비즈니스 프로세스 분석이란 무엇인가요?

비즈니스 프로세스 분석(BPA)과 비즈니스 분석(BA)의 차이에 대해 약간의 혼란이 있을 수 있습니다. 이들은 비즈니스 프로세스 관리의 관련된 분야이지만 동일하지는 않습니다. BPA는 특정 프로세스 분석과 비즈니스 프로세스 모델링에 중점을 둡니다. 반면, BA는 더 광범위한 비즈니스 운영 환경에 적용됩니다. BA는 재무 예측, 비용 분석, 예산, 채용 및 감축과 같은 다른 분야의 분석에 중점을 둡니다. 

비즈니스 프로세스 분석(BPA)의 가장 중요한 이점은 비즈니스 목표와 의사 결정에 전략적으로 부합하는 최적화된 일일 기능이라는 것입니다. 

중소기업 비즈니스를 위해 BPA는 다음과 같은 개선 사항을 만들 수 있습니다:

• 기존 프로세스의 효율성 향상: BPA는 제품 응용 분야의 가치 창출 시간을 단축합니다. 또한 직원 온보딩 및 고객 또는 환자 접수 프로세스와 같은 워크플로의 운영 주기에 소요되는 시간을 단축합니다.
• 용량 문제 발견: 어떤 프로세스에서든 리소스는 제한될 수 있습니다. BPA는 용량 제한이 어디에 있는지, 공정에 어떤 영향을 미치는지, 어떻게 개선할 수 있는지 식별합니다. 이는 확장을 위한 강력한 고려 사항입니다. 예를 들어, 현재 사용 중인 디지털 도구와 플랫폼이 조직의 현재 요구 사항과 워크플로를 제한할 수 있습니다. BPA는 조직의 성장에 특히 부합하는 변경 사항을 식별하는 데 도움이 될 수 있습니다.
• 정책 및 규칙 명확화: 조직이 원격 근무를 늘리고 디지털 장치를 더 많이 채택(ibm.com 외부 링크)함에 따라 보안 및 장치 사용에서 일반적인 불일치가 존재합니다. 이 분석을 통해 IT 승인 프로세스를 가속화하고 보안 정책 시행의 통일성을 확보할 수 있습니다.
• 더 나은 거버넌스 관행 만들기: 위험 관리가 비즈니스의 우선 순위로 증가하고 있습니다(링크는 ibm.com 외부에 있음). 규정 준수는 조직이 유지 관리하는 데 비용이 많이 드는 작업이며 문제가 발생했을 때 해결하는 데 훨씬 더 많은 비용이 듭니다. 비즈니스 프로세스 분석을 통해 규정 준수 조치가 흔들리는 부분을 파악할 수 있습니다. 예를 들어, 조직이 응용 프로그램 보안 조치를 감사하는 빈도에서 규정을 준수하지 않을 수 있습니다. BPA는 프로세스가 실행되고 지속될 수 있도록 리소스 및 규정 준수 요구 사항을 고려하는 개선 계획을 수립할 수 있습니다. 
• 비용 절감 파악: BPA는 작업과 노동의 중복을 드러냅니다. 디지털 문서 워크플로로 전환한 조직은 문서 검색 시 발생하는 인적 오류와 시간을 줄여 비용을 절감하는 좋은 예입니다.
• 병목 현상 해결: 의사소통, 개발, 실행 채널이 분리되어 있을 때 병목 현상이 발생합니다. 비즈니스 프로세스 분석을 통해 커뮤니케이션 격차를 발견하고 승인 프로세스 장애물을 해결할 수 있습니다.
• 배포 및 릴리스 프로세스 최적화: 효율적인 프로세스는 보다 원활한 릴리스와 배포를 가능하게 합니다.
• 통합 및 채택 프로세스 개선: 마찬가지로, 기업이나 부서 전반에 걸쳐 새로운 기술을 채택하는 것은 기념비적인 과정입니다. BPA는 더 높은 채택률을 지원하는 유용한 교육 프로그램 및 워크플로 시각 자료를 포함할 수 있는 프로세스를 설정합니다.
• 기업 문화 강화: 어느 지역에서나 더 나은 과정은 일종의 집안 청소입니다. 이러한 개선 사항은 매일 직원 경험에 새로운 활력을 불어넣습니다. 그 결과 사기가 향상되고 내부 프로세스에 대한 참여도가 향상됩니다. 고객의 경우 더 나은 웹사이트 또는 고객 서비스 경험과 같은 최적화된 프로세스는 비즈니스에 대한 참여와 긍정적인 인식을 높입니다. 

