构建学习型组织。这种类型的领导为团队相互信任和更开放地沟通以实现业务成果奠定了基础。
• 实践社区：特定学科的卓越中心为员工提供了一个提出问题的论坛，可促进学习和知识转移。通过这种方式，组织可以增加公司特定领域的主题专家的数量，从而减少对特定个人执行某些任务的依赖。

借助正确的工具和战略，知识管理实践早已在相关应用场景取得成功，例如：

• 员工入职培训：知识管理系统有助于解决新员工陡峭的学习曲线问题。与其在入职培训初期用数据“轰炸”新员工，不如利用知识工具持续赋能，确保其随时获取有效信息。了解更多
• 日常员工任务：让每位员工都能获得准确答案和关键信息。在正确的时间为正确的人提供高度相关的答案，使员工队伍能够减少寻找信息的时间，将更多时间用于促进业务的活动。了解更多
• 自助式客户服务：客户一再表示，他们更愿意自己寻找答案，而非拿起电话呼叫支持人员。如果知识管理系统运行良好，就能帮助企业降低客户支持成本并提高客户满意度。了解更多

当公司采用知识管理战略时，他们会体验到许多优点。一些主要优势包括：

• 识别技能差距：当团队围绕内隐或隐性知识创建相关文档或整合显性知识时，它可以凸显各团队在核心能力方面的差距。这为管理层建立新的组织架构或购入更多资源提供了宝贵的信息。
• 做出更明智的决策：知识管理系统为个人和部门提供知识。通过提高对当前和历史企业知识的可访问性，您的团队可以提升技能并做出更多信息驱动的决策，以支持业务目标。
• 维护企业知识：如果企业中最博学的员工即将离职，您该怎么办？践行内部知识管理可帮助企业创建组织记忆，从而面向更广泛的团队普及长期员工和其他专家所掌握的知识。
• 运营效率：知识管理系统可创建一站式平台，以便知识工作者更高效地查找相关信息，从而减少研究时间，提升决策速度和运营效率以实现成本节约。提高生产力不仅能节省时间，还能降低成本。
• 增加协作和沟通：知识管理系统和组织文化协同工作，在团队成员之间建立信任。这些信息系统为员工提供了更高的透明度，从而对共同目标产生了更多的理解和协调。参与式领导和开放式沟通为团队创造了一个拥抱创新和反馈的环境。
• 数据安全：知识管理系统使组织能够定制权限控制、查看率控制和文档安全级别，以确保仅通过正确的渠道或与选定的个人共享信息。让员工自主、安全、自信地获取知识。