¿Qué es la planificación y análisis ampliados (xP&A)?

La xP&A conecta la planificación financiera con todas las demás funciones comerciales dentro de una organización como una forma de optimizar los equipos y eliminar los silos de datos. El enfoque de xP&A conecta los datos financieros y no financieros en una única vista en tiempo real, lo que permite una toma de decisiones estratégicas más precisas tanto para la planificación estratégica como para la planificación operativa. Algunos ejemplos de otros ámbitos de planificación empresarial a los que se puede extender la xP&A son los recursos humanos, las ventas, la cadena de suministro y el marketing.

Al emplear soluciones de FP&A avanzadas que incorporan inteligencia artificial (IA) y automatización, los equipos de finanzas pueden formar una visión holística de una organización y reunir todas las funciones en un solo lugar.

La planificación y análisis financiero (FP&A) es la función financiera fundamental, y la xP&A es una evolución de esas funciones básicas de FP&A.

Conceptualmente, la FP&A existe desde finales de la década de 1980, mientras que la xP&A se introdujo recientemente como la última iteración del proceso. La xP&A utiliza la IA para realizar forecasting avanzado, presupuestación y visualización de datos.

El término fue popularizado por Gartner en el informe Strategic Roadmap for Cloud Financial Planning and Analysis Solutions de 2020 y desde entonces ganó popularidad.

El concepto de planificación integrada es una de las tres principales prioridades para las organizaciones, según el reciente informe del IDC AI-Powered Integrated Planning: Increase Speed, Productivity and Confidence with Scalable and Flexible Planning.

Sin embargo, el IDC también descubrió que solo el 40 % de las organizaciones sintieron que podrían aplicar analytics al forecasting. La mayoría de las organizaciones solo terminaron en un 30 % de introducir la IA en los procesos de negocio, por lo que claramente es un área en la todavía están encontrando el camino que mejor se adapta a ellas.

El informe de IDC sobre planificación integrada impulsada por IA considera que el entorno actual es un “delicado equilibrio” entre agilidad y optimización. Existe una creciente presión sobre las organizaciones y los directores financieros (CFO) para poner a prueba los recursos y, al mismo tiempo, ser más eficientes en todos los procesos.

Si bien los procesos y características exactos de la xP&A de una organización diferirán según sus necesidades, hay varias características que una organización debe considerar al buscar una solución.

Los equipos financieros no deberían tener que realizar una recopilación de datos manual basada en Excel o un análisis de hojas de cálculo que consume mucho tiempo. Una solución de xP&A debe automatizar la importación, consolidación y conciliación de datos, haciendo que los datos sean accesibles y reduciendo el error humano.

Las soluciones de xP&A deben tener paneles de autoservicio y visualizaciones integradas para que los equipos puedan ver los datos por sí mismos y evitar depender del soporte de TI. La interfaz de la solución de xP&A también debe ser simple, intuitiva y moderna para que todos los empleados puedan usar las nuevas herramientas con una capacitación mínima necesaria.

Las condiciones del mercado pueden cambiar inesperadamente y las organizaciones deben tener planes para múltiples escenarios.

Una solución de xP&A debe tener un modelado dinámico de escenarios, que compare diferentes situaciones hipotéticas del negocio y pueda realizar forecasting de forma continua. La solución debería impulsar una mayor precisión del forecasting y la planificación de la cadena de suministro.

Además, la xP&A debe crear un análisis hipotético detallado para evaluar los posibles cambios en los costos, los ingresos y la inversión para que la organización actúe de manera proactiva y mitigue las interrupciones.

Es importante seguir la eficacia de un equipo financiero frente a los objetivos empresariales. Las soluciones de xP&A permiten a los empleados y gerentes realizar evaluaciones completas extrayendo datos de diferentes unidades de negocio. Esta vista multifuncional muestra cómo las diferentes áreas afectan el rendimiento general y si la organización está logrando la alineación.

