Apa itu anggaran fleksibel?

Rencana keuangan mencerminkan tingkat aktivitas aktual, termasuk perubahan secara real time pada penjualan, produksi, dan ketersediaan sumber daya. Penyesuaian tersebut dilakukan secara otomatis berdasarkan output bisnis dan tingkat aktivitas yang terjadi.

Anggaran statis menetapkan angka yang tetap pada awal periode keuangan. Sebaliknya, anggaran fleksibel menyesuaikan proyeksi pendapatan dan biaya variabel secara dinamis seiring dengan perubahan kondisi bisnis.

Model ini disusun berdasarkan tingkat aktivitas aktual suatu bisnis, bukan semata-mata berdasarkan perkiraan atau satu periode anggaran tertentu. Ketika volume produksi atau penjualan aktual diketahui, anggaran akan dihitung kembali untuk mencerminkan besarnya biaya dan pendapatan yang seharusnya dicapai pada tingkat aktivitas tersebut. Proses perhitungan ulang ini memberikan dasar yang lebih akurat bagi manajer untuk mengevaluasi kinerja dan membandingkannya dengan hasil aktual.

Anggaran fleksibel merupakan bagian dari pergeseran yang dilakukan organisasi keuangan menuju proses perencanaan yang lebih dinamis dan responsif. Banyak organisasi mulai mengadopsi model perkiraan keuangan yang didukung oleh kecerdasan buatan (AI), otomatisasi, dan analisis prediktif. Laporan terbaru dari IBM® Institute for Business Value menunjukkan bahwa 41% proses perencanaan keuangan dan penganggaran telah bersifat cukup dinamis, sementara 34% diperbarui secara berkala untuk mengakomodasi skenario baru. Namun, hanya 8% yang telah sepenuhnya dinamis dan responsif.

Organisasi modern di berbagai industri semakin menyadari manfaat dari pendekatan perencanaan keuangan terintegrasi ini. Anggaran fleksibel mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat terkait penetapan harga, pengelolaan tenaga kerja, dan alokasi sumber daya sepanjang periode fiskal, tidak terbatas hanya pada pengelolaan biaya tetap.

Kondisi anggaran jarang berjalan sepenuhnya sesuai rencana atau tetap sesuai jadwal. Perubahan kondisi pasar, gangguan pada rantai pasok, serta melesetnya proyeksi pendapatan merupakan hal yang umum terjadi. Dalam situasi seperti ini, anggaran fleksibel memberikan tim keuangan alat yang mampu mengakomodasi pengeluaran tak terduga serta perubahan tingkat aktivitas bisnis yang tidak diperkirakan.

Anggaran fleksibel memberikan manfaat yang besar dalam manajemen kinerja. Dengan menyesuaikan rencana keuangan berdasarkan tingkat aktivitas aktual, manajer dapat membandingkan biaya aktual dengan biaya yang seharusnya terjadi. Pendekatan ini memberikan gambaran yang lebih akurat kepada para pemimpin keuangan dan chief financial officer (CFO) mengenai kinerja operasional bisnis, dibandingkan hanya mengandalkan perkiraan spekulatif.

Anggaran fleksibel juga dapat memperkuat pengendalian biaya. Pendekatan ini mengidentifikasi perbedaan tingkat efisiensi serta penyebabnya dengan lebih cepat. Dengan memisahkan biaya tetap dan biaya variabel, anggaran fleksibel memungkinkan manajer memperoleh gambaran yang lebih jelas mengenai area pengeluaran yang menyimpang dari perkiraan.

Dalam proses perencanaan, penganggaran, dan perkiraan, anggaran fleksibel memberikan nilai yang sangat besar. Perangkat lunak keuangan modern memanfaatkan AI untuk menyusun analisis varians anggaran fleksibel dalam berbagai skenario keuangan serta menyinkronkan data secara real time dari berbagai departemen.

Pendekatan ini membantu tim keuangan mengembangkan pemahaman yang lebih mendalam mengenai perilaku biaya serta mendukung pengambilan keputusan berbasis data yang lebih percaya diri ketika terjadi fluktuasi. Anggaran fleksibel mengubah fungsi anggaran dari sekadar kumpulan angka statis menjadi alat manajemen keuangan yang dinamis, yang mencerminkan kinerja aktual secara real time.

Sejak 1920-an, anggaran statis telah menjadi alat yang digunakan organisasi untuk menyusun perkiraan pendapatan dan pengeluaran. Angka-angka dalam pendekatan ini bersifat tetap dan tidak berubah seiring waktu, terlepas dari tingkat aktivitas yang terjadi.

