Che cos'è l'analisi dei processi?

L'analisi dei processi, talvolta chiamata analisi dei processi aziendali (BPA), è una sottodisciplina all'interno del business process management (BPM), un approccio sistematico per rendere i workflow e le operazioni aziendali di un'organizzazione più efficaci, efficienti e adattabili ai cambiamenti dell'ambiente aziendale.

L'analisi dei processi fornisce una comprensione dettagliata di ogni fase all'interno di un processo, permettendo l'identificazione e l'eliminazione di inefficienze e colli di bottiglia. Questo esame dettagliato spesso rivela ridondanze e attività non necessarie che possono essere semplificate o automatizzate, con conseguenti notevoli risparmi sui costi e una maggiore produttività.

Inoltre, l'analisi dei processi promuove la coerenza e la standardizzazione garantendo che tutte le fasi siano eseguite in modo uniforme, riducendo gli errori e migliorando la qualità. Facilita inoltre una migliore allocazione delle risorse evidenziando le aree in cui le risorse sono sottoutilizzate o sovraccaricate.

Promuovendo una cultura del miglioramento continuo, l'analisi dei processi incoraggia valutazioni e ottimizzazioni regolari, aiutando le organizzazioni a rimanere agili e competitive. I preziosi insight ottenuti dall'analisi dei processi supportano un migliore processo decisionale e una migliore pianificazione strategica, allineando maggiormente i processi agli obiettivi aziendali, e portando infine a una maggiore redditività.

L'analisi dei processi funziona attraverso un approccio sistematico per comprendere, valutare e migliorare un processo. L'analisi può essere guidata da metodologie come Six Sigma o Lean, ma indipendentemente dalla metodologia, l'analisi tende a seguire alcuni passaggi di base:

Definisci chiaramente il processo da analizzare. Ciò include comprenderne la portata, lo scopo e i risultati desiderati. È importante stabilire i confini del processo e ciò che mira a raggiungere. La raccolta di dati completi e accurati può essere impegnativa a causa di registri incompleti o di informazioni mancanti e la scarsa qualità dei dati, come le informazioni obsolete o incoerenti, può portare ad analisi imprecise.

Gli analisti di processo, in collaborazione con i project manager e i lavoratori di linea dotati di una profonda conoscenza pratica, raccolgono informazioni dettagliate sul processo in corso. Ciò include input (risorse, materiali, informazioni), output (prodotti, servizi) e le fasi coinvolte. I metodi di raccolta dati possono includere interviste, osservazioni, sondaggi e la revisione della documentazione dei processi esistenti.

I processi che compongono le iniziative aziendali possono essere altamente complessi, rendendo difficile mappare e analizzare tutte le interazioni e dipendenze. I processi che cambiano frequentemente o che non sono ben documentati possono essere difficili da catturare con precisione. Il processo deve essere suddiviso in fasi specifiche. Questa suddivisione aiuta a comprendere la sequenza delle attività e come i passaggi funzionano insieme.

I diagrammi di flusso, i diagrammi o le mappe di processo illustrano il flusso del processo. Questi strumenti visivi aiutano a identificare la struttura delle attività, rendendo più semplice individuare i problemi. Questa pratica viene talvolta chiamata mappatura dei processi aziendali.

Gli analisti esaminano ogni fase per identificare problemi, ritardi, ridondanze e opportunità di miglioramento. Questo comporta l'analisi del tempo impiegato, delle risorse utilizzate e di eventuali variazioni o incongruenze. Concentrarsi sui sintomi piuttosto che sulle cause sottostanti può portare a soluzioni inefficaci. I processi spesso hanno molteplici cause principali di inefficienza, rendendo difficile individuare i problemi principali.

I manager esaminano le aree in cui il processo rallenta o diventa inefficiente. I colli di bottiglia possono avere un impatto significativo sulle prestazioni complessive del processo e devono essere affrontati. L'analisi della causa principale può aiutare a capire dove e perché si verificano le inefficienze.

