발행일: 2024년 6월 24일
기고자: 이반 벨치치, 콜 스트라이커
워크플로 다이어그램은 비즈니스 프로세스, 프로젝트 또는 작업을 순서도 형태로 시각적으로 표현한 것입니다. 워크플로 다이어그램은 특수 기호와 표기법을 사용하여 작업이 수행되는 프로세스를 보여줍니다.
워크플로 다이어그램은 비즈니스 프로세스의 각 단계와 해당 작업을 제공할 책임이 있는 직원을 식별합니다. 다음은 이러한 유형의 순서도에 대한 가장 일반적인 몇 가지 사용 사례입니다.
비즈니스 프로세스 관리를 위한 비즈니스 프로세스 및 정보 흐름을 시각화합니다.
인사 역할과 책임을 명확히 합니다.
변경 관리 전략을 준비하고 촉진합니다.
잠재적 병목 현상, 중복 및 비효율성을 파악합니다.
위험으로부터 보호하세요.
워크플로 다이어그램을 만들고 사용하면 다음과 같은 다양한 이점을 얻을 수 있습니다.
- 운영 최적화: 워크플로 다이어그램은 비즈니스 프로세스를 간소화하여 효율성을 향상시킵니다. 규모에 상관없이 모든 기업에서 워크플로 최적화는 생산성을 높이고 비효율성을 없애며, 이는 비용 절감이나 수익 증대로 이어집니다.
- 프로젝트 관리 개선: 프로젝트 관리자는 복잡한 프로세스와 팀을 조정할 책임이 있으며, 워크플로 관리는 프로젝트 관리자의 핵심 업무 중 하나입니다. 워크플로 다이어그램은 프로젝트 관리자가 팀이 최대한 효율적으로 협업할 수 있도록 도와줍니다.
- 프로세스 문서화: 워크플로 차트는 핵심 비즈니스 프로세스를 시각적으로 보여주는 유용한 도구이며 법률, 규정 준수 또는 감사 요구 사항에 필요한 문서를 제공합니다.
- 명확한 커뮤니케이션: 워크플로 다이어그램은 커뮤니케이션 채널을 명확히 하고 직원 및 부서의 특정 책임을 성문화합니다. 많은 조직에서 워크플로 다이어그램을 온보딩 리소스로 사용합니다.
- 보안 강화: 보안 프로세스를 모니터링하기 위한 워크플로 다이어그램을 만들면 잠재적인 취약성을 강조할 수 있습니다. 보안 프로세스를 시각화하면 보안 모범 사례를 구현하고 지원하는 데 도움이 될 수 있습니다.
- 워크플로 자동화: 비즈니스 프로세스 자동화는 효율성을 크게 향상시킵니다.워크플로 다이어그램은 워크플로에서 자동화할 수 있는 부분을 식별할 수 있으므로 팀원들이 더 까다로운 작업에 집중할 수 있습니다.
워크플로 다이어그램은 워크플로의 각 단계를 보여주는 표준화된 기호, 모양 또는 그림으로 구성됩니다. 오늘날 워크플로 다이어그램 소프트웨어는 온라인에서 사용할 수 있으므로 미리 만들어진 템플릿을 사용하여 워크플로를 쉽게 구성할 수 있습니다. 이러한 다이어그램 작성 도구에는 일반적으로 다음과 같은 기호가 있습니다.
- 타원: 워크플로 다이어그램의 시작점과 끝점을 정의합니다.
- 직사각형: 프로세스의 단계 또는 수행해야 하는 작업을 전달합니다.
- 다이아몬드: 다음 단계로 이어지는 결정 지점을 상징합니다.
- 평행 사변형: 워크플로 프로세스의 데이터 입력 또는 출력을 나타냅니다.
- 원통: 프로세스에 사용되는 데이터와 데이터에 액세스할 수 있는 방법 및 위치를 설명합니다.
- 연결선: 한 단계에서 다음 단계로의 작업 흐름을 보여주는 화살표가 있는 선입니다.
워크플로 다이어그램은 원래 반복 가능한 작업과 작업 프로세스를 더 잘 설명하기 위해 개발되었습니다. 이러한 시각적 도구는 오늘날 기업이 특정 요구 사항과 상황을 충족하기 위해 다양한 유형의 워크플로 다이어그램을 사용하는 수준으로 발전했습니다. 다음 워크플로 다이어그램 예제는 가장 일반적인 구현을 나타냅니다.
