Procure-to-Pay (P2P)-Automatisierung

Der Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung besteht aus vielen beweglichen Teilen, und je mehr ein Unternehmen wächst, desto komplexer wird die manuelle Bearbeitung der einzelnen Schritte. Wenn Sie mit mehr Kaufanträgen, Rechnungen und Lieferanteninteraktionen jonglieren müssen, steigt das Risiko von Fehlern oder verlorenen Unterlagen. Procure-to-Pay-Softwarelösungen und Automatisierung führen alles in einem reibungslosen, integrierten System zusammen, das Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung miteinander verbindet und den gesamten Prozess überschaubarer und effizienter macht.

Fortschrittliche Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen (ML) und Robotic Process Automation (RPA) reduzieren Fehler und Engpässe und erhöhen die Gesamtproduktivität. Unternehmen, die Procure-to-Pay-Automatisierung implementieren, können das Lieferantenmanagement rationalisieren, ihren Einkaufsprozess optimieren und einen besseren Einblick in ihre Finanztransaktionen erhalten. Die Automatisierung der Lieferkette macht das Lieferantenmanagement einfacher und verbessert die Entscheidungsfindung durch bessere Daten.

Ein entscheidender Vorteil der P2P-Automatisierung ist die Fähigkeit, Prozesse zu vereinfachen, Konsistenz zu schaffen und die Einhaltung von Vorschriften bei allen Beschaffungsaktivitäten durchzusetzen. Integrierte Prüfungen wie der Drei-Wege-Abgleich – der Vergleich von Bestellungen, Rechnungen und Quittungen – tragen dazu bei, Diskrepanzen und Betrug zu vermeiden.

Laut einer kürzlich durchgeführten Studie nutzt beispielsweise nur etwa ein Drittel der Unternehmen Automatisierungstools in Bereichen wie Beschaffung (33 %) und Kreditorenbuchhaltung (35 %). Unternehmen, die ihre Kreditorenbuchhaltung vollständig automatisiert haben, verzeichnen jedoch 33 % weniger doppelte oder fehlerhafte Zahlungen als Unternehmen, die den Wechsel nicht vollzogen haben.¹

Automatisierte Workflows stellen sicher, dass die Käufe den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Funktionen wie die digitale Rechnungsverarbeitung mit optischer Zeichenerkennung (OCR) reduzieren den Bedarf an zeitaufwändiger manueller Dateneingabe, beschleunigen den Zahlungsvorgang und verbessern die Lieferantenbeziehungen durch bessere Benachrichtigungen.

Automatisierte Systeme bieten außerdem Echtzeitanalyse und Erkenntnisse in Ausgabenmuster und helfen Unternehmen so, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu erkennen. Die Integration der P2P-Automatisierung mit ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) und Finanztools hilft sicherzustellen, dass die Beschaffungsaktivitäten auf die allgemeinen Geschäftsanforderungen abgestimmt sind.

Da Unternehmen nach größerer betrieblicher Agilität streben, ist die Automatisierung des Procure-to-Pay-Zyklus zu einer unverzichtbaren Initiative für die effektive und langfristige Verwaltung von Cashflow und Betrieb geworden.

Die Automatisierung des P2P-Prozesses ist für Unternehmen, die effektiv skalieren und mit größerer Kontrolle arbeiten möchten, von entscheidender Bedeutung. Indem die digitale Beschaffung manuelle Aufgaben durch automatisierte Workflows ersetzt, hilft sie Unternehmen, veraltete Systeme zu verschieben, indem sie besser optimierte, vernetzte Workflows aufbauen, die Geschwindigkeit und Genauigkeit unterstützen.

