Cos'è l'analisi della varianza?

L'analisi della varianza, nota anche come analisi del flusso, confronta due punti dei dati finanziari. L'obiettivo è prendere i costi reali e quantificare eventuali deviazioni dalle proiezioni iniziali. Le informazioni ottenute da un'analisi della varianza aiutano i leader finanziari e i loro team a comprendere l'attività aziendale rispetto alle previsioni finanziarie consolidate. Questo processo può aiutare a guidare decisioni informate e aiutare le organizzazioni a costruire pratiche di budgeting più flessibili e pianificazione finanziaria integrata .

L'analisi della varianza rientra nel più ampio campo della pianificazione e analisi finanziaria (FP&A). Il processo si sta evolvendo anche man mano che la previsione basata sull'AI e l'analisi finanziaria diventano la norma.

L'AI nell'FP&A sta reinventando il processo di pianificazione, budgeting e previsione , guidando i team finanziari a condurre analisi automatiche della varianza. Il software di previsione finanziaria utilizza le funzionalità di AI attraverso integrazione, analisi dei dati e modellazione predittiva, dando ai team finanziari gli strumenti per ottenere insight e migliorare la precisione.

L'analisi della varianza svolge un ruolo cruciale nella gestione finanziaria, specialmente per i team contabili che mantengono dati finanziari storici accurati e monitorano le prestazioni finanziarie dell'organizzazione. Questi individui devono individuare errori o omissioni nei dati contabili affinché i dati che alimentano altre analisi all'interno dell'organizzazione siano affidabili.

Separatamente, l'analisi della varianza può essere utile per il rilevamento delle frodi. L'analisi confronta i risultati reali con i valori attesi, così che qualsiasi attività insolita o discrepanze importanti possano essere segnalate immediatamente e affrontate.

Forse il ruolo più importante dell'analisi della varianza è dare priorità alle risorse. L'analisi può puntare alle aree chiave in cui l'attività non procede come previsto e dare priorità alle azioni correttive.

Ad esempio, attraverso l'analisi della varianza, un'azienda che offre cinque prodotti apprende che le vendite effettive di due di essi sono inferiori rispetto alle vendite previste. Il team contabile può quindi concentrarsi su ciò che sta accadendo con questi due prodotti e fare passi strategici in avanti.

Un'analisi della varianza viene tipicamente eseguita alla fine di una chiusura finanziaria per confrontare i risultati effettivi con un benchmark, come un budget. Può essere applicata a qualsiasi livello di informazione finanziaria, dal bilancio a una singola voce.

Può essere inoltre applicata a tutti e tre i principali bilanci: bilancio, conto economico e conto dei flussi di cassa. Il focus di ciascuno può essere su qualsiasi componente. Inoltre, i componenti che un'organizzazione sceglie dipenderanno dalle priorità aziendali.

Esistono diversi termini chiave usati nell'analisi della varianza che sono utili da comprendere:

• Costi di acquisto: l'importo totale necessario per acquistare un prodotto o un servizio.

• Costi indiretti: le spese operative necessarie per funzionare, come affitto o energia.

• Varianza favorevole e sfavorevole: una varianza favorevole si verifica quando i risultati effettivi sono migliori della proiezione. Un risultato sfavorevole si verifica quando le spese effettive superano la previsione.

• Prezzo variabile: la variazione nel costo di un bene o servizio.

• Varianza di budget fisso: la differenza tra i risultati finanziari effettivi e il budget iniziale, statico.

Esistono diversi tipi di analisi della varianza, a seconda del contesto e degli obiettivi dell'organizzazione. La scelta dipenderà anche dal settore, dai driver e dagli indicatori chiave di prestazioni (KPI) a cui dare priorità.

Un'analisi della varianza dei ricavi è la differenza tra ricavi effettivi e ricavi attesi per il periodo specifico.

È utile per comprendere la redditività e quanto le reali prestazioni di vendita di un'azienda siano allineate con i dati previsti.

Questa analisi della varianza rappresenta la differenza tra il costo preventivato di un progetto e il costo effettivamente sostenuto.

