Cos'è l'ottimizzazione dei costi?

L'ottimizzazione dei costi è un'alternativa alla tradizionale riduzione dei costi, in cui un CFO può ridurre i costi in generale per raggiungere un obiettivo a breve termine o per rispondere alle condizioni aziendali.

Un articolo di Gartner¹ descrive diversi problemi legati alla riduzione dei costi. Meno della metà delle aziende raggiunge i propri obiettivi di riduzione dei costi nel primo anno. Solo l'11% sostiene i tagli nell'arco di tre anni. Solo il 9% afferma di poter mantenere il ritmo di innovazione desiderato dopo i tagli.

L'ottimizzazione dei costi richiede una strategia adattata sia al settore in cui opera un'azienda sia ai suoi obiettivi particolari. Nel cloud computing e nell'IT, ad esempio, un'azienda può passare dall'accesso on-demand a un server a un'istanza riservata, impegnandosi per un certo periodo di utilizzo in cambio di una tariffa più bassa. Per la logistica della supply chain, l'ottimizzazione dei costi potrebbe consistere nel consolidare il numero di fornitori di un prodotto per ridurre i costi unitari.

Per sua natura, la pratica dell'ottimizzazione dei costi resiste a strategie prescrittive dall'alto verso il basso per individuare le inefficienze. Tuttavia, ci sono alcune best practice generali che le organizzazioni possono tenere a mente quando cercano di ridurre i costi. Queste pratiche includono trasparenza e consapevolezza dell'allocazione dei costi a tutti i livelli, un'attenzione ai compromessi coinvolti nella riduzione dei costi in ogni area di business e la priorità delle riduzioni nelle aree di costo più elevate.

Per comprendere l'importanza e l'efficacia dell'ottimizzazione dei costi, bisogna innanzitutto capire le differenze e i vantaggi rispetto alla tradizionale riduzione dei costi. L'ottimizzazione dei costi è uno sforzo mirato e strategico per massimizzare il ritorno sull'investimento riducendo al minimo le spese improduttive, mentre la riduzione dei costi è un semplice taglio su tutta la linea.

Consideriamo l'esempio di un'azienda che non raggiunge il proprio obiettivo di ricavi trimestrali. In uno scenario tradizionale di riduzione dei costi, il consiglio di amministrazione incarica il CFO di tagliare una quantità fissa di costi. Il CFO, ad esempio, avrebbe tagliato il 10% della forza lavoro su tutta la linea e congelato le assunzioni.

Pur raggiungendo tecnicamente l'obiettivo di riduzione dei costi, questo CFO non ha considerato gli effetti secondari dei licenziamenti e del blocco delle assunzioni, come la diminuzione del morale, il divario di competenze e la carenza di personale. Questi effetti secondari potrebbero comportare dei costi aggiuntivi in futuro. L'azienda potrebbe dover riassumere e riqualificare i lavoratori. Potrebbe perdere opportunità di innovazione perché i team sono sovraccaricati e sottoutilizzati nelle aree di un reale vantaggio competitivo.

Un CFO che utilizza strategie di ottimizzazione dei costi, invece, potrebbe utilizzare l'analisi di Pareto per identificare quali team stanno generando la maggior parte dei costi relativi al personale dell'organizzazione. Quindi, il CFO può determinare se il suo lavoro sta creando un valore sufficiente per giustificare il costo.

A seconda dei tagli necessari per soddisfare i requisiti del consiglio, il CFO potrebbe eliminare ruoli mirati, offrire incentivi per il pensionamento anticipato o congelare bonus e aumenti per queste aree costose. Questo approccio più mirato contribuisce a evitare gli effetti secondari negativi dei tagli lineari in tutta l'organizzazione.

I pilastri dell'ottimizzazione dei costi includono l'aumento della visibilità sui costi, la prioritizzazione in base alla condivisione dei costi, il mantenimento della consapevolezza degli effetti e dei compromessi secondari e lo sviluppo di una visione flessibile e a lungo termine per la struttura dei costi.

Sviluppare una comprensione approfondita dei costi all'interno di un'organizzazione è la prima fase per prendere decisioni informate sull'ottimizzazione.

Il numero su un bilancio accanto a un prodotto, servizio o dipendente non sempre riflette il suo costo reale. Pratiche come la determinazione dei costi basati sulle attività (vedi "Strumenti di ottimizzazione dei costi" per maggiori informazioni) possono aiutare le organizzazioni a comprendere meglio gli input finanziari necessari per produrre un articolo o ottenere i servizi di un dipendente. Queste pratiche garantiscono all'organizzazione una migliore visibilità sulla redditività di beni e servizi al costo attuale.

