비즈니스 프로세스 관리(BPM)는 비즈니스 프로세스 간소화를 위한 체계적인 접근 방식입니다. BPM은 생산성과 전반적인 비즈니스 성과를 높이는 것을 목표로 기존 프로세스의 효율성을 개선하는 데 도움이 되도록 고안되었습니다.
BPM은 유사해 보이는 다른 이니셔티브와 혼동되는 경우가 많습니다. 예를 들어, BPM은 프로세스를 근본적으로 점검하거나 대체하는 비즈니스 프로세스 리엔지니어링(BPR)에 비해 규모가 작습니다. 반대로 개별 작업을 다루는 작업 관리나 일회성 이니셔티브를 처리하는 프로젝트 관리보다는 범위가 더 넓습니다. 또한 전사적 자원 관리(ERP)가 비즈니스의 모든 측면을 통합하고 관리하는 반면, BPM은 조직의 기존 반복 가능한 프로세스를 엔드투엔드로 최적화하는 개별 기능에 중점을 둡니다.
효과적인 BPM 프로젝트는 구조화된 프로세스를 사용하고, 적절한 기술을 사용하며, 팀 구성원 간의 협업을 촉진합니다. 이를 통해 조직은 프로젝트 워크플로를 간소화하고 생산성을 높이며 이해관계자에게 지속적으로 가치를 제공할 수 있습니다. 궁극적으로 BPM 도구를 성공적으로 구현하면 고객 만족도 향상, 경쟁 우위 및 비즈니스 성과 향상으로 이어질 수 있습니다.
통합 중심 BPM은 사람의 개입이 많이 필요하지 않은 프로세스에 중점을 둡니다. 여기에는 다양한 시스템과 소프트웨어를 연결하여 프로세스를 간소화하고 조직 전반의 데이터 흐름을 개선하는 것이 포함됩니다(예: 인적 자원 관리(HRM) 또는 고객 관계 관리(CRM)).
인간 중심 BPM은 인간의 참여를 중심으로 진행되며, 승인 절차가 필요한 경우가 많습니다. 인간 중심 BPM은 사람들이 쉽게 사용하고 이해할 수 있는 드래그 앤 드롭 기능을 통해 직관적인 프로세스 설계를 우선시하여 직원 간의 생산성과 협업을 향상시키는 것을 목표로 합니다.
문서 중심 BPM은 프로세스 내에서 계약서와 같은 문서와 콘텐츠를 효율적으로 관리하기 위한 것입니다. 예를 들어, 고객과 공급업체 간의 구매 계약서는 여러 단계의 승인을 거쳐 조정되어야 하며, 체계적으로 정리되고 접근 가능하며 규정을 준수해야 합니다.
BPM은 다양한 비즈니스 프로세스를 최적화하여 전반적인 비즈니스 운영을 개선하는 데 도움이 될 수 있습니다. 다음은 BPM 방법론의 사용 사례와 이점을 간략하게 설명하는 몇 가지 BPM 예제입니다.
BPM은 비즈니스 프로세스를 조직의 목표 및 목적에 맞게 조정하기 위한 전략적 도구 역할을 합니다. BPM은 워크플로 관리를 연결하고, 데이터 관리를 중앙 집중화하고, 협업과 커뮤니케이션을 촉진함으로써 조직이 정확하고 시기적절한 데이터에 대한 액세스를 제공하여 경쟁력을 유지할 수 있도록 지원합니다. 이를 통해 신뢰할 수 있는 인사이트에 기반한 전략적 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
BPM을 통해 지출 데이터, 내부 성과 지표 및 외부 시장 조사를 포함한 서로 다른 데이터 소스를 연결할 수 있습니다. 이를 통해 내부 프로세스 개선, 전략적 파트너십 기회 및 잠재적인 비용 절감 이니셔티브를 발견할 수 있습니다. 또한 BPM은 지속적인 개선으로 이어지는 개선 및 개선을 위한 기반을 제공합니다.
