Automatisierung von Bestellungen

Anstatt sich auf manuelle Prozesse wie das Ausfüllen von Papierformularen, das Versenden von E-Mails und das Einholen von Genehmigungen zu verlassen, werden diese Aufgaben durch Automatisierung mit minimaler menschlicher Beteiligung rationalisiert. Was bei einem manuellen Bestellvorgang normalerweise 2 bis 3 Tage dauert, kann durch Automatisierung in wenigen Stunden erledigt werden.

Eine Lösung zur Automatisierung von Bestellungen lässt sich in der Regel in zentrale Geschäftssysteme wie Buchhaltungs- und Bestandsverwaltungsplattformen integrieren. Sie dient als Grundstein für umfassendere Initiativen wie Automatisierung des Einkaufs, Automatisierung der Beschaffung bis zur Bezahlung (P2P), Geschäftsprozessautomatisierung und Lieferkettenoptimierung. In diesen Bereichen werden zunehmend fortschrittliche Technologien eingesetzt, einschließlich künstlicher Intelligenz (KI), um Abläufe in der gesamten Lieferkette zu rationalisieren und zu automatisieren.

Wenn die PO-Automatisierung in ein größeres automatisiertes Ökosystem integriert ist, verbessert sie die Transparenz während des gesamten Einkaufslebenszyklus. Aktualisierungen in Echtzeit und zentralisierte Daten bieten Entscheidungsträgern tiefere Einblicke in das Ausgabenverhalten, die Leistung der Lieferanten und den zukünftigen Beschaffungsbedarf.

Einem kürzlich veröffentlichten Bericht zufolge sind Unternehmen, die integrierte Betriebsmodelle einführen, besser in der Lage, datengesteuerte Beschaffungsentscheidungen zu treffen, indem sie fortschrittliche Analysen und prädiktive Algorithmen einsetzen. Infolgedessen haben leistungsstarke Unternehmen die Kosten für die Bestellung von Materialien und Dienstleistungen um bis zu 52 % gesenkt.¹

PO-Automatisierung geht über die einfache Digitalisierung von Dokumenten hinaus. Beispielsweise kann das System automatisch eine Bestellung generieren, wenn der Lagerbestand unter einen vordefinierten Schwellenwert fällt oder wenn eine Abteilung eine Anforderung absendet. Diese Bestellungen werden dann durch etablierte Genehmigungs-Workflows geleitet, wodurch der gesamte Prozess beschleunigt wird. Die Lieferanten erhalten die Bestellungen elektronisch und der Status der Bestellungen kann in Echtzeit verfolgt werden.

Insgesamt verwandelt die Automatisierung des Bestellvorgangs die Beschaffung von einer zeitraubenden, fehleranfälligen Aufgabe in einen rationalisierten, intelligenten Workflow. So können Unternehmen effizienter arbeiten, die Beziehungen zu ihren Lieferanten stärken und den Finanz- und Betriebsteams mehr Sicherheit und Klarheit bei ihren Einkaufsaktivitäten geben.

Die Automatisierung von Bestellungen ist unerlässlich, denn sie bringt Struktur, Konsistenz und Zuverlässigkeit in einen der grundlegendsten Geschäftsprozesse: die Beschaffung der für den Betrieb benötigten Waren und Dienstleistungen.

Bei manueller Bearbeitung mit Tabellenkalkulationen, E-Mails oder Papierformularen kann der Bestellvorgang schnell chaotisch, fehleranfällig und zeitaufwändig werden. Fehler bei Bestellungen, Verzögerungen bei der Genehmigung und eingeschränkte Transparenz können sich auf das gesamte Unternehmen auswirken und Budgets, Zeitpläne und Lieferantenbeziehungen beeinträchtigen.

Durch die Automatisierung des Bestellvorgangs wird dieser in einen digitalen, nachvollziehbaren Workflow umgewandelt, der leise und effizient im Hintergrund arbeitet, mit den Geschäftsprozessen abgestimmt ist und den Teams mehr Kontrolle und weniger Stress bietet. Deshalb entwickelt sich die Beschaffung zu einem der wichtigsten Bereiche für die Transformation: CSCOs und COOs gehen davon aus, dass dies im Jahr 2025 der am stärksten von generativer KI beeinflusste Bereich der Lieferkette und der betrieblichen Abläufe sein wird.²

Der Wert der PO-Automatisierung geht über die reine Zeitersparnis hinaus. Durch die Verknüpfung von Anforderungen, Genehmigungen, Bestellungen, Quittungen und Rechnungen in einem einzigen System wird eine zentrale Informationsquelle für alle Abteilungen geschaffen. Diese Transparenz hilft, überhöhte Ausgaben zu vermeiden, die Einhaltung interner Richtlinien zu gewährleisten und bessere Entscheidungen zu treffen. Außerdem schafft es Vertrauen: Lieferanten erhalten pünktliche, genaue Bestellungen und interne Teams können sich auf saubere, aktuelle Einkaufsdaten verlassen.