Questo livello di visibilità completa aiuta le aziende a identificare non solo i costi inutili, ma anche il valore. Nel vuoto, un prodotto potrebbe a malapena essere redditizio. Nel giusto contesto, quel prodotto può fungere da prodotto civetta che spinge in modo affidabile i clienti ad acquistare altri prodotti. Potrebbe essere un prodotto complementare a uno con margini di profitto più elevati (come le cartucce d'inchiostro per stampanti). Senza questa analisi e visibilità di secondo livello, il processo decisionale incentrato sulla riduzione dei costi potrebbe semplicemente comportare l'interruzione della produzione di prodotti non redditizi.

Quando un'azienda ha stabilito una reale visibilità sulla struttura dei costi, può dare priorità alle aree con costi più elevati per l'ottimizzazione.

Il primo passo è solitamente quello di organizzare i costi in categorie:

• Costi fissi iniziali come l'affitto.
  
  
• Costi variabili come materiali e tariffe.
  
  
• Costi discrezionali o scalabili, come ad esempio i budget per viaggi o formazione. 

Questo processo spesso rivela i costi che non producono alcun valore, che diventano quindi i primi obiettivi dei tagli.

In genere, le organizzazioni danno priorità alle opportunità di riduzione dei costi che hanno il maggiore impatto e richiedono il minimo sforzo. Dopodiché, le iniziative di ottimizzazione che richiedono un certo investimento o sforzo (come la consolidazione dei fornitori o la formazione su nuove tecnologie) vengono classificate in base a quanto velocemente possono iniziare ad accumulare valore per l'azienda.

Ogni fase del processo di ottimizzazione dei costi comporta dei compromessi. Consolidare i fornitori fa risparmiare denaro, ma rende anche la supply chain più vulnerabile. Passare dall'accesso on-demand a un'istanza riservata riduce la flessibilità dell'accesso al cloud e rischia costosi sforamenti di costo se le esigenze di traffico superano la capacità del server. La contabilizzazione di questi compromessi è spesso la differenza tra un'autentica ottimizzazione e una semplice riduzione dei costi.

L'ottimizzazione dei costi è un processo continuo che assomiglia più a una pratica aziendale che a un progetto discreto. Le organizzazioni si assicurano continuamente che le scelte di ottimizzazione siano allineate con gli obiettivi aziendali a lungo termine, ed eseguono frequenti recensioni e verifiche della spesa per evitare di sostenere costi inutili.

A seconda degli obiettivi e del settore, gli strumenti di ottimizzazione dei costi possono includere una combinazione di strategie generali (come l'analisi di Pareto) e software come piattaforme di pianificazione delle risorse aziendali (ERP).

Le metriche scelte da un'azienda per l'ottimizzazione dei costi dipendono dagli obiettivi e dal settore che occupa. Tuttavia, ci sono alcune categorie da monitorare per un'azienda interessata a rivedere la propria struttura dei costi.

Il costo come percentuale dei ricavi è una semplice misurazione delle spese rispetto agli utili, e può essere utilizzato per determinare quanto sia efficace un costo individuale.

Supponiamo che un'azienda spenda 50 USD per ogni 100 USD guadagnati in un anno, e poi 60 USD per ogni 100 USD l'anno successivo. I rapporti di costo sarebbero rispettivamente del 50% e del 60%. L'aumento potrebbe essere un segnale d'allarme che i costi devono essere ottimizzati.

La produttività del lavoro è una misura di ciò che il lavoro guadagna rispetto agli investimenti effettuati. A seconda del modello aziendale, la produttività del lavoro può essere misurata come fatturato per dipendente, unità prodotte per ora di lavoro o altre metriche legate al lavoro. Dato che il lavoro è spesso uno dei maggiori driver di costo, la produttività del lavoro può essere un benchmark chiave per l'ottimizzazione dei costi.

La spesa IT in percentuale sul fatturato varia a seconda del settore. In settori relativamente low-tech come la produzione, spesso rappresenta l'1-3% dei ricavi, mentre nella finanza può arrivare tranquillamente fino al 10%. Il monitoraggio della spesa IT nel tempo è un buon indicatore dell'allocazione oculata delle risorse.

Le pratiche di ottimizzazione dei costi possono variare tra settori e ambiti come cloud computing e IT, produzione, sanità, supply chain e software as a service (SaaS).

In generale, l'ottimizzazione dei costi dell'IT è il processo di valutazione periodica di tutta la spesa per l'IT al fine di identificare ed eliminare le spese non necessarie e l'overprovisioning, supportando le operazioni. Un framework di ottimizzazione dei costi dell'IT offre un approccio dettagliato per analizzare le spese IT di un'organizzazione (ad esempio, hardware, applicazioni software, cloud computing, contratti con i fornitori, data storage) mantenendo l'efficienza operativa e raggiungendo obiettivi aziendali più ampi.

Le pratiche di ottimizzazione dei costi del cloud si concentrano specificamente sull'infrastruttura del cloud. L'ottimizzazione dei costi del cloud combina strategie, tecniche, best practice e strumenti per:

• Contribuire a ridurre la spesa per il cloud.
  