Sulla base dell'analisi, gli analisti suggeriscono idee per snellire il processo. Questi miglioramenti potrebbero includere l'eliminazione di passaggi inutili, l'automazione di attività, la riallocazione di risorse o l'implementazione di nuove tecnologie. Coinvolgere e impegnare tutti gli stakeholder rilevanti nel processo di analisi può essere una sfida, in quanto i diversi stakeholder potrebbero avere priorità e interessi contrastanti, complicando l'analisi. Tuttavia, ottenere una collaborazione ampia aiuta a garantire che l'analisi produca risultati significativi e sostenibili.

I team interfunzionali prendono quindi i miglioramenti proposti e li integrano nel processo. Questo passaggio spesso comporta il coordinamento con vari stakeholder per garantire un'implementazione fluida. La mancanza di attuazione delle modifiche consigliate può portare al ritorno a pratiche inefficienti. L'automazione dei processi aziendali potrebbe essere un obiettivo aziendale raggiungibile dopo l'analisi, con nuove tecnologie implementate.

Dopo aver implementato i cambiamenti, gli analisti monitorano il processo per assicurarsi che i miglioramenti abbiano l'effetto desiderato. Valutano i risultati e apportano le modifiche necessarie. Il monitoraggio continuo è essenziale per un miglioramento duraturo dei processi. L'utilizzo di metriche, benchmark e indicatori chiave di prestazione (KPI) può aiutare a fornire un contesto per stabilire se un processo soddisfa le aspettative organizzative.

Gli analisti documentano i risultati e le modifiche apportate, comunicandoli agli stakeholder rilevanti per garantire trasparenza e allineamento. Una documentazione adeguata funge anche da riferimento per future valutazioni dei processi.

L'analisi dei processi può essere utilizzata per migliorare tutti i tipi di processi, dalle linee di produzione tangibili nelle fabbriche ai workflow di produzione di contenuti nel marketing fino all'inserimento dei dipendenti nelle risorse umane. Ecco alcuni esempi più elaborati:

Nel settore manifatturiero, l'analisi dei processi svolge un ruolo cruciale nell'ottimizzazione delle linee di produzione. Ad esempio, un'analisi dettagliata del processo potrebbe rivelare che una macchina specifica si guasta frequentemente, causando tempi di inattività significativi.

Affrontando questo problema, magari attraverso una manutenzione migliore o investimenti in un'attrezzatura più affidabile, i produttori possono ridurre significativamente i tempi di ciclo e aumentare la capacità complessiva. Inoltre, l'analisi dei processi aiuta a implementare i principi del lean manufacturing, come la riduzione degli sprechi e la minimizzazione delle attività non necessarie, che migliorano ulteriormente l'efficienza operativa e riducono i costi.

Anche la gestione della supply chain beneficia molto dell'analisi dei processi. Mappando e analizzando l'intero processo della supply chain, le organizzazioni possono identificare le aree in cui si verificano ritardi, i costi sono eccessivi o le risorse sono sottoutilizzate. Ad esempio, un'azienda potrebbe scoprire che il proprio sistema di gestione dell'inventario è inefficiente, portando a scorte o a inventario in eccesso.

Riprogettando questo processo, possibilmente attraverso l'adozione di sistemi di inventario just-in-time o migliori strumenti di forecasting, le aziende possono ridurre i costi di gestione dell'inventario, migliorare il flusso di cassa e contribuire a garantire che i prodotti siano disponibili quando necessario. Inoltre, l'analisi dei processi può evidenziare inefficienze logistiche, come l'instradamento non ottimale delle spedizioni, che possono essere corrette per ridurre i costi di trasporto e migliorare i tempi di consegna.

Nel campo del servizio clienti, l'analisi dei processi aiuta le organizzazioni a migliorare la loro erogazione identificando aree di miglioramento. Ad esempio, un centro di servizio clienti potrebbe utilizzare l'analisi dei processi per monitorare i tempi di gestione delle chiamate e identificare i problemi comuni che causano ritardi.

Riprogettando questi processi, ad esempio implementando programmi di formazione migliori per il personale o distribuendo sistemi avanzati di customer relationship management (CRM), le aziende possono ridurre i tempi di risposta e risolvere i problemi dei clienti in modo più efficace.

