비즈니스 프로세스 자동화란 무엇인가요?

비즈니스 프로세스는 제품 생산, 재무 처리, 직원 온보딩 또는 신규 고객 확보와 같은 조직의 특정 목표를 달성하기 위해 구성된 일련의 활동입니다. 이러한 프로세스는 종종 여러 부서에 걸쳐 이루어지며 완전히 또는 부분적으로 자동화할 수 있는 일련의 작업을 포함합니다.

예를 들어, 재고 관리 처리에는 재고를 모니터링하고 재고가 미리 정해진 임계값 아래로 떨어지면 자동으로 구매 주문을 생성하는 소프트웨어가 포함될 수 있습니다. 또한 공급업체 데이터를 기반으로 제품 정보를 업데이트하고, 재고 추세 보고서를 생성하며 미래 수요를 예측합니다.

BPA는 다른 자동화 유형과 달리 더 복잡하고 여러 기업 IT 시스템을 연결합니다. 이는 조직의 요구에 맞게 맞춤화되며, 로보틱 프로세스 자동화(RPA), 워크플로 오케스트레이션, 비즈니스 프로세스 관리(BPM), 인공 지능(AI), 클라우드 플랫폼 등 다양한 기술을 활용할 수 있습니다.

BPA의 주요 목표는 운영 효율성을 높이고, 인적 오류를 줄이고, 프로세스를 표준화하고, 직원이 전략적 작업에 집중할 수 있도록 하는 것입니다. 수동 프로세스를 자동화함으로써 조직은 생산성을 높이고 비용을 절감하여 궁극적으로 전반적인 비즈니스 성과를 제고할 수 있습니다.

BPA, RPA 및 BPM은 조직이 프로세스를 최적화하기 위해 사용하는 다양한 전략과 툴을 나타냅니다. BPA는 일반적으로 수동 개입이 필요한 작업을 간소화하기 위해 소프트웨어 솔루션을 적용하여 복잡한 비즈니스 프로세스를 자동화하는 것을 포괄적으로 일컫는 용어입니다. BPA 솔루션은 종종 조직의 특정 요구 사항을 충족하도록 맞춤화되며 다양한 데이터 시스템 및 애플리케이션 프로그래밍 인터페이스(API)와 통합되어 조직의 워크플로를 자동화할 수 있습니다.

RPA는 BPA의 범주에 속하지만, 데이터 입력 또는 애플리케이션 간 데이터 전송과 같이 소프트웨어 애플리케이션과 인간의 상호 작용을 모방하는 일상적이고 반복적인 작업을 자동화하는 데 중점을 둡니다. RPA 툴은 규칙 기반 프로세스에 따라 특정 격리된 작업을 실행하도록 설계되었습니다. RPA는 초점이 좁기 때문에 광범위한 BPA 이니셔티브보다 더 빠르게 구현할 수 있는 경우가 많습니다.

BPA와 RPA는 프로세스 및 작업 자동화에 초점을 맞추고 있지만, BPM은 더 광범위한 접근 방식을 취합니다. BPM은 비즈니스 프로세스를 처음부터 끝까지 모델링, 분석 및 최적화하기 위해 비즈니스 팀과 IT 팀 간의 지속적인 협업을 필요로 하는 분야입니다. 주로 기술 중심인 BPA 및 RPA와 달리, BPM은 자동화를 포함하되 이에 국한되지 않는 더 광범위한 전략을 포괄합니다.

BPA와 RPA는 BPM 프레임워크 내의 툴 또는 방법론이라고 볼 수 있습니다. BPM 프로젝트는 비즈니스 프로세스를 다이어그램으로 작성하고 모델링하여 얻은 인사이트를 활용하여 자동화 기회를 파악한 다음 BPA 또는 RPA 솔루션을 통해 구현할 수 있습니다. 더 광범위한 BPM 컨텍스트에서 BPA와 RPA는 상호 보완적입니다.

다음은 비즈니스 기능 전반에 걸쳐 BPA의 응용을 보여주는 몇 가지 사용 사례입니다.