  
• Trovare i modelli di prezzi più convenienti per eseguire i workload nell'ambiente cloud (ad esempio, fornendo istanze spot di spazio server inutilizzato).
  
  
• Massimizzare il valore aziendale.

FinOps, un portmanteau di finanza e DevOps, è una pratica di gestione finanziaria cloud che aiuta le organizzazioni a massimizzare il valore aziendale nei workload ibridi e multicloud. FinOps porta il procurement sotto il controllo centralizzato di un team FinOps dedicato, che consiglia tutti gli stakeholder sulle best practice per l'ottimizzazione dei costi del cloud. Crea un linguaggio comune che consente alle organizzazioni di operare in modo efficiente su larga scala nel cloud.

Molte organizzazioni affrontano la strategia e l'implementazione dell'ottimizzazione dei costi del cloud impiegando un team FinOps interfunzionale con membri provenienti da IT, finanza e ingegneria. Questo team può contribuire a responsabilizzare la spesa per il cloud, ridurre le spese eccessive e aumentare l'efficienza dei costi.

Le strategie di ottimizzazione dei costi nella produzione devono tenere conto degli elevati costi fissi del settore, della stretta connessione tra manodopera e output e degli elevati costi generali per la manutenzione delle attrezzature.

L'efficacia complessiva dell'attrezzatura (OEE) è una metrica chiave di ottimizzazione utilizzata per misurare l'efficacia e le prestazioni dei processi di produzione o di qualsiasi singola attrezzatura. L'OEE fornisce gli insight su come viene utilizzata l'attrezzatura e sull'efficienza con cui opera nella produzione di beni o nella fornitura di servizi, moltiplicando insieme i fattori di disponibilità, prestazioni e qualità dell'attrezzatura.

Le materie prime rappresentano solitamente il costo più elevato per i produttori, rendendole un obiettivo chiave per l'ottimizzazione. I costi della manodopera possono essere ottimizzati attraverso la formazione trasversale dei lavoratori per compiti diversi e la standardizzazione del processo di produzione. I costi fissi elevati possono essere gestiti ottimizzando il consumo energetico (ad esempio, tramite lo spostamento del carico o il recupero e il riutilizzo dell'energia termica).

La manodopera è particolarmente costosa nel settore sanitario a causa dell'alto livello di specializzazione, delle normative sulla formazione e del fatto che i lavoratori sono necessari 24 ore su 24. La supply chain di farmaci e dispositivi medici è anch'essa fortemente regolamentata e resistente all'ottimizzazione, mentre gli ospedali hanno costi fissi estremamente elevati.

Le strategie di ottimizzazione dei costi nell'assistenza sanitaria includono la dotazione del numero ottimale di infermieri per paziente, la standardizzazione delle forniture ospedaliere e il monitoraggio della frequenza con cui vengono utilizzate le attrezzature ospedaliere costose. Queste metriche devono essere tutte bilanciate rispetto ai requisiti etici e agli standard di settore per soddisfare gli stakeholder e fornire il massimo livello di sicurezza e assistenza ai pazienti.

L'ottimizzazione della supply chain utilizza la tecnologia per massimizzare efficienza e prestazioni in una rete di approvvigionamento.

Gli elementi chiave dell'ottimizzazione della supply chain includono:

• Monitoraggio e dati di inventario aggiornati in tempo reale.
  
  
• Un sistema di order management per personalizzare i prezzi, inviare preventivi, monitorare gli ordini e gestire i resi.
  
  
• Un'analytics abbastanza potente da prevedere la domanda futura e adattare inventario, procurement e workload di conseguenza.

A causa dell'interdipendenza della supply chain, i costi tagliati in un'area vengono spesso spostati in modo imprevedibile su un'altra. Inoltre, i costi di trasporto e logistica sono spesso fuori dal controllo dell'azienda, come nel caso delle tariffe o dei prezzi del carburante. Le aziende possono ottimizzare i costi in condizioni attuali che potrebbero non sussistere domani, rendendo cruciali flessibilità e resilienza.

L'ottimizzazione dei costi in un'azienda SaaS richiede spesso la valutazione del valore e del costo di ogni relazione con il cliente.

Considerando il marketing, le vendite e la formazione, il costo di acquisizione dei clienti SaaS può essere elevato. Le aziende devono misurare le spese di acquisizione in rapporto al numero totale di clienti acquisiti in un periodo di attività: maggiore è il numero, meglio è. I fornitori SaaS calcolano il valore di vita dell'abbonamento di un cliente rispetto al costo di acquisizione, con l'obiettivo ampiamente accettato di raggiungere un rapporto 3:1.

L'ottimizzazione dei costi del cloud è, naturalmente importante anche per i fornitori SaaS, e richiede investimenti in pratiche FinOps, automazione e autoscaling.