Diese Umstellung beinhaltet die Wahl der richtigen Beschaffungslösung, die verschiedene, auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnittene Module unterstützt. IBM ist in mehr als 170 Ländern tätig ist, beschäftigt über 13.000 Lieferanten und hat seine eigenen Beschaffungsabläufe durch den Einsatz von KI, Automatisierung und Blockchain transformiert. Dank dieser Umstellung konnte das Beschaffungsteam seine Lieferanten 10 Mal schneller einbinden und die Preisanalyse in 10 Minuten statt in 2 Tagen durchführen.²

Dennoch müssen Chief Procurement Officers (CPOs) möglicherweise noch mehr Überzeugungsarbeit leisten. Bekannt dafür, dass sie vorsichtige Entscheidungsträger sind, ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie generative KI als unwichtig ansehen, tatsächlich um 60 % höher als bei anderen Führungskräften – hauptsächlich aufgrund ihrer Skepsis gegenüber dem ROI. Aber sie werden keinen ROI erzielen, wenn sie nicht damit beginnen, sie einzusetzen. CEOs können CPOs zu den wirkungsvollsten Chancen führen. So geben beispielsweise 59 % der CPOs an, dass es sehr wichtig ist, generative KI für vorausschauende Ausgaben- und Sourcing-Analysen anzuwenden.³  

In einem dynamischen Geschäftsumfeld ist die Fähigkeit, sich schnell an Marktveränderungen anzupassen, von entscheidender Bedeutung. Die P2P-Automatisierung beseitigt Silos, indem sie die Funktionen der Beschaffung und der Kreditorenbuchhaltung miteinander verbindet. Dies trägt dazu bei, dass die Beschaffungsteams und die Stakeholder zur richtigen Zeit Zugang zu den richtigen Informationen haben. Dies führt zu einer schnelleren Entscheidungsfindung, effizienteren Abläufen und einer stärkeren Abstimmung zwischen finanziellen und strategischen Zielen.

Darüber hinaus ist die Automatisierung des P2P-Zyklus von entscheidender Bedeutung, um die Risiken im Zusammenhang mit menschlichen Fehlern, Betrug und Nichteinhaltung von Vorschriften zu mindern. Automatisierte Systeme setzen standardisierte Verfahren durch und führen detaillierte Prüfprotokolle, um Transparenz und Verantwortlichkeit während des gesamten Lebenszyklus des Beschaffungsprozesses zu gewährleisten. Dies schützt die finanziellen Assets des Unternehmens und stärkt seinen Ruf am Markt.   

Am wichtigsten ist jedoch, dass die Automatisierung dazu beiträgt, Risiken zu verringern. Wenn Sie sich auf manuelle Prozesse verlassen, können menschliche Fehler und betrügerische Aktivitäten auftreten. Mit der P2P-Automatisierung können Unternehmen einheitliche Richtlinien durchsetzen, gründliche Prüfprotokolle führen und sicherstellen, dass jeder Schritt des Beschaffungsprozesses transparent und nachvollziehbar ist.

Die Automatisierung des Procure-to-Pay (P2P)-Prozesses beinhaltet die Integration von Technologien zur Rationalisierung und Verbesserung jeder Phase der Beschaffung und Zahlung. Diese Transformation reduziert manuelle Eingriffe, minimiert Fehler und hilft, die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien zu gewährleisten. Beispiele für die Automatisierung des P2P-Prozesses sind:​

Der Prozess beginnt, wenn eine Abteilung den Bedarf an Waren oder Dienstleistungen erkennt. Anstatt Kaufanfragen manuell auszufüllen und abzusenden, können Mitarbeiter mithilfe automatisierter Systeme digitale Kaufanforderungen absenden, in denen die erforderlichen Artikel und Spezifikationen detailliert aufgeführt sind. Dieser digitale Ansatz standardisiert Anfragen und ermöglicht eine Echtzeitverfolgung.

Sobald eine Anforderung abgesendet wurde, leiten automatische Workflow sie zur Genehmigung an die entsprechenden Manager weiter. Diese Workflows können auf der Grundlage von Faktoren wie Abteilung, Budget oder Artikeltyp angepasst werden, um einen schnelleren Genehmigungsprozess zu gewährleisten.