In einem Umfeld, in dem Agilität und Verantwortlichkeit entscheidend sind, ist die Automatisierung des Bestellprozesses ein strategischer Vorteil.

Die Automatisierung des Bestellvorgangs beginnt mit der Auswahl der richtigen Technologie und der anschließenden Konfiguration, um den bestehenden Beschaffungsfluss Ihres Unternehmens abzubilden, nur schneller, intelligenter und zuverlässiger. Im Folgenden finden Sie typische Schritte für die effektive Einrichtung und Verwaltung eines automatisierten Bestellvorgangs.

Beginnen Sie damit, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, aktuelle Probleme, zukünftige Ziele und Integrationsanforderungen zu ermitteln. Dann recherchieren Sie und wählen Sie eine Bestellsoftware, die mit Ihnen skaliert werden kann. Lesen Sie Bewertungen, sehen Sie sich Demos von Anbietern an und besuchen Sie Webinare, um das richtige Produkt zu finden. Suchen Sie sich idealerweise eine Software, die eine vollständige P2P-Automatisierung unterstützt und Flexibilität durch No-Code- und Low-Code-Anpassung bietet, wie zum Beispiel SAP Ariba. Suchen Sie nach einer Lösung, die sich leicht an Ihre Workflows anpassen lässt. Funktionen wie vorgefertigte Vorlagen, Genehmigungslogik, mobiler Zugriff und Analysen sind der Schlüssel für langfristigen Erfolg.

Bevor Sie das System einrichten, sollten Sie klar definieren, wie der Einkauf in Ihrem Unternehmen derzeit funktioniert. Wer kann einen Antrag stellen, wer genehmigt ihn und ab welchen Schwellenwerten? Welche Anbieter sollten verwendet werden? Verwenden Sie Bestellvorlagen oder passen Sie sie an, um Felder wie Lieferantendetails, Zahlungsbedingungen und Positionen zu standardisieren. Diese Business Rules tragen dazu bei, dass Ihr Einkaufsprozess konsistent ist und im Einklang mit dem Budget und den Richtlinien des Unternehmens steht. Einmal definiert, kann die Software sie automatisch durchsetzen, ohne dass eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich ist.

Als Nächstes sollten Sie statt E-Mails oder Tabellenkalkulationen einen digitalen Weg schaffen, damit Ihre Mitarbeiter Kaufanfragen absenden können. Dies bedeutet in der Regel, dass ein einfaches Online-Formular eingerichtet wird, über das man Artikel aus einer Liste zugelassener Lieferanten auswählen oder neue Artikel anfordern kann. Dieses System stellt sicher, dass alle Kaufanträge auf die gleiche Weise bearbeitet werden und nichts übersehen wird.

Wenn jemand eine Kaufanfrage absendet, sendet das System sie automatisch an die richtige Person zur Genehmigung basierend auf den von Ihnen festgelegten Regeln. Wenn der Betrag eine bestimmte Grenze übersteigt, kann sie beispielsweise an einen Abteilungsleiter oder den Leiter der Finanzabteilung weitergeleitet werden. Die Genehmiger erhalten Benachrichtigungen, oft per E-Mail oder Telefon, und können die Dokumente mit einem Klick genehmigen oder ablehnen.

Sobald eine Anfrage genehmigt ist, erstellt das System sofort eine Bestellung mit Hilfe von standardisierten Vorlagen und zieht alle relevanten Daten wie Artikelbeschreibungen, Mengen, Preise und Lieferantendetails ein. Diese Funktion macht manuelle Eingaben überflüssig und sorgt für Konsistenz.

Das System sendet die genehmigte Bestellung direkt per E-Mail, über ein Lieferantenportal oder ein spezielles Datenaustauschformat namens EDI (Electronic Data Interchange) an den Verkäufer. Da alles digital ist, erhält der Lieferant die Bestellung schnell und kann sofort mit der Bearbeitung der Bestellung beginnen, was die Lieferung beschleunigt.

Sobald die Bestellung aufgegeben wurde, hilft das System bei der Nachverfolgung. Wenn Artikel versandt und empfangen werden, aktualisiert das System den Bestellstatus entsprechend. Mitarbeiter oder Lagerpersonal können Empfangsbestätigungen, erhaltene Mengen und alle Unstimmigkeiten wie fehlende oder beschädigte Waren protokollieren. Diese Echtzeit-Transparenz hilft, Probleme frühzeitig zu erkennen und die Aufzeichnungen korrekt zu halten.