신입 사원 온보딩: 온보딩 프로세스를 자동화하면 HR 부서의 관리 부담을 줄일 수 있습니다. BPA는 환영 이메일 보내기, 필요한 소프트웨어에 대한 액세스 설정, 오리엔테이션 세션 예약 및 서류 처리와 같은 작업을 용이하게 할 수 있습니다.

구매 주문 및 미지급금 처리: 재무 및 조달 부문에서 BPA는 시간에 민감한 송장을 자동으로 승인하도록 라우팅하고, 송장과 구매 주문을 일치시키고, 결제를 처리함으로써 구매 주문 및 미지급금 관리를 간소화합니다. 이러한 자동화를 통해 신용 승인 속도를 높이고 프로세스를 표준화하여 보안 및 규정 준수를 강화할 수 있습니다.

계약 관리: 계약 관리 프로세스를 자동화하면 생성, 갱신 및 감사에 대한 서명을 지원할 수 있습니다. BPA는 규정 준수를 적시에 유지하고 수동 계약 관리와 관련된 위험을 줄이는 데 도움이 됩니다.

마케팅 자동화: BPA 소프트웨어는 다양한 마케팅 작업을 자동화하여 팀의 부담을 덜어주고 전략, 창의성 및 잠재 고객과의 관계 구축에 집중할 수 있도록 합니다. 잠재 고객 파악, 효과적인 메시지 개발, 새로운 리드 생성 등의 업무를 수행합니다. 또한, CRM(고객 관계 관리) 시스템과 연결하여 정보를 최신 상태로 유지하고 영업 리드를 육성하여 잠재 고객을 고객으로 전환합니다.

영업 자동화: BPA를 CRM 시스템과 통합하면 프로세스 격차를 해소하고 데이터 사일로를 제거할 수 있습니다. 이러한 통합에는 고객 온보딩과 관련된 작업을 자동화하고, 영업 파이프라인을 관리하고, 엔터프라이즈 CRM을 사용할 수 없는 경우 로우 코드 CRM 대안을 생성하는 것이 포함됩니다.

로우 코드 개발 플랫폼을 통해 사용자는 최소한의 코딩 지식으로 자동화 솔루션을 만들 수 있습니다. 로우코드 플랫폼은 API에 직접 액세스할 수 있으므로 사용자 인터페이스를 통해 인간의 상호 작용을 모방할 필요가 없어 기존 RPA에 비해 성능상의 이점을 제공합니다.

BPA는 또한 티켓 라우팅, 우선순위 지정 및 해결 프로세스를 자동화하여 IT 서비스 데스크 운영을 혁신할 수 있습니다. 이러한 자동화를 통해 응답 시간이 빨라지고 전반적인 서비스 품질이 향상됩니다.

BPA는 많은 이점을 제공하지만 기업은 이러한 솔루션을 확장하는 데 어려움을 겪는 경우가 많습니다. 한 작업 집합에 적합한 것이 다른 작업에 쉽게 적응하지 못할 수 있으므로 자동화 작업을 확장하기 어려울 수 있습니다. 또한 인간과 자동화된 시스템 간의 동기화는 복잡할 수 있으며 교육과 문화적 조율이 필요할 수 있습니다. 게다가 조직은 프로세스 자동화 과정에서 불충분한 프로세스 문서화로 인해 장애물에 직면할 수 있습니다.

조직은 프로세스를 적절히 문서화하고 유사한 장애물을 파악하고 극복하기 위한 전략을 마련할 수 있는 조치를 취해야 합니다. 그러나 일상적인 작업을 성공적으로 자동화함으로써 기업은 다음과 같은 더 전략적인 활동에 집중할 수 있습니다.

BPA는 여러 유형의 자동화를 포함하며, 각 자동화는 간단한 작업부터 AI와 같은 고급 기술이 필요한 복잡한 프로세스에 이르기까지 자동화 스펙트럼에 따라 다양한 수준을 다룹니다. 다양한 종류의 BPA가 비즈니스 운영 간소화에 기여하는 방법은 다음과 같습니다.