장점:
BPM은 청구 프로세스를 처음부터 끝까지 표준화하고 최적화하는 데 사용할 수 있습니다. BPM 소프트웨어는 로보틱 프로세스 자동화(RPA)와 같은 기술을 사용하여 청구 접수, 검증, 평가 및 결제 처리와 같은 반복적인 작업을 자동화할 수 있습니다. BPM은 표준화된 워크플로와 의사 결정 규칙을 수립하여 처리 시간을 단축하고 오류를 최소화함으로써 청구 프로세스를 간소화합니다. 또한 BPM은 청구 상태 및 성능 메트릭에 대한 실시간 가시성을 제공할 수 있습니다. 이를 통해 사전 예방적 의사 결정이 가능하고 일관성이 보장되며 운영 효율성이 향상됩니다.
장점:
BPM은 일상적인 작업을 자동화하고 사전 정의된 규칙을 구현함으로써 규제 요건과 내부 정책을 적시에 준수할 수 있도록 지원합니다. 비즈니스 프로세스 관리 소프트웨어를 사용하여 규정 준수 검사, 위험 평가 및 감사 추적과 같은 프로세스를 자동화할 수 있으며, 조직은 규정 준수 위험을 식별, 평가 및 완화하기 위한 표준화된 워크플로를 구축할 수 있습니다. 또한 BPM은 규정 준수 메트릭과 위험 노출에 대한 실시간 인사이트를 제공하여 선제적인 위험 관리 및 규제 보고를 가능하게 합니다.
장점:
계약 처리 시간을 단축할 수 있으며, 문서 라우팅, 승인 워크플로 및 규정 준수 확인과 같은 작업을 자동화하여 관리 업무를 줄일 수 있습니다. 계약서 작성, 협상, 승인 및 실행과 같은 프로세스도 디지털화되고 자동화될 수 있습니다. 라이프사이클의 각 단계에서 계약을 안내하는 표준화된 워크플로를 만들 수 있습니다. 이를 통해 일관성을 보장하고 비효율성을 줄일 수 있습니다. 계약 상태에 대한 실시간 가시성으로 전반적인 계약 관리가 개선됩니다.
장점:
BPM은 서비스 요청 처리를 자동화하고, 고객 상호 작용을 추적하고, 문제 해결 워크플로를 원활하게 하여 고객 서비스 운영을 혁신합니다. BPM을 통해 조직은 전화, 이메일, 채팅 및 소셜 미디어를 포함한 여러 채널에서 고객 지원 프로세스를 간소화할 수 있습니다. BPM을 사용하면 티켓 라우팅 및 에스컬레이션과 같은 일상적인 작업이 자동화됩니다. 고객의 요청 상태를 업데이트하기 위해 알림을 생성할 수 있습니다. 이를 통해 응답 시간이 단축되고 서비스의 일관성이 향상되어 고객 경험이 향상됩니다. 또한 BPM은 상담원에게 중앙 집중식 지식 기반 및 고객 기록에 대한 액세스를 제공하여 문의를 보다 효율적이고 효과적으로 해결할 수 있도록 합니다.
장점:
BPM은 예산 책정, 예측, 비용 관리 및 재무 보고와 같은 재무 프로세스를 간소화하는 데 사용됩니다. 표준화된 워크플로와 의사 결정 규칙을 수립하여 재무 프로세스의 일관성과 정확성을 보장하고 인적 오류의 위험을 줄이며 규정 준수를 개선합니다. BPM은 워크플로 자동화를 사용하여 데이터 입력, 조정 및 보고서 생성과 같은 반복적인 작업을 자동화합니다. 재무 데이터에 대한 실시간 가시성을 통해 조직은 변화하는 시장 상황에 신속하게 대응할 수 있습니다.
