¿Qué son los RR. HH. digitales?

Los RR. HH. digitales son la evolución de los RR. HH. de procesos y sistemas manuales físicos a enfoques impulsados por la tecnología. A menudo organizadas junto con una transformación digital en toda la empresa, las prácticas digitales de RR. HH. pueden aumentar la eficiencia, mejorar la toma de decisiones y crear mejores experiencias para los empleados.

Tradicionalmente, los profesionales de RR. HH. reciben tráfico en grandes cantidades de datos de todos los canales, incluidas las comunicaciones internas de los empleados y la información externa de los candidatos. Las regulaciones locales de la fuerza laboral rigen muchas funciones de RR. HH., lo que complica el cumplimiento para las empresas globales. Al digitalizar y unificar las funciones de RR. HH. multiplataforma, las organizaciones reducen estos esfuerzos manuales y aumentan la productividad en toda la organización.

Pero una transformación digital para RR. HH., diseñada correctamente, y el despliegue de tecnologías clave, también puede crear nuevos paradigmas para los departamentos de RR. HH. En lugar de simplemente digitalizar los procesos de RR. HH., una transformación digital de RR. HH. replantea cómo opera RR. HH. mediante el uso de herramientas como plataformas en la nube, inteligencia artificial (IA), analytics y automatización.

Los departamentos de RR. HH., facultados para tomar decisiones basadas en datos y dedicar más tiempo a tareas creativas o íntimas, pueden convertirse en impulsores de una cultura empresarial positiva. En este contexto, los RR. HH. digitales representan más que una actualización tecnológica; cambian fundamentalmente la manera en que las organizaciones atraen, desarrollan, involucran y despliegan talento para crear valor empresarial. Los procesos digitales de RR. HH. también pueden ser un aspecto crítico en el proceso de gestión de cambios para crear organizaciones ágiles capaces de absorber nuevos procesos rápidamente.

En los últimos años, las nuevas tecnologías, como la IA agéntica y la IA generativa, han aumentado enormemente la capacidad de los departamentos para ofrecer experiencias escalables y muy personalizadas, lo cual marca el comienzo de una era de RR. HH. centrada en el ser humano y orientada a la experiencia. Cada vez más, la tecnología de RR. HH. está facilitando un futuro de RR. HH. en el que los líderes de personal evolucionan de proveedores de servicios a arquitectos de la experiencia del empleado. Al trabajar en colaboración con la tecnología, pueden mejorar el potencial de una organización de manera integral.

El rediseño de las funciones de RR. HH. con soluciones digitales puede crear empleados más leales y comprometidos, lo que a su vez se traduce en mayores ganancias. Según el IBM Institute for Business Value, las organizaciones que fomentan las mejores experiencias de los empleados superan en un 31 % a otras empresas. La implementación de un proceso digital de RR. HH. tiene muchos beneficios.

Con integraciones tecnológicas clave, los departamentos de RR. HH. pueden crear experiencias fluidas y personalizadas para sus empleados mientras están en la organización. Los portales de autoservicio y los asistentes impulsados por IA permiten a los empleados gestionar sus propias solicitudes de información y necesidades administrativas sin depender del personal de RR. HH. En última instancia, este proceso ayuda a resolver problemas más rápido y permite a los líderes de RR. HH. enfocarse en tareas más centradas en el ser humano.

Con agentes de IA específicos de RR. HH., los empleados pueden recibir comunicaciones proactivas e hiperpersonalizadas vinculadas a eventos importantes de la vida o metas profesionales. Estos agentes ayudan a agilizar las comunicaciones con los empleados dentro de su empresa y les proporcionan exactamente la información que necesitan, cuando la necesitan. 

La automatización de las tareas administrativas puede reducir significativamente el tiempo que los equipos de RR. HH. dedican a las actividades rutinarias. Por ejemplo, los flujos de trabajo digitales agilizan procesos, como la aprobación de licencias remuneradas, que antes podían requerir varias intervenciones manuales. La documentación digital centralizada puede eliminar el mantenimiento de registros físicos, lo cual reduce los costos y mejora la accesibilidad en toda la organización.

