Guía de implementación de GMAO

Las organizaciones adoptan y confían cada vez más en las nuevas tecnologías para agilizar las operaciones de mantenimiento y mejorar la eficacia. Un GMAO moderno utiliza inteligencia artificial (IA), machine learning (ML) e Internet de las cosas (IoT) para optimizar los flujos de trabajo, reducir el tiempo de inactividad de los activos y mejorar la toma de decisiones basada en datos. 

La implementación de GMAO no consiste solo en instalar software. Es un proceso altamente estructurado que integra el GMAO en los sistemas de mantenimiento existentes, optimizando los flujos de trabajo y mejorando los resultados. Una implementación sólida de GMAO se basa en la recogida y los análisis avanzados de datos para ofrecer a los stakeholders una imagen en tiempo real de cómo están funcionando sus activos más valiosos y cómo deben mantenerse.

Un sistema de gestión del mantenimiento asistido por ordenador (GMAO) es una solución de software integral que utiliza las nuevas tecnologías para ayudar a las organizaciones a automatizar aspectos de su programa de mantenimiento. Las soluciones GMAO modernas ayudan a las organizaciones a reducir el tiempo de inactividad de activos, mejorar la recopilación y el análisis de datos, y tomar decisiones más estratégicas. 

Un GMAO está estrechamente relacionado con un sistema de gestión de activos empresariales (EAM), otra plataforma de software empresarial que ayuda a los equipos de mantenimiento a mejorar aspectos del rendimiento y la fiabilidad de los activos. Pero mientras que un GMAO se centra en el mantenimiento de activos, las plataformas EAM son más amplias y ayudan a medir y mejorar el rendimiento de los activos de formas que no están relacionadas con el mantenimiento.

A continuación se presentan siete pasos críticos que las empresas pueden seguir para elegir e implementar su GMAO de una manera que beneficie a su organización.

Durante la fase de consideración, las organizaciones evalúan sus prácticas de mantenimiento e intentan construir una imagen precisa de lo que necesitarán de un proveedor GMAO.

Entre las áreas de la gestión de mantenimiento que un GMAO puede mejorar se encuentran el tiempo de inactividad de los activos, la automatización de la gestión de órdenes de trabajo y la duración de los ciclos de vida de los activos.

Tras la fase de consideración, las organizaciones deberían cambiar su enfoque de qué plataforma GMAO se adapte mejor a cómo medirán el éxito.

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) y otros indicadores (por ejemplo, el tiempo medio de reparación (MTTR), el tiempo medio entre fallos (MTBF)) juegan un papel importante en esta etapa. Fijar objetivos y medir el progreso ayuda a los stakeholders a evaluar el valor de su inversión en una solución GMAO.

La migración de datos es una parte crítica del proceso de implementación. Antes de que un GMAO pueda iniciarse y probarse, una organización debe integrar con éxito datos como el historial de activos y mantenimiento.

Algunos ejemplos de datos precisos integrados durante esta fase son las listas de activos, los inventarios de piezas de repuesto y las hojas de cálculo Excel que contienen convenciones de nomenclatura.

La migración de datos de mantenimiento es esencial para la funcionalidad GMAO y sustenta características importantes como la automatización de órdenes de trabajo, la entrega de información y la medición en tiempo real del rendimiento de los activos.

La etapa de configuración consiste en ajustar un GMAO para satisfacer las necesidades de una organización específica.

Las organizaciones de diferentes sectores tienen distintos procesos y métodos para mantener sus activos. Cuando el software de gestión del mantenimiento ha procesado los datos de una organización, puede generar plantillas y listas de comprobación e incluso automatizar las notificaciones para optimizar los calendarios de mantenimiento de los activos.

La adopción por parte de los usuarios, cómo los empleados aprenden a usar un GMAO e integran su funcionalidad en sus tareas de mantenimiento, es crítico para el éxito de un GMAO.

Las herramientas GMAO avanzadas se consideran altamente escalables, lo que significa que son tan eficaces con muchos usuarios como con un número menor. Sin embargo, sin una adopción exitosa por parte de los usuarios mediante prácticas y una formación rigurosas, es posible que las organizaciones nunca se den cuenta del valor total de su inversión en un GMAO.

La fase de despliegue, también conocida como fase de lanzamiento, permite a la organización ver por fin su GMAO en acción.

