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프로세스 모델링
발행일: 2024년 6월 27일
기고자: Ivan Belcic, Cole Stryker
프로세스 모델링은 주요 비즈니스 프로세스에 대해 데이터 기반 시각적 표현을 만드는 기술입니다. 조직이 워크플로를 이해하고 최적화할 수 있는 공통 언어를 제공합니다.
조직이 연구 개발 투자에서 높은 수익을 얻거나 다운타임을 최소화하면서 IT 문제를 해결하거나 정확한 잠재 고객 검증 워크플로를 구축하려면, 객관적이고 포괄적인 수준에서 이러한 프로세스를 파악해야 합니다. 프로세스에 직접 관여하는 비즈니스 사용자조차도 모든 단계에서 발생하는 일을 완전히 투명하게 파악하기는 어렵습니다.
비즈니스 분석가 및 기타 이해관계자는 프로세스 모델링을 통해 비즈니스 프로세스 라이프사이클의 현재 상태를 포괄적으로 파악할 수 있습니다. 워크플로의 데이터 기반 시각화를 만드는 비즈니스 프로세스 관리(BPM) 기술을 이용하는 것입니다. 이러한 프로세스 모델은 조직이 워크플로를 문서화하고 주요 메트릭을 파악하고 잠재적인 문제를 정확히 찾아내고 프로세스를 지능적으로 자동화하는 데 도움이 됩니다.
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알고리즘 기반: 프로세스 모델은 이벤트 로그에 포함된 데이터를 사용하여 워크플로의 모델을 있는 그대로 구성하는 데이터 마이닝 알고리즘에 의해 생성됩니다.
목표: 프로세스 모델은 정량적 데이터를 기반으로 하므로 워크플로를 실제 있는 그대로 완벽히 객관적으로 보여주며, 보다 철저한 프로세스 분석을 위한 주요 데이터, 메트릭 또는 이벤트를 포함합니다.
소프트웨어 기업은 새 계정 생성 프로세스의 흐름도를 생성한 후, 너무 많은 시간이 걸리는 가입 프로세스를 상당수의 고객이 포기하고 있다는 것을 발견하기도 합니다. 기업은 이러한 이탈이 발생하는 정확한 단계를 모델을 통해 찾아낼 수 있습니다.
표준화: 프로세스 모델은 일반적으로 그래픽 비즈니스 프로세스 표기법의 두 가지 표준화된 스타일, 즉 비즈니스 프로세스 모델 및 표기법이라고도 하는 비즈니스 프로세스 모델링 표기법(BPMN)과 통합 모델링 언어(UML) 중 하나를 사용합니다.
이러한 표기법 체계에 따라 특정 시각적 요소는 프로세스 모델에 사용될 때 보편적으로 인식되는 의미를 갖습니다. 조직에서 UML 다이어그램을 사용하든 BPMN 다이어그램을 사용하든 이러한 표준화된 표기 방법론을 사용하면 누구나 프로세스 모델을 쉽게 공유하고 읽을 수 있습니다. 이러한 다이어그램에서 다양한 요소를 표현하는 방식은 다음과 같습니다.
화살표는 시퀀스 흐름을 나타냅니다.
다이아몬드는 의사 결정 지점 또는 관문을 나타냅니다.
타원은 프로세스의 시작과 끝을 나타냅니다.
직사각형은 워크플로 내의 특정 활동을 나타냅니다.
스윔레인은 누가 프로세스의 어떤 구성 요소를 소유하고 있는지를 나타냅니다.
이벤트 로그와 프로세스 마이닝은 최신 비즈니스 프로세스 모델링 기술을 뒷받침하는 필수 비즈니스 프로세스 모델링 도구입니다.
대부분의 엔터프라이즈 IT 시스템은 이벤트 로그를 유지합니다. 이러한 이벤트 로그는 시스템 내의 상태 변경 및 활동(즉, 이벤트)을 자동으로 추적하는 디지털 기록입니다. 시스템 내에서 발생하는 모든 일이 이벤트가 될 수 있습니다. 다음은 몇 가지 일반적인 이벤트 예입니다.
사용자가 로그인합니다.
사용자가 기록을 업데이트합니다.
사용자가 양식을 제출합니다.
정보가 시스템 간에 전송됩니다.
이벤트 로그는 이벤트 발생과 이벤트를 둘러싼 정보(예: 활동을 수행하는 디바이스 및 활동에 걸린 시간)를 모두 추적합니다. 이벤트 로그는 프로세스 모델을 생성하는 동안 입력 역할을 합니다.
프로세스 마이닝은 모든 이벤트 로그 데이터에 데이터 마이닝 알고리즘을 적용하는 것입니다. 이 알고리즘은 데이터의 추세를 파악하고 분석 결과를 사용하여 시스템 내 프로세스 흐름의 시각적 표현을 생성합니다.
이 시각적 표현이 프로세스 모델입니다. 프로세스 마이닝 알고리즘은 모델링할 프로세스에 따라 단일 시스템, 다중 시스템 또는 전체 기술 에코시스템 및 부서에 적용할 수 있습니다.
