Otomatisasi keuangan

Otomatisasi keuangan adalah penggunaan teknologi untuk menyederhanakan banyak tugas keuangan dan menghasilkan anggota tim keuangan yang lebih efisien.

Departemen keuangan berada di bawah tekanan untuk memberikan nilai secara efisien. Menggunakan teknologi otomatisasi membebaskan tim keuangan untuk fokus pada keputusan bisnis yang lebih penting.

Otomatisasi yang didukung kecerdasan buatan (AI) menciptakan alur kerja yang lebih kuat yang mempercepat pengambilan keputusan di sekitar proses keuangan. Ini menghemat waktu ekstra tim keuangan dan memungkinkan mereka untuk membuat keputusan yang lebih cerdas dan memenuhi kebutuhan bisnis mereka.

CFO dan pemimpin keuangan lainnya perlu bekerja secara langsung dengan tim C-suite dan TI lainnya dalam inisiatif transformasi digital menyeluruh mereka. Tujuannya adalah untuk mengembangkan strategi yang tepat untuk kebutuhan otomatisasi mereka, dengan menggabungkan perangkat lunak otomatisasi keuangan untuk mencapai tujuan mereka. Menerapkan otomatisasi keuangan membantu mereka mengelola sumber daya dan menghindari pekerjaan manual yang tidak perlu.

Misalnya, tim pemberi harga transaksional IBM di seluruh dunia memproses sekitar 100.000 penawaran langganan, pembaruan, atau peningkatan per tahun, berinteraksi dengan setiap pelanggan rata-rata empat kali. Mengotomatiskan beberapa komponen keputusan penetapan harga, seperti pengumpulan data, perhitungan, dan entri data, menghilangkan 35.000 jam manusia per tahun. Yang terpenting, proyek ini mengurangi waktu siklus penawaran rata-rata sebesar 75%.

Pada kenyataannya, ada banyak tugas berulang yang dapat dilakukan mesin tanpa memerlukan campur tangan manusia. Setiap organisasi berbeda, sehingga memerlukan strategi otomatisasi untuk memutuskan proses manual mana yang membutuhkan manusia dan mana yang dapat ditangani oleh solusi otomatisasi.

Otomatisasi menciptakan tantangan dan peluang bagi perusahaan jasa keuangan, seperti bank dan penasihat investasi, serta tim keuangan internal di perusahaan.

Untuk perusahaan jasa keuangan, ini dapat merevolusi cara mereka menyediakan layanan, seperti perdagangan dan saran investasi. Hal ini juga dapat meningkatkan layanan pelanggan dan operasi back office mereka.

Untuk departemen keuangan di dalam perusahaan, otomatisasi menyederhanakan cara mereka menerima karyawan, mengumpulkan informasi tunjangan dan penggajian yang relevan, serta mengirim dan memproses faktur.

• Otomatisasi proses bisnis
• Otomatisasi proses robot
• Otomatisasi cerdas

Otomatisasi proses bisnis (BPA) mengotomatiskan proses bisnis yang berulang dengan menggunakan perangkat lunak. Ini dapat digunakan dalam operasi keuangan untuk merampingkan sistem yang saat ini harus dilakukan karyawan secara manual. Ini adalah proses akuntansi yang sangat kuat. Misalnya, tim utang dagang dan piutang dagang mendapat manfaat dari otomatisasi. Inisiatif BPA termasuk mengelola penggajian dan pembayaran vendor dan sistem keuangan lainnya, forecasting siklus penjualan yang akan datang dan proses seluruh sistem lainnya.

TD Ameritrade bekerja dengan IBM untuk menggunakan BPA ketika memungkinkan transfer dana dari akun eksternal ke akun TD Ameritrade mereka. Menggunakan komponen paket IBM Cloud Pak for Business Automation, TD Ameritrade beralih dari proses manual yang rawan kesalahan ke alur kerja otomatis yang dibangun di atas "pengambilan keputusan berbasis aturan yang dihasilkan sistem, bersama dengan validasi lapangan otomatis."

Mereka juga menangani proses masuknya pelanggan baru dengan menghapus langkah-langkah manual dan menggabungkan perutean dan eskalasi tugas otomatis, sehingga memangkas waktu yang diperlukan untuk membuka akun baru hingga 70%.

Otomatisasi proses robotik (RPA) mirip dengan BPA. Sementara BPA peduli dengan keseluruhan sistem, RPA menggunakan bot untuk mengotomatiskan tugas-tugas tertentu yang memakan waktu. Ini menghilangkan kebutuhan karyawan untuk mengerjakan tugas-tugas yang tidak digunakan dengan baik dari waktu mereka.

