Che cos'è la gestione delle prestazioni aziendali?

Include processi e sistemi che consentono alle aziende di pianificare, preventivare, prevedere e analizzare le proprie operazioni aziendali, con l'obiettivo di migliorare il processo decisionale e raggiungere i risultati attesi.

A volte indicata come CPM (Corporate Performance Management) o EPM (Enterprise Performance Management), la BPM valuta più punti e dimensioni di dati per determinare il livello di prestazioni organizzative e lo stato di salute generale di un'azienda. Monitorando continuamente i dati e allineandoli agli obiettivi a lungo termine, i dirigenti aziendali possono semplificare le operazioni e mantenere ogni unità aziendale allineata verso il successo.

Storicamente, il business planning e la gestione delle prestazioni aziendali erano processi reattivi in sistemi isolati: ad esempio, un'azienda poteva inserire manualmente i dati per tracciare e analizzare i principali punti critici. Oggi, le aziende utilizzano sempre più framework tecnologici basati sui dati per tracciare in modo proattivo più obiettivi aziendali e confrontarli con i risultati in tempo reale. Ad esempio, i CFO potrebbero utilizzare soluzioni BPM nella pianificazione finanziaria, mentre le risorse umane, le vendite o il marketing potrebbero applicare i processi BPM alla pianificazione operativa, al budget e alla rendicontazione. Il monitoraggio delle prestazioni aziendali nei diversi reparti facilita l'unità e garantisce un consenso multidimensionale sugli obiettivi aziendali.

La BPM implica la definizione di obiettivi strategici chiari, ciascuno allineato alla missione dell'organizzazione e agli obiettivi aziendali. Nel processo di pianificazione strategica, i leader definiscono obiettivi specifici e misurabili nei vari reparti e nelle varie scadenze, allineandoli agli obiettivi aziendali più ampi.

Una BPM efficace si basa sull'identificazione e il monitoraggio degli indicatori chiave di prestazioni (KPI) che forniscono insight significativi sul successo di un'azienda. I KPI comuni includono metriche finanziarie come la crescita dei ricavi e il ROI, nonché indicatori non finanziari come la soddisfazione dei clienti, il coinvolgimento dei dipendenti, le prestazioni dei dipendenti o la quota di mercato. Selezionando metriche in linea con i loro obiettivi strategici, le organizzazioni garantiscono coerenza e concentrazione. 

La pianificazione finanziaria, una componente chiave della gestione delle prestazioni aziendali, prevede la creazione di budget e previsioni dettagliati per guidare l'allocazione delle risorse. Questa strategia include cicli annuali di budgeting e pianificazione degli scenari, tra gli altri modelli di pianificazione finanziaria. 

Molti sistemi BPM generano report e dashboard regolari per fornire agli stakeholder visibilità sulle tendenze attuali delle prestazioni. I sistemi BPM più sofisticati includono funzionalità di monitoraggio dei dati in tempo reale e strumenti analitici. La condivisione dei report sulle prestazioni aziendali tra i dipartimenti riduce i silos e supporta una base completa per un processo decisionale più informato. 

La BPM può svolgere un ruolo fondamentale nelle iniziative di trasformazione organizzativa, fungendo sia da catalizzatore per il cambiamento che da framework per la gestione dei risultati della trasformazione. L'integrazione della BPM con gli sforzi di trasformazione consente la pianificazione sistematica, l'esecuzione e la sostenibilità del cambiamento organizzativo mantenendo al contempo la visibilità delle prestazioni in tutto il suo insieme.

La creazione di solidi sistemi di gestione delle prestazioni nell'era digitale consente ai leader aziendali di analizzare accuratamente le prestazioni su tutti i canali, dalla fidelizzazione dei dipendenti al flusso di cassa. Implementare questi sistemi non solo consente a un'azienda di mantenere una visione accurata a 360 gradi del cambiamento, ma supporta una rapida correzione della rotta in caso di calo delle prestazioni. 

Negli ultimi tre decenni sono emersi diversi framework tradizionali di gestione delle prestazioni aziendali, ognuno dei quali rappresenta linee guida per lo sviluppo di sistemi di gestione delle prestazioni. Nel corso degli anni, si sono sviluppate anche varianti ibride; alcune aziende potrebbero scegliere di combinare aspetti di una manciata di processi. Le metodologie BPM più comuni includono:

Sviluppato nel 1992 da Robert Kaplan e David Norton, il framework della scheda di valutazione organizza le prestazioni in quattro punti di vista: finanziario, clienti, processo aziendale interno e apprendimento e crescita. Aiuta le organizzazioni a bilanciare risultati a breve termine e crescita a lungo termine. 

Gli OKR forniscono un framework per la definizione e il monitoraggio degli obiettivi e dei loro risultati misurabili. In genere, ogni obiettivo è supportato da 2-5 risultati chiave: metriche specifiche, limitate nel tempo e quantificabili. 

Il TQM è un approccio completo che integra i principi del miglioramento della qualità in tutte le funzioni e i livelli organizzativi. Enfatizza l'attenzione al cliente, il miglioramento continuo, il coinvolgimento dei dipendenti e il processo decisionale basato sui fatti. I framework TQM includono tipicamente la pianificazione della qualità, il controllo della qualità e i processi di miglioramento della qualità. 

Six Sigma è una metodologia basata sui dati incentrata sull'eliminazione dei difetti e sulla riduzione delle variazioni nei processi aziendali. Utilizza l'analisi statistica e un approccio strutturato e basato sui dati per migliorare i sistemi esistenti. Originariamente utilizzato nel mondo della produzione, è stato sempre più applicato a processi aziendali più ampi.

