Integração EDI e ERP: melhores práticas, benefícios e desafios
A integração EDI-ERP é a conexão de uma plataforma de intercâmbio eletrônico de dados (EDI) com um sistema de planejamento de recursos empresariais (ERP) para ajudar a garantir um fluxo de dados automático, eficiente e contínuo entre as plataformas EDI e ERP.
A integração EDI-ERP automatiza e acelera o processamento, além de gerar maior eficiência operacional, ciclos mais rápidos de order to cash (O2C), maior visibilidade sobre o inventário e a cadeia de suprimentos, custos operacionais reduzidos e muito mais.
EDI e ERP, resumidamente
As soluções de EDI permitem a transmissão automática de documentos comerciais eletrônicos padronizados (geralmente chamados de mensagens de EDI) e dados. O EDI é usado principalmente como uma integração B2B para a troca de documentos como faturas, pedidos de compra e avisos de envio, mas também é usado entre sistemas internos díspares, como sistemas ERP e CRM.
Os sistemas ERP gerenciam e otimizam as funções, os processos e os fluxos de trabalho de uma organização por meio de automação e integração. Eles são usados para gerenciar vários processos de negócios, incluindo finanças, fabricação, aquisição, gerenciamento da cadeia de suprimentos e muito mais.
A integração EDI-ERP conecta plataformas EDI com sistemas ERP internos para facilitar o fluxo automático e contínuo de informações entre os dois sistemas. Sem essa integração, os dados de EDI precisariam ser inseridos manualmente no ERP e em outros sistemas internos (e, inversamente, dos sistemas internos para o software de EDI).
Existem várias maneiras de integrar plataformas EDI e soluções ERP, incluindo integrações nativas dentro do software ERP ou EDI, integrações de middleware como plataformas iPaaS, integração personalizada baseada em API, integração em nível de banco de dados, integração baseada em arquivos e serviços EDI gerenciados.
Integração direta
Algumas plataformas de EDI oferecem conectores nativos ou módulos desenvolvidos especificamente para sistemas ERP populares. Essas integrações são criadas previamente, fornecidas pelo fornecedor, e projetadas para a estrutura de dados e os fluxos de trabalho de um ERP específico. Embora essas integrações frequentemente utilizem interfaces de programação de aplicativos (APIs) para a troca real de informações, é o fornecedor que desenvolve e mantém essas APIs, e não a organização do cliente.
Essas integrações apresentam uma solução pronta que permite uma conexão direta entre o software de EDI e ERP e a tradução automática de documentos de EDI. Embora uma integração direta reduza significativamente o trabalho necessário de programação e configuração, como acontece com a maioria dos processos de integração, algumas configurações e transformações de dados ainda podem ser necessárias para levar em conta as diferenças nos processos de negócios e estruturas de dados entre parceiros comerciais.
Por exemplo, uma organização ainda pode precisar mapear campos personalizados ou estruturas de dados não padronizadas para segmentos de EDI, ajustar para parceiros comerciais que utilizam campos opcionais de maneiras diferentes ou categorizam produtos de maneira diferente, ou criar lógicas específicas de negócios para estruturas de preços variadas, códigos, identificadores e convenções de nomenclatura.
Como não há um "intermediário", a integração direta costuma ser uma opção rápida e de alto desempenho. No entanto, o lock-in com fornecedor pode ser um problema.
Plataformas Middleware/iPaaS
As organizações costumam usar middleware de integração, como plataformas iPaaS, para conectar sistemas EDI e ERP. As plataformas iPaaS são pacotes de ferramentas e soluções de autoatendimento baseadas em nuvem usadas para integrar dados de várias aplicações ou plataformas.
As plataformas iPaaS geralmente são usadas para conectar vários sistemas corporativos, além da integração de EDI e ERP, e são opções populares para organizações maiores que precisam de troca de dados contínua entre muitos sistemas internos e externos.