Por ejemplo, en un piloto, IBM creó un trabajador digital para ayudar a su propio departamento de RR. HH. a completar tareas de recopilación y entrada de datos que antes eran manuales. Este proceso ayudó a ahorrar a los empleados 12 000 horas en un solo trimestre.

Las plataformas digitales de RR. HH. y paneles pueden generar analytics de la fuerza laboral, lo cual fundamenta la gestión de talentos y las decisiones de asignación de recursos. Por ejemplo, los mecanismos de selección habilitados por IA podrían ayudar a los líderes de RR. HH. a identificar y clasificar de manera proactiva a los posibles candidatos en función de métricas predefinidas, mientras que las herramientas de analytics internas ayudan a los departamentos a realizar promociones de manera justa. Estos sofisticados sistemas analíticos pueden proporcionar a los gerentes insights actualizados, mejorar la toma de decisiones del día a día y crear estructuras organizacionales más ágiles. 

La transformación digital y la unificación de datos interdepartamentales que a menudo implica permite a los RR. HH. contribuir más directamente a los objetivos empresariales. Este enfoque podría incluir colaborar para planificar con mayor precisión las necesidades del personal o ayudar a diseñar programas de capacitación basados en datos de RR. HH. Al utilizar la tecnología en las operaciones de RR. HH., los departamentos de RR. HH. pueden pasar de organismos administrativos a socios empresariales estratégicos, lo que aumenta la productividad y la innovación en toda una organización. 

Los servicios de RR. HH. digitales pueden permitir a las empresas adaptarse rápidamente a las condiciones comerciales cambiantes y a las disrupciones del mercado. Como los sistemas digitales suelen estar basados en la nube y pueden adaptarse para aumentar o reducir su escala, son más ágiles que los modelos de RR. HH. tradicionales. Esta flexibilidad reduce el costo de expansión y produce una organización más resiliente. 

Los sistemas de RR. HH. digitales mejoran la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo en comparación con los sistemas fragmentados y físicos. Los flujos de trabajo de cumplimiento automatizados pueden detectar posibles problemas de cumplimiento antes de que surjan, lo que reduce el riesgo en las leyes laborales y de privacidad de datos. Para las organizaciones globales, las plataformas de RR. HH. digitales pueden aplicar automáticamente reglas apropiadas según la ubicación de los empleados, lo que ayuda a garantizar el cumplimiento de las diversas regulaciones locales.

Además, los registros centralizados de los empleados pueden garantizar que la información confidencial solo esté disponible para los stakeholders autorizados. Y las plataformas basadas en la nube permiten prácticas de cifrado superiores, lo cual evita violaciones de seguridad.

Las herramientas digitales pueden transformar el proceso de contratación, lo cual alivia la carga de examinar miles de currículos y relacionar a los candidatos con el puesto más adecuado. Por ejemplo, las herramientas de abastecimiento inteligente analizan los requisitos del puesto e identifican automáticamente a los posibles candidatos, mientras que las tecnologías impulsadas por IA evalúan las aplicaciones en función de una serie de criterios.

Estas tácticas pueden reducir el sesgo, al tiempo que identifican a los candidatos con más probabilidades de tener éxito. Además, la IA y las tecnologías de automatización pueden manejar tareas rutinarias, como la programación de entrevistas y el resumen de reuniones. Estas características proporcionan a los líderes de RR. HH. datos críticos y les permiten enfocarse en los aspectos humanos de la experiencia del candidato.

Del mismo modo, la incorporación digital reduce significativamente la fricción y mejora la experiencia del empleado desde el primer día de trabajo. Las herramientas impulsadas por IA guían a los nuevos empleados en el papeleo, la configuración de cuenta y los materiales de orientación a su propio ritmo. Por su parte, los itinerarios de aprendizaje personalizados proporcionan información específica para cada función según el puesto y la experiencia de la persona contratada. Mediante los analytics de la incorporación, las empresas pueden realizar un seguimiento de la participación y el progreso, lo que permite intervenir en caso de que surjan problemas.

