¿Qué es la gestión integrada de las instalaciones (IFM)?

Los servicios de IFM abarcan el mantenimiento de las instalaciones, la seguridad, la limpieza y otras áreas de apoyo. La ventaja clave de la IFM es la consolidación de servicios, lo que evita la molestia de coordinar con múltiples proveedores de servicios y sus horarios.  

Cuando se habla de percepciones de las instalaciones, las empresas (y el personal que las dirige) a veces reducen la planificación de las instalaciones a conversaciones sobre posibles proyectos técnicos. Sin embargo, la realidad demuestra que la operación de las instalaciones es considerablemente más compleja que la simple construcción de estructuras. 

En realidad, se trata de una forma multifacética de gestión de activos que suele utilizar herramientas como un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) para gestionar todas las acciones relacionadas con el mantenimiento de las instalaciones. El mantenimiento de las instalaciones implica gestionar, reparar y mantener los activos de una instalaciones para mantener las operaciones eficientes, seguras y confiables.

Un sistema computarizado de gestión de mantenimiento es un software que centraliza los datos de mantenimiento y agiliza las operaciones de mantenimiento. Ayuda a ofrecer una solución integrada basada en datos en tiempo real que respalda los esfuerzos de automatización. Se puede utilizar con otros tipos de software de gestión de las instalaciones, lo que lo convierte en una parte fundamental de un enfoque integral de las operaciones. 

Uno de los objetivos principales de un CMMS es rastrear todos los servicios a través de un sistema para que los servicios individuales no se aíslen y se pierdan en la confusión. Sin la centralización de la IFM y CMMS, los gerentes de las instalaciones se verían obligados a contratar servicios a través de múltiples proveedores. También tendrían que lidiar con diferentes horarios de entrega de servicios.

Los servicios de gestión integrada de las instalaciones (IFM) entrelazan diversas disciplinas relacionadas que afectan las operaciones diarias de las instalaciones. Las siguientes son algunas de las actividades comunes que componen la IFM.

La planificación del espacio es la parte del proceso cuando los gerentes de las instalaciones estudian extensamente los proyectos técnicos de los edificios. Los gerentes suelen consultar a los stakeholders sobre la ubicación de oficinas o áreas particulares del sector inmobiliario para dedicarse a funciones comerciales específicas.

La toma de decisiones utilizada en la planificación del espacio afecta no solo a la instalación, sino también a la experiencia del lugar de trabajo que los empleados tienen en la instalación y cómo eso afecta el bienestar de los empleados.

El servicio duro de gestión de las instalaciones se centra en la estructura de la instalación en sí, especialmente en los sistemas mecánicos clave que mantienen el edificio en funcionamiento.

Incluye mantener el control del sistema de climatización de la instalación (para la calefacción, ventilación y aire acondicionado). Igualmente crucial, por razones obvias: el sistema de plomería del edificio. También es la rama de la IFM que se ocupa de cómo se diseña e implementa el sistema eléctrico.

Los edificios utilizan instalaciones físicas para mantener el funcionamiento. Sin embargo, los servicios blandos hacen que el edificio sea más agradable para las personas, por lo que resulta un entorno agradable para los empleados.

Los servicios blandos suelen incluir servicios de limpieza, gestión de residuos, sistemas de seguridad y actividades de paisajismo. El paisajismo puede implicar actividades típicas de siega y mantenimiento del terreno o cuestiones más específicas, como la gestión del riego y el análisis del crecimiento de las plantas. 

Las instalaciones deben estar limpias y despejadas por varias razones. Para empezar, podrían albergar servicios de atención médica. Del mismo modo, un edificio sucio podría atraer visitantes no deseados, como insectos o roedores, que pueden propagar enfermedades.

Una razón mucho más apremiante, especialmente según la Oficina de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA) de EE. UU., es que las condiciones de trabajo descuidadas desencadenan accidentes en el lugar de trabajo, como lesiones por resbalones y caídas. 

Establecer la seguridad de las instalaciones siempre ha sido importante, pero ahora es crucial. Las instalaciones ahora tienen más vulnerabilidades que nunca antes debido a su presencia en línea.