Integração baseada em API
A integração baseada em API pode oferecer a mesma funcionalidade de uma integração direta (ao mesmo tempo em que oferece maior flexibilidade do que uma integração direta fornecida pelo fornecedor), mas, nesse cenário, a organização do cliente ou um terceiro contratado (em vez do fornecedor do software de EDI), constrói a integração entre sistemas. Os sistemas de EDI modernos podem expor e consumir APIs (geralmente APIs REST ou SOAP) que se comunicam com um sistema ERP, e os desenvolvedores de uma organização criam a conexão, escrevendo código para chamadas de API em ambos os lados, mapeando campos de dados entre sistemas, criando lógica de transformação e muito mais.
Isso representa uma opção flexível que proporciona um grande controle à organização: os desenvolvedores de uma organização podem personalizar a integração de acordo com seus sistemas e necessidades específicos. No entanto, essa solução exige desenvolvimento e manutenção contínuos, e essa responsabilidade recai sobre as equipes internas.
Integração em nível de banco de dados
Nesse cenário, o software de EDI grava diretamente em tabelas de preparação em um banco de dados de ERP, ou ambos os sistemas gravam e leem em um banco de dados compartilhado. Essa pode ser uma opção rápida, mas requer um gerenciamento cuidadoso para mitigar os riscos à integridade dos dados. As atualizações do sistema também podem ser complicadas nesse modelo de banco de dados compartilhado.
Integração baseada em arquivos
Uma abordagem tradicional, essa integração consiste em uma simples troca de dados de "arquivo simples", como com arquivos CSV (valores separados por vírgula), XML (eXtensible Markup Language) ou arquivos TXT (texto), geralmente por meio de pastas compartilhadas ou servidores SFTP.
Uma opção simples e confiável, porém mais lenta do que as opções em tempo real mencionadas neste artigo, e que requer monitoramento de arquivos e tratamento de erros. É a integração mais simples e pode ser adequada para organizações menores com necessidades menos intensivas de troca de dados.Uma desvantagem significativa da integração baseada em arquivos é o gargalo de upload e download dos arquivos, o que significa que não há visibilidade em tempo real das operações em curso.
Serviços EDI gerenciados
Alguns provedores de EDI oferecem serviços de integração de ERP. Esses serviços variam de opções pré-configuradas para sistemas ERP populares (como as integrações nativas mencionadas anteriormente) a opções totalmente gerenciadas que incluem a criação de integrações personalizadas, gerenciamento e manutenção da integração.
Os principais benefícios da integração ERP-EDI incluem:
A integração dos sistemas EDI e ERP permite a tradução e transferência automática de dados entre sistemas, eliminando a necessidade de redigitação manual dos dados recebidos por meio de uma plataforma EDI e acelerando os tempos de processamento. A transferência automática também ajuda a reduzir erros de entrada de dados e o tempo necessário para corrigi-los.
Pedidos de compra, avisos de envio e outros documentos entram e saem dos sistemas ERP sem problemas, reduzindo os tempos dos ciclos de order to cash e procure to pay.
Os movimentos da cadeia de suprimentos e as atualizações de inventário são publicados automaticamente nos sistemas ERP em tempo real, fornecendo às equipes atualizações mais precisas sobre o status dos pedidos de compra, envios de faturas e muito mais. Essa visibilidade pode ajudar a fortalecer a tomada de decisões e a previsão.
Como a transferência automática de dados ajuda a eliminar erros de entrada de dados, documentos extraviados e outros problemas, a integração de EDI com ERP pode reduzir os custos de correção de erros, como estornos e penalidades.
As velocidades de transferência aceleradas e a maior visibilidade concedidas por uma troca automatizada também podem evitar perdas de receita (dinheiro que uma empresa ganha, mas não recebe devido a erros, ineficiências ou lacunas no fluxo de trabalho), reduzindo as perdas financeiras, operacionais e relacionadas a dados.
