EDI nedir?

Elektronik veri değişimi anlamına gelen EDI, iş belgelerinin standart bir biçimde şirket içi iletişimini sağlar. EDI'nin basit tanımı, satın alma siparişleri ya da faturalar gibi kağıt tabanlı belgelerin yerine geçen standart bir elektronik biçimdir. Kuruluşlar, kağıt tabanlı işlemleri otomatikleştirerek, zaman tasarrufu yapabilir ve manuel işlemenin neden olduğu yüksek maliyetli hataları ortadan kaldırabilir.

EDI işlemlerinde, bilgiler bir kuruluştaki bir bilgisayar uygulamasından başka bir kuruluştaki bir bilgisayar uygulamasına doğrudan gider. EDI standartları, bilgilerin yerini ve sırasını bir belge biçiminde tanımlar. Bu otomatikleştirilmiş yetenekle, kağıt belgeler veya diğer yöntemler kullanılırken gerekli olan saatler, günler veya haftalar yerine, veriler hızla paylaşılabilir.

Günümüzde sektörler, satın alma siparişlerinden faturalara, fiyat teklifi isteklerine, kredi başvurularına ve daha birçoğuna kadar bir dizi belge türünü paylaşmak için EDI entegrasyonunu kullanır. Bu kuruluşlar, çoğu durumda, tedarik zincirlerinin ve işletmeler arası (B2B) ağlarının gereği sıklıkla mal ve hizmet alışverişi gerçekleştiren ticari ortaklardır.


EDI nasıl çalışır?

Tüm EDI işlemleri EDI mesaj standartları tarafından tanımlanır. Veri kalitesi için doğru yönetişim süreçlerinin olması hayati önem taşır. Bilgiler eksik ya da yanlış yerde olduğunda, EDI belgesi doğru şekilde işlenmeyebilir.

Standartlar, EDI iletişimlerinin temelini oluşturur.¹ Birçok kuruluş, ODET, Traceacoms, GS1, Peppol ve Accredited Standard Committee X12 (ASC X12) standartlarının da içinde yer aldığı EDI mesaj standartlarını belirliyor.

Genel olarak, iki temel EDI iletim tipi bulunmaktadır:

  • Noktadan noktaya ya da doğrudan bağlantılar: İnternet üzerinde aracı olmadan iki bilgisayar ya da sistem, genellikle güvenli protokollerle bağlantı sağlar.
  • Katma Değerli Ağ (VAN): Bir üçüncü taraf Ağı, genellikle bir posta kutusu yaklaşımıyla veri iletimini yönetir.

EDI internet iletim protokolleri Güvenli Dosya Aktarımı Protokolü (SFTP), Applicability Statement 2 ya da AS2, HTTPS tabanlı bir protokol, Basit Nesne Erişim Protokolü (SOAP) ve diğerlerini içerir.

EDI veri öğeleri, gönderen ve alıcı kimliği gibi öğeleri içerir. Veri bölümleri, iki ya da daha çok ilgili öğeyi birleştirerek bunlara daha büyük bir anlam verir. Örneğin, FNAME ve LNAME, CUSTOMERNAME formunu oluşturmak için birleştirilebilir. Zarflar, farklı veri türlerini yapılandırır ve gönderici-alıcı adres bilgilerini taşır. EDI belge akışı ya da mesaj akışı, bir iş süreci ya da işlemi yürütmek için çeşitli gelen ve giden adreslere ve departmanlara EDI mesajlarının hareketini açıklar.²

Extensible Markup Language (XML) ya da JavaScript Object Notation (JSON) gibi üst diller EDI'yi değiştirmek yerine, onu tamamlar. Şirketler, giderek artan sayıdaki belge biçimlerini ve iletim seçeneklerini idare etmek için hazır olmalıdır. Bir küresel üretici, düzenli olarak yaklaşık 55 farklı türde belgeyi yaklaşık 2.000 ticari ortağı ile paylaşıyor.

“IBM Supply Chain Business Network'ü kullanmaya başlamadan önce, B2B işlemlerimizin %20 gibi yüksek bir oranında hata meydana geliyordu. Şu an daha az hatayla karşılaşmaktayız; örneğin, bir müşterinin yanlış bir kodu göndermesi sebebiyle transfer siparişleriyle ilgili sorunlar yaşamaktaydık ve bu durum müşteri hizmetleri ekibimiz için oldukça zahmetli oluyordu. Şu anda muhtemelen %80 daha az oluyor, çünkü bunların hepsi manuel olarak yapılıyorlardı.” Diğer EDI yöneticilerinin IBM Sterling Supply Chain Business Network ile nasıl stratejik değer kattıkları hakkında IDC'ye anlattıklarını okuyun.