장점:
조직은 BPM을 사용하여 채용부터 퇴직에 이르기까지 직원들의 고용 경험의 각 단계를 안내하는 표준화된 HR 워크플로를 구현할 수 있습니다. 신입 사원 온보딩 프로세스와 성과 평가를 디지털화할 수 있으므로 관리 업무가 줄어들고 팀 구성원이 인재 개발 및 인력 계획과 같은 전략적 이니셔티브에 집중할 수 있습니다. HR 메트릭의 실시간 추적은 직원 참여도, 유지율, 교육 사용 및 효과에 대한 인사이트를 제공합니다.
장점:
BPM은 공급망 내의 재고 관리, 주문 이행, 배송 추적과 같은 프로세스를 자동화하여 물류 관리를 최적화합니다. 공급자에서 고객으로의 상품 이동을 관리하는 워크플로를 설정할 수 있습니다. 주문 처리, 피킹, 포장 및 배송과 같은 특정 작업을 자동화하면 주기 시간이 단축되고 주문 정확도가 향상됩니다. BPM은 재고 수준과 배송 상태에 대한 실시간 데이터를 제공하여 사전적 의사 결정과 예외 관리가 가능합니다.
장점:
BPM은 주문 처리, 추적, 주문 이행과 같은 프로세스를 간소화합니다. BPM은 주문 입력, 재고 관리, 배송과 같은 일상적인 작업을 자동화하여 처리 시간을 줄이고 주문 정확도를 향상시키는 비즈니스 프로세스 자동화를 촉진합니다. BPM은 표준화된 워크플로와 규칙을 수립하여 주문 라이프사이클 전반에 걸쳐 일관성과 효율성을 보장합니다. 주문 상태 및 재고 수준에 대한 가시성이 향상되어 사전 예방적 의사 결정과 예외 관리가 가능합니다.
장점:
BPM은 공급업체 선택, 구매 요청, 계약 관리, 가격 협상과 같은 프로세스의 디지털 혁신과 자동화를 통해 조달 관리를 혁신합니다. 소싱에서 지불에 이르기까지 조달 수명 주기의 각 단계를 관리하는 워크플로우를 설정할 수 있습니다. BPM은 공급업체 적격성 평가, RFx 관리 및 구매 주문 처리와 같은 작업을 자동화하여 주기 시간을 단축하고 효율성을 개선합니다. 또한 BPM은 지출 분석, 공급업체 성과, 계약 준수와 같은 실시간 지표를 통해 최적화에 적합한 영역에 대한 통찰력을 제공하여 비즈니스 프로세스를 개선할 수 있습니다.
장점:
BPM은 제품 설계, 개발, 출시 및 유지 관리와 같은 프로세스를 디지털화하고 자동화하여 제품 라이프사이클 관리에 혁신을 가져옵니다. 아이디어 구상부터 폐기에 이르기까지 제품 라이프사이클의 각 단계를 관리하는 워크플로를 표준화할 수 있습니다. 요구 사항 수집, 디자인 검토, 변경 관리를 자동화할 수 있습니다. 이를 통해 제품 출시 시간이 단축되고 개발 비용이 절감됩니다. 또한 BPM은 제품 개발 팀 간의 부서 간 협업을 장려하여 프로세스 전반에 걸쳐 조정과 투명성을 보장합니다.
장점:
이 페이지의 서두에서 BPM이 프로젝트 관리보다 규모가 더 크다고 언급했습니다. 실제로 BPM은 프로젝트 관리 프로세스를 개선하는 데 사용될 수 있습니다. 비즈니스 프로세스 관리 도구는 작업을 할당하고, 진행 상황을 추적하고, 병목 현상을 파악하고, 리소스를 할당할 수 있습니다. 비즈니스 프로세스 모델링은 새로운 워크플로를 시각화하고 설계하여 BPM 라이프사이클의 각 단계를 통해 프로젝트를 안내하는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 일관성을 유지하고 프로젝트 목표에 부합할 수 있습니다. 작업 할당, 일정 관리, 진행 상황 모니터링이 자동화되어 관리 부담이 줄어들고 효율성이 향상됩니다. 또한 리소스 사용률과 프로젝트 성과를 실시간으로 모니터링하여 리소스가 효율적이고 효과적으로 사용되고 있는지 확인할 수 있습니다.