Las plataformas de RR. HH. digitales e impulsadas por IA pueden proporcionar un desarrollo del rendimiento continuo, proactivo y en tiempo real para toda una fuerza laboral simultáneamente. Por ejemplo, los sistemas de gestión de objetivos en tiempo real permiten la creación y el seguimiento de objetivos a lo largo del tiempo, mientras que las herramientas de feedback pueden recopilar perspectivas de una variedad de stakeholders para proporcionar insights integrales sobre el rendimiento.

Al mismo tiempo, el analytics avanzado de personas identifica patrones de rendimiento en equipos y departamentos y brinda sugerencias para mejorar los resultados. El procesamiento de lenguaje natural (PLN), junto con herramientas de análisis de sentimientos, puede revelar temas e insights amplios que podrían no ser reconocibles para los gerentes individuales. Estos datos de desempeño se pueden integrar con los sistemas de compensación y desarrollo para crear un proceso de gestión de talentos coherente y específico para cada negocio.

Las plataformas de experiencia de aprendizaje actuales pueden crear capacitaciones y contenidos personalizados según el rol de cada persona, sus objetivos profesionales y sus preferencias de aprendizaje. Estas plataformas pueden incluso escanear de forma proactiva las comunicaciones de los empleados en plataformas de redes sociales, como LinkedIn, para identificar oportunidades internas y recomendar capacitaciones. 

En algunas aplicaciones, las simulaciones personalizadas generadas por IA facilitan oportunidades de aprendizaje práctico para que los empleados puedan practicar nuevas habilidades o interactuar con clientes simulados. Y al integrar sistemas de aprendizaje, desempeño y planeación de la fuerza laboral, las empresas pueden desarrollar de manera proactiva planes educativos individuales para alinearse mejor con estrategias comerciales más amplias. 

Las estrategias de interacción digital miden, analizan y mejoran continuamente la experiencia del empleado. Estas iniciativas, que combinan la comunicación proactiva y el análisis interno, agilizan las tareas administrativas y aumentan la satisfacción de los empleados al reducir la fricción en toda la organización. También permiten a los líderes de RR. HH. dedicar más tiempo a la elaboración de iniciativas creativas de participación. Estas iniciativas también pueden proporcionar a los líderes empresariales las herramientas para detectar posibles obstáculos antes de que surjan.

El análisis de sentimiento de las comunicaciones digitales puede identificar posibles problemas de interacción antes de que aparezcan en valores más formales, mientras que las herramientas de colaboración digital fortalecen las conexiones entre colegas a pesar de la distancia física.

Las herramientas digitales de bienestar pueden apoyar el estado integral de los empleados mediante el seguimiento de la actividad y recomendaciones personalizadas, y las plataformas de reconocimiento mejoran la cultura de la empresa independientemente de la ubicación geográfica de los empleados.

Mediante el uso de analytics integrados en los sistemas de RR.HH., las organizaciones pueden identificar los factores específicos que impulsan el compromiso de los diferentes segmentos de empleados, lo que permite intervenciones personalizadas y específicas en lugar de un enfoque único para todos. 

Los asistentes de IA, una forma más inteligente y sofisticada de chatbot, entienden los comandos de lenguaje natural y utilizan una interfaz de IA conversacional para completar tareas. Se pueden integrar en soluciones de RR. HH. digitales para recuperar rápidamente información específica de la empresa para un empleado, responder preguntas sobre políticas específicas o completar solicitudes administrativas basadas en lenguaje natural.

Los agentes de IA, sistemas proactivos que operan de forma independiente para cumplir objetivos específicos, aumentan el proceso de RR. HH. de innumerables maneras. Por ejemplo, pueden gestionar procesos de tiempo libre y nómina, administrar beneficios como atención médica, crear paquetes de ofertas y ofrecer orientación personalizada durante la experiencia de incorporación de los empleados. El asistente digital interno AskHR de IBM automatiza más de 100 procesos en toda la organización, donde maneja más de 1.5 millones de conversaciones de empleados cada año. 