Wenn der Lieferant eine Rechnung sendet, führt das System automatisch einen Drei-Wege-Abgleich durch, ein Hauptmerkmal der AP-Automatisierung. Mit dieser Funktion wird überprüft, ob die Rechnung mit der ursprünglichen Bestellung und dem Beleg der erhaltenen Ware übereinstimmt. Stimmen alle drei Dokumente überein, wird die Zahlungsabwicklung ausgelöst. Wenn es Unstimmigkeiten gibt, markiert das System diese zur Überprüfung und verhindert so Über- oder Doppelzahlungen.

Um den Betrieb weiter zu optimieren, lässt sich das PO-System in Ihre Buchhaltungssoftware und Ihr ERP-System (Enterprise Resource Planning) integrieren. Dies ermöglicht eine nahtlose Synchronisierung von Finanzdaten, Kostenzuordnungen und Prüfprotokollen. Ihr Finanzteam muss nichts mehr manuell eingeben. Das spart Zeit und verringert das Risiko von Fehlern.

Sobald der automatisierte Bestellprozess läuft, können Sie mit den Berichtsfunktionen des Systems beginnen, um zu sehen, wie gut alles funktioniert. Sie erfahren, welche Abteilungen am meisten ausgeben, wie lange Genehmigungen dauern, wie Ihre Lieferanten arbeiten und wo es zu Verzögerungen kommen kann. Diese Daten helfen Unternehmen, den Beschaffungsprozess zu verbessern und im Laufe der Zeit intelligentere Kaufentscheidungen zu treffen.

Die Technologien, die bei der Automatisierung des Bestellvorgangs zum Einsatz kommen, bilden zusammen eine nahtlose, automatisierte Lösung, die den manuellen Aufwand reduziert und die Kontrolle erhöht. Zu den Kerntechnologien für die PO-Automatisierung gehören:

Order Management Software für Einkäufe: Das ist die Grundlage. Spezielle PO-Automatisierungsplattformen (z. B. SAP Ariba, Coupa oder Procurify) bieten die Kernfunktionen zum Erstellen, Weiterleiten, Genehmigen, Versenden und Verfolgen von Bestellungen. Die von führenden Anbietern von Beschaffungssoftware angebotenen Tools umfassen in der Regel Dashboards, Vorlagen, die Durchsetzung von Richtlinien und interaktive Workflow-Builder, die die Einrichtung und Überwachung benutzerfreundlicher machen.

KI und maschinelles Lernen (ML): Einige moderne Bestellsysteme verwenden KI, um Lieferanten zu empfehlen, Felder für wiederkehrende Bestellungen automatisch auszufüllen, Anomalien bei Einkäufen zu erkennen oder den Einkaufsbedarf vorherzusagen. ML kann auch dabei helfen, Workflows im Laufe der Zeit auf der Grundlage des tatsächlichen Benutzerverhaltens zu optimieren.

Engines für die Workflow-Automatisierung: Diese Engines ermöglichen es Ihnen, Logik und Regeln zu definieren, die bestimmen, wie sich die Bestellungen durch Ihr Unternehmen bewegen. Zum Beispiel eine automatische Weiterleitung auf der Basis von Abteilung, Betrag oder Lieferant. Moderne Plattformen enthalten oft Low-Code- oder No-Code-Tools, mit denen technisch nicht versierte Benutzer komplexe Workflows ohne Programmierung einrichten können.

Elektronischer Datenaustausch (EDI): Die EDI-Technologie ermöglicht den automatischen Austausch von Dokumenten wie Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheinen direkt zwischen Systemen (Ihnen und Ihren Lieferanten), ohne dass E-Mails oder Papier benötigt werden. Das verkürzt die Durchlaufzeit und verhindert Fehlkommunikation.

Optische Zeichenerkennung (OCR) und intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP): OCR wird häufig bei der Automatisierung des Rechnungsabgleichs oder beim Import von Dokumenten in das Bestellsystem verwendet. Fortschrittlichere IDP-Tools nutzen KI, um Daten aus unstrukturierten Formaten wie gescannten PDFs oder E-Mails zu extrahieren und zu validieren, was die Dateneingabe beschleunigt und die Genauigkeit verbessert.

Integration von ERP- und Buchhaltungssystemen: Die nahtlose Integration mit Systemen wie NetSuite, SAP, QuickBooks oder Oracle stellt sicher, dass die Bestelldaten in Echtzeit mit Budgets, Hauptbüchern und Bestandsführungssystemen synchronisiert werden. So bleiben die Finanzdaten korrekt und doppelte Dateneingaben werden vermieden.