장점:
BPM은 품질 관리, 테스트, 결함 추적과 같은 프로세스의 자동화를 촉진하는 동시에 결함률 및 고객 만족도 점수와 같은 KPI에 대한 인사이트를 제공합니다. 또한 표준화된 워크플로를 사용하여 품질 보증(QA) 프로세스 단계를 안내함으로써 일관성과 품질 표준 준수를 보장합니다. 나아가 메트릭 및 프로세스 성능을 실시간으로 추적하여 사전 예방적인 품질 관리가 가능합니다. 프로세스 매핑 도구는 또한 비효율적인 부분을 파악하여 지속적인 개선과 QA 프로세스 최적화를 촉진하는 데 도움이 될 수 있습니다.
장점:
2020년, 미국 최대의 주 정부 중 하나가 새로운 프로세스 분석 솔루션을 찾고 있었습니다. 주 정부는 조달 프로세스에 두 번째 관리 시스템을 통합했는데, 이를 위해서는 SAP SRM과 SAP ECC의 두 시스템이 실시간으로 데이터를 교환해야 했습니다. 수집된 데이터를 분석할 방법이 없었기 때문에 주 정부는 새로 통합된 SAP SRM 시스템의 영향을 모니터링할 수 없었고 조달 프로세스 중 편차를 감지할 수도 없었습니다. 이로 인해 비용이 많이 드는 문제가 발생했습니다.
주 정부에서는 IBM Process Mining을 사용하여 현재 워크플로우를 계획하고 SAP SRM 시스템 통합 진행 상황을 추적했습니다. 소프트웨어의 검색 툴을 사용하여 두 관리 시스템의 데이터를 최적화하여 포괄적인 단일 프로세스 모델을 만들었습니다. 엔드투엔드 프로세스가 계획됨에 따라 주 정부에서는 모든 프로세스 활동을 모니터링하고 특정 기관의 성과를 검토할 수 있었습니다.
AB InBev는 직원을 지원하고 경험을 개선하기 위한 단일 글로벌 솔루션을 구현하여 복잡한 HR 환경을 간소화하고자 했으며, 인적 자본 관리(HCM) 소프트웨어로 Workday를 선택했습니다. AB InBev는 IBM Consulting의 일부인 IBM Workday 컨설팅 서비스 팀과 협력하여 레거시 HR 애플리케이션과 HCM 소프트웨어 간의 통합을 개선했습니다.
한때 정리되지 않은 데이터가 포함된 다중 시스템 도구였던 것이 신뢰할 수 있는 단일 소스가 되었으며, AB InBev는 현지 규모에서 직원 이직률을 조사하는 등의 이니셔티브를 위한 분석을 실행할 수 있게 되었습니다. Workday는 AB InBev에 데이터를 관리하고 분석할 수 있는 간소화된 경로를 제공하여 궁극적으로 회사가 HR 프로세스를 개선하고 비즈니스 목표를 달성할 수 있도록 지원합니다.
효과적인 비즈니스 프로세스 관리(BPM) 는 조직이 보다 간소화된 운영을 달성하고 효율성을 향상시키는 데 매우 중요합니다. 기업은 프로세스를 최적화하여 성장을 촉진하고 경쟁력을 유지하며 지속 가능한 성공을 실현할 수 있습니다.
IBM Consulting은 프로세스 혁신 여정을 예측 가능하고 보람 있게 만들 수 있는 다양한 솔루션을 제공합니다.
주요 개선 사항에는 60~70% 더 빠른 조달, 더 빠른 대출 예약, 재무 재작업 비율 감소, 위험 방지, 고객 및 직원 만족도 향상 등이 있습니다.
개방적인 혁신, 협업 및 신뢰에 기반을 둔 원칙을 바탕으로 IBM Consulting은 단지 고객에게 조언만 제공하는 것이 아닙니다. 고객 및 파트너와 함께 협력하여 탁월한 성과를 창출하는 비즈니스를 설계, 구축 및 운영합니다.