La IA generativa se utiliza en los sistemas digitales de RR. HH. para crear nuevos contenidos y generar insights. Los modelos de lenguaje avanzados ayudan a desarrollar descripciones de puestos de trabajo y comunicaciones personalizadas con los candidatos. En el caso de las comunicaciones con los empleados, la IA generativa puede redactar anuncios, políticas y contenidos de aprendizaje con un tono coherente. A menudo, la IA generativa se integra con otras plataformas o sistemas para crear flujos de trabajo sólidos centrados en los RR. HH. 

Los sistemas de información de recursos humanos (HRSI), una tecnología clave de RR. HH., sirven como base digital para la gestión de datos de los empleados y proporcionan una única fuente de verdad para la información del lugar de trabajo. Estas plataformas, que suelen estar basadas en la nube, ofrecen escalabilidad y accesibilidad desde cualquier lugar, lo que reduce el costo de mantenimiento de los sistemas on premises. Muchas soluciones incorporan capacidades de integración integrales, lo que permite un intercambio de datos fluido con otros sistemas empresariales.

Las plataformas de analytics transforman los datos del lugar de trabajo en insights aplicables en la práctica mediante el reconocimiento de patrones y la modelación predictiva. El análisis del sentimiento de los datos de las encuestas y las comunicaciones digitales puede alertar con antelación de problemas de compromiso o cuellos de botella en el flujo de trabajo. Por su parte, el procesamiento de lenguaje natural (PLN) puede extraer insights de fuentes de datos no estructuradas, como las evaluaciones de rendimiento y las entrevistas de salida. 

Las herramientas de selección de candidatos impulsadas por IA evalúan los currículos en función de los requisitos del puesto e identifican candidatos prometedores entre grandes grupos de solicitantes o fuentes externas como LinkedIn. Los sistemas de gestión de relaciones con los candidatos ayudan a los líderes de RR. HH. a cultivar relaciones con posibles empleados y a garantizar el cumplimiento, y ayudan a los departamentos a gestionar eficazmente los datos de los candidatos.

Por ejemplo, el fabricante de cerámica y vidrio Corning integró recientemente SAP SuccessFactors para ayudar a atraer nuevos talentos y reducir los costos de una fuerza laboral distribuida entre 22 países y 12 idiomas. La organización pudo anunciar rápidamente 1000 vacantes de empleo y atrajo a 80 000 solicitantes de empleo de todo el mundo. 

Los sistemas continuos de gestión del rendimiento permiten la retroalimentación periódica, el seguimiento de objetivos y la planificación del desarrollo. Mientras tanto, los sistemas digitales de coaching, a menudo basados en tecnologías de IA, conectan a los empleados con recursos en función de sus necesidades de desarrollo y aspiraciones profesionales.

Las plataformas de gestión de habilidades rastrean las capacidades y habilidades en toda la fuerza laboral, e identifican oportunidades para la movilidad interna y el desarrollo específico. Las plataformas de experiencia de aprendizaje curan contenido de desarrollo personalizado de múltiples fuentes en función de las necesidades y preferencias individuales.

En un caso reciente, el equipo de gestión de eventos de aprendizaje empresarial de IBM utilizó soluciones digitales de RR. HH. para optimizar la planificación, programación y entrega de eventos de aprendizaje. Esta iniciativa creó 8000 oportunidades de aprendizaje discretas para la fuerza laboral en un período de solo seis meses. 

Las soluciones de lugar de trabajo digital crean una serie de experiencias unificadas para los empleados en todas las comunicaciones de RR. HH. Los portales de autoservicio pueden proporcionar interfaces intuitivas y de acceso continuo para acceder a la información y los servicios de RR. HH. Los motores de personalización, que se basan en la IA y el machine learning, ofrecen comunicaciones específicas basadas en los perfiles y comportamientos de los empleados. 

Para diseñar y desplegar de manera efectiva una estrategia digital de RR. HH. efectiva, a menudo es útil comenzar con una evaluación integral de los procesos actuales de RR. HH. junto con los objetivos estratégicos de una transformación.

Este proceso puede incluir el desarrollo de una visión clara de los RR. HH. digitales que exprese cómo la tecnología transforma la experiencia del empleado y la eficiencia operativa. También puede ser necesario crear una hoja de ruta a largo plazo sobre cómo la transformación digital de RR. HH. se alinea con objetivos comerciales más amplios.