- ANSI 다이어그램: 미국 표준협회 (ANSI) 다이어그램은 워크플로 다이어그램 기호를 표준화하여 향후 반복을 위한 범용 언어를 만들었습니다.
- SSD 순서도: 구조화된 시스템 설계(SSD) 순서도는 규모가 크거나 복잡한 프로젝트에 유용합니다. 이러한 프로세스 다이어그램은 프로젝트의 각 단계를 보다 관리하기 쉬운 단계로 나누어 효율성을 높입니다.
- 스윔레인 다이어그램: 스윔레인 흐름도는 수영장의 수영 레인을 본떠 모델링됩니다. 워크플로를 직원, 팀 또는 부서별 작업으로 분리하여 각 작업을 고유한 레인으로 표시합니다.
- 데이터 흐름 다이어그램: 데이터 흐름 다이어그램은 시스템을 통한 데이터의 흐름을 도표화합니다. 또한 프로젝트의 다양한 이해관계자에게 할당된 책임을 포함할 수도 있습니다.
- UML 활동 다이어그램: 소프트웨어 개발자들은 원래 시스템 설계를 시각화하는 표준적인 수단을 제공하기 위해 통합 모델링 언어(UML)를 만들었습니다. 오늘날 UML 다이어그램은 소프트웨어에만 국한되지 않고 전자상거래 고객 경험이나 웹사이트 개발과 같은 다양한 조건부 행동 흐름을 묘사합니다.
- SIPOC 다이어그램: 식스 시그마 접근법은 이러한 형태의 워크플로 다이어그램을 창시했습니다. SIPOC(Supplier-Input-Process-Output-Customer) 다이어그램은 종종 테이블로 생성되며 조직 전체의 프로세스 개선에 사용됩니다.
- BPMN 다이어그램: 비즈니스 프로세스 모델 표기법(BPMN) 다이어그램은 비즈니스 프로세스의 개요를 보여줍니다. 종종 더 큰 에코시스템 또는 산업을 보여주는 여러 하위 차트로 구성되는 BPMN 다이어그램은 엔터프라이즈 수준 프로세스에 대한 개요를 제공합니다.
워크플로 다이어그램은 두 가지 프로세스 구조, 즉 선형 시퀀스와 조건부 시퀀스 중 하나를 나타냅니다.
선형 워크플로 다이어그램은 가장 간단한 유형이며 대체 단계나 경로가 없는 간단한 단계별 경로로 구성됩니다.
이러한 더 복잡한 워크플로 다이어그램은 워크플로의 여러 단계와 경로를 진행하는 데 필요한 조건 또는 작업을 나타냅니다. 대부분의 워크플로 다이어그램에는 몇 가지 조건부 시퀀스가 포함되어 있습니다.
19세기 기계 공학자이자 경영 컨설턴트였던 헨리 간트(Henry Gantt)는 작업의 순서를 정하고 우선순위를 지정하는 워크플로 다이어그램을 처음으로 개발했습니다. 간트는 경영 과학 전문가인 프레드릭 윈슬로 테일러(Frederick Winslow Taylor)와 파트너십을 맺고 새로운 형태의 비즈니스 관련 과학 경영으로서의 워크플로 프로세스를 창안했습니다. 그 결과 간트 워크플로 다이어그램이 만들어졌으며, 이 다이어그램은 오늘날에도 여전히 사용되고 있습니다.
이 둘의 연구는 보다 나은 프로세스 및 품질 관리를 위한 워크플로 다이어그램에 대한 심층적인 연구를 촉발했습니다.
워크플로 다이어그램과 플로차트의 차이점은, 워크플로 다이어그램은 프로세스 플로차트의 한 유형이지만, 다른 시스템과 프로세스를 문서화하기 위해 다른 많은 유형의 플로차트가 존재한다는 것입니다.
한편, 비즈니스 프로세스 매핑은 인력, 시설, 데이터, 활동 등 비즈니스 프로세스의 모든 측면을 구성하고 매핑하는 작업입니다. 프로세스 마이닝은 데이터를 사용하여 워크플로를 파악하고 최적화합니다. 비즈니스 프로세스 모델링은 데이터 기반 알고리즘을 사용하여 워크플로의 종합적인 시각적 표현을 생성하는 관련 분야입니다.
