El equipo de gestión de eventos de HR Enterprise Learning Operations and Administration(ELOA) de IBM proporciona soporte de extremo a extremo para compromisos de aprendizaje internos de IBM que apoyan el desarrollo de los empleados de IBM en todo el mundo. "Nuestro enfoque para los servicios de recursos humanos es la gestión de eventos, es decir, optimizar la planificación, programación y entrega de eventos de aprendizaje que ayuden a mejorar las habilidades de miles de empleados de IBM cada año", explica Adrienn Bokor, responsable de estrategia y transformación, servicios de recursos humanos, ELOA, en IBM. Los cursos que ofrece el equipo cubren una amplia gama de temas, como liderazgo para la inclusión, desatar la innovación y aumentar el impacto de los gerentes. Tan solo en el primer semestre de 2023, el equipo creó 8000 eventos.
“Históricamente, la promoción de eventos, así como los procesos de inscripción y seguimiento de asistentes, eran altamente complejos y manuales. Cuando se replicaban en miles de eventos cada mes, es comprensible que esos procesos manuales fueran propensos a los errores”, señala Hema Nanthini Selvam, responsable de transformación, servicios de recursos humanos, ELOA, IBM. Es por eso que el equipo decidió crear un asistente de IA impulsado por la solución IBM watsonx™ Orchestrate.
“A primera vista, tareas como el control de asistencia son sencillas. Pero, cuando miras más de cerca, ves que consumen mucho tiempo de los administradores de eventos: descargar el informe de asistentes, revisarlo fila por fila para ver cuándo alguien se unió al evento y cuándo se fue, registrar estos datos en el sistema de registro correspondiente. Sencillamente, esto no se puede escalar a los miles de eventos que gestionamos cada mes”, explica Hema.
Utilizando watsonx Orchestrate, Hema y su equipo crearon un asistente de IA para administradores de eventos y lo llamaron cHaRlie: Cognitive Human Resources Learning EM Assistant. CHaRlie ayuda a los administradores de eventos con diversas tareas críticas pero repetitivas y propensas a errores, como monitorear la inscripción a clases, alertar a los administradores sobre eventos que requieren seguimiento debido a la baja inscripción, administrar la promoción personalizada de eventos, desplegar comunicaciones previas al evento y registrar la asistencia a clases virtuales.
En los primeros seis meses después de su lanzamiento a principios de 2023, cHaRlie tuvo un impacto significativo en el equipo de gestión de eventos y sus clientes, los empleados de IBM. Todo el equipo de ELOA ha observado un aumento del 15 % en la satisfacción de los empleados (medida a través del puntaje neto del promotor encuestado después del evento) tras la implementación de cHaRlie. Adicionalmente, el equipo alcanzó una precisión del 100 % en la captura de asistencia de los alumnos y logró al menos una mejora del 91 % en el tiempo de respuesta de la actualización de las listas de asistencia para eventos virtuales completados.
“Nuestra visión, nuestro objetivo final, es asegurarnos de que nuestros gestores de eventos no se empantanen en tareas muy administrativas, manuales y redundantes. Realmente deberían estar enfocando su tiempo y esfuerzo en desarrollar la relación con sus clientes. Crear este asistente de IA, impulsado por watsonx Orchestrate para asumir esas tareas redundantes, es un gran paso cualitativo para hacer realidad esa visión”, afirma Selvam.
El equipo de ELOA de RR. HH. de IBM es responsable de gestionar y optimizar la experiencia de aprendizaje para miles de empleados de IBM en todo el mundo. El equipo de gestión de eventos de ELOA proporciona soporte logístico para la realización de eventos de IBM Consulting e IBM Learning.
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Producido en los Estados Unidos de América, diciembre de 2023.
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