O que é order to cash (O2C)?

O sistema O2C é uma parte fundamental para conseguir e manter um fluxo de caixa saudável. O processo visa reduzir o tempo entre o recebimento de um pedido e o pagamento à empresa. As atividades dentro do sistema O2C podem afetar diretamente os procedimentos de gerenciamento da cadeia de suprimentos e de gerenciamento de estoque.

O processo de order to cash não deve ser confundido com o quote to cash (Q2C ou QTC), que é um processo de negócios mais amplo de ponta a ponta. O Q2C, como o próprio nome sugere, começa antes do ponto de venda e inclui as etapas iniciais, como a preparação de cotações e ofertas personalizadas para atender às necessidades dos clientes.

Uma maneira melhor de diferenciar os dois é que os processos de O2C estão dentro do processo de Q2C. O Q2C começa com a intenção de compra do cliente e termina na decisão final sobre preços. É aí que o O2C entra em ação. O sistema order to cash deve ser analisado para garantir que a empresa está buscando otimização e melhoria constantes.

O processo de order to cash varia um pouco conforme o tipo de empresa, como, por exemplo, em uma plataforma de e-commerce ou em vendas diretas. Porém, em sua essência, ele permanece igual do início ao fim.

Veja abaixo o processo passo a passo do ciclo de order-to-cash:

O sistema de rastreamento de um pedido desde a criação até o processamento, juntamente com todas as informações e processos. O sistema de gerenciamento de pedidos (OMS) gerencia o pedido e proporciona transparência para a empresa e para o comprador.

Se a empresa realiza vendas a crédito, é importante ter um processo de avaliação ou aprovação do risco financeiro do cliente. Isso pode incluir uma verificação de crédito de novos clientes ou a solicitação de referências antes de conceder condições de pagamento a crédito.

Essa etapa envolve a seleção dos itens encomendados, a processo de embalagem e o envio ao cliente. Se a empresa estiver lidando com produtos físicos, o gerenciamento de estoque e o processo de atendimento estarão envolvidos.

O processo de envio pode ser complexo e varia de acordo com a logística dos produtos. Uma auditoria regular deve ser feita para garantir que os regulamentos e padrões de desempenho sejam atendidos. É importante que todos os dados do pedido de compra e do atendimento sejam atualizados para a equipe de remessa, para que a coleta e entrega pela transportadora sejam feitas em tempo hábil.

A geração e o pagamento de faturas é uma etapa crítica no O2C. Os clientes recebem faturas do pedido, que devem incluir itens de linha, detalhes sobre o custo por item, impostos e eventuais descontos aplicados ao pedido. Essa etapa inicia o processo de pagamento. Sistemas de faturamento precisos começam com a coleta de informações corretas pela equipe do ponto de venda, como observações do pedido, custos, termos de crédito, data do pedido etc.

Após a geração das faturas e o envio do pedido ao cliente, entra em ação a equipe de contas a receber. Essa etapa garante que o pagamento seja recebido e é mais eficiente por meio da implementação de um processo de automação que alerta a equipe sobre faturas pendentes em momentos predeterminados. O sistema de contabilidade automatizado pode detectar quando erros são cometidos, de modo que os profissionais de contas a receber possam revisar rapidamente os dados e a fatura em tempo hábil.

A forma como um cliente paga à empresa por um pedido deve ser determinada no momento da compra e explicitada na fatura com clareza. O pagamento do cliente é então cobrado por meio de pagamento online, transferência bancária, cheque escrito ou qualquer outro formato aceito pela empresa. Para garantir que o pagamento seja feito, um número de referência do pedido é fornecido ao cliente e correspondido corretamente ao pedido físico. Isso evita a confusão e aumenta a satisfação do cliente, além de evitar ainda mais eventuais problemas com contas a pagar ou registro contábil geral. Outros lembretes de pagamento podem ser feitos como notificações pelo celular.

Usando software integrado, as empresas podem analisar cada etapa do ciclo de O2C em tempo real e monitorar onde estão as ineficiências e em que parte do processo estão tendo mais sucesso. Um sistema de gerenciamento integrado de dados, como o planejamento de recursos empresariais ou sistemas ERP, é importante para relatar e analisar dados, de modo a viabilizar ajustes no fluxo de trabalho de O2C. Ao acompanhar as principais métricas, a empresa pode otimizar o processo de O2C, eliminar gargalos e atender a mais pedidos de clientes.