Por lo general, las organizaciones que abordan los RR. HH. digitales como una serie de implementaciones específicas y aisladas generan menos valor que aquellas organizaciones que integran soluciones de manera integral en todo un departamento. 

Los procesos digitales de RR. HH. bien diseñados aumentan y complementan las funciones humanas de RR. HH. y se dirigen a las necesidades específicas de los usuarios más que a las capacidades del sistema. Esencialmente, las iniciativas digitales exitosas de RR. HH. están diseñadas en torno a experiencias de usuario agradables. El usuario, en lugar de la tecnología, debe ser lo primero.

Antes de planificar una transformación de RR. HH., a menudo es útil realizar una investigación exhaustiva con los empleados para comprender sus expectativas, desafíos y preferencias en torno a las interacciones de RR. HH. Las organizaciones que se centran exclusivamente en la eficiencia corren el riesgo de ahorrar tiempo a RR. HH., pero crean frustración para los empleados y gerentes. Al involucrar a los empleados en el proceso de diseño desde el principio, los líderes de RR. HH. también sientan las bases para la participación entusiasta de los empleados y crean defensores de las iniciativas de transformación digital en el futuro.

Una transformación digital es una buena oportunidad para repensar fundamentalmente cómo RR. HH. presta servicios en toda una organización. Diseñar un sistema de este tipo a menudo implica redefinir los roles en toda una empresa para enfatizar el análisis de datos, el diseño de la experiencia del empleado y la tecnología en lugar del procesamiento administrativo.

También puede ser útil crear equipos interempresariales que reúnan a RR. HH., TI y liderazgo empresarial para abordar la experiencia de manera integral. Al utilizar las capacidades digitales como una oportunidad para reinventar los modelos operativos sistémicos, las empresas pueden consolidar procesos fragmentados y, en última instancia, aumentar el valor de RR. HH. en toda la organización.

Por necesidad, reinventar el modelo operativo empresarial a menudo incluye mejorar las habilidades y volver a capacitar a los profesionales de RR. HH. y desarrollar nuevas capacidades en alfabetización digital, gestión de cambios y analytics.

En el transcurso de una transformación digital de RR. HH., los líderes empresariales deben pensar críticamente sobre cómo introducir nuevas herramientas a su fuerza laboral y crear una hoja de ruta para desarrollar la alfabetización digital. Esta iniciativa podría incluir oportunidades de aprendizaje dedicadas que ayuden a los profesionales de RR. HH. a comprender la mejor manera de trabajar junto a los trabajadores digitales y adoptar los aspectos más creativos de sus trabajos.

Los datos confiables, bien organizados y recopilados de forma transparente son un componente crítico de una transformación digital de RR. HH. Una iniciativa exitosa incluye una estrategia de datos integral que capture información específica de la empresa y de la función.

Las herramientas de IA entrenadas con datos limpios y específicos superan ampliamente a los modelos genéricos. En el caso de las herramientas, como los agentes de IA, que podrían necesitar conjuntos de datos de terceros para desempeñar su función prevista, las empresas también deberían examinar cuidadosamente las integraciones para ayudar a garantizar la funcionalidad y la coherencia.

Como en cualquier iniciativa digital, es clave crear un plan de gobernanza de datos eficaz y confiable. Esta estrategia podría significar establecer políticas claras sobre la propiedad de los datos, los derechos de acceso y los períodos de retención. A menudo, una transformación digital de RR. HH. necesita una inversión en infraestructura de ciberseguridad capaz de alojar y proteger los datos confidenciales de los empleados.

Al crear protocolos de seguridad sólidos, las organizaciones protegen los datos confidenciales de los empleados y mantienen el cumplimiento, al tiempo que permiten el acceso adecuado. Los estándares de calidad de los datos y las actualizaciones periódicas ayudan a garantizar que las herramientas de analytics e IA se basen en información precisa y coherente. Las prácticas de transparencia ayudan a los empleados a comprender qué datos se recopilan sobre ellos y cómo se utilizan, así como a mantener el cumplimiento de las normativas en evolución.