Anggaran fleksibel menggunakan pendekatan yang berbeda dengan menghitung kembali anggaran berdasarkan tingkat penjualan atau produksi aktual perusahaan. Kemampuan beradaptasi ini memberikan dampak yang signifikan terhadap cara organisasi menyusun rencana, mengukur kinerja, serta merespons perubahan kondisi bisnis.

Anggaran statis tetap memiliki peran penting di berbagai industri. Model ini paling efektif diterapkan pada lingkungan bisnis yang stabil dan dapat diprediksi, dengan sebagian besar biaya bersifat tetap. Selain sederhana, anggaran statis juga mudah dikomunikasikan kepada seluruh tim. Namun, tantangan muncul ketika tingkat aktivitas aktual menyimpang dari perkiraan.

Dalam kondisi tersebut, anggaran fleksibel dapat secara otomatis menyesuaikan perubahan volume dan mengakomodasi inefisiensi yang muncul. Tim keuangan kemudian dapat membandingkan hasil aktual dengan biaya dan pendapatan yang seharusnya dicapai pada tingkat aktivitas tertentu.

Konsep anggaran fleksibel pertama kali diperkenalkan pada tahun 1934. Metode ini telah mengalami perkembangan yang signifikan dalam beberapa dekade terakhir berkat kemajuan teknologi, seperti AI, otomatisasi keuangan, dan analisis prediktif. Organisasi dapat memanfaatkan kedua jenis anggaran tersebut, namun perbedaan utamanya terletak pada tingkat fleksibilitas, kemampuan beradaptasi, dan daya tanggap terhadap perubahan.

Nilai anggaran statis paling terlihat dalam perencanaan tingkat tinggi dan sebagai dasar pembandingan kinerja keuangan. Sementara itu, anggaran fleksibel digunakan untuk memantau anggaran serta perubahan secara real time agar tetap selaras dengan perkembangan teknologi, dinamika industri, dan perubahan tingkat aktivitas. Kedua pendekatan ini saling melengkapi dalam mendukung pengambilan keputusan yang lebih tepat serta membantu tim keuangan menetapkan dan mengukur keberhasilan secara lebih efektif.

Terdapat beberapa elemen yang saling berkaitan dalam penyusunan anggaran fleksibel. Seluruh elemen tersebut harus bekerja secara terpadu untuk menghasilkan proyeksi keuangan berbasis tingkat aktivitas yang akurat:

• Biaya variabel: Biaya variabel berubah sesuai dengan tingkat output atau aktivitas. Contoh biaya yang berfluktuasi seiring perubahan volume produksi atau pendapatan meliputi bahan baku, upah tenaga kerja per jam, dan komisi penjualan. Memahami biaya variabel membantu organisasi menetapkan pengendalian biaya serta menentukan tingkat produksi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis.

• Biaya tetap: Biaya tetap tidak berubah, terlepas dari tingkat aktivitas yang terjadi. Biaya ini menjadi dasar penyusunan anggaran dalam berbagai skenario. Contoh biaya tetap meliputi sewa, premi asuransi, dan gaji. Karena nilainya bersifat tetap, biaya ini membantu tim keuangan mengendalikan pengeluaran serta memberikan acuan yang jelas bagi organisasi dalam mengambil keputusan keuangan.

• Rumus anggaran fleksibel: Rumus anggaran fleksibel digunakan untuk menghitung biaya yang diharapkan berdasarkan tingkat aktivitas aktual. Rumusnya adalah: Anggaran fleksibel = (biaya variabel per unit × tingkat aktivitas aktual) + biaya tetap. Rumus ini dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja karena mencerminkan besarnya biaya yang seharusnya dikeluarkan pada tingkat produksi yang sebenarnya.

• Biaya campuran atau semi-variabel: Biaya ini terdiri atas komponen tetap dan komponen variabel yang berubah seiring dengan tingkat aktivitas. Contohnya meliputi tagihan utilitas dan biaya pemeliharaan peralatan, yang umumnya berfluktuasi sesuai dengan tingkat penggunaan. Mengidentifikasi dan memisahkan kedua komponen biaya tersebut secara akurat sangat penting untuk menyusun anggaran yang tepat serta mengendalikan biaya tambahan.

• Analisis vertikal: Analisis vertikal mengukur persentase kontribusi setiap pos terhadap nilai dasar dalam laporan keuangan yang sama. Sebagai contoh, pada laporan laba rugi, setiap pos umumnya dinyatakan sebagai persentase dari total pendapatan. Analisis vertikal memberikan insight yang cepat mengenai alokasi pendapatan untuk berbagai pengeluaran serta membantu tim keuangan menentukan apakah diperlukan penyesuaian agar tetap selaras dengan kebutuhan bisnis.