Mengotomatiskan tugas-tugas ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga membantu meminimalkan kesalahan manusia. Departemen keuangan, khususnya, memiliki banyak tugas individual yang dapat ditingkatkan melalui RPA. Misalnya, RPA dapat menyederhanakan dan mengotomatiskan pemrosesan pengiriman faktur atau pesanan pembelian, pemrosesan klaim pengeluaran karyawan, pembuatan laporan laba rugi, pemrosesan pesanan pelanggan, dan banyak lagi.

Perusahaan sandwich ikonik Pittsburgh , Primanti Brothers bekerja sama dengan IBM untuk menggunakan RPA guna membangun bot yang mengotomatiskan laporan penjualan dan tenaga kerjanya setiap hari. Bot tersebut pada akhirnya menghemat waktu perusahaan sebanyak 2.000 jam setiap tahunnya dan 84.000 USD setahun.

Dalam contoh lain, perusahaan asuransi Aon Italia mewajibkan proses manual untuk mengumpulkan informasi untuk menilai profil risiko calon pelanggan secara memadai. Perusahaan asuransi mungkin membutuhkan waktu tiga hari untuk memproses permintaan penawaran. Aon Italia menerapkan alur kerja, manajemen keputusan, dan integrasi aplikasi IBM Cloud Pak for Business Automation untuk mendorong penghematan biaya yang lebih besar dan waktu yang lebih cepat untuk memasarkan dalam penawaran mereka kepada pelanggan.

Otomatisasi cerdas (IA) menggabungkan kecerdasan buatan, machine learning, BPA, dan RPA untuk merampingkan dan meningkatkan pengambilan keputusan. AI dapat meningkatkan otomatisasi dengan menarik data eksternal untuk ditambahkan ke data organisasi untuk membuat keputusan yang lebih cerdas seputar penganggaran dan peluang masa depan.

Untuk perusahaan asuransi, IA dapat menghilangkan kebutuhan untuk menangani perhitungan tarif secara manual. Ini juga dapat mengotomatiskan dokumen di balik klaim dan penilaian. Ini juga dapat memeriksa setiap langkah dari cara peraturan asuransi dipenuhi, menjaga agar perusahaan tetap patuh.

Ada beberapa proses keuangan yang dapat ditingkatkan oleh otomatisasi.

• Pembukuan
• Penganggaran
• Layanan pelanggan
• Keamanan siber dan pencegahan penipuan
• Manajemen data
• Orientasi tunjangan karyawan
• Perencanaan Sumber Daya Perusahaan
• Manajemen biaya
• Perencanaan keuangan
• Strategi investasi
• Pengadaan

Organisasi yang menggunakan alat otomatisasi keuangan dapat melakukan tugas-tugas seperti rekonsiliasi akun dan membuat entri jurnal buku besar dengan lebih akurat dan efisien. Dengan begitu, sebuah organisasi memiliki pembukuan yang sedekat mungkin dengan waktu nyata untuk setiap pertanyaan dari akuntan pajak atau eksekutif.

Teknologi otomatisasi dapat melacak pengeluaran dan pemasukan secara real time, memberikan sudut pandang menyeluruh dari anggaran organisasi. Selain itu, otomatisasi cerdas dapat mengambil data historis dan memprediksi kemungkinan anggaran di masa depan dengan lebih baik, membantu organisasi merencanakan masa depan dengan lebih baik.

Perusahaan keuangan, seperti penasihat investasi, harus tersedia untuk pelanggan 24-7-365. Chatbots otomatis dan alat lainnya dapat memberikan jawaban cepat untuk pertanyaan sederhana kapan saja. IBM membantu Virgin Money mengembangkan asisten percakapan didukung AI, bernama Redi, menggunakan Teknologi Microsoft. Asisten menggunakan natural language understanding (NLU) untuk membantu pelanggan dengan masalah akun secara real time.

Otomatisasi membantu menjaga investasi tetap aman. Otomatisasi yang didorong oleh AI dapat menganalisis debet dan kredit untuk mengidentifikasi apakah akun pelanggan berpotensi diretas. Sebagai contoh, bank dapat menggunakan otomatisasi untuk menentukan apakah kartu kredit pelanggan telah dicuri dan secara otomatis meminta pelanggan untuk menyetujui atau mengonfirmasi bahwa transaksi tersebut adalah penipuan. Jika itu penipuan, sistem otomatis dapat segera menutup kartu itu untuk menghindari pembelian di masa mendatang.