O crescimento e o desenvolvimento de uma empresa dependem fortemente de vários fatores, sobretudo relacionamentos sólidos com os clientes. Com um processo robusto de order to cash, a empresa garante que os clientes sejam atendidos da maneira ideal, ao mesmo tempo eficaz e eficiente. Um sistema O2C pode melhorar o fluxo de caixa e o capital de giro, ao mesmo tempo em que aprimora a experiência do cliente, desde que todas as partes do processo de O2C estejam trabalhando juntas.

Separadamente, o processo O2C é fundamental para a satisfação do cliente. É uma das maneiras mais diretas de um cliente interagir com uma empresa e está diretamente relacionada à lucratividade geral. Um ciclo bem-sucedido de order to cash permite que os clientes façam um pedido com facilidade, recebam a fatura com o valor e o prazo de pagamento, além de permitir que eles monitorem a previsão de entrega por meio de notificações. Clientes satisfeitos são uma parte importante de qualquer negócio bem-sucedido, por isso é ideal ter um sistema de pedidos eficiente que agilize o processo de order to cash.

O ambiente de negócios atual exige que os CFOs e os profissionais de finanças, assim como as funções financeiras que eles lideram, estejam abertos a aprender novas abordagens de gestão financeira. Isso inclui adotar e aproveitar o potencial da inteligência artificial (IA). As inovações orientadas por IA oferecidas podem melhorar a pontuação de crédito do sistema order to cash, as decisões de preços e ajudar na prevenção de fraudes nos pagamentos.

Os líderes devem considerar novas ferramentas tecnológicas, como a IA e a IA generativa, como forma de melhorar os processos financeiros e otimizar os custos operacionais dos negócios. Especificamente para order to cash, a IA generativa pode recuperar dinheiro validando reclamações e deduções de clientes, o que pode resultar em uma redução da perda de receita de 60 a 70%. Uma melhoria de desempenho como essa pode ser um grande impulso para os resultados financeiros de uma empresa se as equipes financeiras forem treinadas para usar a tecnologia de forma responsável.

Aprimorar o processo de order to cash é importante para o fluxo de caixa e o sucesso geral de todos os pedidos de vendas. Veja aqui quatro melhores práticas para otimizar seu ciclo de O2C.

Quote to cash é um sistema mais amplo, com mais etapas iniciais que antecedem o pedido. O O2C, por sua vez, começa no ponto de venda.

A etapa de faturamento no O2C refere-se à solicitação de pagamento do cliente. Normalmente, isso é feito por meio de uma fatura.

As etapas típicas incluem gerenciamento de pedidos, gerenciamento de crédito, atendimento de pedidos, envio de pedidos, faturamento de clientes, contas a receber, cobrança e relatórios de pagamentos e gerenciamento de dados.

Tanto o procure to pay e quanto o order to cash gerenciam solicitações de compra ou serviço. No entanto, o procure to pay se concentra especificamente no processamento de pedidos feitos pela própria empresa para uso interno.

No processo O2C, a etapa de contas a receber é a responsável por documentar a compra do cliente e garantir o recebimento do pagamento.

O processo O2C se torna mais complexo à medida que o volume de vendas aumenta e exige que as empresas fiquem por dentro de cada etapa do processo. O efeito bola de neve tem um papel muito importante para o sucesso de um processo O2C. Podemos citar o exemplo de um cliente que está atrasado para pagar uma fatura, o que pode tirar capital de uma empresa e afetar a folha de pagamento dos funcionários.

Os clientes querem confiar na empresa da qual estão comprando e vice-versa. Um processo O2C transparente e eficiente pode garantir uma experiência de compra quase perfeita e um processo de atendimento ao cliente simplificado. Além dos clientes, os funcionários também podem se beneficiar de um sistema O2C automatizado que os libera de tarefas rotineiras e lhes dá mais tempo para trabalhar em projetos estratégicos.