A menudo, las fases de despliegue son escalonadas: un GMAO se prueba en una parte de la organización antes de expandirse a otra. La fase de despliegue ayuda a los equipos de mantenimiento a adaptarse a los nuevos procesos y flujos de trabajo y a identificar las áreas de optimización basándose en los comentarios de los usuarios.

La fase de optimización de la implementación del GMAO sigue en curso. Las herramientas modernas GMAO permiten evaluar constantemente las operaciones de mantenimiento mediante el análisis de datos de IoT recopilados de activos críticos.

Como un GMAO a menudo se implementa junto con otros sistemas como la planificación de recursos empresariales (ERP) y la gestión de activos empresariales (EAM), la fase de optimización permite que estos sistemas se integren sin redundancias.

Disponer de un plan estratégico y bien elaborado para la implementación del GMAO es crucial para aprovechar todo el valor de su inversión.

Las organizaciones que siguen cada paso cuidadosamente y continúan monitoreando los KPI que han establecido pueden esperar muchos beneficios, entre ellos:  

El GMAO adecuado puede ser un factor clave en los esfuerzos de transformación digital de muchas organizaciones. Sin embargo, por muy completas que sean las plataformas GMAO modernas, su rendimiento depende de lo bien que estén integradas con los procesos existentes.

Con la implicación a nivel empresarial, la implementación de GMAO puede ayudar a las organizaciones a alcanzar muchos de sus objetivos de transformación digital, como flujos de trabajo optimizados, mejora del rendimiento de los activos y eliminación de tareas manuales.

Una sólida implementación de GMAO mejora las capacidades de toma de decisiones de los stakeholders al proporcionar datos precisos y en tiempo real sobre sus activos más valiosos.

Un enfoque sólido para la implementación de GMAO ayuda a entrenar a los equipos y gerentes en potentes paneles de control y herramientas de análisis que pueden ayudarlos a reducir los costes de mantenimiento y mejorar las estrategias de mantenimiento.

La reducción del tiempo de inactividad, también medida como aumento del tiempo de actividad, es una métrica clave para la mayoría de las organizaciones, ya que mide directamente la cantidad de tiempo que un activo está disponible para realizar operaciones de actividad principal.

Elegir el GMAO correcto y adoptar un enfoque sólido de implementación garantizan que las organizaciones tengan un enfoque estratégico basado en los datos para mantener sus activos más valiosos. Además, se hace de una manera que optimiza la funcionalidad y amplía los ciclos de vida de los activos.

La implementación de GMAO ayuda a los equipos de mantenimiento a pasar del mantenimiento reactivo (reparar los activos solo cuando fallan) a procesos de mantenimiento preventivo e incluso mantenimiento predictivo.

Las plataformas GMAO modernas permiten a los equipos seguir el rendimiento de los activos en tiempo real mediante la recopilación y análisis de datos de IoT. Este enfoque permite reparar activos y reemplazar partes críticas antes de que se produzcan costosas averías e incluso realizar mantenimiento en momentos en que un activo no está funcionando.

Las plataformas GMAO que se integran con éxito con los procedimientos de mantenimiento existentes pueden agilizar drásticamente la gestión de mantenimiento.

Los flujos de trabajo automatizados (una característica de la mayoría de las plataformas GMAO modernas) digitalizan los historiales de mantenimiento, haciéndolos más precisos y fáciles de buscar, y reduciendo la probabilidad de errores humanos. Muchas herramientas GMAO tienen plantillas que los técnicos sobre el terreno pueden utilizar para estandarizar las reparaciones y acceder fácilmente a ellas.

Los equipos que han implementado con éxito una plataforma GMAO sólida y moderna pueden gestionar activos físicos complejos y, a menudo, muy dispersos desde un solo lugar.

Por ejemplo, los equipos de gestión de instalaciones pueden automatizar aspectos de sus trabajos que tradicionalmente se realizaban manualmente, como el control climático y las reservas de salas. Según un informe reciente, el 72 % de los responsables de mantenimiento afirmaron que confiaban en el GMAO para organizar sus actividades y datos de mantenimiento en un solo lugar¹.

Contar con un plan estratégico para la implementación del GMAO ayuda a las organizaciones a lograr ahorros en varias áreas.

La automatización de GMAO agiliza la gestión de inventario y garantiza que las piezas de repuesto estén siempre disponibles cuando se necesiten. Además de la gestión de inventarios, el cambio de una programación de mantenimiento reactiva a otra preventiva ayuda a prolongar los ciclos de vida de los activos y a evitar costosas averías.