작업 자동화: 이 작업은 BPA의 가장 기본적인 형태입니다. 작업 자동화는 프로세스 내에서 개별 수동 작업을 자동화하여 시간을 절약하고 오류를 줄이는 데 중점을 둡니다. 일반적인 응용 사례로는 자동 이메일 전송, 문서 생성, 디지털 서명 캡처, 시스템 상태 업데이트 및 기타 관리 작업이 있습니다.

워크플로 자동화: 워크플로 자동화는 정의된 일련의 작업 및 활동에 자동화를 적용하여 자동화를 더욱 진전시킵니다. 즉, 특정 작업이 올바른 순서로 완료되고 해당 작업이 한 단계에서 다음 단계로 효율적으로 이동합니다. 일부 워크플로는 완전히 자동화할 수 있지만, 다른 워크플로는 특히 사람의 판단이 필요한 작업의 경우 자동화된 작업과 수동 개입을 혼합해야 할 수 있습니다.

온라인 고객 주문은 고객에게 주문 세부 정보가 포함된 확인 이메일을 전송하고 재고 수준을 유지하기 위해 자동 재고 확인을 수행하는 등의 자동 작업을 트리거하도록 설계할 수 있습니다. 또한 보안 결제 게이트웨이와 동기화하여 고객 결제를 처리하고 배송 라벨과 패킹 슬립을 생성합니다.

프로세스 자동화: 프로세스 자동화에는 개별 작업이나 워크플로우가 아니라 전체 프로세스를 엔드투엔드로 자동화하는 작업이 포함됩니다. 여기에는 개별 작업과 작업을 연결하는 중요한 워크플로우를 포함하여 가능한 한 많은 프로세스 구성 요소를 파악하고 자동화하는 작업이 필요합니다. 프로세스 자동화는 전체 프로세스를 최적화하여 병목 현상을 줄이고 회사 전체의 일관성을 높이는 것을 목표로 합니다.

디지털 프로세스 자동화: 디지털 프로세스 자동화(DPA)는 자동화 전략을 디지털 혁신이라는 광범위한 맥락에 통합하여 기존 BPA의 범위를 넘어 확장합니다. 이는 개별 자동화 이니셔티브와 상위 디지털 목표 사이의 간극을 기술로 연결함으로써, 엔드 투 엔드 프로세스를 최적화하고 고객 경험을 향상시킵니다.

지능형 자동화: 지능형 자동화는 BPA 중 가장 고도화된 유형으로, 업무 자동화, 프로세스 자동화, RPA를 AI, 머신 러닝(ML), 자연어 처리(NLP), 데이터 분석과 같은 첨단 기술과 결합한 것입니다. 이 자동화는 텍스트 해석, 데이터 분석에 기반한 예측, 과거의 결정을 통한 학습으로 향후 작업을 최적화하는 등 의사 결정 및 인지 능력이 필요한 고차원적인 작업을 실행할 수 있습니다.

예를 들어, AI 기반 챗봇은 간단한 문의를 줄임으로써 실제 상담사가 복잡한 문제를 처리할 수 있도록 더 많은 유연성을 제공합니다. 많은 기업이 자연어 처리로 구동되는 챗봇을 활용하여 일상적인 고객 문의를 처리합니다.

성공적인 BPA 구현을 위해서는 조직의 고유한 요구 사항, 프로세스 및 목표를 고려해야 합니다. 다음의 간단한 가이드를 통해 비즈니스 프로세스 자동화의 복잡성을 살펴보겠습니다.

자동화 수요 및 요구 사항 평가: 조직은 자동화에 대한 조직의 준비 상태를 이해하는 것부터 시작하여 이러한 변화가 직원에게 어떤 영향을 미칠지에 대해 소통합니다. 자동화는 시간이 많이 소요되는 수동 작업이나 오류가 발생하기 쉬운 프로세스에 초점을 맞춰야 합니다. 비즈니스 프로세스 자동화는 설계상 일상적인 워크플로를 혁신합니다. 따라서 영향을 받는 직원이 새로운 워크플로가 제공하는 비즈니스 가치를 이해하기 위해 교육과 훈련을 받아야 하기 때문에 경영진과 직원 간의 변화에 대한 욕구를 이해하는 것이 성공에 매우 중요합니다.