À medida que uma empresa cresce e adiciona parceiros de negócios, um sistema integrado e automatizado pode processar o aumento do volume de transações de forma mais eficiente e mais rápida do que um sistema de entrada manual. Uma integração bem configurada pode viabilizar uma escalabilidade dos negócios sem custos adicionais com pessoal ou atrasos no processamento.
A documentação automática de todas as transações pode simplificar os processos de auditoria e as revisões de conformidade, ajudando as organizações a cumprir os requisitos regulatórios.
Os desafios comuns da integração de EDI e ERP incluem:
O EDI usa formatos padronizados (como X12 ou EDIFACT) com estruturas de segmentos específicas. O ERP e outros sistemas internos têm seus próprios modelos de dados. Para que uma integração seja bem-sucedida, os formatos de dados devem ser traduzidos com precisão e os campos devem ser mapeados com precisão entre os sistemas. Ao configurar a lógica da transformação, os pontos problemáticos comuns incluem o tratamento de campos opcionais, campos que devem ser preenchidos em várias tabelas e formatos de data variados.
O EDI depende da precisão dos dados mestres (preços, códigos de produtos e endereços, por exemplo). Inconsistências entre as entradas de dados do ERP e os dados esperados pelos parceiros podem causar problemas de integração e transferência. Manter os dados sincronizados em várias plataformas e entre vários parceiros de negócios apresenta um desafio contínuo.
Os requisitos podem ser diferentes entre os parceiros de negócios. Por exemplo, os parceiros podem usar padrões de EDI diferentes, usar campos de dados personalizados ou ter requisitos de validação específicos. Integrar um novo parceiro e configurar uma integração que funcione com seu sistema exclusivo pode exigir alterações de mapeamento, várias rodadas de testes, coordenação e comunicação claras e tempo.
Embora um sistema automatizado geralmente ofereça um desempenho melhor e maior escalabilidade do que sua contraparte manual, o aumento dos volumes de transações, transformações complexas e grandes documentos de EDI podem causar gargalos e dificultar as integrações.
As organizações muitas vezes não têm os recursos de monitoramento multiplataforma necessários para a visibilidade em fluxos de trabalho integrados. Sendo assim, pode ser difícil identificar transações com falha. Sem processos claros para identificar transações com falha, mecanismos automatizados de nova tentativa ou protocolos e caminhos claros de avaliações manuais, as organizações podem ter dificuldades com o gerenciamento de erros.
As transações de EDI geralmente contêm informações comerciais confidenciais e exigem criptografia e trilhas de auditoria para permanecerem em conformidade. E cada parceiro comercial pode ter diferentes requisitos de conformidade e autorização de EDI. Atender aos requisitos variados de conformidade e segurança de muitos parceiros de negócios diferentes pode adicionar uma complexidade significativa às integrações.
Atualizações de software, alterações de API e outros ajustes nos componentes de integração geralmente exigem novas rodadas de configuração, testes e resolução de problemas. Tudo isso é demorado, agravado pelo número de parceiros para os quais as integrações devem ser mantidas.
Para melhor mitigar os desafios de integração e aproveitar ao máximo os benefícios potenciais da integração, as organizações geralmente priorizam:
Uma base sólida
Escolha uma solução de integração que atenda às necessidades de negócios e aos recursos disponíveis. Uma organização que planeja integrar vários sistemas internos a uma plataforma de EDI, tem recursos de desenvolvimento limitados ou espera adicionar consistentemente novos parceiros e integrações pode escolher uma plataforma iPaaS que ajude a centralizar as integrações e forneça alguns conectores criados previamente e soluções de pouco código (em vez de desenvolver todas as integrações internamente). Independentemente da direção estratégica, o essencial é que ela seja bem ponderada e planejada.
Limpe os dados antes de criar uma integração, verificando a precisão dos códigos de produtos, tabelas de preços e outros dados em um sistema ERP. Estruturas de governança de dados claras e abrangentes podem ajudar a manter um sistema organizado.