Il beyond budgeting, un approccio più recente, sostiene processi di pianificazione più flessibili e adattivi che sostituiscono il tradizionale budgeting annuale con previsioni a rotazione, obiettivi relativi e un processo decisionale decentralizzato. Per esempio, una banca svedese mira a fornire un rendimento solo sul capitale proprio superiore alla media dei suoi concorrenti, senza fissare obiettivi annuali fissi.

Mentre le metodologie guidano l'approccio di gestione delle prestazioni, le piattaforme di tecnologia consentono alle organizzazioni di eseguire queste strategie in modo efficace. Il landscape tecnologico per la gestione del business planning comprende un ecosistema diversificato di piattaforme specializzate, suite e tecnologie emergenti. Insieme, consentono alle organizzazioni di ottimizzare le proprie prestazioni su più dimensioni. 

Le suite EPM costituiscono sempre più la spina dorsale del sistema di gestione delle prestazioni aziendali di un'organizzazione. Il software leader offre funzionalità complete per la pianificazione finanziaria, il budget, le previsioni e il consolidamento. Le piattaforme in genere offrono moduli integrati, ad esempio per la pianificazione strategica e operativa e la rendicontazione finanziaria. I moderni sistemi EPM enfatizzano le interfacce user-friendly, insieme al supporto per i workflow di pianificazione collaborativa. 

Diversi strumenti di analytics sul mercato consentono agli utenti di analizzare facilmente i dati aziendali. Queste piattaforme creano dashboard personalizzate e generano insight senza un supporto tecnico esteso. In genere, eccellono nella visualizzazione dei dati e nell'analisi esplorativa, rendendo i dati delle prestazioni accessibili a una gamma più ampia di stakeholder. 

Le soluzioni BPM Software-as-a-Service (SaaS) hanno trasformato il mercato offrendo distribuzioni rapide e aggiornamenti automatici. Queste piattaforme consentono anche una migliore collaborazione per i team distribuiti e capacità di scalabilità flessibili, oltre al monitoraggio delle prestazioni in tempo reale. Il passaggio a soluzioni basate su cloud o ibride ha democratizzato l'accesso a sofisticati strumenti di pianificazione. Questo cambiamento consente alle aziende più piccole di implementare soluzioni di livello aziendale che in precedenza avrebbero potuto essere accessibili solo alle grandi organizzazioni con notevoli risorse IT.

I moderni sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) includono funzionalità integrate di pianificazione e gestione delle prestazioni. Questi approcci integrati forniscono un flusso di dati senza interruzioni tra i processi operativi e la rendicontazione delle prestazioni, garantendo la coerenza nell'esecuzione operativa.

Le piattaforme di customer relationship management (CRM) forniscono dati critici sulle prestazioni di vendita dei clienti che alimentano processi di business planning più ampi. Il CRM avanzato con funzionalità di analytics consente alle organizzazioni di allineare la pianificazione delle vendite con gli obiettivi aziendali generali. 

Le funzionalità di intelligenza artificiale (AI) e machine learning (ML) sono sempre più integrate nelle piattaforme BPM. In genere, forniscono insight automatici e predictive forecasting. Le tecnologie di elaborazione del linguaggio naturale (NLP) consentono interfacce di analytics conversazionali che consentono agli utenti di porre domande sui dati delle prestazioni utilizzando un linguaggio quotidiano.

Allo stesso modo, gli strumenti di Robotic Process Automation (RPA) automatizzano le attività di routine della gestione delle prestazioni, come la raccolta dei dati e la generazione di report. Questi strumenti liberano risorse umane per attività di maggior valore. 

Le organizzazioni che implementano una BPM efficace in genere vedono un'allocazione delle risorse più efficace, insieme a un processo decisionale più basato sui dati. Un approccio sistematico consente alle aziende di ottimizzare il capitale e identificare le aree in cui i miglioramenti dell'efficienza potrebbero influire sulla redditività. 

La BPM offre una visibilità completa delle operazioni aziendali, consentendo un'identificazione e una risoluzione più rapide dei problemi di prestazioni. Le dashboard in tempo reale consentono ai team di gestione di individuare tempestivamente i problemi e di intraprendere azioni correttive prima che si aggravino problemi minori. 

I sistemi di gestione delle prestazioni migliorano l'allineamento strategico, garantendo che le attività organizzative siano strettamente collegate agli obiettivi dichiarati. Metriche di prestazioni chiare e processi di revisione regolari aiutano a mantenere i team concentrati sulle priorità che generano il valore aziendale complessivo. 

La BPM supporta la gestione proattiva del rischio fornendo indicatori di allerta precoce di potenziali problemi e consentendo la pianificazione degli scenari per diverse condizioni di mercato. 

L'accesso a informazioni tempestive e accurate sulle prestazioni migliora significativamente la qualità del processo decisionale a tutti i livelli organizzativi. I manager possono prendere decisioni più informate sull'allocazione delle risorse e su altre iniziative quando hanno a disposizione dati completi sulle prestazioni e benchmark accurati.

La BPM crea chiare strutture di responsabilità in cui singoli dipendenti e team hanno aspettative prestazionali specifiche e ricevono un feedback regolare sui progressi. 

La disciplina della revisione e dell'analisi regolari delle prestazioni promossa dalla BPM crea una cultura in cui le organizzazioni identificano sistematicamente le opportunità di ottimizzazione e innovazione. 

Le organizzazioni con funzionalità BPM mature spesso sviluppano vantaggi competitivi sostenibili grazie alla loro capacità di rispondere rapidamente ai cambiamenti del mercato, di ottimizzare continuamente le operazioni e di prendere decisioni strategiche basate sugli insight sulle prestazioni.