La varianza dei costi (CV) può essere positiva (il che significa che i costi effettivi sono stati inferiori al budget) o negativa (il che significa che i costi effettivi sono stati superiori al budget). Un curriculum vitae può essere utile per implementare misure di riduzione dei costi e monitorare i progressi finanziari.

La varianza dei materiali misura la differenza tra il costo atteso delle materie prime e il prezzo effettivamente pagato.

I risultati possono essere suddivisi in varianza del prezzo del materiale (MVP) e varianza di quantità del materiale, che confrontano l'uso effettivo con la quantità standard. Questa analisi può aiutare i team finanziari a analizzare le inefficienze degli approvvigionamenti e a suddividere i costi dei materiali.

Questa analisi della varianza confronta il costo del lavoro pianificato con il costo effettivo del lavoro sostenuto.  

La varianza del lavoro prende la tariffa oraria effettiva, la confronta con la tariffa standard prevista e moltiplica il risultato per le ore effettivamente lavorate. Questi dati, spesso classificati come variazione del tasso di lavoro, possono aiutare le organizzazioni a valutare l'efficienza della forza lavoro e il controllo dei costi salariali. Le differenze si suddividono in due categorie: costi del lavoro e tempo impiegato.

Una varianza di efficienza misura la differenza tra la quantità effettiva di input, come le ore di lavoro o i materiali utilizzati, e gli input attesi necessari per un'unità di output.

Questo approccio è simile alla varianza della manodopera in quanto utilizza le ore per determinare in che modo l'efficienza influisce sui costi indiretti variabili. La varianza di efficienza può aiutare le organizzazioni a determinare la produttività, a individuare le aree in cui si sono verificate prestazioni inferiori alle aspettative o a verificare se un processo è stato più efficiente del previsto.

Questo approccio di varianza, noto anche come varianza fissa di spesa generale, rappresenta la differenza tra l'importo in budget per i costi indiretti fissi e i costi fissi effettivi sostenuti.

Lo scopo è determinare se un'azienda spenda più o meno della previsione. Separatamente, è possibile eseguire una varianza fissa del volume dei costi indiretti per misurare l'utilizzo della capacità e il livello effettivo di attività.

L'analisi della varianza richiede molteplici fasi di pianificazione e implementazione. Scegliere l'analisi della varianza giusta e inserire le formule sono solo l'inizio.

Le organizzazioni che vogliono vedere risultati reali dall'analisi della varianza devono analizzare i risultati e compiere i passaggi successivi.

Raccogli tutti i dati necessari. Per iniziare, l'analisi richiede due serie di dati, preventivati ed effettivi, per la variabile su cui concentrarsi.

I team finanziari possono modificare diversi dati finanziari reali a seconda di ciò che viene analizzato.

Decidi quali analisi di varianza saranno più vantaggiose per l'organizzazione. In generale, si tratta di sottrarre la cifra effettiva da quella prevista. Queste formule riveleranno eventuali lacune tra aspettative e realtà.

Ecco alcuni esempi di formule di analisi della varianza:

• Varianza dei costi = costi effettivi - costi preventivati
• Varianza di efficienza = (input effettivo - input a budget) x tasso standard
• Varianza del volume = (volume effettivo delle vendite - volume delle vendite a budget) x prezzo di vendita a budget
• Varianza di budget = ricavi effettivi - ricavi previsti

Determina se la varianza è positiva o negativa. L'analisi ha solo due risultati: favorevoli o sfavorevoli.

Ad esempio, se l'analisi della varianza riguarda la varianza dei costi, un costo favorevole sarebbe se i costi standard del settore fossero inferiori ai costi effettivi. Se i costi effettivi fossero più elevati, i risultati sarebbero considerati sfavorevoli.

Scopri perché si è verificata la varianza. Questo è il momento in cui l'AI nella rendicontazione finanziaria e nell'analytics predittiva può aiutare a semplificare il processo di analisi.

Gli strumenti basati sull'AI possono analizzare risultati e cifre in tempo reale utilizzando dati in tempo reale per fornire insight approfonditi. Comprendere la causa principale della varianza sarà fondamentale per i team di diversi dipartimenti e stakeholder esterni all'organizzazione.