Confiabilidade do sistema
Estabeleça o tratamento de erros como um princípio fundamental. As integrações bem-sucedidas geralmente incluem novas tentativas automáticas para falhas transitórias, logs gerados automaticamente para todas as transações e etapas claras para as exceções que exigem intervenção manual.
Grande parte da confiabilidade de um sistema depende da qualidade dos dados, já que inconsistências nos dados e problemas de formatação são causas comuns de falhas. Sendo assim, vários pontos de validação de dados devem ser incorporados ao sistema. Essa precaução ajuda a garantir a qualidade dos dados à medida que entram e saem de um sistema ERP e valida rotineiramente os dados dentro do próprio ERP. A detecção proativa ajuda a sinalizar erros antes que se transformem em problemas maiores e mais caros e contribui para um sistema mais confiável no geral.
Observabilidade
Uma organização que pode visualizar a integridade do sistema em tempo real está mais bem preparada para fazer ajustes que evitem erros e a degradação do desempenho. As organizações costumam criar dashboards que permitem que uma série de stakeholders, não apenas a equipe de TI, visualizem as taxas de sucesso, os status dos pedidos, os gargalos de processamento, as falhas de transferência e muito mais em tempo real.
Essas informações ajudam as equipes a acelerar os processos e aprimorar o relacionamento com os parceiros. Um sistema observável também facilita a criação automática de trilhas de auditoria. Esses registros detalhados de transações são de valor inestimável para solucionar problemas de integração ou resolver discrepâncias com parceiros de negócios.
Equilíbrio entre escalabilidade e flexibilidade
É prudente que as integrações sejam criadas com foco no crescimento: como o sistema pode ser construído para lidar com mais parceiros de negócios e volumes de transações maiores? E como ficariam esses volumes à medida que o negócio cresce? Lidar com essas questões antecipadamente e acompanhar com rodadas de testes de carga ajuda a identificar os gargalos antes que afetem os fluxos de trabalho de negócios.
No entanto, as soluções personalizadas em todos os aspectos não resultam nos sistemas mais escaláveis. Embora cada parceiro possa exigir algum grau de personalização de integração, os modelos padronizados e a lógica de transformação devem ser criados e reutilizados quando possível, com a capacidade de se ajustar às especificações do parceiro.
Por exemplo, uma abordagem modular para o projeto de integração que separa funções como extração, transformação e validação permite a reutilização de certos componentes quando possível. Essa abordagem também pode simplificar a resolução de problemas, permitindo a correção ou a personalização de um determinado componente de integração sem afetar toda a integração.
O controle de versão também é uma parte importante da flexibilidade. Práticas de controle de versão cuidadosas e abrangentes fornecem um histórico detalhado de atualizações que simplifica a reversão no caso de um problema com uma nova versão.
Em resumo, uma abordagem sólida de integração gerencia a complexidade para atender às necessidades e recursos da organização e de seus parceiros de negócios, ao mesmo tempo em que é econômica e suficientemente escalável.
Relacionamentos com parceiros
Processos de integração padronizados e documentados ajudam a estabelecer a base para uma parceria de sucesso. Modelos para configurações comuns de parceiros podem ajudar a acelerar o processo de integração e os acordos de nível de serviço (SLAs) descrevem claramente o que é esperado de todas as partes.
Segurança e conformidade
Para proteger a organização e seus parceiros, as integrações devem incorporar medidas de segurança, como criptografia para dados em trânsito e em repouso e protocolos de autenticação seguros. Avaliações regulares de segurança ajudam as organizações a identificar pontos fracos em sua postura de segurança e atualizar protocolos para impedir as ameaças de segurança novas e em crescente evolução.
É importante que as integrações e as práticas de tratamento de dados estejam em conformidade com os requisitos regulatórios e dos parceiros. Trilhas de auditoria abrangentes são úteis para manter e demonstrar conformidade no caso de uma revisão regulatória ou desacordo com os parceiros.