Otomatisasi membantu menjaga investasi tetap aman. Otomatisasi yang didorong oleh AI dapat menganalisis debet dan kredit untuk mengidentifikasi apakah akun pelanggan berpotensi diretas. Sebagai contoh, bank dapat menggunakan otomatisasi untuk menentukan apakah kartu kredit pelanggan telah dicuri dan secara otomatis meminta pelanggan untuk menyetujui atau mengonfirmasi bahwa transaksi tersebut adalah penipuan. Jika itu penipuan, sistem otomatis dapat segera menutup kartu itu untuk menghindari pembelian di masa mendatang.

Perangkat lunak otomatisasi dapat membantu organisasi membuat data dapat diakses di berbagai sistem. Misalnya, klien IBM PNC perlu meningkatkan bagaimana entitas perusahaannya dapat berkomunikasi di seluruh sistem TI-nya. Bank bekerja dengan IBM untuk menggunakan solusi IBM Sterling Transformation Extender (ITX), yang mengotomatiskan transfer dan validasi data antara beberapa sistem untuk memungkinkan transaksi dari klien internal dan eksternal.

Organisasi dapat merampingkan penerimaan informasi keuangan dari karyawan dan memberi mereka antarmuka untuk melihat manfaat mereka, seperti asuransi kesehatan, 401K, dan posisi ekuitas. Sistem dapat menghasilkan pemberitahuan jika organisasi membutuhkan informasi tambahan.

Layanan keuangan adalah bagian dari proses yang termasuk dalam perencanaan sumber daya perusahaan (ERP). Ini mengatur bagaimana organisasi mengelola fungsi, proses, dan alur kerja dengan menggunakan otomatisasi dan integrasi. Sistem ini sedikit berbeda dengan sistem akuntansi, yang terutama berfokus pada pelaporan keuangan, utang piutang, dan informasi perbankan. Perangkat lunak ERP berfokus pada bidang bisnis lain, seperti SDM, TI dan operasional.

Otomatisasi dapat membantu organisasi menjaga pengeluaran mereka lebih rendah dalam beberapa cara. Menggunakan sistem otomatis untuk memotret dan segera mengkategorikan pengeluaran karyawan secara real time membantu organisasi memiliki gambaran holistik tentang kewajiban penggantian mereka.

Hal ini juga menghilangkan biaya entri data manual dari karyawan yang melakukan pekerjaan yang tidak perlu dan bukannya tugas-tugas yang bernilai tambah.

Secara historis, analisis perencanaan keuangan membutuhkan banyak tugas manual, seperti mengumpulkan dan mengkonsolidasikan data keuangan, persiapan anggaran dan laporan keuangan. Otomatisasi dapat mengelola banyak tugas ini untuk membebaskan waktu yang dihabiskan para eksekutif untuk mengumpulkan data dan menyediakan lebih banyak waktu untuk menganalisis data. Misalnya, teknologi otomatisasi dapat menyusun laporan arus kas, dan para eksekutif dapat lebih memahami kewajiban berkelanjutan dan potensi profitabilitas mereka.

Dengan menggunakan algoritma yang didukung oleh data nasabah, para profesional keuangan dapat memberikan saran yang lebih cerdas kepada nasabah yang menyelaraskan investasi dan tabungan dengan tujuan seumur hidup dan toleransi risiko. Perusahaan investasi dapat mengotomatiskan sebagian besar perdagangan mereka sekarang secara real time, sehingga mereka dapat memprioritaskan waktu yang dihabiskan untuk perencanaan keuangan tingkat lanjut bagi individu dengan kekayaan bersih tinggi.

Otomatisasi dapat merampingkan pengadaan melalui identifikasi persyaratan yang dimiliki organisasi untuk vendor atau produk. Perangkat lunak otomatisasi keuangan kemudian dapat dengan cepat mengurai respons calon vendor terhadap permintaan proposal dan mengeliminasi vendor yang tidak memiliki kriteria yang tepat. Perangkat lunak ini dapat mengirim permintaan untuk informasi lebih lanjut secara otomatis kepada mereka yang berhasil mencapai putaran berikutnya.