Die Automatisierung hilft bei der Bewertung potenzieller Lieferanten, indem sie Kriterien wie Preisgestaltung, Zuverlässigkeit und Qualität analysiert. Einmal ausgewählt, können die Anbieter ihre Informationen über Self-Service-Portale Eingabe und aktualisieren, was dazu beiträgt, den Onboarding-Prozess zu rationalisieren und genaue Aufzeichnungen zu führen. ​Viele Systeme unterstützen auch das Vertragsmanagement und tragen so dazu bei, dass Vereinbarungen während der gesamten Beziehung verfolgt, aktualisiert und eingehalten werden.

Sobald eine Anforderung genehmigt wurde, kann ein Purchase-to-Pay- oder Automatisierung-System sofort eine Bestellung mit genauen Angaben erstellen und elektronisch an den Lieferanten senden. Dadurch wird das Risiko von Fehlern bei der manuellen Erstellung von Bestellungen vermieden und der Bestellvorgang beschleunigt.

Bei der Lieferung gleichen die automatischen Systeme die erhaltenen Waren oder Dienstleistungen mit der entsprechenden Bestellung ab. In diesem Schritt wird überprüft, ob die Bestellung vollständig ist und die angegebenen Anforderungen erfüllt.

Lieferanten reichen Rechnungen elektronisch ein. Die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung nutzt die OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung) während der Rechnungsbearbeitung, um wichtige Details zu scannen und zu extrahieren und Rechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen abzugleichen, bevor die Rechnung genehmigt wird. Dieser 3-Wege-Validierungsschritt stellt sicher, dass nur für bestellte und erhaltene Waren und Dienstleistungen gezahlt wird, wodurch Streitigkeiten und möglicher Betrug reduziert werden.  

Nach erfolgreichem Abgleich und Genehmigung können Unternehmen Automatisierung einsetzen, um Zahlungen an Lieferanten rechtzeitig zu planen und zu verarbeiten und sicherzustellen, dass sie die vereinbarten Bedingungen einhalten. Zahlungen können über verschiedene digitale Methoden ausgeführt werden, wodurch das Risiko von Verzugsgebühren reduziert und die Beziehungen zu Lieferanten gestärkt werden. Die Automatisierung verbessert auch das Cash-Flow-Management, da sie mehr Einblick in anstehende finanzielle Verpflichtungen bietet.

Automatisierte P2P-Systeme sammeln und analysieren Daten während des gesamten Beschaffungsprozesses und bieten Erkenntnisse in Ausgabenmuster, die Leistung von Lieferanten und Prozesseffizienz. Diese Analysen verbessern die Entscheidungsfindung und unterstützen die kontinuierliche Prozessverbesserung.

Zu den Schlüsseltechnologien, die bei der P2P-Automatisierung zum Einsatz kommen, gehören:​

Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen: KI in der Beschaffung und ML-Algorithmen analysieren Beschaffungsdaten, um Trends vorherzusagen, Einkaufsentscheidungen zu optimieren und Anomalien zu identifizieren, die auf Betrug oder Compliance-Probleme hinweisen könnten. Generative KI unterstützt die strategische Beschaffung und Verhandlung, indem sie Muster in Marktdaten aufdeckt, Möglichkeiten aufdeckt, Einkäufe zu aggregieren oder Kosten erheblich zu senken, die sonst unbemerkt bleiben könnten.³ Dank dieser Technologien können Systeme aus historischen Daten lernen und so die Entscheidungsfindung im Laufe der Zeit verbessern. ​

Cloudbasierte Plattformen: Moderne Beschaffungs- bis Zahlungslösungen nutzen oft Cloud-basierte Plattformen, um Finanz- und Beschaffungs-Workflows in einheitliche Systeme zu integrieren. Diese P2P-Automatisierungslösungen bieten Skalierbarkeit, Datenzugriff in Echtzeit und eine verbesserte Zusammenarbeit zwischen Abteilungen und mit externen Partnern. ​Beispielsweise deckt SAP Ariba den Quell-zu-Zahlungs (S2P)-Prozess vollständig ab, einschließlich strategischer Beschaffung, Lieferkettenmanagement, Lieferantenmanagement, Beschaffung, Optimierung des Umlaufvermögens, Rechnungsmanagement und Sichtbarkeit der Ausgaben.