L'analisi dei processi può rivelare schemi nelle richieste e nei reclami dei clienti, consentendo misure proattive per affrontare i problemi comuni e migliorare la soddisfazione complessiva del cliente. Ciò non solo migliora l'esperienza del cliente, ma rafforza anche la fedeltà e la fiducia nel marchio.

Garantire la conformità agli standard di settore e ai requisiti normativi è un altro caso d'uso per l'analisi dei processi. Le aziende che operano in settori altamente regolamentati, come farmaceutico o finanziario, devono aderire a linee guida e standard rigorosi.

Attraverso un'analisi dettagliata dei processi, queste aziende possono individuare lacune nei loro processi che potrebbero portare a non conformità. Ad esempio, un'azienda farmaceutica potrebbe analizzare i suoi processi di produzione e di documentazione per contribuire a garantire che soddisfino i rigorosi standard stabiliti dagli enti normativi, come la FDA.

Così facendo, possono attuare azioni correttive per colmare eventuali carenze, evitando così sanzioni costose e garantendo che i loro prodotti siano sicuri ed efficaci. L'analisi regolare dei processi aiuta anche a mantenere uno stato di preparazione agli audit, contribuendo a garantire che l'azienda possa dimostrare la propria conformità in qualsiasi momento.

L'analisi dei processi coinvolge diverse tecniche per comprendere, documentare e migliorare i processi aziendali. Ecco alcune tecniche di analisi aziendale comunemente utilizzate:

I diagrammi di flusso sono una delle tecniche di mappatura dei processi più fondamentali e ampiamente utilizzate. Forniscono una rappresentazione visiva chiara dei passaggi di un processo, inclusi decisioni, azioni e sequenze. I diagrammi di flusso utilizzano simboli standardizzati (come rettangoli per le attività, rombi per le decisioni e frecce per la direzione del flusso) per rappresentare il flusso dei compiti e dei punti decisionali, rendendoli semplici da comprendere e comunicare.

I diagrammi swimlane, noti anche come diagrammi di flusso interfunzionali, estendono il diagramma di flusso di base organizzando le attività in corsie che rappresentano diversi reparti, team o individui. Questa tecnica chiarisce ruoli e responsabilità, mostrando chi è responsabile di ogni fase del processo. I diagrammi swimlane sono utili per i processi che coinvolgono più stakeholder o reparti, poiché aiutano a identificare i passaggi di consegne e le potenziali aree di confusione o ritardo.

La mappatura del flusso di valore è uno strumento di lean management che visualizza il flusso di materiali e informazioni necessari per portare un prodotto o un servizio a un cliente. La VSM evidenzia le attività produttive e non produttive, aiutando a identificare gli sprechi e le opportunità di miglioramento. Questa tecnica offre una visione completa dell'intero processo produttivo, dalle materie prime ai prodotti finiti, ed è comunemente utilizzata nei settori manifatturiero e dei servizi per ottimizzare l'efficienza complessiva.

BPMN è una notazione grafica standardizzata progettata per creare modelli di processo dettagliati e precisi. I diagrammi BPMN utilizzano un ricco set di simboli per rappresentare diversi tipi di attività, eventi, gateway e flussi, rendendoli adatti a processi complessi che richiedono una documentazione dettagliata. L'approccio BPMN è ampiamente utilizzato nel business process management (BPM) perché fornisce un linguaggio comune per gli stakeholder per comprendere e comunicare la progettazione dei processi, facilitando l'allineamento e la collaborazione.

SIPOC sta per suppliers (fornitori), inputs (input), process (processo), outputs (output) e customers (clienti). I diagrammi SIPOC offrono una panoramica ad alto livello di un processo elencando questi cinque elementi, aiutando a inquadrare l'ambito del processo e a comprenderne il contesto. Questa tecnica è utile nelle fasi iniziali dell'analisi del processo, fornendo un modo strutturato per catturare e comunicare i componenti chiave di un processo e le loro relazioni.