Con todos los datos, métricas e insights en un solo lugar, las organizaciones pueden tomar decisiones estratégicas y ágiles para un mayor rendimiento empresarial.

Una solución moderna de xP&A contará con capacidades de IA y machine learning (ML) que pueden revolucionar la integración de datos y la planeación empresarial. Las soluciones impulsadas por IA deben incluir consultas en lenguaje natural para tareas simplificadas. También deberían contar con detección automática de anomalías para detectar anticipadamente picos de gastos o variaciones presupuestarias.

Por separado, las soluciones deben tener un forecasting impulsado por IA que se refina continuamente en función de la entrada en tiempo real y las tendencias históricas.

Una solución de xP&A sólida debe reunir todos los datos financieros y operativos de múltiples sistemas en una única plataforma. Algunos ejemplos de diferentes sistemas que podrían integrarse incluyen la planificación de recursos empresariales (ERP), la gestión de relaciones con los clientes (CRM) y la gestión del capital humano (HCM).

Esto ayuda a garantizar que todos vean los mismos datos y no se produzcan conflictos entre las cifras. La solución de xP&A también debe automatizar la sincronización de datos, eliminando la necesidad de conciliación manual.

A medida que las organizaciones evolucionan, sus soluciones de xP&A deben evolucionar con ellas: la escalabilidad es esencial. Una solución moderna de xP&A debe tener un análisis multidimensional, que proporcione insights profundos en todas las unidades de negocio.

La solución también debe poder crecer perfectamente a medida que la organización ingresa a nuevos mercados o enfrenta reestructuraciones en las operaciones.

Las organizaciones tienen mucho que considerar al pasar a la planificación y análisis ampliados (xP&A), y es importante dedicar tiempo a la planificación y ejecución estratégicas. Estos son siete pasos básicos que las organizaciones pueden tomar al considerar esta transformación.

1. Evaluar la preparación organizacional: el primer paso antes de implementar la xP&A es evaluar el estado actual de los asuntos en toda la organización. Todos los stakeholders involucrados deben tener claro cómo fluyen los datos actualmente de una unidad de negocio a la siguiente y qué sistemas están en uso y se ven afectados por la solución.
2. Establecer un equipo multifuncional: una transformación de esta magnitud requiere dos cosas: la aceptación del nivel ejecutivo y un equipo de personas de todas las disciplinas. El soporte de alto nivel es vital para el éxito de una solución de xP&A, ya que esas personas deciden la asignación de recursos e impulsan el cambio en toda la empresa. El proceso de planificación debe incluir a miembros del equipo de recursos humanos, del equipo de ventas, de TI y de otros departamentos clave.
3. Proporcionar un alcance y visión: la implementación de una solución de planificación de xP&A cambiará el funcionamiento general de una organización. Es importante expresar lo que significará una solución de xP&A para la organización y cómo mejorará las capacidades tradicionales de FP&A que ya existen. Establezca objetivos para que los diferentes departamentos comprendan cómo funcionará el proceso de planificación integrada.
4. Evaluar la tecnología: un enfoque de xP&A requiere tecnología que admita la planificación conectada en toda la organización. La organización debe evaluar las soluciones no en los precios, sino en lo flexibles y escalables que son. Después de elegir la tecnología, el siguiente paso es decidir por dónde empezar dentro de la organización y proporcionar marcadores claros e indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el progreso.
5. Integrar datos e implementar modelos de planificación: si el departamento de finanzas de la organización funciona por separado de otros equipos, necesitará integrar sus datos con otras unidades de negocio. En este paso de implementación de xP&A, es posible que los equipos de finanzas necesiten realizar una limpieza de datos y revisar la disponibilidad de los datos. También es posible que sea necesario implementar nuevas políticas e iniciativas de gobernanza de datos. Una vez integrados los datos, las organizaciones pueden comenzar a implementar modelos de planificación que reflejen el nuevo enfoque de planificación interconectada. Este proceso podría comenzar con una prueba piloto de la solución en un departamento y expandirse gradualmente.
6. Priorizar la gestión de cambios: una nueva solución de planificación y análisis ampliados puede significar nuevos procesos y flujos de trabajo. Es importante capacitar a todos los stakeholders sobre las tecnologías y ser abiertos sobre los cambios que se están realizando. Una estrategia de gestión de cambios será vital para el éxito de xP&A y su adopción general.
7. Medir el éxito y mejorar continuamente: las organizaciones deben revisar los KPI definidos durante la fase de planificación de la hoja de ruta a menudo como referencia para el éxito. La transformación de xP&A requiere un monitoreo constante como un proceso continuo. Los equipos deben recibir feedback y realizar ajustes, tanto menores como mayores, dependiendo de los problemas que identifiquen. Cuando las organizaciones logran resultados positivos, pueden comenzar a escalar la xP&A en toda la empresa