• Pengambilan keputusan yang lebih baik
• Karyawan yang lebih bahagia
• Meningkatkan efisiensi operasional
• Meminimalisir kesalahan manusia

Alur kerja dan dasbor otomatis memberikan lebih banyak informasi kepada para profesional keuangan untuk membuat keputusan yang lebih cepat dan lebih baik. Ketika profesional jasa keuangan memiliki pertukaran yang mereka minta

Alih-alih menelusuri baris demi baris dalam spreadsheet, dasbor otomatis dengan informasi terkini memberikan informasi akurat yang dapat membantu pengambilan keputusan.

Sebagai contoh, otomatisasi keuangan dapat menghemat waktu karyawan dalam menyusun laporan pengeluaran dengan meminta mereka memindai tanda terima yang secara otomatis dapat dikategorikan oleh sistem berdasarkan data historis dan spesifikasi organisasi. Alat otomatisasi juga dapat menghasilkan penggantian biaya dengan lebih cepat sehingga karyawan tidak mengeluh tentang biaya yang mereka keluarkan.

Otomatisasi keuangan membantu organisasi merampingkan efisiensi operasi keuangan dengan menciptakan strategi otomatisasi di sekitar beberapa kegiatan yang melelahkan. Sistem ini dapat berjalan sepanjang hari dan malam ketika karyawan berada di luar kantor. Sehingga karyawan siap berlari dengan informasi terkini ketika mereka memasuki kantor di pagi hari.

Alat otomatisasi ujung ke ujung dapat mengambil informasi dari satu sistem, seperti ERP dan memasukkannya ke yang lain, seperti perangkat lunak akuntansi pajak. Transfer langsung seperti ini menghilangkan potensi transfer data yang salah dari satu sistem ke sistem lainnya. Ini sangat penting untuk hal-hal seperti masalah kepatuhan pajak. Dengan mengetahui bahwa informasi yang ditampilkan di layar akurat dan terkini, para profesional keuangan dapat mengambil keputusan yang tepat.

Ada beberapa tantangan yang melekat dalam otomatisasi keuangan.

• Potensi kesalahan
• Pelatihan ulang dan peningkatan keterampilan karyawan
• Masalah keamanan

Kemungkinan tim keuangan organisasi memiliki proses khusus yang membuat mereka nyaman. Memperkenalkan perangkat lunak otomatisasi ke dalam alur kerja mereka dapat menjadi tantangan awal, terutama jika mereka tidak nyaman dengan banyak teknologi. Reskilling atau peningkatan keterampilan karyawan merupakan tantangan bagi organisasi karena hal ini pertama-tama mengharuskan karyawan untuk setuju mempelajari proses yang baru. Dibutuhkan juga sumber daya pembangun atau lisensi untuk melatih karyawan dan waktu bagi mereka untuk belajar. Pada akhirnya, itu membutuhkan perubahan kebiasaan dan pendekatan positif untuk mempelajari keterampilan baru. Meskipun alat otomatisasi pada akhirnya menghapus tugas-tugas dari beban kerja mereka, mereka perlu mengetahui cara menggunakan alat tersebut dan merangkul cara kerja yang baru.

Meskipun perangkat lunak otomatisasi membantu menghilangkan risiko manusia secara individual, sebagian besar perangkat lunak pada awalnya diprogram oleh manusia. Jadi, jika pemrograman awal salah, ini dapat membuat kesalahan signifikan seperti perdagangan yang salah atau keputusan keuangan lainnya. Misalnya, menyiapkan perangkat lunak perdagangan untuk secara otomatis menjual di stop alih-alih pasar menghasilkan hasil yang berbeda. Organisasi dan pemangku kepentingan mereka harus meluangkan waktu untuk mengatur otomatisasi dengan benar.

Baik organisasi layanan keuangan maupun departemen keuangan dalam perusahaan menyimpan, mengelola, dan menganalisis informasi yang sangat sensitif. Keduanya memiliki rincian perbankan yang harus mereka lindungi untuk menjaga aset pemangku kepentingan mereka tetap aman. Perusahaan jasa keuangan dapat memiliki aset aktual dalam kepemilikan mereka, yang membutuhkan keamanan lebih besar. Menghubungkan beberapa sistem keuangan ke internet dan platform otomatisasi menciptakan potensi risiko bagi kedua jenis organisasi tersebut. Sementara peretas yang menggunakan machine learning dan teknologi AI lainnya dapat mengancam organisasi ini, alat AI yang sama juga dapat membantu organisasi melindungi data sensitif itu. Oleh karena itu, mereka harus terus berinvestasi dalam keamanan siber agar tetap selangkah lebih maju dari para peretas dan aktor jahat lainnya.