비즈니스 프로세스 모델링을 프로세스 매핑 및 프로세스 마이닝과 혼동해서는 안 됩니다. 프로세스 맵은 직원 보고서를 기반으로 수동으로 생성되며 보다 개괄적인 워크플로 프로세스 다이어그램을 제공합니다. 프로세스 마이닝은 조직 데이터를 분석하여 프로세스 모델을 만들고, 이 모델은 해당 데이터를 사용하여 보다 객관적인 워크플로 다이어그램을 제공합니다.
프로세스 모델은 기업 워크플로에 대한 투명성을 제공하는 핵심 비즈니스 프로세스 관리 도구입니다. 프로세스 모델은 비즈니스 프로세스 분석이 필요한 모든 시나리오에서 사용할 수 있습니다. 가장 일반적인 사용 사례 중 몇 가지를 들자면 다음과 같습니다.
단일 프로세스 모델에 풍부한 워크플로 데이터가 포함되어 팀 구성원이 여러 관점에서 워크플로를 분석할 수 있습니다. 비즈니스 분석가는 종종 프로세스 모델링을 사용하여 다음과 같은 워크플로 구성 요소를 강조합니다.
프로세스 모델은 기존 워크플로의 비효율성과 중복성을 정확하게 보여주므로 프로세스 최적화를 위한 기회를 간편하게 파악할 수 있습니다. 워크플로가 최적화된 경우에는 프로세스 모델링을 사용하여 기업 전체에서 워크플로를 표준화할 수 있습니다.
모델은 프로세스 진행에 대한 템플릿 역할을 하므로 모든 팀과 직원이 동일한 프로세스에 동일한 방식으로 접근할 수 있습니다. 따라서 전반적으로 더 예측 가능한 워크플로와 결과를 얻을 수 있습니다.
프로세스 모델을 이용하면 새로운 비즈니스 프로세스를 구현하고 평가할 때 추측을 배제할 수 있습니다. 비즈니스 사용자는 새로운 프로세스 모델을 생성하여 워크플로가 어떻게 수행되고 있는지 실시간으로 확인하고 프로세스 최적화를 위해 필요에 따라 조정할 수 있습니다.
프로세스 모델은 기업이 자금 및 리소스 투자를 통해 적절한 수익을 창출하고 있는지 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어 표준 영업 프로세스의 모델을 생성하면 영업 담당자가 도구와 시스템을 재량에 따라 어떻게 사용하고 있는지 확인할 수 있습니다.
프로세스 단계에서 특정 도구의 사용 빈도가 예상보다 낮은 것으로 나타나면 이 도구에 대한 투자를 중단하고, 대신 영업팀이 전체 프로세스에서 사용하는 솔루션의 투자를 늘릴 수 있습니다.
프로세스 모델은 복잡한 프로세스를 구체적인 이미지로 변환하여 조직 전체에서 프로세스 전파 및 토론이 원활하게 이루어지도록 하며, 이는 특히 프로젝트 관리를 표준화하는 데 유용합니다. 예를 들어, 특정 부서에 기술 문제를 해결하는 효율적인 프로세스가 있다면 조직 전체 차원에서 이 프로세스를 구현하도록 안내하는 모델을 구축할 수 있습니다.
프로세스 모델링은 기업에 객관적인 비즈니스 인텔리전스를 제공하므로 리소스 할당, 프로세스 개선 및 전반적인 비즈니스 전략에 대해 보다 정확한 의사 결정을 내릴 수 있습니다. 프로세스에 대한 명확한 이해를 바탕으로 엔터프라이즈 팀은 워크플로가 일관되게 최적의 결과를 산출하도록 할 수 있습니다. 그 결과, 운영 비용을 절감하고 수익과 비즈니스 성과를 향상할 수 있습니다.
프로세스 모델링을 통해 기업은 다음 이점을 얻을 수 있습니다.
프로세스 모델이 없으면 팀은 정성적이고 주관적인 용어로 워크플로를 논의하고 분석할 수밖에 없습니다.
결과적으로 팀이 워크플로를 정확하게 파악할 수 없습니다. 오해, 가정 또는 불완전한 지식에 근거하여 비즈니스 의사 결정을 내리게 됩니다.
프로세스 모델링은 성공률 및 오류율을 포함한 정량적 워크플로 데이터를 제공하므로 비즈니스 프로세스를 보다 정밀하게 분석할 수 있습니다.
프로세스를 자동화하기에 앞서, 조직은 각 의사 결정 지점을 뒷받침하는 비즈니스 로직을 포함하여 해당 프로세스가 실제로 어떻게 작동하는지를 명확히 파악해야 합니다.
프로세스 모델은 워크플로가 전개되는 방식뿐 아니라 프로세스 내부와 여러 프로세스에 걸쳐 이벤트, 행위자, 도구, 시스템 간의 관계를 모두 명확히 보여줍니다.
이 관점을 통해 팀은 프로세스 자체는 물론 프로세스 실행의 지침이 되는 비즈니스 규칙을 문서화할 수 있습니다. 이러한 정보는 먼저 워크플로를 효과적으로 자동화한 다음 지속적인 개선을 위해 반복하는 프로세스를 단순화합니다.
조직은 프로세스 모델을 이용해 프로세스 최적화 기회를 더 간편하게 파악할 수 있습니다. 결과적으로 비즈니스 프로세스에 필요한 투자가 감소하여 더 낮은 비용으로 긍정적인 결과를 생성하고 유지할 수 있습니다.
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