비즈니스 프로세스 분석(BPA) 방법론을 안내하는 두 가지 주요 철학이 있습니다. 

• 식스 시그마 접근법
• 린 식스 시그마

식스 시그마는 오늘날 대부분의 기업이 효율성과 제한 사항을 분석하는 데 사용하는 5-7단계 방법론입니다. 린 식스 시그마(Lean Six Sigma)는 식스 시그마 접근법과 린(Lean) 철학의 조합이라는 점에서 약간 다릅니다. 정의된 가치를 제공하지 않는 작업과 리소스를 제거하는 데 중점을 둔 협업 접근 방식입니다.

비즈니스 프로세스 분석이 어떻게 실행되는지는 모든 단계에 내재된 세부적인 특성을 고려할 때 어떻게 실행되는지 알 수 있습니다.

일반적으로 BPA는 다음과 같은 구조를 따릅니다.

1. 정의: 먼저 분석하려는 프로세스를 식별합니다. 일반적으로 이러한 문제를 가장 먼저 발견하게 됩니다. 프로세스 분석은 각 단계에 대한 프로세스 다이어그램으로 시작하거나 포함할 수 있습니다. 분석가는 있는 그대로의 프로세스로 시작하여 문서화된 프로세스 및 조직 문화와 관련된 프로세스와 같은 공식 및 비공식 프로세스를 살펴봅니다.
2. 측정: 다음으로 정의된 지표에 대해 프로세스가 어떻게 작동하는지 살펴봅니다. 이 단계는 개선된 KPI 지표를 만드는 데도 도움이 됩니다. 이를 먼저 잘 정의하면 기업은 KPI를 기준으로 프로세스를 측정합니다. KPI에는 효율성 대 효과 지표, 품질, 생산성, 수익성 및 가치 지표가 포함됩니다. 또한 경쟁 및 용량 지표도 포함됩니다. 예를 들어 고객 참여 워크플로는 품질 및 효과 대 효율성 지표로 측정할 수 있습니다.
3. 분석: 분석 기술에는 여러 유형이 있으며 각각 다른 용도로 사용됩니다. 비즈니스 프로세스 분석가는 가치 분석, 갭 분석 또는 근본 원인 분석(RCA)을 실행할 수 있습니다. 이들은 각각 고유한 단계 세트를 포함하는 광범위한 분석 방법입니다. 갭 분석을 통해 프로세스에서 무엇이 누락되었는지 파악할 수 있습니다. 가치 분석은 프로세스 내에서 가치가 있는 것과 결과적으로 낭비되는 것을 전달합니다. 근본 원인 분석은 프로세스에서 문제의 근본 원인을 역으로 추적하는 데 도움이 되는 특정 "왜" 질문과 방법을 적용합니다. 
4. 개선: Business process manager는 분석가와 협력하여 문제 영역을 개선하는 계획을 수립하고 실행합니다. 개선은 프로세스를 다시 매핑하거나, 리소스를 늘리거나, 커뮤니케이션 접근 방식 및 채널을 전환하는 것을 의미할 수 있습니다. 다시 말하지만, 이는 다양한 개선 방법을 적용할 수 있는 세부 단계가 될 수 있습니다.
5. 제어: 이처럼 중요한 분석을 거친 후, 새로운 표준과 프로세스를 제어하는 것이 마지막 단계입니다. 의사 결정권자는 분석을 사용하여 자원, 책임, 채용 프로세스, IT, 행정 및 임원 프로세스를 관리할 수 있습니다. 이해관계자는 이러한 변화를 모니터링하고 향후 분석을 위한 시간 표시를 설정합니다.

