Cos'è il costo totale di proprietà (TCO)?

Negli ambienti ibridi e cloud-first, comprendere il TCO è essenziale per allineare gli investimenti tecnologici ai risultati aziendali. Consente alle organizzazioni di andare oltre i prezzi superficiali e di scoprire il vero impatto finanziario delle decisioni IT.

Per esempio, supponiamo che un'organizzazione stia cercando di aumentare l'archiviazione dei dati e stia decidendo se scegliere una soluzione on-premise, aggiungere altro storage nel cloud o una combinazione dei due.

L'acquisto di server aggiuntivi interni richiede un maggiore investimento iniziale in hardware, infrastrutture di rete e spazi nei data center. Il funzionamento in loco può comportare anche un aumento dei costi del personale, della manutenzione, dell'aggiornamento e dell'elettricità. Tuttavia, questa opzione può offrire maggiore sicurezza e controllo, qualità che hanno un valore intrinseco.

I piani di abbonamento per lo storage cloud richiedono un investimento iniziale significativamente inferiore e anche meno costi generali: il provider si occupa della manutenzione hardware, della sicurezza, delle operazioni dei data center e altro ancora. Questa soluzione è anche più scalabile, un attributo che potrebbe valere molto per un'azienda che necessita di tale flessibilità.

Sebbene il costo iniziale sia inferiore, spesso ci sono costi aggiuntivi associati allo storage cloud, come spese mensili basate sul consumo di risorse o sulle tariffe di uscita dei dati, oppure pacchetti internet aggiornati per consentire il trasferimento dei dati tra sistemi locali e cloud. In entrambi i casi, potrebbero esserci costi associati alla migrazione dei dati (come il tempo impiegato per la migrazione, o le spese di migrazione nel caso dello storage cloud) o il tempo impiegato dai dipendenti per imparare nuovi sistemi.

Il TCO è un calcolo fondamentale da considerare per le organizzazioni nella valutazione di prodotti e servizi IT. Cloud computing, software as a service (SaaS), infrastructure as a service (IaaS) e altre tecnologie offrono punti di forza e debolezza finanziari diversi rispetto ai loro predecessori on-premise.

Il TCO può aiutare le aziende a determinare se un determinato prodotto o servizio offre un valore commerciale sufficiente a giustificarne l'adozione. Fornendo un quadro finanziario più accurato del costo completo di un prodotto, il TCO può anche contribuire a migliorare l'allocazione delle risorse, la gestione del budget, la valutazione dei fornitori e altro ancora.

I fattori inclusi nel TCO variano in base al tipo specifico di prodotto o servizio, al modello di pagamento e ad altri fattori. I costi comuni che influiscono sul TCO includono:

Il costo iniziale di acquisizione di un asset IT può variare notevolmente a seconda del tipo di prodotto o servizio e del tipo di sistema di pagamento. Ma possiamo classificare vagamente questi investimenti in due tipi: on-premise e off-premise. Analizziamo nel dettaglio, passo dopo passo, il nostro esempio di data storage.

Un acquisto on-premise includerà il procurement di hardware, come hard disk, e network-attached storage, cablaggio e scaffali (storage per storage, per così dire). In questo esempio, sarebbe necessaria l'installazione sia di hardware che di software. Ciò rappresenta un investimento iniziale significativo.

Una versione off-premise di questo acquisto di storage potrebbe prevedere una soluzione cloud. Questo non richiede installazione, poiché lo storage effettivo è ospitato altrove, ma richiederebbe un'analisi iniziale più approfondita. Che tipo di storage è attualmente in uso? L'hot storage, che sarebbe accessibile frequentemente, spesso costa più del cold storage, per archiviazione a accesso poco frequente.

Lo storage cloud viene generalmente offerto attraverso un modello di abbonamento piuttosto che con un acquisto di hardware una tantum, il che significa che il costo iniziale potrebbe essere basso, ma non rappresentativo del costo effettivo. Il TCO aiuta le organizzazioni a quantificare i costi a medio e lungo termine.

Dopo l'investimento iniziale, un'organizzazione potrebbe disporre di un array di dischi rigidi e di storage di rete, oppure di un nuovissimo abbonamento allo storage cloud. E ora?

È facile trascurare i costi in termini di tempo, manodopera e aggiustamenti che derivano dalla configurazione iniziale, perché non tutti questi fattori sono naturalmente espressi in dollari. Ad esempio,i dipendenti interni o un consulente esterno richiedono tempo per progettare e creare un file system, trasferire i file al nuovo sistema e istruire il personale esistente su come accedere ai file.