Entonces, en un contexto moderno, la seguridad de las instalaciones cubre no solo la protección del edificio físico contra vandalismo, allanamientos o robos, sino también los ciberataques contra la infraestructura de datos de las instalaciones.

Cualquier instalación sufre al menos daños menores con el tiempo y requiere un mantenimiento regular durante su ciclo de vida. El mantenimiento preventivo se adelanta a estas situaciones y permite conocer las reparaciones que serán necesarias en el futuro.

Mientras tanto, el mantenimiento predictivo va aún más allá al proyectar áreas de falla con anticipación (en función de variables de operaciones conocidas) y planificar arreglos específicos y programar cuándo deben ocurrir.

Los objetivos de sustentabilidad de la mayoría de las empresas se consideraban en gran medida poco importantes, pero las mentalidades evolucionaron. Ahora, una parte cada vez mayor de los servicios de gestión de las instalaciones (FM) se dedica a la gestión de la energía.

Si bien parte de esta preocupación puede implicar la promoción de una imagen corporativa de eficiencia energética, la mayor parte del esfuerzo busca reducir el consumo de energía como un ahorro significativo de costos operativos.  

Los servicios de gestión integrada de las instalaciones (IFM) ofrecen una serie de ventajas a la empresa que los utiliza: 

• Aumentos de eficiencia: cuando una instalación aprovecha una gestión centralizada y un flujo de trabajo combinado con éxito, ayuda a optimizar la eficiencia operativa reduciendo errores.

• Resultados más sólidos: los servicios de IFM permiten a los propietarios de las instalaciones optimizar los flujos de trabajo disminuyendo las redundancias de servicios, lo que lleva a menores costos operativos.

• Mayor transparencia: el personal obtiene una visión clara de las métricas de rendimiento y el estado de operación de las instalaciones, debido a los informes automáticos y la centralización de los datos.

• Mejor calidad del servicio: el mero hecho de poner todas las instalaciones bajo una única infraestructura de gestión impulsa los esfuerzos de colaboración y aumenta la calidad del servicio.

• Escalabilidad mejorada: a medida que cambian las condiciones comerciales, los servicios de IFM proporcionan a las empresas los medios para tolerar la complejidad adicional y escalar hacia arriba según lo dicte el crecimiento.

• Resultados medibles: la IFM realiza un seguimiento de la eficacia de las instalaciones y genera insights aplicables en la práctica mediante el uso de indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo necesario para procesar las órdenes de trabajo de reparación. 

A pesar de los beneficios que ofrece, la IFM tiene sus inconvenientes:

• Gran complejidad: parece que sería fácil implementar una IFM, pero no siempre es así. La transición a la IFM puede ser complicada, costosa y laboriosa.

• Cargos inesperados: las organizaciones deben estudiar la letra pequeña de sus contratos con los proveedores de servicios de IFM y estar atentas a los costos adicionales que podrían no ser evidentes de inmediato.

• Pérdida de flexibilidad: a veces las empresas necesitan dar un giro debido a las cambiantes condiciones comerciales. Si una empresa está atada a un contrato hermético de IFM, es posible que no pueda hacerlo.

• Dependencia del proveedor: las empresas deben realizar la debida diligencia con su proveedor de servicios de IFM. Preguntas clave: ¿qué grado de seguridad tendrán los datos? ¿Qué tan confiable es el rendimiento de la IFM?

• Falta de control directo: aunque algunas organizaciones cambian a los servicios de IFM, es posible que no se sientan del todo cómodas con la idea de perder la supervisión directa de las operaciones diarias.

A medida que la gestión integrada de las instalaciones (IFM) continúa madurando, sigue beneficiándose de los cambios radicales que ahora afectan a la informática. Esto significa que la lA y la automatización basadas en el Internet de las cosas (IoT) cobrarán aún más importancia en el proceso de gestión de proyectos al aumentar la eficiencia.

También se espera que los proveedores de servicios de IFM (la mayoría de los cuales tienen su sede en Norteamérica) amplíen su enfoque en los objetivos de sustentabilidad. Estos objetivos también incluyen reducir el uso de energía y mejorar la experiencia del personal de las instalaciones.