모든 조직은 워크플로 다이어그램을 구현하여 이점을 얻을 수 있습니다. 다음은 워크플로 다이어그램을 통합하는 몇 가지 비즈니스 관행 관리 예시입니다.
- IT: IT 부서와 조직은 보안 모니터링을 위해 워크플로 다이어그램을 사용합니다. 또한 장비 사용 모범 사례 및 관리에도 적용할 수 있습니다.
- 의료 서비스: 워크플로 다이어그램은 의료 서비스에서 접수 흐름을 크게 개선하고 직원 프로토콜을 업데이트할 수 있습니다.
- 교육: 교육 기관은 이를 통해 여러 부서 승인 워크플로와 부서 간 프로세스를 매핑합니다.
- 소매: 소매 및 조달 팀은 워크플로 다이어그램을 사용하여 공급망 프로세스와 제조를 최적화하는 동시에 고객 경험을 개선합니다.
워크플로 다이어그램은 가장 인기 있는 많은 비즈니스 운영 접근 방식과 자연스럽게 짝을 이룹니다.
간트와 윈슬로가 노력한 직접적인 결과로, 워크플로 다이어그램은 6 시그마 운영 접근 방식의 출발점으로 발전했습니다. 6 시그마의 오류률은 0.00034%로, 이 분야는 통계학자들이 완벽함에서 벗어난 프로세스의 편차 정도를 설명하는 방식에서 그 이름을 따 왔습니다.
6 시그마 방법을 통해 기업은 공통 메트릭과 5~7단계를 사용하여 프로세스 흐름, 고객 상호 작용 및 경험을 간소화할 수 있습니다. 워크플로 다이어그램은 비즈니스 프로세스 분석 또는 전자 상거래 구매자 여정의 단계 미세 조정과 같은 6 시그마 단계 및 방법 내의 모든 영역을 더 잘 처리할 수 있습니다.
가장 널리 퍼진 6 시그마 모델 두 가지는 DMADV(정의, 측정, 분석, 설계, 검증)와 DMAIC(정의, 측정, 분석, 개선, 제어)입니다.
비즈니스 프로세스 리엔지니어링(BPR)은 기업의 비즈니스 프로세스를 총 점검합니다. 이는 인공 지능(AI) 기반 알고리즘과 자동화를 사용하여 중복을 제거하고 엔드투엔드 프로세스를 간소화합니다. 워크플로 다이어그램은 전략적 비즈니스 혁신을 준비하기 위해 조직의 비즈니스 프로세스를 처음 분석할 때 중요한 출발점이 됩니다.
종합 품질 관리(TQM)는 팀 구성원과 경영진 간의 향상된 커뮤니케이션을 통해 제조 오류를 정확히 찾아내고 제거하는 지속적인 실시간 프로세스입니다. 이는 전체 생산 프로세스에 걸쳐 책임을 분산하고자 합니다. 여기서 워크플로 다이어그램은 더 많은 주의나 명확성이 필요한 영역을 정확히 찾아낼 수 있습니다.
린 시스템은 비용을 줄이고 '부가가치가 없는' 활동(이익으로 얻는 것보다 더 많은 리소스를 사용하는 작업이나 프로세스)을 제거하여 조직이 워크플로를 간소화할 수 있도록 지원합니다. 워크플로 다이어그램은 워크플로의 단계를 건너뛰거나 다른 단계와 결합하여 효율성을 향상할 수 있는 단계를 식별하는 데 유용합니다.
제약 이론은 효율성을 최적화하기 위해 제약 조건(워크플로를 방해하는 병목 현상)을 제거하는 데 중점을 둡니다. 워크플로 다이어그램은 그렇지 않으면 발견하기 더 어려울 수 있는 이러한 제약 조건을 드러내는 데 탁월합니다.
IBM Blueworks Live는 팀이 비즈니스 프로세스를 구축하고 개선하는 방식을 혁신하는 클라우드 기반 플랫폼입니다. 프로세스 매핑과 실행 가능한 인사이트 간의 간극을 해소하는 고유한 협업 환경을 제공합니다.
비즈니스 프로세스 자동화 도구를 사용하면 사람, 애플리케이션 및 시스템을 비롯한 중요 리소스를 이해하고 조정할 수 있습니다. 엔드 투 엔드 비즈니스 프로세스를 관리하고 변화하는 시장 상황에 신속하게 대응하세요. 조직의 효율성을 높이고 고객 경험에 부정적인 영향을 미칠 수 있는 오류를 줄입니다.