최근에 활용도가 낮은 신기술을 채택했거나 비즈니스의 한 영역에서 반복적인 이직이 발생하는 경우 비즈니스 프로세스 분석(BPA)은 이러한 결과의 원인을 파악한 다음 프로세스를 개선하는 데 유용한 도구입니다. 

비즈니스 목표에 따라 비즈니스 프로세스 분석을 구현하는 위치와 방법이 결정됩니다. 직원과 회사 전체의 문제 해결 및 프로세스 개선을 문화의 핵심 부분으로 소중히 여기는 조직은 사기 향상, 이직률 감소, 고객 경험 개선을 위한 토대를 마련합니다. 따라서 비즈니스 프로세스 분석 도구를 비공식적으로 적용하든, 분기별 또는 매년 프로세스를 공식적으로 감사하든, 이는 비즈니스 기능의 기본적인 부분이 되어야 합니다.

비즈니스 프로세스 분석은 있는 그대로의 프로세스를 분석하는 것에서 시작됩니다. 비즈니스 프로세스 매핑은 BPA에서 사용되는 일반적인 도구입니다. 분석에 활용할 수 있는 중요한 시각적 리소스이자 문서입니다. 그런 다음 분석에서 얻은 문서와 통찰력을 사용하여 조직은 비즈니스 프로세스 개선 계획을 수립할 수 있습니다. 비즈니스 개선 계획은 일반적으로 프로세스 흐름이 개선된 순서도를 사용하여 새로운 비즈니스 프로세스 모델을 생성합니다.

비즈니스 프로세스 분석은 비즈니스 운영 프로세스에만 관련되어 있음을 명심하십시오. 특별히 프로세스와 관련이 없는 비즈니스 영역을 분석하는 방법이 아닙니다. 비즈니스의 프로세스 분석은 그 자체로 정의된 분야입니다. 비즈니스의 모든 운영 영역을 최적화하기 위한 안내서입니다.

BPA의 예는 다음과 같습니다.

• 비즈니스 문화에 맞게 직원 온보딩을 검토하여 참여도를 높입니다.
• 마케팅 프로세스를 분석하여 메트릭과 경로가 핵심 성과 지표(KPI)와 일치하는지(예: 고객이 얼마나 잘 전환하고 있는지 또는 얼마나 많은 자격이 있는 잠재 고객이 비즈니스에 참여하고 있는지)와 일치하는지 조정합니다.
• 기술 도입 프로세스에서 비효율적인 부분을 파악합니다.

프로세스 분석에서 분석가는 다이어그램을 사용하여 입력 및 출력 지점, 작업 순서 및 기본 프로세스 아래에 중첩된 하위 프로세스인 프로세스를 정의합니다.

또한 분석가는 소프트웨어를 사용하여 워크플로를 매핑하고 생성합니다. 여기에는 비즈니스 프로세스 분석(BPA)을 자동화하고 조직이 엔드 투 엔드 프로세스 모델링을 적용하여 프로세스 시작 시점을 매핑하고 종료 시점을 결정할 수 있는 소프트웨어가 포함됩니다.

프로세스 모델링 및 프로세스 매핑 도구는 BPA에 필수적입니다. 조직은 비즈니스 프로세스 모델 표기법(BPMN) 다이어그램과 공급업체, 입력, 프로세스, 출력, 고객 (SIPOC) 모델 다이어그램을 운영 개선을 위한 두 가지 워크플로 솔루션으로 사용합니다. 이러한 시각적 도구는 프로세스의 변경 사항을 보여주는 훌륭한 방법입니다. 예를 들어, 직원을 교육하거나 모든 프로세스 개선을 주요 비즈니스 목표에 다시 매핑하기 위한 "전후" 시각적 가이드로 사용할 수 있습니다. 