Las plataformas GMAO son herramientas de gestión de mantenimiento muy populares en una amplia variedad de sectores. Aquí tienes un vistazo a cómo algunos de los sectores que más dependen de un GMAO han implementado con éxito una solución para sus propósitos:

• Fabricación: el sector manufacturero depende en gran medida de las herramientas GMAO para automatizar los procesos manuales y evitar los tiempos de inactividad imprevistos que pueden interrumpir las líneas de producción. Al implementar un GMAO en el sector manufacturero, las organizaciones priorizan la integración con las prácticas existentes y la monitorización en tiempo real de las máquinas y la seguridad de los trabajadores. 

• Sanidad: en el sector sanitario, la implementación exitosa de GMAO suele depender de transformar procedimientos de mantenimiento reactivo obsoletos e ineficaces en procedimientos de vanguardia, automatizados y altamente digitalizados. Una sólida implementación del GMAO en el sector sanitario puede mejorar una amplia gama de resultados, desde la comodidad del paciente y una mayor precisión diagnóstica hasta el cumplimiento de la normativa.

• Transporte: muchas grandes empresas del sector del transporte dependen de la implementación de GMAO para mejorar y agilizar sus flujos de trabajo principales. Un GMAO ayuda a rastrear vehículos con historias de mantenimiento detalladas, seguimiento en tiempo real de activos y gestión de órdenes de trabajo para aumentar el tiempo de actividad. Un GMAO adaptado a los requisitos del sector del transporte puede ayudar a reducir el número de fallos que paralizan las flotas y afectan a la productividad.

• Energía: las empresas del sector energético confían en la implementación de GMAO para respaldar el mantenimiento predictivo de una amplia gama de activos complejos, como turbinas eólicas, presas hidroeléctricas y oleoductos. Uno de los retos que las empresas de energía y suministros suelen enfrentar es cómo mantener activos geográficamente dispersos. Además de la entrega automatizada de conocimiento sobre el rendimiento de los activos basada en datos en tiempo real, un GMAO puede aumentar la visibilidad de la condición de los activos al ofrecer a los técnicos acceso móvil a paneles de control en tiempo real en el terreno.  

• Sector público: las instalaciones gubernamentales y las escuelas públicas son instalaciones grandes con necesidades de mantenimiento complejas que a menudo deben cubrirse con un presupuesto limitado. Las soluciones GMAO ayudan a los responsables de mantenimiento del sector público a monitorizar de cerca su uso de recursos con datos en tiempo real para que puedan tomar decisiones más informadas y estratégicas. En el sector público, el GMAO ayuda a agilizar los flujos de trabajo, mejorar la toma de decisiones basada en datos y reducir la dependencia de procesos ineficientes basados en papel.

De cara al futuro, es probable que la implementación del software CMMS siga estando muy influenciada por los avances en IA, ML e IoT, tres tecnologías que lo han transformado en los últimos años. A medida que aumentan las capacidades de automatización, la próxima generación de plataformas GMAO probablemente será más intuitiva, autónoma, móvil y adaptativa. Estas son tres áreas a tener en cuenta.

Según un informe reciente del IBM Institute for Business Value, el 71 % de los directivos afirman que la IA generativa (IA gen) ya ha cambiado fundamentalmente su gestión de activos.

Para la implementación de GMAO, esto significa más herramientas de IA generativa utilizadas durante todo el proceso de instalación para tareas como entrenamiento integral, integración y KPI.

Espera que los sistemas de IA generativa totalmente autónomos (agentes de IA) recopilen y analicen datos, hagan recomendaciones y automatizen aún más procesos manuales necesarios para configurar el GMAO.

Formar a los empleados para que utilicen un GMAO es una parte crítica para una implementación exitosa y probablemente pronto se verá reforzada por herramientas de realidad aumentada (AR). Las herramientas de realidad aumentada integran la información digital de manera fluida en el entorno del usuario.

Al confiar en la tecnología de AR, los técnicos podrán probar las capacidades GMAO y aprender a utilizarlas de una manera que aumente la aceptación y reduzca la dependencia de los costosos e ineficientes programas de formación manual.

Las tecnologías basadas en la nube que priorizan los dispositivos móviles dan a los técnicos acceso a las características y capacidades GMAO en cualquier lugar.

A efectos de implementación, esto significa que el despliegue y la formación pueden ser más prácticos y menos costosos. En lugar de reunirse in situ para una implementación integral, los trabajadores pueden obtener asistencia continua mientras se forman en un nuevo GMAO sobre el terreno.