 


EDI'nın avantajları

EDI hareketleri B2B süreçleri için gereklidir ve hem küçük hem de büyük işletmeler arasında belge ve işlem alışverişi için tercih edilen araçlar olmaya devam edecek.

EDI teknolojisinin otomasyon ve B2B entegrasyonu aracılığıyla sağladığı beş temel iş avantajı vardır:

Büyük kuruluşlar için EDI, istikrarlı bir şekilde avantajlar elde etmek amacıyla ticari ortaklar arasında belirli standartların tesis edilmesine olanak sağlar. Daha küçük kuruluşlar için EDI'ye bağlı kalınması, büyük bütçelere ve güçlü etkiye sahip daha büyük firmalar ile daha fazla entegrasyon olanağı sunar.


EDI'nin uygulanması

EDI'nin uygulanması bazı kuruluşlar için zor olabilir. Bunun nedenlerinden biri, sürekli değişen yasal düzenlemeler, standartlar ve güncellemelere ayak uydurma gereksinimidir. Aynı zamanda küresel iş gereksinimlerinin karmaşıklığına da yanıt vermek zorunda olduğu için doğal olarak karmaşıktır. Örneğin, bir B2B ağındaki her bir ticari ortak tek tek gereksinimler sunabilir. İki ortak hangi EDI belgesinin kullanılacağına karar verse de, her birinin desteklenmesi gereken özgün biçimlendirme gereksinimleri bulunabilir. Bu ve diğer etkenler, birçok kuruluşun EDI çözümlerini dışarıdan tedarik etmesine yol açmıştır.

İster şirket içi ister dış kaynaklı olsun, EDI'yi etkin bir şekilde uygulamak için gereken bazı temel koşullar, yetenekler ve kaynaklar vardır. Belge tipleri, güvenli iletim yöntemleri ve zorunlu donanım ve yazılımlar üzerinde anlaşma gibi etkenlere ek olarak EDI'nin etkili bir şekilde uygulanması şunları göz önünde bulundurmalıdır:

Çeviri ya da eşleme yazılımı
Bu tip dönüştürme yazılımı, adlar, adresler, para birimi tutarları, parça numaraları ve miktarları gibi alanları alır ve bunları iş uygulaması biçimlerinden standartlaştırılmış belgelere (ya da tersi şekilde) eşler.

Toplu zarflama ya da zarf açma yetenekleri
Bu yetenekler, gönderenlerin ve alıcıların işlemleri paketlemesini ve paketleri açmasını sağlayarak büyük EDI mesajı yığınlarını destekler. Bundan sonra, işlemler bir ticari ortağın işinin birkaç bölümünden ya da alanından gruplanabilir ya da bu bölümlere ya da alanlara bölünebilir.

Mesaj yönlendirme mekanizmaları
Bir mesajın zarfı açıldıktan sonra, farklı gruplara ilişkin mesajları ayırmak ve bunları uygun hedeflere teslim etmek için yönlendirme mekanizmaları gerekir. Mesajın hedefi için doğru biçime sahip olmasının sağlanması, mesaj dönüştürmeyi de gerektirebilir.

Ticari ortak sözleşmeleri (TPA)
TPA, kayıt ve koşulları netleştirir, iş belgeleri için standartlar oluşturur ve ticari ortaklar arasındaki iletişim ve iş protokollerini tanımlar.

 


EDI'nin geleceği

Şu senaryoyu düşünün: Bir EDI 214 belgesi (bir Nakliyeci Sevkiyat Durumu Mesajı) kullanılarak hasar görmüş bir sevkiyata ilişkin bir geri ödeme tetiklenir. Sevkiyata dahil olan malzeme kullanılamaz ya da satılamaz durumdadır. Muhtemelen, geri ödeme ile bağlantılı anlaşmazlıklar oluşacak.

EDI, gelecekteki tedarik zincirlerinde, Nesnelerin İnterneti (IoT), blockchain ve yapay zeka (AI) gibi inovasyonları destekleyen temel belge alışverişi yeteneği olacak. Gelecek EDI şunları kullanacak:

  • Paket durumu görünürlüğünü gerçek zamanlıya yakın olarak artırmak için sevkiyat paketine yerleştirilmiş ve periyodik EDI 214 mesajlarına bağlı IoT sensörleri.
  • Sevkiyatlarda geri ödeme anlaşmazlıklarını kolayca çözülebilen ve hatta önleyebilen, ortak bir gerçeklik sunarak EDI bilgi akışlarını destekleyen Blockchain teknolojisi.
  • Bir sevkiyata bağlı tüm ilgili olayları ve bilgileri izleyen ve uyumlu olmayan bir olayı tanımlayabilen bir yapay zeka aracısı. Yapay zeka aracıları ayrıca, yeniden sevkiyatın gerekli olup olmadığını belirleyebilir, en verimli ikame kaynağını analiz edebilir, yeni bir sevkiyat başlatabilir ve onaylanan bir iadeyi kabul edebilir.