Nel caso dei consulenti esterni, si tratta di un nuovo costo, che può essere preso in considerazione abbastanza facilmente. Ma se saranno i dipendenti interni a occuparsi della configurazione, i calcoli del TCO dovranno analizzare quante ore saranno dedicate a questo progetto piuttosto che ad altri lavori e quantificare tale costo.

A volte questa analisi può presentarsi sotto forma di costo orario a pieno carico: una contabilizzazione approfondita della tariffa oraria di un dipendente, dei benefici, delle tasse, delle spese generali (come le attrezzature IT e degli uffici), della formazione dei dipendenti e persino dei costi di assunzione.

Una volta che il nuovo sistema è operativo, i costi non scompaiono. Le operazioni in corso comportano ancora molti costi. Nel caso del nostro sistema di storage on-premise, questi costi potrebbero includere costi indiretti maggiori come aumento delle bollette elettriche, compensazioni per la sostenibilità, spazio ufficio extra per alloggiare server, il costo del personale appena assunto per la manutenzione del nuovo sistema, abbonamenti di sicurezza e maggiori costi per l'infrastruttura di rete.

I costi operativi sono diversi per il nostro modello di storage cloud. La quota di abbonamento non termina mai, quindi anche se il costo iniziale può essere più basso, questo costo viene sostenuto ripetutamente. Lo storage cloud a volte comporta anche tariffe di uscita, un addebito imposto dai provider di storage cloud per la rimozione dei dati dal loro cloud. Ciò potrebbe includere il download di dati, la connessione ad altre applicazioni o l'utilizzo dei dati per rispondere alle chiamate API.

Vale anche la pena misurare la produttività. I dipendenti trovano più facile o più difficile utilizzare il nuovo sistema? Le richieste di assistenza IT sono cambiate? I dati sono andati persi? Sondaggi dettagliati sui dipendenti e sul reparto IT possono far luce sulle perdite di produttività, migliorando così i calcoli.

Per una soluzione di storage on-premise, i costi di manutenzione potrebbero includere aggiornamenti hardware, acquisti di storage aggiuntivo, riparazioni e licenze software per funzionalità aggiuntive. Le soluzioni di storage cloud richiedono poca manutenzione, ma se sono necessarie modifiche all'accordo iniziale di storage, i calcoli dei costi possono cambiare drasticamente.

In genere è estremo aggiungere più spazio di storage a una soluzione cloud, ma questo cambiamento spesso comporta un aumento del costo dell'abbonamento da pagare ogni mese.

In alcuni casi, l'automazione può essere utilizzata per gestire e ottimizzare i costi di storage cloud. Ad esempio, le strategie di gestione del ciclo di vita dei dati (DLM) possono automaticamente spostare dati meno utilizzati in cold storage, ma ciò richiede anche una configurazione aggiuntiva e, probabilmente, costi associati al software DLM.

In caso di interruzioni del sistema o perdita di dati, i disservizi possono causare danni economici significativi. È importante calcolare tutti i potenziali danni derivanti da tale interruzione. Questi potrebbero includere:

• Perdita di produttività: i lavoratori non saranno in grado di svolgere il proprio lavoro, o di svolgerlo con la stessa efficacia.
  
  
• Perdita di affari: i clienti possono essere allarmati dalle interruzioni e scegliere di rivolgersi altrove.
  
  
• Recupero: come fa un'organizzazione a recuperare i dati persi e la reputazione danneggiata?

Il TCO misura il valore durante tutto il ciclo di vita di un acquisto, aiutando ad analizzare il ritorno sull'investimento (ROI). Ciò include la comprensione di cosa succede alla fine del ciclo di vita di un prodotto.

La visibilità del ciclo di vita è critico per la pianificazione a lungo termine, soprattutto in ambienti dinamici in cui i servizi si evolvono rapidamente e i costi di blocco da fornitore o di cambio fornitore possono influire sulla flessibilità futura. Nel caso del nostro sistema di storage, una soluzione di storage on-premise può essere rivenduta o riutilizzata per recuperare parte dell'investimento iniziale, sebbene con ammortamento.

Per lo storage cloud, la cosa diventa più complicata. Lo storage cloud non viene acquistato; è affittato. Alla fine del ciclo di vita di un data storage, un'organizzazione potrebbe dover pagare per l'uscita dei dati e non possiede alcun hardware che possa essere rivenduto. C'è anche la possibilità che sia necessario cambiare servizio a un certo punto. I costi dello storage cloud possono cambiare, oppure un fornitore può smettere di offrire un servizio, due scenari che potrebbero costringere un'organizzazione a ricominciare da capo l'analisi dello storage.