이 시점에서 조직 내에서 역할, 리소스 및 기술을 고려하여 BPA를 담당하는 사람은 누구인지 궁금할 수 있습니다.

물론 중소기업의 자원은 제한될 수 있습니다. 외부 비즈니스 분석가 컨설턴트와 협력하는 것이 가장 실행 가능한 방법일 수 있습니다.

기업 수준에서는 비즈니스 프로세스 분석가와 프로세스 설계자를 고용하여 비즈니스 프로세스 분석을 수행합니다. 이는 유사한 역할에 대한 다른 용어입니다. 두 가지 역할 모두 비즈니스 아키텍트와 함께 일하거나 임원 및 부서 책임자와 함께 일할 수 있습니다. 

또한 비즈니스 프로세스 분석은 주제 전문가의 전문 지식에 의존합니다. 여기에는 분석가, 데이터 과학자, 퀀트, IT, 관리자 및 프로세스와 밀접하게 연계된 직원과 같은 여러 직원, 이해 관계자 및 컨설턴트가 포함될 수 있습니다. 

현재 초자동화는 기업 비즈니스 전반에서 가장 중요한 우선순위 중 하나로 간주됩니다. 가트너는 이 산업이 2022년까지 6,000억 달러에 도달할 것으로 예측했습니다(링크는 ibm.com 외부에 있습니다). 초자동화는 완전히 자동화되고 반응이 빠른 프로세스 또는 스마트 프로세스를 위해 사람의 개입을 꾸준히 줄입니다.

조직에서는 자동화된 프로세스로 전환하기 위해 다음과 같은 구체적인 질문을 고려할 수 있습니다. 

• 자동화하고자 하는 주요 영역은 무엇이며 그 이유는 무엇인가요?
• 더 일반적인 수동 오류나 잘못 적용된 정책이 있나요? 
• 비용이 많이 들고 대량의 프로세스가 있는 곳은 어디인가요? 
• 조직에서 명백한 프로세스 문제를 확인했나요? 
• 고객 불만을 유발하는 요인은 무엇인가요?

비즈니스 프로세스 분석(BPA)은 조직이 자동화된 프로세스를 통합하고 목표를 향해 나아가기 위한 문서화되고 매핑된 경로를 만드는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 하이브리드에서 완전 자동화된 고객 챗봇 지원으로 전환하는 것은 서비스 센터가 초자동화를 통해 비용을 절감하고 고객 지원을 최적화하는 한 가지 방법입니다.

중소기업이 비즈니스 프로세스 분석(BPA)을 가장 잘 적용하는 방법은 무엇일까요?

첫째, 비즈니스에 가장 큰 영향을 미치는 임무 수행에 중요한 프로세스를 목표로 삼습니다. 그런 다음 자동화를 위한 프로세스 매핑을 고려해 보세요. 

다음으로, 자동화 문서와 프로세스 문서를 여러 부서와 조직 간에 표준화합니다.

예를 들어, IT 부서는 BPA를 사용하여 다양한 역할에 대한 소프트웨어 보안 프로토콜 프로세스를 매핑할 수 있으며, 이를 통해 조직은 결과적으로 온보딩 및 확장을 더 잘 관리할 수 있습니다.

IBM은 BPMN 다이어그램을 기반으로 하는 프로젝트 기반 프로세스 분석을 위한 프로세스 템플리트를 제공합니다. 프로세스 매핑은 최적의 자동화 전략에 필수적입니다.

IBM Business Automation Workflow를 사용하여 비즈니스에서 프로세스 데이터를 마이닝하여 중요한 통찰력을 얻고 온프레미스 또는 클라우드에서 디지털 워크플로를 자동화하는 방법을 알아보세요.

IBM Process Management for Dummies를 리소스로 다운로드하여 경쟁력 있는 관행과 프로세스를 추진하기 위한 프로세스 관리의 기본사항을 학습합니다.