Compila i risultati delle analisi della varianza e crea un report che includa tutti i dettagli.

È un passo fondamentale perché più dati sono disponibili, più utile può essere l'analisi per progetti a breve e lungo termine. Avere un resoconto dettagliato di tutte le varianze può aiutare a costruire una base solida e un caso d'uso per questo approccio all'analisi della varianza.

Condurre un'analisi della varianza può essere vantaggioso per un'organizzazione migliorando la gestione del rischio, guidando decisioni basate sui dati ed eliminando le congetture nell'identificare le lacune di prestazione:

• Consente operazioni più rigide: un'analisi della varianza è un modo rapido e affidabile per identificare spese eccessive e prestazioni scarse. Fornisce alla direzione le informazioni basate sui dati necessarie per agire prima che i problemi crescano e per ottimizzare l'energia verso le aree con deviazioni significative.

• Identifica le discrepanze: l'analisi della varianza aiuta i team ad arrivare rapidamente al nocciolo del problema e a rilevare anomalie nei dati finanziari. Un'analisi regolare delle deviazioni può individuare errori contabili, omissioni o potenziali frodi prima che diventino urgenti.

• Migliora la strategia: un approccio sistematico per comprendere perché i risultati si discostano dai dati della previsione guida il processo decisionale. I risultati dell'analisi della varianza forniscono insight attuabili che guidano le decisioni su quali servizi offrire, quali fornitori utilizzare e quali clienti mirare.

• Aumenta la responsabilità: un'analisi della varianza supporta la responsabilità all'interno di un'organizzazione. L'analisi della varianza avvisa i team leader sulle problematiche e fornisce un percorso chiaro per identificare chi o cosa è responsabile dei Risultati. Inoltre, questo approccio allinea i KPI e promuove l'efficienza operativa.

Condurre un'analisi della varianza può avvantaggiare un'organizzazione migliorando la gestione del rischio, guidando decisioni basate sui dati ed eliminando le congetture nell'identificazione delle lacune nelle prestazioni:

• Comunicare le necessità: un'analisi della varianza richiede collaborazione tra i team e il consenso sui dati di varianza. Tutti i membri del team devono sapere come segnalare i propri risultati, indipendentemente dai risultati. Anche quando non vengono identificati problemi nell'analisi, è importante presentare costantemente i risultati e comunicare i risultati.

• Abilitare software basati sull'AI: esistono diversi software basati sull'AI e strumenti di automazione finanziaria che possono supportare il processo di analisi delle varianze, rendendolo più rapido ed efficiente. Opzioni ben note includono la pianificazione delle risorse aziendali (ERP) per dati integrati e software di analytics predittiva basati sull'AI. Gli strumenti basati sull'AI stanno aiutando i team finanziari a essere più strategici e più esperti con le risorse che ricevono.

• Stabilire metriche di prestazioni chiare: l'analisi della varianza scelta dal team è efficace solo se i risultati possono essere confrontati con una cifra stabilita. Ecco perché è importante fissare obiettivi chiari e KPI pertinenti alla varianza selezionata nella fase iniziale. I risultati dell'analisi della varianza possono poi essere confrontati con qualcosa immediatamente e per progetti a lungo termine.

• Stabilire politiche chiare: a volte, la sfida più grande per le organizzazioni nell'implementare un'analisi della varianza è la mancanza di una politica su quando effettuarla. Senza una guida chiara o un programma in atto, un'organizzazione potrebbe risparmiarli e dimenticarli del tutto. L'analisi dovrebbe essere una fase di routine nel processo di chiusura mensile e stabilire livelli di materialità che segnalano cambiamenti importanti.

• Monitorare in modo continuo: oltre a implementare costantemente l'analisi della varianza, i team dovranno anche monitorare regolarmente i risultati. Il maggior vantaggio dell'analisi della varianza si ottiene quando le analisi sono coerenti e la rendicontazione viene effettuata secondo un calendario. In questo modo, i team possono individuare schemi e discrepanze e agire senza esitazione.