• Ekspektasi pendapatan: Ekspektasi pendapatan merupakan proyeksi dinamis yang menyesuaikan diri dengan tingkat aktivitas aktual serta menghitung pendapatan berdasarkan volume. Penerapannya mencakup berbagai aspek, seperti pendapatan penjualan, biaya layanan, dan jumlah unit produksi. Ekspektasi pendapatan yang akurat sangat penting untuk membantu organisasi menyelaraskan anggaran dengan proyeksi keuangan serta target kinerja yang realistis.

• Varians anggaran fleksibel: Anggaran fleksibel menghasilkan laporan kinerja yang membandingkan hasil aktual dengan anggaran statis. Selisih antara keduanya disebut varians, baik bernilai positif maupun negatif. Selanjutnya, analisis varians dapat mengidentifikasi sumber perbedaan biaya serta penyebabnya.

Anggaran fleksibel memerlukan lebih banyak data dasar dibandingkan anggaran statis, tetapi sebagai imbalannya memberikan nilai analitis yang jauh lebih besar. Langkah-langkah berikut membangun model yang mampu beradaptasi secara dinamis dengan aktivitas bisnis yang sebenarnya.

Tinjau data keuangan historis, lalu kategorikan setiap biaya sebagai biaya tetap, biaya variabel, atau biaya semi-variabel.

Mulailah dengan meninjau laporan keuangan, lalu berkolaborasi dengan setiap departemen untuk memahami pola perilaku biaya dalam organisasi. Beberapa contoh biaya variabel meliputi biaya pokok penjualan (COGS) dan biaya pengiriman.

Susun kerangka dasar anggaran berdasarkan proyeksi atau data keuangan historis, kemudian hitung biaya per unit aktivitas untuk setiap komponen biaya variabel.

Hal ini dilakukan dengan membagi total biaya variabel dengan total volume aktivitas pada periode sebelumnya. Tim perlu memvalidasi tarif tersebut menggunakan data dari beberapa periode untuk memperhitungkan variasi musiman atau kejadian satu kali agar hasil perhitungannya tidak terdistorsi.

Kategorikan tingkat aktivitas bisnis yang perlu dipertimbangkan dalam anggaran—seperti rendah, sedang, dan tinggi—berdasarkan data historis serta proyeksi atau skenario masa depan.

Menentukan tingkat aktivitas ini sejak awal akan membantu tim menyusun anggaran yang dinamis dan mampu beradaptasi dengan perubahan kondisi bisnis.

Buat rumus untuk setiap biaya variabel dan semi-variabel dengan menetapkan biaya tetap sebagai dasar perhitungannya.

Biasanya, tingkat aktivitas ditetapkan pada level di bawah, sesuai, dan di atas kisaran yang diharapkan. Selanjutnya, proyeksikan pendapatan dan biaya untuk setiap skenario tingkat aktivitas yang berbeda, seperti perubahan biaya bahan baku atau tagihan listrik sepanjang musim.

Perangkat lunak perencanaan dan analisis keuangan modern (FP&A) menawarkan cara yang lebih sederhana untuk menyusun anggaran fleksibel serta memungkinkan tim bekerja langsung di Excel.

Bergantung pada kebutuhan organisasi, tetapkan biaya tetap di semua tingkatan dan gunakan rumus untuk menghitung biaya variabel serta semi-variabel. Alat FP&A yang didukung AI dapat secara otomatis menyesuaikan anggaran berdasarkan tingkat aktivitas aktual.

Pantau anggaran secara aktif. Anggaran fleksibel merupakan proses berkelanjutan yang memerlukan penyempurnaan secara terus-menerus.

Tim keuangan perlu secara berkala membandingkan realisasi keuangan dengan anggaran fleksibel untuk menghitung varians yang bermakna. Dengan terus mengevaluasi dan memperbarui anggaran, tim keuangan dapat memastikan anggaran tetap mutakhir serta mencerminkan kondisi bisnis terkini.

Anggaran fleksibel dirancang untuk organisasi yang biaya dan pendapatannya berubah seiring tingkat aktivitas, bukan mengikuti arus kas yang stabil. Pemimpin keuangan, manajer operasional, dan berbagai unit bisnis mengandalkan pendekatan ini untuk mempertahankan pengendalian serta mengelola perubahan kondisi.