La planificación y análisis ampliados (xP&A) ofrece una amplia gama de beneficios a una organización que van mucho más allá del equipo financiero. Los procesos de planificación cierran la brecha entre la planificación financiera y operativa, conectando a los líderes del negocio y potenciando las decisiones basadas en datos.

Landmark Retail, uno de los mayores minoristas omnicanal de Oriente Medio y el Norte de África (MENA), India y el Sudeste Asiático (SEA), buscó una solución de planificación y análisis financiero tras un crecimiento masivo. La empresa recurrió a IBM Planning Analytics, que pudo realizar una prueba de concepto en un periodo de solo 8 a 10 semanas.

“Los procesos de presupuestación y consolidación sufrieron una transformación notable, lo que resultó en una reducción del 75 % en el tiempo dedicado por los empleados”, según Gopal Chandak, líder de FP&A en Landmark [organización matriz de Landmark Retail]. “Mejoraron la gobernanza y la transparencia en diferentes marcas y países, lo que permitió un enfoque más nítido en el análisis estratégico de negocios para impulsar el crecimiento y la innovación”.

Por otra parte, para garantizar la aceptación de IBM Planning Analytics por parte de la empresa, esta puso en marcha iniciativas de gestión del cambio y mantuvo una comunicación abierta durante todo el proceso. Desde su implementación en 2013, Landmark Retail se amplió significativamente para incluir áreas como la presupuestación central y la presupuestación de almacén.

Las organizaciones se enfrentan a condiciones de mercado impredecibles, como los costos y la inflación, pero pueden prepararse para eventos fuera de su control adoptando estrategias de xP&A.

Las soluciones modernas de FP&A ofrecen cada vez más tecnología avanzada integrada en su software. Estas integraciones se están convirtiendo en la norma y están mejorando la precisión del forecasting y extrayendo insights valiosos.

Es probable que una estrategia de xP&A basada en la nube sea el próximo paso importante porque es altamente escalable y fomenta un entorno colaborativo dentro de una organización. Con una única fuente de información para todo un negocio, los líderes pueden actuar rápidamente y tener un propósito en su toma de decisiones.

Otro avance tecnológico que se está haciendo más popular en la xP&A son los análisis predictivos. Esta herramienta ayuda a las organizaciones a ir más allá del análisis de datos históricos y les permite anticipar las tendencias del mercado y lo que podría suceder en un escenario específico.

Existe un énfasis creciente en las prácticas de sustentabilidad y en los profesionales que utilizan métricas ambientales, sociales y de gobernanza (ESG). Las organizaciones se enfrentan a más presión para tener prácticas financieras socialmente responsables, y la integración de métricas ESG es una forma de rastrear si están cumpliendo con sus objetivos ambientales.

El aumento del uso de datos está aumentando la preocupación por los datos para las organizaciones. Habrá un mayor énfasis en las políticas de privacidad de datos y los requisitos normativos para proteger la información confidencial. Es probable que las plataformas de xP&A también prioricen las características de seguridad y las capacidades de cumplimiento.