I due principali tipi di costi che potrebbero sorgere nel calcolo del costo totale di proprietà sono i costi diretti e indiretti. Entrambi sono essenziali per comprendere il costo effettivo di un particolare progetto, investimento o asset.

Un costo diretto è un costo facilmente quantificabile per un particolare asset, che si tratti di un prodotto, di un servizio o di un costo del lavoro. Nel contesto dell'IT, i costi diretti possono includere salari e benefici per il personale, costi di acquisto hardware o abbonamenti per servizi come lo storage cloud. I materiali, la manodopera e le attrezzature classificati come costi diretti sono facili da rintracciare, potrebbero avere una cifra variabile a causa delle fluttuazioni dei mercati e sono associati a un particolare elemento di completamento del prodotto.

Tracciare e analizzare i costi indiretti è un elemento di differenziazione per il calcolo del costo totale di proprietà. Detto questo, i costi indiretti possono essere difficili da quantificare.

Un costo indiretto è un costo che non può essere legato a un asset o servizio specifico. In alcuni casi, i costi indiretti possono includere costi (come affitto, salari del personale di supporto, utenze e altri costi infrastrutturali) che sono condivisi sia da un reparto IT sotto analisi TCO sia da altri dipartimenti.

Anche il tempo rappresenta un costo indiretto, e uno di quelli particolarmente difficili da quantificare con precisione. Il passaggio da un servizio all'altro con lo stesso prezzo iniziale potrebbe non comportare costi aggiuntivi. Tuttavia, il periodo di adattamento, la formazione necessaria e la correzione di eventuali errori di crescita sono tutti costi di questa transizione. Questo è spesso definito come un costo opportunità, che riflette il valore di quel tempo se non fosse stato utilizzato nella transizione.

I dettagli di ciascuno di questi fattori varieranno in base all'acquisto specifico, ma questi fattori – costo iniziale, allestimento di installazione, costo operativo, costo di manutenzione, tempo di inattività e fine del ciclo di vita – sono coerenti. Detto questo, non esiste una formula unica per calcolare il TCO; ci sono semplicemente troppe variabili.

Un modo approssimativo per calcolare il TCO è sommare i costi (iniziali, operativi, manutenzione e tempo di inattività) e sottrarre il valore di fine del ciclo di vita. In sostanza, il costo effettivo è composto da costi diretti, costi aggiuntivi (inclusi i costi di esercizio) e costi indiretti o nascosti. Questa analisi complessiva dei costi può essere utile per le future decisioni di acquisto, al fine di massimizzare la redditività.

Esistono diversi strumenti per misurare il TCO per prodotti e servizi differenti; per il nostro esempio di storage, la maggior parte dei provider di storage cloud offre un calcolatore TCO per aiutare a valutare il costo totale di un prodotto del genere. Ma ci saranno sempre costi intangibili, che siano la soddisfazione dei dipendenti, la curva di apprendimento o gli effetti sulla produttività, che possono essere difficili da considerare. I sondaggi regolari sono importanti per monitorare il valore di questi acquisti.

Il TCO aiuta i leader a considerare l'intera gamma di costi e benefici potenziali di un acquisto, e questa analisi facilita una valutazione più approfondita del valore a lungo termine. I benefici dell'utilizzo delle metodologie TCO includono:

I costi diretti sono relativamente facili da vedere, ma il TCO incorpora anche costi indiretti e nascosti. Nel nostro esempio di storage, le tariffe di uscita si qualificherebbero come un costo potenziale significativo che non si riflette necessariamente in un'analisi sommaria dei costi iniziali. Per le soluzioni di storage interne, il costo della manutenzione e delle utenze potrebbe essere una spesa non ovvia e continua.

Calcolare il TCO promuove la trasparenza e permette ai team di vedere più chiaramente il vero valore aziendale di un prodotto o servizio. In IT, il TCO può quindi guidare un approccio orientato all'efficienza, che si concentra sui costi per l'intero ciclo di vita e sui benefici di un procurement efficiente degli asset.

La comprensione dell'intero costo del ciclo di vita di un prodotto, compresi i costi di opportunità del cambiamento e dell'adozione, più difficili da quantificare, consente ai responsabili del team di procurement di prendere decisioni più forti e obiettive, basate sul valore. Il richiamo di bassi costi iniziali può essere allettante, ma il TCO rivela una cifra più precisa: una precisione preziosa per un efficace technology business management (TBM).

Una comprensione completa dei costi di prodotto aiuta i team a migliorare la gestione del ciclo di vita e a elaborare strategie incentrate sulle prestazioni finanziarie a lungo termine. La previsione del TCO può favorire una migliore allocazione delle risorse, la riduzione degli sprechi e una maggiore durata degli asset.