 


EDI başarı öyküleri

Coastal Pacific

Coastal Pacific, 3,5 milyon EDI işlemini IBM B2B Integrator'a sorunsuz şekilde geçirerek manuel yönetim gereksinimlerini azalttı ve EDI kadrosunda dört kat artışı önledi.

Greenworks Tools

Greenworks, EDI'yi müşteri hizmetlerinin kullanımına sunup iş kullanıcılarına ve personele sipariş durumuna ilişkin hızlı içgörüler sağlayarak BT maliyetlerinde %40 tasarruf sağladı.

MISUMI USA

MISUMI, faksları, telefon aramalarını ve e-posta tabanlı dosyaları EDI biçimli dosyalara dönüştürerek EDI'yi kullanmayan müşterilerden gelen sipariş girişlerini artırdı.

Saint-Gobain

Saint-Gobain, her bir hat siparişi için %92 oranında tasarruf etti ve şimdi manuel işlemler yerine EDI kullanarak, haftanın her günü, günün 24 saatinde belge alabiliyor.

EDI kaynakları

EDI'nin geleceği: IBM'in bakış açısı

Bildiğimiz gibi dünya dönüyor ve EDI'ye güveniyor, ancak bu dünya değişiyor ve onunla birlikte EDI'nin geleceği de. B2B ağınızı nasıl modernize edebileceğinizi keşfedin.

B2B mimarinizi modernize etmeniz için yedi temel etken

Sektörler genelinde B2B entegrasyonu, şirketlerin işleyişi açısından büyük önem taşır. B2B entegrasyonunun neden önemli olduğunu öğrenin.

Kağıda dayalı işlemleri otomatikleştirmenin basit yolu

Pek çok işletme, siparişlerini, tekliflerini ve faturalarını faks, e-posta veya PDF biçiminde almaya devam ediyor. Tamamen otomatikleşmemiş daha küçük ortaklarla iş yapmanın etkisini görün.

Tedarik zincirinin değiştiği beş yön

Tedarik zincirleri değişiyor. Önde gelen kuruluşların tedarik zincirlerinin çalışma şeklini değiştirmek için entegre ettikleri beş inovasyonu öğrenin.

B2B entegrasyonu

Kritik öneme sahip iş süreçlerinin otomatikleştirilmesinin ve optimize edilmesinin, müşterilerinizle ve tedarikçilerinizle daha etkili bir şekilde çalışmanıza ve ticaret yapmanıza nasıl yardımcı olabileceğini öğrenin.

B2B ağlarında bağlantı kurun ve işbirliği yapın

Şirket içi, hibrit bulut ya da bulut tabanlı işleriniz için B2B bağlanırlığını, tedarik zinciri işbirliğini ve karar alma sürecini nasıl basitleştirebileceğinizi keşfedin.

IBM çözümleri

Dijital tedarik zinciri ağı

Anormallikleri kesintiler oluşmadan önce saptamak üzere yerleşik yapay zeka ile ölçeklenecek şekilde oluşturulmuş sorunsuz ve güvenli any-to-any kesintisiz bağlanırlık yoluyla tedarik zincirinin idaresini kolaylaştırın.

Manuel işlemlerin otomasyonu

Kağıt, faks ve telefon tabanlı işlemleri EDI biçimine dönüştürerek hataları azaltmak ve zamandan tasarruf etmek için EDI olmayan tedarikçiler ve müşteriler ile tedarik zinciri işlemlerini dijitalleştirin ve otomatikleştirin.

Tüm ticari ortaklardan EDI alın

Fakslar, e-postalar ve PDF'ler gibi yapılandırılmamış belgeleri, dönüştürme hizmetleri ile verimli bir EDI biçimine dönüştürün.

B2B entegrasyonu ağ geçidi

Tüm karmaşık B2B ve EDI entegrasyonlarınızı hibrit bulut teknolojisi üzerinde oluşturulmuş tek ve güvenlik açısından zengin bir ağ geçidinde birleştirin.

Ticari ortakları alıştırma ve yönetme

Mevcut iş ortaklarını yönetirken ve elde tutarken yeni iş ortaklarını alıştırmak için gerekli süreyi ve kaynakları azaltın.

Any-to-any veri dönüştürmesi

Kurumsal ölçekte, verileri, kodlama olmadan, yapılandırılmış ve yapılandırılmamış farklı biçimler ile sektör standartları arasında karmaşık şekilde dönüştürmeyi ve doğrulamayı otomatikleştirin.