자동화 프로세스 파악: 조직의 프로세스를 분석하여 잠재적인 자동화 후보를 파악합니다. 대규모 작업, 반복 작업, 시간 민감도가 높은 작업, 여러 사람이 실행하는 프로세스가 좋은 후보입니다. 일반적인 예로는 이메일 알림, 헬프데스크 지원, 데이터 마이그레이션, 급여 및 송장 발행 등이 있습니다.

프로젝트 범위 설정: 자동화 프로젝트의 범위는 조직의 자동화 성숙도와 연계되어야 합니다. 자동화가 거의 또는 전혀 없는 조직은 추진력을 확립할 수 있는 프로세스를 자동화하여 소규모로 시작해야 합니다. 이렇게 하면 리소스를 관리하고 현실적인 기대치를 설정할 수 있습니다.

주요 이해관계자 참여: 참여도가 높은 이해관계자는 조직의 요구 사항을 파악하고, 우선순위가 높은 프로세스, 최적화해야 할 프로세스, 제거할 수 있는 프로세스, 자동화를 통해 가장 큰 이점을 얻을 수 있는 프로세스에 대해 가장 효과적으로 소통할 수 있습니다. 비즈니스 리더를 조기에 참여시켜 조직의 요구 사항을 명확히 파악하고 문제점을 해결하는 자동화 목표를 정의합니다.

프로세스 단계의 명확한 정의: 자동화를 위해 식별된 모든 프로세스에는 관련 작업, 책임 당사자 및 실행 일정을 정의하는 명확한 문서가 있어야 합니다. 자동화 기회를 파악하고 효과적인 자동화 워크플로를 설계하려면 현재 프로세스를 심층적으로 이해하는 것이 필수적입니다.

명확한 목표 설정: 각 대상 프로세스에 대해 명확하고 측정 가능한 목표를 설정합니다. 목표에는 프로세스 시간 단축, 오류율 감소, 고객 지원 및 만족도 향상이 포함됩니다. 구체적인 목표를 설정하면 노력에 집중하고 결과를 측정하는 데 도움이 됩니다.

측정 및 적응: 단계적 접근 방식은 자동화 결과를 측정하는 데 유용하며 필요에 따른 조정을 가능하게 합니다. 성공은 시간이 흐르면서 이루어지므로 초기 결과로는 충분하지 않을 수 있습니다. 그러나 설정된 목표에 대한 성과를 정기적으로 검토하면 자동화 전략을 구체화하는 데 도움이 됩니다.

직원 교육 및 지원: 교육에 충분한 시간을 할애하고 직원들에게 적응 기간을 부여하세요. 조직은 직원들이 비즈니스 프로세스 자동화 소프트웨어에 익숙하고 자동화의 이점을 잘 이해하고 있는지 확인해야 합니다.

기성 솔루션 도입: 가능한 경우 이미 존재하는 솔루션을 활용하세요. 이러한 솔루션들은 구현 속도를 높이고 비용 절감에 기여합니다. 많은 공통 프로세스에는 고유한 조직 요구 사항에 맞게 맞춤화할 수 있는 자동화 플랫폼이 설정되어 있습니다.

장기적 철학 도입: 장기적인 관점에서 BPA에 접근하세요. 초기에는 상당한 시간과 리소스를 투자해야 할 수 있지만, 시간이 지나면서 효율성 향상, 오류 감소 및 규정 준수 개선에 따른 상당한 투자 수익(ROI)을 누릴 수 있습니다.

기업은 다양한 자동화 기술을 구분하는 데 도움이 되는 자동화 프레임워크를 구축해야 합니다. 이 프레임워크에서는 각 기술의 역할을 명확히 정의하고, 시장의 과대 광고를 걸러내며, 포괄적인 비즈니스 프로세스 자동화를 달성하기 위해 다양한 툴을 함께 사용할 수 있는 방법을 이해해야 합니다. 이러한 전략적 접근 방식을 도입함으로써 조직은 복잡한 BPA 환경을 더 수월하게 탐색하고 올바른 기술 조합을 사용할 수 있습니다.