Robotic Process Automation: RPA automatisiert sich wiederholende Aufgaben wie Dateneingabe, Auftragserstellung und Rechnungsverarbeitung. Durch die Nachahmung menschlicher Handlungen reduziert RPA den manuellen Aufwand, minimiert Fehler und beschleunigt die Transaktionsverarbeitung. ​

Optische Zeichenerkennung: Die OCR-Technologie wandelt verschiedene Arten von Dokumenten, wie z. B. gescannte Rechnungen und Wareneingänge, in maschinenlesbaren Text um. So können Sie Daten automatisch abrufen und eingeben, was die Bearbeitung von Rechnungen beschleunigt und die manuelle Arbeit reduziert.

Elektronischer Datenaustausch (EDI): EDI ermöglicht den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen in einem standardisierten Format. Bei P2P unterstützt EDI die nahtlose Kommunikation mit Lieferanten, indem es Transaktionen wie Bestellungen und Rechnungen automatisch abwickelt und so die Geschwindigkeit und Genauigkeit verbessert.

Zu den Hauptvorteilen der Automatisierung des P2P-Prozesses gehören:​

Höhere Effizienz und Produktivität: Die Automatisierung von Aufgaben wie Dateneingabe und Rechnungsverarbeitung trägt dazu bei, manuelle Arbeit zu reduzieren. So haben die Beschaffungsabteilung und die Finanzteams mehr Zeit, sich auf die großen Ziele und Strategien zu konzentrieren.

Verbesserte Genauigkeit und weniger Fehler: Die Automatisierung minimiert menschliche Eingriffe in die Datenverarbeitung. Mit weniger manuellen Eingaben gibt es auch weniger Raum für Fehler. Die Automatisierung hilft dabei, die Finanzdaten sauber und zuverlässig zu halten, was dazu beiträgt, eine genaue Finanzberichterstattung sicherzustellen und die Entscheidungsfindung zu verbessern.​

Verbesserte Compliance und Betrugsprävention: Die Digitalisierung des P2P-Prozesses hilft, die Einhaltung interner Richtlinien und externer Vorschriften zu gewährleisten. Automatisierte Systeme setzen standardisierte Verfahren durch und führen klare Aufzeichnungen, wodurch das Betrugsrisiko verringert wird. ​

Kosteneinsparungen: Durch den Einsatz von Automatisierung zur Rationalisierung von Beschaffungsaktivitäten werden die Kosten gesenkt, indem die mit der manuellen Bearbeitung verbundenen Betriebskosten gesenkt und teure Fehler aufgrund von Ineffizienzen vermieden werden. Verbesserte Compliance und Betrugsprävention trägt ebenfalls dazu bei, Bußgelder oder Verluste zu vermeiden.

Bessere Lieferantenbeziehungen: Wenn Sie Ihre Lieferanten pünktlich bezahlen und die Kommunikation effizient halten, schaffen Sie Vertrauen. Das kann die Zahlungsprozesse verbessern und möglicherweise zu günstigeren Konditionen, Zahlungsrabatten und Partnerschaften führen.

Verbesserte Ausgabentransparenz und -kontrolle: Automatisierte P2P-Systeme bieten Echtzeiteinblick in Ausgabenmuster und Beschaffungsaktivitäten. Diese Transparenz ermöglicht es Unternehmen, Budgets effektiv zu überwachen, Möglichkeiten zur Kosteneinsparung zu erkennen und fundierte finanzielle Entscheidungen zu treffen. ​