Cloud-Zugriff und mobiler Zugriff: Cloudbasierte Plattformen ermöglichen es Ihrem Team, von überall aus auf das System zuzugreifen, was sich perfekt für Remote-Genehmigungen und Echtzeit-Verfolgung eignet. Viele Tools bieten auch mobile Apps an, so dass die Beteiligten die Dokumente auch unterwegs überprüfen, genehmigen oder Benachrichtigungen erhalten können.

Drei-Wege-Abgleich-Technologie: Eine 3-Wege-Abgleichsfunktion vergleicht automatisch die Bestellung, den Wareneingang und die Lieferantenrechnung, um sicherzustellen, dass sie übereinstimmen, bevor die Zahlung ausgelöst wird. Sie optimiert die Rechnungsbearbeitung und verhindert Überzahlungen, doppelte Zahlungen oder die Bezahlung von Waren, die Sie nie erhalten haben, und ist damit ein wichtiger Kontrollpunkt für Kreditorenbuchhaltungsteams.

Zu den Hauptvorteilen der Bestellungsautomatisierung gehören:

Zeitersparnis: Ein automatisiertes Bestellsystem reduziert den manuellen Aufwand für das Erstellen, Genehmigen und Versenden von Bestellungen erheblich. Was früher Stunden dauerte, nimmt mit einem automatisierten System jetzt nur noch Minuten oder sogar Sekunden in Anspruch.

Kosteneinsparungen: Durch die Beseitigung von Ineffizienzen, die Verringerung von Fehlern und die Vermeidung unzulässiger Ausgaben trägt die Automatisierung von Bestellungen zur Senkung der direkten und indirekten Kosten bei und unterstützt Strategien zur Senkung der Beschaffungskosten im weiteren Sinne. Unternehmen sehen oft einen schnellen Return on Investment in Form von eingesparten Personalstunden und geringeren Ausgaben für Außenseiter.

Weniger Fehler: Die manuelle Dateneingabe ist anfällig für menschliche Fehler wie Doppelbestellungen, falsche Preisgestaltung oder Tippfehler in Lieferantendetails. Die Automatisierung sorgt für Konsistenz, indem sie genaue Daten aus integrierten Systemen abruft, indem sie Vorlagen verwendet und Validierungsregeln anwendet, um gängige Fehler zu vermeiden.

Schnellere Genehmigungen: Automatisierte Workflows leiten Kaufanfragen sofort an die richtigen Personen weiter und rationalisieren die Bestellungsfreigabe mit eingebauten Warnungen und Erinnerungen. Die Genehmiger können die Dokumente von ihrem Telefon oder Laptop aus prüfen und abzeichnen, wodurch sich Durchlaufzeiten erheblich verkürzen und Engpässe vermieden werden.

Bessere Ausgabenkontrolle: Durch die Durchsetzung von Genehmigungsrichtlinien und die Verknüpfung mit Budgets in Echtzeit gibt die Automatisierung von Bestellungen den Finanz- und Beschaffungsteams mehr Kontrolle über die Ausgaben und trägt zu einem gesunden Cashflow bei. Unerlaubte Käufe werden verhindert und jede Bestellung ist von der Anfrage bis zum Erhalt nachvollziehbar.

Zentralisierte Dokumentation: Sie müssen sich nicht mehr durch E-Mails oder Papierakten wühlen. Jede Bestellung, Genehmigung und Rechnung wird in einem zentralisierten, durchsuchbaren digitalen System gespeichert. Dies macht es einfach, die Bestellhistorie zu verfolgen, auf Audits zu reagieren oder Streitigkeiten mit Anbietern zu klären.

Verbesserte Transparenz und Berichterstellung: PO-Automatisierungssysteme bieten Dashboards und Berichte, die Ausgabentrends, Genehmigungsengpässe, die Leistung von Lieferanten und mehr anzeigen. Diese Transparenz ermöglicht es den Teams, intelligentere Einkaufsentscheidungen zu treffen und effektiver zu planen.

Verbesserte Lieferantenbeziehungen: Automatisierte Bestellungen sind genauer und zeitnaher, was zu weniger Verzögerungen, Streitigkeiten oder Missverständnissen in der gesamten Lieferkette führt. Einige Plattformen geben den Lieferanten sogar Zugang zum Auftragsstatus in Echtzeit oder ermöglichen es ihnen, Rechnungen digital einzureichen.

Skalierbarkeit: Während Ihr Unternehmen wächst, haben manuelle Bestellprozesse Mühe, Schritt zu halten. Die Automatisierung ermöglicht eine Steigerung des Volumens und der Komplexität, ohne dass mehr Verwaltungspersonal benötigt wird. So können Sie die Beschaffungsvorgänge effizient skalieren.